Transcript การสร้างจดหมายเวียน

จดหมายเวียน
 ใช้ในกรณี ที่ตอ้ งการพิมพ์จดหมายที่มีขอ้ ความเหมือนกันและส่ งให้ผรู ้ ับ
หลายคน
 สร้างแบบฟอร์มจดหมายและข้อมูลผูร้ ับ โดยนาเอกสารทั้ง 2 ส่ วนมา
ผนวก (Merge) กัน
ขั้นตอนเตรี ยมเอกสารก่อนสร้างจดหมายเวียน
 ก่อนที่จะสร้างจดหมายเวียนต้องเตรี ยมเอกสารที่จะใช้ก่อน โดยแบ่ง
ออกเป็ นส่ วนหลักๆ ดังนี้
 แบบฟอร์มจดหมาย
 ข้อมูลผูร้ ับ
การสร้างจดหมายเวียน
 สร้างแบบฟอร์ม
จดหมายและบันทึก
เป็ น Letter.doc
การสร้างจดหมายเวียน (ต่อ)
 ไปที่แท็บ Mailing (การส่ งจดหมาย)
 คลิกที่ Start Mail Merge (เริ่ มจดหมายเวียน)
การสร้างข้อมูลผูร้ ับ
 คลิกที่ Select Recipients เพื่อเลือกผูร้ ับ
พิ มพ์รายชื่อใหม่
ใช้รายชื่อที่มีอยู่แล้ว
การสร้างข้อมูลผูร้ ับ (ต่อ)
 Type New List (พิมพ์รายชื่อใหม่)
1
2
4
3
การสร้างข้อมูลผูร้ ับ (ต่อ)
 เพิ่ม Field (เขตข้อมูล)
 คลิก Add
 พิมพ์ชื่อ Field
การสร้างข้อมูลผูร้ ับ (ต่อ)
 ลบ Field
 คลิก Field ที่ตอ้ งการลบ
 คลิก Delete
1
2
การสร้างข้อมูลผูร้ ับ (ต่อ)
 เปลี่ยนชื่อ Field
 คลิก Field ที่ตอ้ งการลบ
 คลิก Rename
1
2
 พิมพ์ชื่อ Field ใหม่
 คลิก OK
3
4
การสร้างข้อมูลผูร้ ับ (ต่อ)
2
1
การสร้างข้อมูลผูร้ ับ (ต่อ)
 พิมพ์ขอ้ มูลผูร้ ับแต่ละคน
 หากต้องการเพิ่มข้อมูลผูร้ ับคนใหม่ให้คลิก New Entry
การสร้างข้อมูลผูร้ ับ (ต่อ)
 บันทึกรายชื่อผูร้ ับ ตั้งชื่อเป็ น data.mdb
1
2
การผสานข้อมูล
1
 ผสานข้อมูลผูร้ ับกับจดหมาย
2
3
4
การผสานข้อมูล (ต่อ)
 เมื่อทาการเลือกไฟล์ขอ้ มูลผูร้ ับแล้ว แถบเครื่ องมือที่อยูใ่ นกรอบจะ
สามารถทางานได้
ก่ อนเลือกไฟล์ ข้อมูลผู้รับ
หลังเลือกไฟล์ ข้อมูลผู้รับ
การผสานข้อมูล (ต่อ)
 แทรก Field ข้อมูล
ลงในจดหมาย
 คลิกตาแหน่งที่
จะแทรก
 คลิกที่ Insert
Merge Field
2
3
1
การผสานข้อมูล (ต่อ)
 แทรก Field ข้อมูลจนครบ
การผสานข้อมูล (ต่อ)
 ดูผลลัพธ์การ
ผสานข้อมูล
 คลิก
 คลิก
เพื่อดูรายชื่อถัดไป
การผนวกเอกสาร
 คลิก
เพื่อผนวกเอกสารเข้าด้วยกัน
เป็ นการผนวกออกทางแฟ้ มงานใหม่
เป็ นการผนวกออกทางเครื่องพิมพ์
เป็ นการผนวกออกทาง E-mail
แสดงข้ อมูลทุก record ที่ผนวกไว้
แสดงเฉพาะข้ อมูลของ record ปัจจุบัน
กาหนดว่าต้ องการผนวก record ที่เท่ าไร