Transcript produtividade, eficiência e benchmarking de

PRODUTIVIDADE,
EFICIÊNCIA
E BENCHMARKING
DE SERVIÇOS
LOGÍSTICOS
Lucas Chisté
Maria Sarah Ferraz
Sânzio Junior
INTRODUÇÃO
Neste capítulo discutiremos inicialmente os conceitos
de produtividade e de eficiência aplicados a problemas
de logística. A seguir, analisaremos a eficiência de
unidades logísticas utilizando uma metodologia
recente, denominada DEA- Análise Envoltória de
Dados (Data envelopment Analysis).
Finalmente,
abordaremos
a
questão
do
benchmarking, em que se preocupa melhorar o
desempenho de empresas ou subsistemas, tomando-se
como referência as melhores práticas, isto é, aquelas
conseguiram apresentar melhores práticas, isto é,
aquelas que conseguiram apresentar melhores níveis
de produtividade e de eficiência.
M
MEDINDO A PRODUTIVIDADE
A produtividade de um sistema de produção é
definido como a relação entre o que foi produzido
e os insumos utilizados para tal, num certo
intervalo de tempo. Um sistema de produção é
qualquer conjunto de elementos que atuam de
forma integrada e harmônica para transformar
insumos diversos em produtos ou serviços
(Moreira, 1991). No domínio empresarial,
podemos analisar a produtividade dos diversos
setores da empresa ou considerar um conjunto de
firmas atuando num certo ramo de atividade, ou
mesmo a produtividade de um setor da economia.
L
MEDINDO A PRODUTIVIDADE
Os insumos que o sistema utiliza e que geram
produtos ou serviços são também chamados de fatores
de produção.
Os sistemas de produção podem ser vistos como
sistemas de conversão de insumos em serviços ou
produtos. Essa conversão de insumos pode ser de
vários tipos.
Por exemplo : uma ferrovia utiliza vagões,
locomotivas, pessoal,energia, via permanente etc.
para gerar transporte de passageiros e de carga,
medidos respectivamente em passageiros/km e
toneladas/km.
Na maioria dos casos, os sistemas de produção
consomem, mais do que um insumo. Podemos então
calcular a produtividade considerando apenas um dos
fatores de produção por vez.
MEDINDO A PRODUTIVIDADE
Nesse caso a produtividade é dita parcial.
Noutras vezes, consideramos simultaneamente
todos os insumos, estabelecendo, para isso, uma
soma ponderada desses inputs de forma a se ter
uma medida única dos mesmos. Essa medida da
produção é denominada produtividade total dos
fatores (Moreira, 1991) e, obviamente, fornece
mais informação sobre o desempenho do sistema.
O problema é definir pesos adequados para os
diferentes insumos. No entanto, existem
metodologias a pouco mais sofisticadas que
permitem medir com maior rigor a produtividade
total dos fatores para sistema de produção.
ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE
É comum definir um ou mais índices de
produtividade. Em alguns casos, são escolhidos
índices parciais e , noutros, índices total. Os
resultados servem então para comparar as diversas
unidades que formam o sistema em estudo e para
comparar os elementos do sistema com outras
unidades externas, de desempenho semelhante.
Por exemplo, tomemos o caso de operadores logísticos
operando no país. Um índice parcial, de interesse
para comparação, é o faturamento por m² de
armazém.
M
ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE
Calculando esse índice e o colocando num gráfico.
Notamos que uma boa parte das empresas de pequeno
porte, com faturamento até cerca de R$ 15 milhões
por ano, apresenta índice de faturamento por área de
armazenagem abaixo de R$ 200/m². Mas outra parte
das empresas situadas nessa faixa de faturamento
apresenta valores bem mais elevados.
Observa-se que, para faturamento tendendo a zero, o
índice esperado seria de R$ 200/m². Por outro
lado,para faturamento da ordem de R$ 150 milhões
por ano, o índice esperado é da ordem de R$ 450/m².
Há portanto, uma tendência de crescimento do índice
com o tamanho da empresa. Ou seja, há economias de
escala nesse processo. Mas porque?
ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE
Em primeiro lugar, devemos lembrar que há
diferenças apreciáveis no desempenho dos
operadores logísticos.
Tomemos, como exemplo, o caso da empresa
Delara Transportes. Apresenta um índice
elevado, de RS 1.428/m²,para um faturamento
anual de R$65 milhões.
Apesar de oferecer serviços logísticos, a empresa
é uma transportadora tradicional e, portanto,
uma boa parte de seu faturamento é
representado pelos resultados obtidos no
transporte de mercadorias.
ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE
E, muito embora o transporte de cargas necessite
de instalações de armazenagem para triagem dos
produtos, as necessidades de área são bem
menores do que no caso de operadores logísticos,
que oferecem espaço para estocagem de
mercadorias durante prazos bem mais longos, de
semanas e até meses. Isso mostra uma
dificuldade.
Para se ter uma visão mais precisa do processo,
seria necessário desagregar os dados de
faturamento e de utilização da área de
armazenagem por tipo de serviço, caso
transporte, de um lado, e estocagem de produtos,
de outro.
ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE
A desagregação do faturamento é simples, mas a
utilização da área do armazém é mais complicada
visto que ambas atividades compartilham das
instalações fixas, não permitindo uma identificação
imediata das áreas utilizadas em cada caso.
Noutras situações, índices parciais do tipo analisado
podem canalizar informações bastante utilizado nas
analises comparativas. Na figura é mostrada a
variação desse índice em função do faturamento, para
as 50 maiores empresas supermercadistas brasileiras.
Pode-se observar que o comportamento desse índice
de produtividade é bem mais estável para
supermercados do que para operadores logísticos.
ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE
Na figura é mostrada a variação desse índice em
função do faturamento, para as 50 maiores
empresas supermercadistas brasileiras. Pode-se
observar que o comportamento desse índice de
produtividade é bem mais estável para
supermercados do que para operadores logísticos.
Mas, à medida que o porte vai crescendo, a
variação do índice vai se afunilando, mostrando
maior uniformidade de comportamento. Outros
índices parciais são usualmente determinados,
servindo de base para avaliações e comparações.
ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE
Os índices parciais, embora forneçam elementos
importantes para a analise de produtividade,
apresentam o
inconveniente de representar
aspectos isolados do comportamento do sistema
de produção. Assim, a análise da produtividade
total, sempre que for possível e pratica, atende
melhor as necessidades do analista. Uma
metodologia muito utilizada para se conseguir tal
analise integrada é a da função de produção,
normalmente ajustada aos dados por meio de
métodos estatísticos.
FUNÇÃO DA PRODUÇÃO
É uma representação matemática da transformação
de insumos em produtos. De maneira geral, uma
empresa utiliza uma serie de fatores de produção
(mão de obra, instalações fixas, energia, etc.),
representados genericamente pelas variáveis
, e transformando-os em produtos (físicos ou
serviços), representados pelas variáveis
. A função de produção permite analisar a
produtividade de um conjunto de empresas de um
determinado setor, e é definida como a relação entre o
que foi produzido e os insumos utilizados num certo
intervalo de tempo. O desafio desse tipo de analise é
definir uma função matemática que possa representar
adequadamente o processo de transformação de um
determinado setor de economia.
S
FUNÇÃO DA PRODUÇÃO
Normalmente,a função de produção é ajustada os
dados através de métodos estatísticos. Um problema
que ocorre freqüentemente nesse tipo de analise é
que, muita vezes, o output não é caracterizado por
uma única variável. No caso dos operadores logísticos
cuja produtividade analisaremos mais adiante nesse
capitulo por meio de método DEA, são considerados
dois outputs: o faturamento e o numero de clientes
atendidos pela empresa.
Os métodos clássicos só permitem considerar, em
geral, uma única variável como output.
O processo de produção adotado pelas empresas do
setor analisado vai definir uma estrutura de custo que
se apóia nos preços dos insumos.
FUNÇÃO DA PRODUÇÃO
O processo produtivo propriamente dito,
representado pela parte tracejada da figura, vai
gerar produtos e serviços. São simplificados
através de uma estrutura de preços, gerando
receitas. Finalmente, os produtos e serviços são
colocados no mercado, onde o consumo lhes dá
um
valor
final.
O
processo
produtivo
propriamente dito, levando em conta tão-somente
as variáveis não-monetárias, é representado,
como dissemos por uma função de produção.
Função de produção, por sua vez procura medir a
chamada fronteira de máxima produtividade,
representada pelo Maximo desempenho possível
em cada situação existente no mercado.
FUNÇÃO DA PRODUÇÃO
Há vários tipos de função de produção. Um tipo,
muito utilizado pelas economistas é a CobbDouglas, em que os insumos aparecem na forma
multiplicativa, com expoentes ajustados por meio
de regressão múltipla.
Onde
são as variáveis independentes,
que, no caso, representam os insumos; y é a
variável dependente, representado o output, e
a, b, c, d são coeficientes a determinar por meio
da regressão.
FUNÇÃO DA PRODUÇÃO
Em primeiro lugar, toda pesquisa baseada em
questionários, como a realizada pela revista tecnologística,
depende de dois fatores importantes para seu sucesso: a
participação efetiva dos entrevistados, medida pela
quantidade das respostas, e a precisão das informações,
resultante da veracidade das mesma e da atenção que a
empresa dedicou ao preenchimento do formulário. Muitas
vezes o questionário é encaminhado a um setor com pouca
afinidade com o objeto da pesquisa, resultando num
preenchimento incompleto e mesmo incorreto.
Em segundo lugar, diversas empresas omitem dados
preciosos, por exemplo, o faturamento.
Em terceiro lugar, muitas das empresa que se dizem
operadores logísticos no Brasil são basicamente
transportadoras em fase de evolução para a nova atividade
ou operadores logísticos incipientes, sem suficiente
experiência técnica e comercial para posar como
prestadores de serviços kA estabilizados nesse setor.
CONCEITO E MEDIDA DA EFICIÊNCIA
Quando o sistema produtivo é medido por apenas um
insumo e apenas um produto, o cálculo da
produtividade é imediato basta dividir a quantidade
do segundo pelo valor do primeiro.Por exemplo, um
fazendeiro que cultiva apenas soja,utilizando como
insumo básico a terra, mede sua produtividade em
toneladas do cereal(ou sacas), por hectares e por
ano.quando se tem mais de um insumo e/ou mais de
um produto, o cálculo da produtividade para esses
casos através de índices que, no conjunto, permitem
comprar os elementos que compõem o sistema de
produção em analise.
L
CONCEITO E MEDIDA DA EFICIÊNCIA
Por exemplo, no caso dos operadores logísticos,
podem calcular o faturamento por m² de área de
armazenagem, faturamento por funcionários,
faturamento por serviços prestados, e assim por
diante. Esses índices diversos permitem ao
analista fazer comparações entre empresas e
setor.
Nos casos de múltiplos inputs e outputs, na
análise ficará bem mais simples de conseguirmos
reunir todos esses índices numa medida única de
produtividade.
ANÁLISE ENVOLTÓRIA DE DADOS
A análise envoltória de dados foi
envolvida na década de 1970 por
Charnes Coopere Rhodes tendo hoje
larga
aplicação
na
análise
de
produtividade e eficiência, servindo
também de apoio para estudos de
benchmarking.
L
ANALOGIA COM OS CAVALEIROS DA
TÁVORA REDONDA
O rei Artur reunia seus cavaleiros em torno de uma
mesa redonda, onde eram discutidos assuntos
diversos de interesses da corte e de seu seleto clube
masculino.Eram
participantes,
sir
Lancelot,
apaixonado pela rainha Guinevere, sir Kay, um bravo
cavaleiro, sir Blamour, sir Hors , sir Hector e outros
mais. Numa noite de chuva o rei Artur propôs uma
gesta. Cada cavaleiro tinha que desafiar todos os
outros de três formas diferentes, escolhendo
livremente as armas, posteriormente, seriam
realizados os embates e avaliados os resultados.
Depois de registrados os desafios e realizarem as
disputas durante um Mês seguido,o rei Artur
anunciou os resultados.
L
ANALOGIA COM OS CAVALEIROS DA
TÁVORA REDONDA
A partir desse exemplo, podemos tirar algumas
conclusões importantes. Em primeiro lugar,
havia uma tecnologia comum, que condicionava,
na época, a disponibilidade de armas e de seu
uso.Mas, dentro dos limites dessa tecnologia,
alguns
participantes
conseguiam
uma
combinação melhor das armas, tirando melhores
resultados dela.Em segundo lugar, havia uma
cultura-padrão permeando o ambiente. As gestas,
os torneios, o romantismo e outras manifestações
da época formavam um ambiente propício a esse
tipo de atividade.
ANALOGIA COM OS CAVALEIROS DA
TÁVORA REDONDA
Outro aspecto muito importante que se pode tirar
desse exemplo é a questão da referência. Não há
uma medida de eficiência absoluta, em relação a
qual o desempenho dos participantes deva ser
medido e avaliado.
FUNDAMENTO DA ANÁLISE
ENVOLTÓRIA
DE DADOS
Nas regras da análise envoltória de dados, cada
participante recebe a denominação DMU. Isso porque
dependendo do problema, os participantes podem ser
empresas e organizações. Cada empresa vai procurar
otimizar sua eficiência, para isso escolhendo
convenientemente os pesos dos insumos e os pesos dos
outputs da relação.
Suponhamos, que num certo momento, seja a vez da
empresa e de lançar seu repto no jogo competitivo.
Essa empresa vai procurar valorizar seu processo
produtivo, selecionando os pesos de forma a tornar
máxima sua eficiência relativa.
M
FUNDAMENTO DA ANÁLISE
ENVOLTÓRIA
DE DADOS
Mas, ao escolherem os pesos, as demais empresas
participantes vão também aplica-los aos seus inputs e
outputs.
Considerando
uma
outra
empresa
participante qualquer, denominada genericamente G,
duas coisas podem acontecer : (a) ao aplicar os pesos
de E nos inputs e outputs de G, o resultado pode ser
melhor para a última, ou seja , a eficiência resultante
é maior do que E; (b) alternativamente, aplicando os
pesos de E nos inputs e outputs de G, a eficiência
resultante para última pode ser menor do que E.
A análise envoltória de dados resolve esse problema
através de um modelo de programação linear.
Havendo N Empresas no conjunto analisado, o DEA
resolve N problemas separados de programação linear
FUNDAMENTO DA ANÁLISE
ENVOLTÓRIA
DE DADOS
Cada problema corresponde ao enforque segundo
um dos participantes. Pode acontecer que a
empresa E consiga se eficiente quando escolhe
seus pesos, mas perde sempre quando as
desafiantes são as demais.
Finalmente há aquelas que vencem com seus
próprios pesos e conseguem vencer muitas outras
nas armas de suas oponentes. São as eficientes,
que servirão de base para o benchmarking da
não-eficientes.
Exemplo: Eficiência de operadores logísticos
FUNDAMENTO DA ANÁLISE
ENVOLTÓRIA
DE DADOS
Voltemos as caso dos operadores logísticos
brasileiros, cujos dados foram levantados pela
revista tecnológica. Vamos aplicar o método DEA
para avaliar a eficiência dessas empresas.
Consideramos dois outputs em nossa análise:
F= Faturamento, em milhões de reais por ano;
NC= Número de clientes atendidos pela empresa;
FUNDAMENTO DA ANÁLISE
ENVOLTÓRIA
DE DADOS
Como inputs foram consideradas as mesmas
variáveis adotadas no ajuste da função de
produção, a saber;
T=Tempo de atuação no mercado, em anos;
NF= Número de funcionários;
AR= área total de armazenamento, em milhares de
m²;
NV= Número total de veículos, incluindo carga
seca, baú,refrigerado, tanque e utilitários;
FUNDAMENTO DA ANÁLISE
ENVOLTÓRIA
DE DADOS
NE= Número total de equipamentos de
movimentação interna, incluindo armazenagem,
controle de estoque, embalagem montagem de
kits e conjuntos, gerenciamento intermodal, JIT,
Importação / Exportação , logística reversa
,distribuição porta a porta e transferência
conforme classificação na revista;
NT= Número total de recursos tecnológicos
específicos utilizados pela empresa, incluindo
WMS, ERP, EDI, VAN, Consultas de serviços
pela internet código de barras, radiofreqüência,
coletores, existência de rastreamento por satélite
para a frota e roterizadores, conforme
classificação da revista.
FUNDAMENTO DA ANÁLISE
ENVOLTÓRIA
DE DADOS
Uma regra prática para aplicação de DEA é que
a quantidade de DMUs analisada deve ser maior
ou igual a três vezes o número total de variáveis,
incluindo inputs e outputs. No caso temos 59
DMUs e nove variáveis (dois outputs e 7 inputs).
Assim 9 x 3 = 27, menor portanto que o número
de DMUs disponíveis.
O gráfico mostra a variação da eficiência DEA
com o porte da empresa, medida pelo seu
faturamento anual. Uma questão Importante é a
seguinte: a Eficiência dos operadores logísticos
tende a melhorar com o faturamento?
FUNDAMENTO DA ANÁLISE
ENVOLTÓRIA
DE DADOS
Em termos microeconômicos, a resposta é
naturalmente afirmativa. A análise envoltória de
dados confirmou essa hipótese. Observa-se , no gráfico
que a faixa de variação da eficiência vai se alargando
à medida que o faturamento cai. Os grandes
operadores logísticos têm eficiência de 100% ou perto
desse valor. Já para as empresas menores, muitos
embora se notem várias com eficiência plena, observase uma grande dispersão de valores, com casos em
que a eficiência elevada. De fato, todas as grandes
organizações foram, um dia, pequenas empresas que
se mostraram eficientes e cresceram. Junto com elas,
muitas outras não conseguiram competir e acabaram
deslocadas do mercado.
BENCHMARKING
Benchmarking é um processo contínuo de
comparação dos produtos, serviços e práticas
empresarias entre os mais fortes concorrentes ou
empresas reconhecidas como líderes. É um
processo de pesquisa que permite realizar
comparações de processos e práticas "companhiaa-companhia" para identificar o melhor do
melhor e alcançar um nível de superioridade ou
vantagem competitiva.
S
BENCHMARKING
BENCHMARKING
BENCHMARKING
Benchmarking surgiu como uma necessidade de
informações e desejo de aprender depressa, como
corrigir um problema empresarial.
A
competitividade
mundial
aumentou,
acentuadamente nas últimas décadas, obrigando
as empresas à um contínuo aprimoramento de
seus processos, produtos e serviços, visando
oferecer alta qualidade com baixo custo e assumir
uma posição de liderança no mercado onde atua.
Na maioria das vezes o aprimoramento exigido,
sobretudo pelos clientes dos processos, produtos e
serviços, ultrapassa a capacidade das pessoas
envolvidas, por estarem elas presas aos seus
próprios paradigmas
BENCHMARKING
Na aplicação do Benchmarking, como todo o processo,
é preciso respeitar e seguir algumas regras e
procedimentos para que os objetivos sejam alcançados
e exista uma constante melhoria do mesmo. Neste
processo existe um controle constante desde sua
implantação (plano do processo) até a sua
implementação (ação do processo).
A empresa interessada em implantar benchmarking
deve analisar os seguintes fatores: ramo, objetivo,
amplitude, diferenças organizacionais e custos, antes
da definição ou aplicação do melhor método, pois cada
empresa individualmente tem as suas necessidades
que devem ser avaliadas antecipadamente à aplicação
do processo.
BENCHMARKING
Outra vantagem do benchmarking é a mudança
da maneira de uma organização pensar sobre a
necessidade para melhoria. Benchmarking
fornece um senso de urgência para melhoria,
indicando níveis de desempenho atingidos
previamente num processo de parceiro do estudo.
Um senso de competitividade surge à medida
que, uma equipe, reconhece oportunidades de
melhorias além de suas observações diretas, e os
membros da equipe tornam-se motivados a se
empenhar por excelência, inovação e aplicação de
pensamento inovador a fim de conseguir sua
própria melhoria de processo.
BENCHMARKING
É necessário que as organizações que buscam o
benchmarking como uma ferramenta de
melhoria, assumam uma postura de "organização
que deseja aprender com os outros" para que
possa justificar o esforço investido no processo,
pois essa busca das melhores práticas é um
trabalho intensivo, consumidor de tempo e que
requer disciplina. Portanto, benchmarking é uma
escola onde se aprende à aprender.
BENCHMARKING
Saber fazer e adaptar benchmarking no processo
da organização pode nos permitir vislumbrar
oportunidades e também ameaças competitivas,
constituindo um atalho seguro para a excelência,
com a utilização de todo um trabalho intelectual
acumulado por outras organizações evitando os
erros é armadilhas do caminho.
Mais do que uma palavra mágica, o
benchmarking é um conceito que está alterando
consideravelmente o enfoque da administração,
onde o mesmo é composto de atributos que
determinarão o sucesso ou ainda a sobrevivência
das empresas.
BENCHMARKING DAS UNIDADES NÃOEFICIENTES
A restrição de espaço não nos permite analisar
todos os casos. Como por exemplo, vamos
considerar a unidade regional de vitoria, que
apresentou eficiência de 93%. Escolhemos essa
unidade por estar próxima da fronteira da
eficiência. Assim, seu upgrade via DEA apresenta
maior confiabilidade, pois não implica mudanças
muito drásticas nas variáveis. Para DMUs com
eficiência baixa, podemos usar os resultados do
DEA, mas as variáveis qualitativas passam a ter
predominância na avaliação.
S
BENCHMARKING DAS UNIDADES NÃOEFICIENTES
Os resultados do modelo DEA mostram que, para
chegar a fronteira de eficiência, a unidade regional de
Vitoria precisaria faturar R$ 61,2 milhões por ano, ou
seja, um aumento de
7,.5%. Admitindo que a
demanda total permaneça constante, bem como o
nível de vedas dos concorrentes, isso significa um
upgrade no market share, atingindo 25,8% do
mercado.
O modelo DEA, por ser orientado à maximização do
output, não aponta para redução dos inputs. O
output, representado pelo faturamento por caixa
expedida, ainda ficaria 7,9% mais baixo do que o de
Salvador, mesmo com o upgrade. Isso significa que a
unidade regional de Vitoria, está vendendo um mix de
bebidas com maior percentagem de produtos de
menos valor.
BENCHMARKING DAS UNIDADES NÃOEFICIENTES
Uma estratégia de marketing, viando à
comercialização das bebidas de maior valor, será
então uma medida a perseguir imediatamente.
Calculamos a seguir, os índices de produtividade
(faturamento por funcionários , por m² de área
por caixa) para a condição melhorada da unidade
de Vitoria (upgrade). O faturamento médio por
funcionário, atualmente maior do que os índices
mostrados por São Jose do rio Preto e por
Londrina, chegaria mais próximo de salvador,
que é a unidade mas eficiente das três
referencias, nesse quesito. O faturamento por m²,
por sua vez, atingiria no upgrade, o nível de São
Jose do Rio Preto, o melhor das três referencias.
BENCHMARKING DAS UNIDADES
NÃO-EFICIENTES
A conclusão a que se chega é que a unidade de
vitoria deve imprimir maior agressividade nas
suas atividades comerciais e de marketing,
procurando colocar no mercado produtos de maior
valor e aumentando seu markt share.