Transcript nabava u sastavu komercijalne službe

2. PREDAVANJE
ORGANIZACIJA NABAVE
• Organizacijskom strukturom trajno se reguliraju poslovi nabave koji se
odvijaju istodobno, ili jedan za drugim, na način da se usklade ukupne
međuovisnosti tih poslova imajući na umu ciljeve nabave.
• Organizacijska struktura bavi se ljudskim i drugim resursima, a odnosi se
na:
• 1. Podjelu zadataka i funkcija nabave,
• 2. Sustav rukovodnih i izvršnih radnih mjesta, te odnosa između njih,
• 3. Sustav obveza, ovlaštenja i odgovornosti,
• 4. Sustav komunikacija između radnih mjesta.
• Organizacija poslovanja se bavi
strukturiranjem procesa nabave kako bi
njegovo odvijanje bilo u skladu sa ciljevima.
• Kod organizacije poslovanja potrebno je
obratiti pozornost na:
• 1. Zadatke koje treba izvršiti,
• 2. Vremensko i prostorno odvijanje
poslovnih zadataka,
• 3. Angažman ljudi i sredstava (koji ljudi?
koliko? s kojom količinom sredstava?),
• 4. Regulaciju izvršavanja zadataka u skladu sa
ciljevima.
•
Organizacija poslovanja je kontinuirani proces koji se odvija kroz 4 faze:
1. Analiza zahtjeva i uspostavljanje standarda – na temelju informacija o
radu i problemima postojećeg sustava, na temelju informacija o
razvoju, analiziraju se zahtjevi i postavljaju standardi organizacije
nabave. Standardi se temelje na organizacijskim načelima, kadrovskim
potencijalima, troškovima, etici i sl.
Ova faza predstavlja zapravo brzu i kratku analizu problema,
mogućnosti i ograničenja organizacije.
2. Analiza postojećeg sustava – obuhvaća “snimanje” postojeće
organizacije poslovanja, te kritički osvrt na stanje s ciljem utvrđivanja
nedostataka i mogućnosti poboljšanja organizacije.
3. Oblikovanje nove organizacije – ova faza se dijeli u dvije podfaze. Prvi dio
obuhvaća oblikovanje grube organizacije (izradu koncepta sustava), a
drugi dio razradu detaljnih rješenja (oblikovanje radnih zadataka,
utvrđivanje redoslijeda i vremenskog rasporeda njihovog izvršenja, te
dodjelu zadataka njihovim izvršiteljima).
4. Provedba i kontrola funkcioniranja nove organizacije - novu
organizaciju prije primjene treba pripremiti (izraditi dijagram toka
rada, odrediti logiku odlučivanja, pripremiti programsku podlogu,
pribaviti potrebnu opremu i sl.).
Navedene četiri faze moguće je i drugačije razraditi:
- identifikacija problema,
- definicija zadatka,
- snimanje stvarnog stanja,
- analiza stanja,
- izrada alternativnih rješenja,
- izbor najpovoljnijeg rješenja,
- provedba rješenja,
- primjena rješenja,
- kontrola funkcioniranja rješenja,
- otklanjanje nedostataka.
• Kako bi se organizacija nabave organizirala na učinkovit način
potrebno je “organizirati organizaciju”. U praksi se za takav
posao organiziranja organizacije koristi izraz projektiranje
organizacije.
• Postupak projektiranja organizacije primjenjuje se za
kompleksne organizacijske zadatke čije je planiranje i
provođenje vremenski, predmetno i organizacijski ograničeno,
a u kojima sudjeluju suradnici različitih profila i različitih
hijerarhijskih razina. U takvom sustavu objekt istraživanja je
potrebno promatrati u njegovoj cjelovitosti i dinamičnosti, te
u uzajamnoj ovisnosti i povezanosti s objektima iz okoline.
Projektiranje organizacije se provodi kad su planovi podložni
promjenama i zahtjevaju organizacijsku fleksibilnost.
– Vezano za projektiranje organizacije pojavljuje
se izraz projekt.
– Projekt je zadatak jednokratne prirode koji se
izvodi sa suradnicima iz poduzeća i/ili sa
vanjskim suradnicima.
– Obilježja svakog projekta jesu:
- određen rok početka i završetka radova,
- jasno određeni i specificirani ciljevi,
- utvrđena raspoloživa financijska sredstva za
njegovo izvođenje,
- utvrđen tim suradnika koji će izvesti projekt,
- utvrđeni načini kontrole napredovanja radova i
rezultata pojedinih aktivnosti,
- utvrđeni eventualni ograničavajući čimbenici,
- utvrđeni način izvještavanja o radu na projektu.
• Organiziranje je dinamičan proces, te
zbog toga organizacija mora biti
fleksibilna. Međutim, niti najbolja
organizacijska rješenja ne mogu dobro
funkcionirati
ako
ih
djelatnici
organizacije ne prihvate u potpunosti.
• Prilikom promjena u organizaciji,
prilikom prelaska u novi sustav
organizacije i sl., nailazi se na otpor
djelatnika. Najčešća osnova pružanja
otpora je ljudska inercija i borba protiv
promjena.
OBLIKOVANJE ORGANIZACIJSKE
STRUKTURE
• U oblikovanju organizacijske strukture u poduzećima je još
uvijek duboko ukorijenjen model managementa gdje gornja
razina promišlja što i kako raditi, a donja izvršava operativne
zadatke. Na takav način ukupne mogućnosti djelatnika
ostaju neiskorištene i ne mogu doći do izražaja.
• U svrhu poboljšanja organizacijske strukture takve odnose
treba promijeniti u korist veće decentralizacije odgovornosti
i smanjena hijerarhijskih razina, te uspostavljanja mrežnih
struktura u kojima se radi timski. Međutim, ne treba
pretjerati sa podjelom posla jer to dovodi do povećanja
troškova rukovođenja, koordinacije i kontrole.
• Elementi organizacijske strukture sadrže:
• 1) Organizaciju materijalnih čimbenika – organizacija
materijalnih inputa (sirovina i materijala) i organizacija
opreme (kapitalnih dobara),
• 2) Organizaciju ljudskog rada – problemi vezani uz
organizaciju ljudi, popunjavanje i odabir radnih mjesta, te
integraciju i socijalizaciju ljudi u radnoj sredini,
• 3) Organizaciju upravljanja i managementa –
problematika upravljanja i organizacije managementa,
kao i ostalih međusobnih odnosa,
• 4) Organizaciju vremenskog redoslijeda poslova –
istraživanje vremenske usklađenosti svih činitelja
poslovanja,
• 5) Raščlanjivanje zadataka – podjela ukupnog zadatka
poduzeća na pojedinačne i posebne zadatke.
• Organizacijsku
strukturu
treba
oblikovati na način da se zadovolje
ciljevi djelatnika nabave, te da se
postigne što veće zadovoljstvo na
radu. Rad se mora odvijati uz što
manje smetnja i sukoba, te uz
proporcionalno
opterećenje
djelatnika.
• Organizacijska
struktura,
organizacijska rješenja i način
odvijanja
poslova
moraju
se
individualno
uspostaviti
vodeći
• FORMALNA ORGANIZACIJA – je ona koja je svjesno postavljena,
za potrebe rješavanja zadataka i ostvarivanja postavljenih ciljeva
uz određene uvjete. Ona se temelji na sustavu normi i pravila.
• U osnovi, ukupna zadaća poduzeća se rasčlani na pojedinačne
zadatke. Za izvršenje jednog, ili više zadataka, zaduže se pojedini
nositelji zadataka, te se odredi način i redoslijed aktivnosti
ispunjavanja zadataka.
• NEFORMALNA ORGANIZACIJA – nije određena odlukama
rukovoditelja, ili aktima poduzećima, labilna je i podložna
čestim promjenama.
• - sačinjavaju je tzv. neformalne, primarne grupe koje broje
otprilike 2 – 10 članova.
• - nastaju na osnovu stvaranja osjećaja zajedničkog identiteta, na
osnovu zbližavanja po raznim osnovama.
• - takve organizacije pretpostavljaju stvaranje tzv. neformalnog
tima.
•
Strukturiranje se provodi prema odgovarajućim
organizacijskim načelima.
• Općenito se koriste slijedeća organizacijska načela:
1. Načelo ekonomičnosti – organizaciju nabave treba postaviti
na način da njeni učinci nadmaše utrošak faktora (rad,
sredstva, vrijeme), output treba biti veći od inputa. Ovo
načelo govori kako je potrebno jednakomjerno opteretiti
nosioce zadataka, te koristiti sredstva i vrijeme u skladu sa
značenjem zadataka i troškovima njihova obavljanja.
2. Načelo prilagodljivosti (adaptibilnosti) – organizacija nabave
mora biti uspostavljena na način da se sustav može
prilagoditi promijenjenim uvjetima, te o tome ovisi njegova
djelotvornost. Organizacija nabave mora biti fleksibilna I
multistabilna.
3.
Načelo kontinuiteta – govori kako je potrebno voditi računa o
kvalitativnom razvoju organizacije nabave kroz duže razdoblje.
Također govori kako nije potrebno napuštati stara riješenja koja dobro
funkcioniraju i koja se mogu uklopiti u novu organizaciju.
4. Načelo transparentnosti – govori kako organizacija mora biti
jednostavna i jasna. Potrebno je jednoznačno odrediti zadatke,
ovlaštenja i odgovornosti svakog mjesta, te stvoriti jednostavnu
strukturu ingerentnosti (mora se znati tko je za što odgovoran).
Organizacija koja je transparentna je lako prihvatljiva, te je kod takve
organizacije lako uklanjati eventualne nedostatke, te ju unaprijeđivati.
5. Načelo rasčlanjivanja (analize) i agregiranja (sinteze) – predstavlja
podlogu za stvaranje organizacijske strukture, te se iz njega kao takvog
izvodi niz posebnih načela.
Analiza zadataka se provodi tako da se cjeloviti zadatak potpuno
rasčlani na njegove sastavne dijelove. Rasčlanjivanje se provodi
počevši od ciljeva funkcije nabave prema elementarnim zadacima.
Sinteza zadataka se vrši objedinjavanjem rasčlanjenih zadataka u
skupove zadataka . Može se provesti na način da se istovrsni zadaci
objedine na jednom, ili više mjesta.
.
CENTRALIZACIJA I DECENTRALIZACIJA
NABAVE
• Odluka o centralizaciji, ili decentralizaciji
nabave ovisi o:
- veličini poduzeća,
- djelatnostima poduzeća,
- broju i djelatnosti pogona,
- prostornoj udaljenosti pogona,
- stupnju preklapanja djelatnosti pogona,
- potrebnim vrstama i količinama predmeta
• Centralizirana nabava – ako je za poslove nabave
nadležna
isključivo jedna organizacijska jedinica. Koristi se obično u malim i
srednjim poduzećima. Centralizirana nabava omogućuje:
1) Objedinjavanje potreba ( npr. kroz objedinjavanje potreba različitih
organizacijskih jedinica u jednom postupku nabave, kroz
objedinjavanje sličnih predmeta nabave u jedan postupak i sl.) i
naručivanje većih količina predmeta rada uz povoljnije uvjete i niže
troškove nabave (manje je administrativnih poslova, korištenje
transporta je učinkovitije, vodi se manje pregovora, manji su
troškovi osiguranja robe i sl.),
2) Korištenje količinskih i drugih popusta,
3) Jedinstveno korištenje politike nabave,
4) Normizaciju predmeta rada i količina nabave (ponekad se naručuju
isti predmeti u istim količinama),
5) Brže obrtanje zaliha materijala koje se drže za potrebe svih
korisnika,
6) Sniženje normativa zaliha jer su potrebne manje sigurnosne zalihe
zbog povoljnijih sustava nabavljanja,
7) Bolju logističku suradnju sa dobavljačima,
8) Bolje praćenje tržišta nabave i veći utjecaj na tržišna zbivanja,
9) Bolju kontrolu poslovanja nabave.
Razlikujemo prostornu i logičku
centralizaciju.
•
•
Prostorna centralizacija – najviše se koristi u praksi,
organizacijska jedinica nabave je smještena na jednoj lokaciji, te
obavlja sve zadatke nabave. Karakteriziraju je jasno uspostavljeni
hijerarhijski odnosi, razgraničenja ovlasti i odgovornosti i velika
uloga rukovoditelja.
Logička centralizacija – tu postoji više dislociranih organizacijskih
jedinica koje vrše nabavu prema objektnom načelu. Dakle,
jedna organizacijska jedinica vrši nabavu jednog ili više
materijala sama za sebe, dok druga vrši isto također sama za
sebe.
Logička centralizacija biti će učinkovita ako su sve organizacijske
jedinice povezane integralnim informacijskim sustavom, te imaju
mogućnost on – line dijaloga. Na taj način moguće je ostvariti
komunikaciju i poboljšati kordinaciju, te ostvariti pozitivne
učinke same centralizacije.
Logički centralizirane organizacijske jedinice nabave imaju sva
ovlaštenja i odgovornosti za nabavu određenom skupinom roba,
dok se strategijski zadaci mogu rješavati u suradnji sa službom
kontrolinga.
• Decentralizacija nabave – ima smisla u poduzećima koja
imaju više prostorno udaljenih pogona, čiji se asortiman
potrebnih materijala bitno razlikuje. Centralizirana nabava u
ovakvom
slučaju
ne
može
zadovoljiti
potrebe
decentraliziranih pogona jer se javljaju problemi oko
utvrđivanja potreba, prijevoza materijala, odnosa s
dobavljačima i sl.
• Decentralizacija može biti prostorna i predmetna. Oba oblika
koriste se u:
- u organizacijskim jedinicama poduzeća kod kojih prednost
ima pojedinačna opskrba, tj. ako se materijali nabavljaju
prema potrebama pojedinačne proizvodnje,
- ako nabavu mogu uspješno obaviti samo specijalisti koji dobro
poznaju materijale i zahtjeve tehnologije proizvodnje,
- ako bi zbog nepovoljnog prostornog položaja pogona nastali
veliki troškovi nabavljanja,
- ako zbog svojih svojstava materijali nisu pogodni za opskrbu
sa vlastitih zaliha.
MJESTO NABAVE U ORGANIZACIJSKOJ STRUKTURI
PODUZEĆA
• Mjesto nabave u organizacijskoj strukturi
poduzeća se ne može odrediti jedinstveno, već
ovisi o uvjetima koji su individualni za svako
poduzeće.
• Vezano za mjesto nabave, potrebno je
poboljšati
sposobnost
reagiranja
na
raznovrsne i promjenljive potrebe nabave,
smanjiti troškove nabave, te povećati
motivaciju djelatnika nabave.
• Prije donošenja odluke o mjestu nabave u
organizacijskoj strukturi poduzeća, potrebno je
NABAVA KAO TEMELJNA POSLOVNA FUNKCIJA
• Temeljne karakteristike:
- nabavno poslovanje je opsežno i zahtijeva angažman većeg broja
ljudi,
- nabava ima veliko značenje za uspješnost poslovanja poduzeća,
- kao poslovna funkcija ravnopravna je ostalim funkcijama poduzeća,
- ima utjecaj na strateške odluke u poslovanju poduzeća,
- dosljednije, potpunije i kreativnije provodi zadatke nabave.
NABAVA U SASTAVU KOMERCIJALNE SLUŽBE
• Nabava se u sastavu komercijalne službe
obično nalazi u malim poduzećima.
• Karakteristike nabave u sastavu komercijalne
službe:
- nabavno poslovanje nije tehnički zahtjevno,
- opseg posla je malen, te je za poslove, nabave
potrebno nekoliko djelatnika,
- jedna osoba (rukovoditelj komercijalne službe)
uspješno koordinira i rukovodi poslovanjem
nabave.
NABAVA U MATRIČNOJ ORGANIZACIJI
•
•
•
•
•
•
Matrična organizacija je produkt višelinijskog načela rukovođenja.
Različite funkcije poduzeća svrstavaju se prema njihovu značenju u
glavne i opće.
Glavne mogu biti: nabava, proizvodnja, prodaja, financije i
računovodstvo.
Opće funkcije su one koje se organiziraju kao zajedničke funkcije
poduzeća, a mogu biti: planiranje, organizacija, kontroling,
kadrovska služba, informatička služba i sl.
Grafički se veze glavnih i općih funkcija prikazuju u obliku matrice,
pa se zbog toga takva organizacija naziva matričnom organizacijom.
Funkcija nabave može biti organizirana kao glavna funkcija, ili kao
opća funkcija, na način da svim glavnim funkcijama poduzeća pruža
odgovarajuće usluge u svezi nabave.
• Prednosti matrične organizacije:
1) Kod donošenja odluka u obzir se
uzimaju sva stajališta, suradnjom
stručnjaka različitih profila (timskim
radom), te se na taj način
onemogućava samovolja pojedinaca,
2) Poslovanje je fleksibilnije, promjene
se brže prihvaćaju i lakše integriraju,
3) Razvijen je stručni, umjesto
formalnog autoriteta,
4) Veća je specijaliziranost i
• Nedostatci matrične organizacije:
1) Mogućnost nastajanja konfliktnih
situacija zbog različitih pristupa i
nereguliranih nadležnosti i prioriteta
između glavnih i općih funkcija,
2) Složeniji komunikacijski odnosi,
3) Opasnost sklapanja loših dogovora
(kompromisa) koji negativno utječu
na poslovanje,
4) Sporije odlučivanje,
5) Povećani troškovi zbog dvostrukog
managementa.
•
-
-
NABAVA U TIMSKOJ ORGANIZACIJI
Karakteristike timske organizacije:
ovlaštenje odlučivanja nemaju pojedinci, nego se odluke
donose sporazumom članova tima,
poslovi se rješavaju suradnjom članova u timu koji sami
organiziraju svoj rad ( to znatno povećava motivaciju
suradnika za rad i omogućuje prilagodbu izvršavanja
zadataka promjenama u okolini),
rad timova koordinira centralni (rukovodni) tim,
svaki tim može biti specijaliziran za određene djelatnosti, te
ima svog voditelja i suradnike u timu,
tim nema hijerarhije, a suradnici u timu su ravnopravni,
u timu se nalaze stručnjaci različitih profila,
timovi su često formirani sa precizno definiranim i
vremenski ograničenim kompleksnim zadacima,
timski rad je kreativan rad, te omogućava lakšu razmjenu
informacija.
NABAVA U DIVIZIONALNOJ ORGANIZACIJI
• Divizionalna
organizacija,
ili
organizacija
prema
poslovnim
područjima, odnosno područjima
proizvodnje, uspostavlja se u velikim
poduzećima
s
raznovrsnim
programima proizvoda, odnosno
djelatnostima. U takvoj organizaciji se
za pojedine skupine proizvoda, ili
djelatnosti
formiraju
relativno
samostalne organizacijske jedinice
(divizije) u obliku profitnih centara.
• Pretpostavke za formiranje
divizionalne organizacije:
1) Raznovrsni proizvodni programi, ili
djelatnosti što se najčešće odvijaju
na prostorno razdvojenim
područjima,
2) Potrebe za različitim materijalima,
3) Različiti zahtjevi u pogledu politike
nabave i politike prodaje.
Kod
divizionalne
organizacije,
uglavnom se centralno organiziraju
• Karakteristike divizionalne organizacije:
1) Fleksibilnost i brza reakcija na promjene u
poslovnoj okolini,
2) Jača odjelna kohezija, uključenost u rad i
motiviranost za rad,
3) Jasno razgraničene ovlasti i odgovornosti,
4) Dobra koordinacija funkcijskih odjela unutar
divizija,
5) Decentralizirano donošenje odluka svake divizije
zasebno,
6) Poslovanje je transparentno.
NABAVA U PROCESNOJ ORGANIZACIJI
• Kod
procesne
organizacije
organizacijske se jedinice (timovi)
formiraju za pojedine procese.
• Dijelovi procesa nabave su povezani
horizontalno, a dijelove procesa
obavljaju timovi stručnjaka različitih
strukovnih profila. Timovi moraju
imati široka znanja, te sposobnost
objedinjavanja i oblikovanja procesa.
• Stabilnost procesne organizacije
može biti različita: može trajati dugo,
NABAVA U FRAKTALNOJ ORGANIZACIJI
• Nabava, ili njezine funkcije mogu se organizacijski smjestiti u
fraktale
na
različitim
hijerarhijskim
razinama.
• Fraktal (lat. frango, fregi , fractum) označava najmanje
elemente organizacijske strukture koje u određenim
okolnostima nema smisla dalje rasčlanjivati, a čije konačno
stanje nije fiksno, nego je polazište novog razvoja.
• Prema teoriji sustava fraktal je djelomični sustav poduzeća,
poduzeće u poduzeću, najmanja cjelovita funkcija poduzeća.
• Fraktali su organizacijske jedinice, ili djelatnosti, ili funkcije, ili
zadaci koji imaju sposobnost samoorganiziranja i dinamične
prilagodbe vanjskim utjecajima.
• Fraktali imaju razne hijerarhijske
razine. Fraktali nižih hijerarhijskih
razina povezivanjem i spajanjem
stvaraju fraktale viših hijerarhijskih
razina.
• Fraktali u pravilu samostalno
rješavaju zadatake, te ih sami
organiziraju i optimiziraju u skladu sa
ciljevima hijerarhijski viših fraktala.
• Svaki fraktal, u skladu sa zadacima na
svojoj hijerarhijskoj razini preuzima
odgovornost za rezultate svoga rada i