Transcript planiranje zaliha predmeta rada

6. PREDAVANJE
OPERATIVNO PLANIRANJE NABAVE
Operativnim planovima izražavaju se rješenja realizacije strategijskih ciljeva nabave
u svezi sa opskrbom poduzeća sredstvima za proizvodnju i uslugama. Planiranje,
dakle služi sustavnoj spoznaji rješenja budućih problema opskrbe. U tu svrhu vrlo
je važno prognozirati tehničku i metodičku provedbu pravodobne opskrbe korisnika
, te definirati što ekonomičniji način realizacije opskrbe.
Planiranje nabave započinje istraživanjem i definiranjem potreba korisnika, te
procjenom uvjeta okruženja značajnim za ostvarenje ciljeva nabave (procjena
budućeg stanja tržišta nabave, kod dobavljača i konkurenata).
Operativno planiranje nabave se temelji na politici i strategiji nabave. Između
operativne i strateške razine postoji taktička razina koja se naročito odnosi na
provođenje mjera strukturiranja lanca stvaranja vrijednosti, obuhvaćajući u njemu
dobavljače, nabavu, proizvodnju i prodaju.
U strukturiranju lanca stvaranja vrijednosti nabava treba surađivati pri oblikovanju
strukture proizvoda i kanala distribucije, a u skladu sa strukturom proizvodnje i
prodaje mora oblikovati strukturu nabavljanja.
Oblikovanje strukture nabavljanja ovisi o dimenzijama nabave, o situaciji,
te o izboru koncepcije nabave.
Za složene predmete nabave velikih vrijednosti i specifičnih obilježja je
normalno birati partnerstvo na lokalnom tržištu, tražiti opskrbu iz jednog
izvora, sinkronizirati proizvodnju, normirati odnose sa dobavljačima i sl.
Izvor: Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2.
aktualizirano i dopunjeno izdanje, Zagreb, 2006., str. 248.
Nadalje, dimenzije i strukturu nabave je potrebno izraziti planovima nabave. Na
osnovu donesenih planova nabave će se poduzimati adekvatne mjere (istražiti
tržište nabave, prikupiti ponude, osigurati potrebna sredstva – financijska,
upravljačka i sl.). Također, u okviru planova nabave je moguće ostaviti stanovite
mogućnosti fleksibilnosti kako bi se moglo prilagoditi tržišnim situacijama.
Planove nabave prema sadržaju možemo podijeliti:
1) Planove nabave dobara i usluga koja / koje se pribavljaju kontinuirano u skladu
sa potrebama proizvodnje i / ili prodaje,
2) Planove nabave dobara i usluga koja / koje se nabavljaju periodično,
3) Planove nabave dobara i usluga koja / koje je potrebno nabaviti jednokratno,
4) Planove troškova funkcije nabave (osoblja, prostora, uređaja i dr.).
Kontinuirano se nabavljaju predmeti rada potrebni za realizaciju programa
proizvodnje i prodaje, bez obzira troše li se u planskom razdoblju jednakomjerno ili
ne. Potrebe takvih dobara je potrebno precizno prognozirati, odnosno istražiti
prema količinama, vremenu i kakvoći kako bi plan mogao poslužiti kao podloga
raznih aktivnosti nabave (istraživanja tržišta, izbora sustava nabavljanja, sklapanja
ugovora s dobavljačima, izračunavanja ekonomičnih količina nabave, normativa
zaliha i sl.).
Potrebe za uslugama koje se kontinuirano pribavljaju je teže istražiti nego
potrebe za dobrima. Npr. usluge prijevoza robe, održavanja, ispitivanje
kakvoće materijala i sl., ovise o raznim čimbenicima koji utječu na stupanj
zaposlenosti i korištenja određene djelatnosti (npr. usluge prijevoza
materijala ne ovise samo o količinama nabave, nego i lokaciji dobavljača,
uvjetima prijevoza, hitnosti dostave i sl.).
Planovi periodične nabave predmeta rada se odnose na dobra malene
vrijednosti koja se drže na zalihama, na dobra koja su rezultat periodične
proizvodnje (npr. poljoprivreni proizvodi), na pribavljanje potrošnih alata,
manjih strojeva i uređaja sa kratkim vijekom uporabe, propagandne
materijale i sl. Potrebe za takvim predmetima rada određuju njihovi
korisnici u pojedinim poslovnim funkcijama u suradnji s nabavom i
rukovodstvom poduzeća na temelju podataka o potrošnji u prošlim
razdobljima, te na temelju aktualnih planova proizvodnje i prodaje. Takve
planove je potrebno često korigirati zbog mjera štednje i racionalizacije,
nedostatka financijskih sredstava, problema u svezi s plaćanjem, promjena
tehnologije proizvodnje, pojave novih proizvoda i sl.
Planovi jednokratne nabave odnose se na predmete rada o čijoj nabavi
odlučuje rukovodstvo poduzeća, ili organi upravljanja poduzećem. Tu je
riječ o strojevima, građevinskim objektima, pravima, uslugama i dr. Takvi
planovi temelje se na dugoročnom investicijskom planu poduzeća, a
odluke o nabavi donosi uprava, ili vlasnik poduzeća, odnosno posebno
povjerenstvo.
Planovi troškova funkcije nabave sadrže podatke o predviđenim
troškovima nabavne službe u planskom razdoblju prema vrstama troškova
(osobni dohotci zaposlenika, troškovi korištenja prostorija i uređaja,
informacijski i telekomunikacijski troškovi, troškovi putovanja i dnevnica,
troškovi izobrazbe kadrova, socijalna davanja i dr.). Mnogi od tih troškova
ostaju isti u pojedinim planskim razdobljima, ili se mijenjaju u istom
razmjeru, ovisno o opsegu poslova i promjenama u okolini (npr. u skladu s
povećanjem, ili smanjenjem opsega nabave, s proširenjem tržišta nabave,
smanjenjem ponude roba i povećanjem konkurencije na strani potražnje).
Troškove nabave je potrebno planirati sa ciljem osiguranja povoljnije
opskrbe.
Planiranje nabave mora omogućiti rad nabave u skladu sa ciljevima
poduzeća. Operativni planovi moraju biti usklađeni sa vizijom i strategijom
poduzeća, te sa odvijanjem svih faza u procesu stvaranja vrijednosti, sve u
svrhu kako bi se postigla kakvoća ukupnog poslovanja.
Svaka funkcija i njezine aktivnosti moraju biti usmjerene vizijama i
ciljevima poduzeća. Poslovne procese je potrebno kontinuirano
poboljšavati. U tu svrhu potrebno je analizirati polaznu situaciju i odrediti
ciljeve, nakon toga izraditi planove, tj. mogućnosti rješenja. Nakon toga
kreće provedba planova, tj. oblikovanje i izvršenje zadataka nabave, te
kontrola ostvarenja zadataka, odnosno ciljeva.
PLANIRANJE POTREBA ZA PREDMETIMA RADA
Cilj planiranja potreba za predmetima rada je definirati njihov
asortiman, kakvoću, količinu, , vrijeme i mjesto potreba u skladu sa
planovima proizvodnje i prodaje za plansko razdoblje.
Utvrđene potrebe za predmetima rada, koje proizlaze iz planova
proizvodnje i prodaje, treba povećati s količinama za osiguranje od
rizika isporuke i potrošnje, kako bi se dobile ukupne brutto
potrebe.
Dodatne se potrebe mogu javiti i kao potrebe za pričuvnim
dijelovima. Od ukupnih potreba treba odbiti raspoložive zalihe i
pristigle isporuke kako bi smo dobili neto potrebe.
Izvor: Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2.
aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006., str. 251.
KORACI U PLANIRANJU POTREBA I VRSTE POTREBA
Planiranje potreba odvija se određenim redoslijedom u tri koraka.
U prvom koraku je planom prodaje potrebno odrediti potrebe za konkurentnim
proizvodima, gotovim proizvodima, pričuvnim dijelovima i trgovačkom robom. S
obzirom da se takve potrebe određuju u prvom koraku, nazivamo ih primarnim
potrebama.
Prognoze krajnjih tržišnih potreba su pouzdanije ako se odnose na kraće razdoblje,
pa se stoga preporučava primjena djelomičnog planiranja (plan potreba se podijeli
na vremenske segmente, te se za svaki najbliži vremenski segment izvrši revizija
plana primarnih potreba prema prikupljenim podacima, spoznajama o
promjenama uvjeta na tržištu, te prema mogućnostima proizvodnje – npr. u
godišnjem planu se napravi revizija mjeseca ispred za naredni mjesec).
Primarne potrebe je potrebno prilagoditi zahtjevima kupaca, prema asortimanu.
Asortiman se, dakle, zbog prilagodbe takvim zahtjevima, te zbog smanjenja tržišnih
rizika, proširiva, ili sužava, ili ako se radi o užem segmentu kupaca, dakle
produbljuje.
Oblikovanje asortimana zahtijeva provedbu stalnih istraživanja kako bi se smanjili
rizici plasmana proizvoda na tržištu.
Iz primarnih potreba, na drugom koraku, proračunom se utvrđuju
sekundarne potrebe. To su potrebe za materijalima, dijelovima i
sklopovima koji se ugrađuju u proizvode za tržište.
Uz primarne i sekundarne potrebe postoje i tercijarne potrebe. To su razni
pogonski materijali koji ne ulaze u sastav proizvoda, ali su nužni za
odvijanje proizvodnje.
Uz prognozu potrebnih količina predmeta rada određene kakvoće,
značajno je odrediti i vremensku dimenziju potreba. Kako se potrebe
uvijek odnose na određeno razdoblje (period), a unutar toga na određene
rokove, treba ih što bolje uskladiti sa procesima proizvodnje i prodaje. Sve
to pretpostavlja usklađivanje rokova predmeta nabave sa potrebama
korisnika.
Izvor: Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2.
aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006., str. 253.
METODE ISTRAŽIVANJA POTREBA ZA PREDMETIMA RADA
Istražiti potrebe za predmetima rada je potrebno odraditi što
preciznije, međutim to nije uvijek ekonomično, naročito za materijale
čiji je udio u ukupnoj vrijednosti objekata nabave malen.
Prema načinu istraživanja potreba i stupnju preciznosti rezultata
razlikujemo determinističke, stohastičke i heurističke metode
istraživanja potreba za predmetima rada.
DETERMINISTIČKO ISTRAŽIVANJE POTREBA
Tipično područje primjene determinističkih metoda istraživanja
potreba su slučajevi u kojim je riječ o materijalima velike vrijednosti,
koji se utroše u procesu proizvodnje u kraćem vremenu nego što je
period njihova nabavljanja.
Podloga za determinističko istraživanje potreba su jednoznačni,
potpuni i točni opisi proizvoda koje se može napraviti na različite
načine. Najčešće se koriste tehnički opisi proizvoda (nacrti i sastavnice).
NACRTI
Nacrti grafički prikazuju sastav proizvoda u određenom mjerilu, ili
pomoću normiranih simbola. Sastav kompleksnih proizvoda ne
može se prikazati jednim nacrtom, te se uslijed toga nacrti
hijerarhijski rasčlanjuju. U tom slučaju, s obzirom na sadržaj,
razlikujemo:
- nacrte proizvoda, kojima se prikazuju komponente/sklopovi,
- nacrte sklopova, kojima se prikazuju sastavni dijelovi sklopova,
- nacrte dijelova, kojima se prikazuju njihovi sastavni elementi, tj.
vrste i količine materijala.
Na temelju nacrta može se ručno napraviti specifikacija ukupno
potrebnih materijala (prema vrstama, količinama i obilježjima) za
izradu jednog proizvoda. U specifikaciji materijala potrebno je
navesti šifre i nazive materijala, te jedinice mjere.
SASTAVNICE
Sastavnice prikazuju strukturu proizvoda u obliku liste u kojoj su
navedeni bitni podaci o proizvodu i njegovim komponentama
(materijalima, dijelovima i sklopovima). U pojedinim industrijskim
granama se umjesto naziva “sastavnica” koristi naziv “receptura” –
kemijskoj i prehrambenoj industriji, “lista materijala” – građevinskoj
industriji i montažnoj djelatnosti, “lista drva” –drvnoj industriji i sl.
Sastavnice možemo razmatrati prema strukturi, sadržaju, primjeni i
načinu provedbe izmjene u njima.
Temeljni oblik sastavnice je tzv. skupna sastavnica koja sadrži šifru i
naziv proizvoda, ili sklopa na koji se odnosi, podatke o
komponentama (sastavnim dijelovima i materijalima) od kojih se
sastoji proizvodni sklop, podatke o količinama potrebnih
komponenata.
Izvor: Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management,
2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006., str. 255.
Sastavnicama se može prikazati struktura proizvoda na različite
načine pa sa toga stajališta razlikujemo količinske, strukturne,
hijerarhijske sastavnice i sastavnice varijanata.
Pregledi potreba za materijalima se rade kako bi mogli odgovoriti na
slijedeća pitanja:
- u koje se proizvode ugrađuju pojedini materijali, dijelovi i sklopovi?
- koji se proizvodi ne mogu proizvoditi ako dođe do nedostataka određenih
materijala, dijelova ili sklopova?
- kakve posljedice ima povećanje / sniženje cijene određene komponente
za pojedine proizvode?
Pravodobno zadovoljavanje potreba ovisi i o vremenu (periodu)
nabavljanja pojedinih materijala, kao i o vremenu protoka materijala u
proizvodnom procesu.
Za rad nabave je značajno da su pojedini predmeti rada šifrirani na način
da ih se može nedvosmisleno identificirati, da imaju jednoznačne nazive,
da su za njih određene jedinice mjere s kojima se vode u sastavnicama, da
imaju oznake vrste u svezi sa proizvodnjom (proizvod, sklop, dio sirovina),
da imaju oznaku načina pribavljanja (vlastita proizvodnja, dobavljač,
kombinirano), da imaju naveden status pojedinog materijala ( ugrađuje se
u proizvod, pogonski / pomoćni materijal, pričuvni dio) i da imaju
navedene tehničke podatke ( težina po jedinici mjere, dimenzije, oblik,
agregatno stanje).
Za potrebe nabave se većinom koriste količinske sastavnice, te pregledi
potreba prema stupnjevima proizvodnje / ugradnje. Istražene potrebe nisu
nepromjenjive. Promjene potreba se provode zbog različitih tehničkih i
ekonomskih razloga. Tehnički razlozi mogu biti razna poboljšanja i uklanjanje
nedostataka, a ekonomski se mogu odnositi na primjenu funkcionalno
zadovoljavajućih, ali i jeftinijih materijala, na uzimanje u obzir želja kupaca, te
mogućnosti i ograničenja na tržištu nabave.
STOHASTIČKO ISTRAŽIVANJE POTREBA
Za većinu predmeta rada ( 70 – 80 %) nije ekonomično, ili nije moguće koristiti
determinističke metode istraživanja potreba. Ovdje je većinom riječ o
materijalima koji su ABC analizom razvrstani u skupinu C, te o pomoćnim i
pogonskim materijalima koje nabava drži na zalihi, te za njih ima utvrđene
normative zaliha i samostalno istražuje buduće potrebe.
U praksi se prilikom takvog istraživanja postupa vrlo jednostavno. Za
pojedinačne materijale se uzima prosjek potrošnje zadnjih nekoliko mjeseci, te
se tome svaki mjesec dodaje potrošnja prošlog mjeseca, a isključuje se
najstariji podatak o potrošnji. Prosjek potrošnje predstavljaju prognozirane
potrebne količine za naredni mjesec na osnovu prethodno utvrđenih
podataka.
Međutim, stohastičko istraživanje potreba je zadovoljavajući
postupak samo u određenim slučajevima. Potrošnja i zalihe, naime,
imaju različitu dinamiku, pa je potrebno izabrati postupke procjene
budućih potreba na način da održavaju tendenciju razvoja potreba.
Tako je vrlo važno razlikovati slučajeve kada je riječ o redovitim
potrebama i slučajeve kada je riječ o sezonskim, sporadičnim,
neredovitim potrebama koje jako variraju. Ako je riječ o redovitim
potrebama, one mogu biti konstantne, ili, pak, imaju trend rasta, ili
pada. Kod neredovitih potreba dolazi do većih otklona potrošnje od
prosječne godišnje vrijednosti. Za svaku od takvih potreba je
potrebno izabrati prikladne metode prognoze na temelju podataka
iz prošlosti. Kod takvih situacija je značajno postojanje dovoljnog
broja podataka iz prošlih razdoblja kako bi se dobio precizniji tijek
razvoja potreba, reprezentativnost (dužina) razdoblja za koje radimo
prognozu, te učestalost izrade prognoze.
Pretpostavke za primjenu stohastičkog istraživanja potreba su:
- da se vodi evidencija potrošnje i stanja zaliha materijala,
- da je broj podataka iz vremenskog niza dovoljan za eliminiranje slučajnih kolebanja,
- da se raspolaže podacima iz kontinuiranog slijeda kretanja potrošnje u dužem
razdoblju.
DINAMIKA ZALIHA POJEDINIH VRSTA MATERIJALA
Zalihe materijala su dinamične i mijenjaju se s obzirom na:
- količinu isporuke materijala,
- period nabavljanja materijala (učestalost isporuka),
- količinu potrošnje materijala,
- period potrošnje materijala.
Kod kontinuirane potrošnje materijala bi bilo najbolje da u trenutku kad zaliha jednog
materijala padne na nulu stigne nova isporuka koja bi omogućavala daljnje nesmetano
poslovanje korisnika. Takav slučaj bi bio moguć kod potpuno ravnomjerne potrošnje uz
idealne uvjete nabave i isporuke materijala. Količine takvih materijala se mogu dosta
precizno izračunati i planirati. Određeni otkloni ovise o slučajnim utjecajima i nemaju
nikakvu zakonitost. U toj skupini materijala se nalazi pretežni dio materijala u masovnoj
i serijskoj proizvodnji.
S obzirom na period potrošnje materijala potrošnja i nabava takvih
materijala ovise o raznim čimbenicama (sezoni, nabavnoj cijeni,
potrebama korisnika i sl.). Ovakvo kretanje zaliha je karakteristično
za materijale koji se nabavljaju u sezoni (poljoprivredni proizvodi,
drva za ogrjev) i koji se povremeno troše. Potrebe za ovakvim
materijalima se mogu procijeniti i planirati, međutim, potrebno ih je
češće mijenjati zbog promjena okolnosti na tržištu i potrošnji
(njihove normative).
U treću skupinu pripadaju materijali za koje ne možemo istražiti i
predvidjeti potrebe jer ne pokazuju nikakvu ravnomjernost u
potrošnji i nabavi. U tu skupinu ubrajamo materijale koje treba
povremeno i neplanirano nabaviti poradi posebnih slučajeva
(kvarovi i sl.), te materijale čije se naručivanje ne ponavlja (npr.
materijale za investicijske potrebe).
PROGNOZA REDOVITIH POTREBA
Kod redovitih potreba nastaju slučajna variranja potrošnje koja se kreću oko srednje
vrijednosti potrošnje, te se buduća potrošnja može prognozirati na temelju srednje
vrijednosti vremenskoga niza, ili na temelju kretanja linije trenda. Srednje vrijednosti se
izračunavaju na različite načine (aritmetička sredina, vagana aritmetička sredina,
metoda pomičnih prosjeka, eksponencijalno ponderiranje).
PROGNOZA NEREDOVITIH POTREBA
Prilikom razmatranja dinamike zaliha pojedinih materijala može se ustanoviti kako se
neki materijali troše neravnomjerno, povremeno, a postoji i sezonska potrošnja. Za
prognozu takvih potreba obično se koriste tzv. dvostruke prognoze (posebno se
prognozira učestalost potrošnje u pojedinim razdobljima, a posebno količina potrošnje.
Periodične se potrebe zatim izračunavaju kao umnožak prognoze učestalosti potrošnje u
određenom razdoblju i količine potrošnje po pojedinom radnom nalogu).
KONTROLA REZULTATA PROGNOZE
Bez obzira koja se stohastička metoda koristi za prognoziranje potreba, uvijek dolazi do
otklona između prognoziranih i stvarnih potreba. Ako su otkloni slučajni, to ne bi
trebalo biti simptomatično, već su važni otkloni do kojih dolazi zbog primjene
neprikladnih metoda procjene. Ako su prognoze dobre, zbroj pozitivnih i negativnih
otklona bi morao biti otprilike jednak. Kod loših prognoza otkloni su veliki.
HEURISTIČKO ISTRAŽIVANJE POTREBA
Često se primarne i sekundarne potrebe procjenjuju prema subjektivnim
ocjenama zahtjeva tržišta, te mogućnostima njihova realiziranja u
poduzeću.
Primarne se potrebe procjenjuju u službi prodaje. Tu može biti riječ o
zahtjevima za novim proizvodima s različitom strukturom od postojećih,
što dovodi do promjena sekundarnih potreba.
Sekundarne se potrebe mijenjaju i prilikom provedbe normizacije
sastavnih dijelova proizvoda.
U pravilu se heurističkim metodama istražuju potrebe za malen broj
predmeta rada. U procjeni takvih potreba se koriste logičke i intuitivne
metode. Logičke metode procjene potreba se temelje na analogijama
potreba iz prošlosti.
Intuitivne procjene su rezultat slobodne procjene pojedine osobe, ili
skupine djelatnika. U tu se svrhu koriste različiti postupci, poput procjene
ekstremnih vrijednosti i traženja srednjih vrijednosti, ili da procjenu vrši
više djelatnika zajedno, a zatim da usklade svoje prognoze. Također,
moguće je korištenje različitih pomoćnih sredstava koja olakšavaju izradu
prognoze.
Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano
i dopunjeno izdanje, Zagreb, 2006., vlastita naklada, str. 254.
VREDNOVANJE POTREBA
Planiranje nabave ne završava prognozom potrebnih količina.
Količine je potrebno vrednovati kako bi mogli planirati potrebna
financijska sredstva, evidentirati ulaze, izlaze i zalihe, obračunavati
utrošene materijale, izraditi kalkulacije, kontrolirati uspješnost
nabave, platiti porez, ili zatražiti povrat poreza.
S obzirom kako tijekom vremena cijene predmeta rada podliježu
promjenama, da se potrebne količine nabavljaju iz različitih izvora i
po različitim cijenama, a kupnja i potrošnja / prodaja se vremenski
ne poklapaju, postavlja se pitanje sa kojim cijenama planirati
nabavu i napraviti obračun utrošenih predmeta rada, odnosno po
kojim cijenama evidentirati zalihe i kontrolirati učinke nabave.
Vrednovanje predmeta nabave se može provoditi po planskim
cijenama, stvarnim nabavnim cijenama, prosječnim cijenama i
fiktivnim nabavnim cijenama.
PLANSKE CIJENE
Planske se cijene izračunavaju (za predmete rada) tako da se cijene
dobavljača u prošlom razdoblju (stvarne nabavne cijene, ili
prosječne nabavne cijene) povećaju za ovisne troškove (troškove
pakiranja, prijevoza, pretovara, osiguranja, carine i dr.), te da se
prema očekivanjima budućeg kretanja cijena na tržištu odredi faktor
s kojim se te cijene korigiraju za novo plansko razdoblje. Planskim
cijenama kao internim obračunskim cijenama se želi eliminirati
vanjske utjecaje (probleme stalnih promjena cijena na tržištu).
STVARNE NABAVNE CIJENE
U planu nabave mogu se koristiti i stvarne nabavne cijene iz prošlog
razdoblja. Stvarne nabavne cijene u prošlom razdoblju obuhvaćaju
se prilikom svakog ulaza predmeta rada u poduzeće , te se
obračunavaju prilikom njihova izdavanja. Međutim, tu postoji
opasnost znatnijih otklona ostvarenih cijena u novom razdoblju od
planiranih cijena (moguće promjene na tržištu).
PROSJEČNE NABAVNE CIJENE
Računaju se za materijale koji se nabavljaju po različitim cijenama, u različitim
vremenskim razdobljima i / ili s raznih izvora.
FIKTIVNE NABAVNE CIJENE
Obračunavaju se prema redoslijedu prispjeća i potrošnje / prodaje materijala po
njihovim nabavnim cijenama. S obzirom na njihov obračun razlikujemo slijedeće
metode: fifo, lifo, hifo, lofo.
Metoda Fifo (first in – first out) se temelji na izlazu materijala prema redoslijedu
njihova prispjeća. Prvo sa skladišta izlaze materijali koji su u skaldištu prvi primljeni
i obračunavaju se po njihovoj nabavnoj cijeni. Kad su iscrpljene njihove zalihe,
slijedi izlaz materijala koji su u skladište ušli nakon njih, te se oni obračunavaju po
svojoj nabavnoj cijeni.
Metoda Lifo (last in – first out) – prema ovoj metodi prvo se troše, ili prodaju
materijali koji su posljednji primljeni u skladište, te se obračunavaju po njihovim
nabavnim cijenama. Zatim se troše / prodaju materijali koji su u skladište ušli prije
njih, te se obarčunavaju po njihovim nabavnim cijenama. Ako na kraju planskog
razdoblja ima zaliha materijala, one se obračunavaju po posljednjoj nabavnoj
cijeni. Cilj Lifo metode je korištenje cijena u obračunu materijala koje se što manje
razlikuju od aktualnih tržišnih cijena.
Metoda Hifo (highest in – first out) - prvo se troše / prodaju materijali
nabavljeni po najvišoj cijeni.
Metoda Lofo (lowest in – first out) – prvo se troše / prodaju materijali
nabavljeni po najnižoj cijeni.
PRAKTIČNA PRIMJENA ISTRAŽIVANJA POTREBA
Istraživanje potreba primjenom determinističkih metoda u suvremenoj praksi
ne stvara probleme ako se raspolaže sastavnicama proizvoda i sustavom za
elektroničku obradu podataka sa programima za planiranje i upravljanje
proizvodnjom.
Nasuprot tome, primjena stohastičkih metoda često je nesigurna, te nije
rijetkost da se javljaju velike razlike između planiranih i stvarnih potreba.
Posljedice su premalene, ili prevelike zalihe, te problemi u svezi sa količinama i
rokovima isporuke materijala, ostali nepotrebni troškovi i sl. Kako bi se u što
većoj mjeri izbjegle negativne posljedice posebnu pozornost važno je posvetiti
izboru i potpunosti podataka na temelju kojih se istražuju i prognoziraju
potrebe, te izboru metoda o kojima ovise rezultati prognoze za određenu
dinamiku potrošnje predmeta rada. Uz pretpostavku da će dinamika prošle
potrošnje vrijediti i u novom planskom razdoblju, bira se model potrošnje.
Rezultati heurističkog istraživanja potreba su najmanje precizni u odnosu
na stvarne potrebe, a ovise o iskustvima, sposobnostima i intuiciji
prognostičara. Ako su stvarne potrebe veće od planiranih, otkloni nisu
bitni jer je riječ o relativno malom broju predmeta rada čija vrijednost nije
velika. Jedino se znatnije povećavaju troškovi skladištenja. Problemi
nastaju u slučaju da nije planirana dovoljna količina pa dolazi do
nedostatnih zaliha.
U svakom slučaju teži se smanjenju rizika pogrešnog planiranja kako bi se
što više uskladile planirane i stvarne potrebe, te izbjegle prekonormne, ili
nedostatne zalihe. U tu svrhu potrebno je dobro iskoordinirati rad prodaje,
nabave, proizvodnje , te primjeniti procesnu organizaciju.
PLANIRANJE NAČINA NABAVLJANJA
Pravodobnu opskrbu korisnika uz što povoljnije troškove nabava
treba realizirati u skladu sa načinom proizvodnje i situacijom na
tržištu, kako bi osigurala odvijanje procesa reprodukcije bez zastoja.
Skup odluka u svezi s ispunjenem tih zadataka naziva se dispozicija
materijala.
Na odluke o dispoziciji materijala utječu razni instrumenti politike
nabave: politika kakvoće, cijena, količina, izbora dobavljača, odnosa
sa dobavljačima, politika ugovora, te situacija na tržištu i troškovi
nabavljanja (troškovi dopreme, skladištenja i zaliha). O svemu tome
je potrebno voditi računa prilikom izrade plana i programa
nabavljanja u kojem se okvirno definira kada i koliko nabaviti od
ukupno potrebnih predmeta rada u planskom razdoblju.
Pitanje količine i rokova nabave nekog materijala povezano je i sa
pitanjem zaliha. S obzirom na učestalost nabavljanja potrebno je
odlučiti hoćemo li koristiti mogućnost jednokratne nabave ukupne
količine materijala u planskom razdoblju, ili ponavljajuću nabavu u
istim, ili promjenjivim količinama.
Ako se predmeti nabave nabavljaju u većim količinama onda su
troškovi dopreme po jedinici predmeta manji, ali se povećavaju
troškovi skladištenja i zaliha jer se povećavaju količine zaliha i
smanjuje njihov koeficijent obrtaja.
Kako bi se potrebe u planskom razdoblju zadovoljile sigurnije i
povoljnije potrebno je istražiti optimalne količine i rokove nabave. S
obzirom kako nije moguće u potpunosti uskladiti isporuke
dobavljača i potrošnju predmeta rada, potrebno je držati sigurnosne
zalihe kojima se pokrivaju rizici otklona od rokova i količina
isporuka, te od količina i rokova potrošnje.
U planu nabavljanja potrebno je dakle odgovoriti na pitanja: Kada i
koliko nabaviti kako bi pravodobno dopunili zalihe i postigli
optimalne troškove nabave? Odgovori na ta pitanja se razlikuju s
obzirom na vrste i obilježja predmeta rada.
PLANIRANJE ROKOVA NABAVE
Za svaki predmet nabave potrebno je poznavati njegov period
nabavljanja. Period nabavljanja je vrijeme koje prođe od trenutka
utvrđivanja potreba za određenim predmetom nabave do trenutka
kada je taj predmet raspoloživ korisnicima.
To vrijeme u poduzeću obuhvaća vrijeme potrebno za
administrativnu obradu zahtjeva za nabavu i vrijeme naručivanja
(određivanje izvora nabave, izrade i dostave upita dobavljačima,
prijama, ispitivanja i ocjenjivanja ponude,izbora izvora nabave,
izrade i dostave narudžbe). Zatim tu ulazi vrijeme potrebno za
dobivanje odgovora dobavljača (potvrde prihvaćanja narudžbe),
vrijeme izrade i otpreme predmeta nabave, prijevoza robe, te
vrijeme prijama, kontrole i uskladištenja isporučene robe. Tome
vremenu je još potrebno dodati vrijeme dostave predmeta rada
korisnicima.
Naručivanje potrebnih predmeta rada može uslijediti kada su
poznati uvjeti dobavljačeve isporuke (rok isporuke, cijena, uvjeti
plaćanja i sl.).
Vrijeme potrebno za istraživanje uvjeta dobavljačeve isporuke ovisi
o tipu transakcije. Ako je riječ o ponavljajućoj nabavi, onda je to
vrijeme gotovo zanemarivo. Ako je riječ o modificiranoj
ponavljajućoj nabavi, ili o novoj nabavi onda je prvo potrebno
istražiti moguće izvore nabave, te uvjete i rokove isporuke pojedinih
dobavljača. Period nabavljanja biti će kraći ako takvi dobavljači
imaju svjedodžbe kakvoće ISO 9001 i ISO 9002. Period nabavljanja
biti će duži ako su putevi naručivanja duži (npr. kada u lancu nabave
sudjeluje više poduzeća).
U izradi plana rokova nabave je potrebno računati s rizicima
isporuke kako ne bi došlo do prekida proizvodnje / prodaje zbog
nedostatka predmeta rada. Troškovi povećanih zaliha manji su od
šteta koje nastaju zbog prekida procesa proizvodnje / prodaje.
PLANIRANJE KOLIČINA NABAVE
U svrhu planiranja količina nabave potrebno je istražiti koje će količine
nabave omogućiti najniže troškove nabave, dopreme, skladištenja i zaliha
uz istodobno zadovoljenje zahtjeva sigurnosti opskrbe. U obuhvatu
ukupnih troškova u obzir je potrebno uzeti slijedeće troškove:
- izravne troškove,
- neizravne troškove,
- troškove nedostatnih zaliha,
- kamate i troškove skladištenja.
Izravni troškovi su troškovi predmeta nabave. Izračunavaju se množenjem
nabavne cijene i količine.
Neizravni troškovi nabave su troškovi funkcije nabave (plaće djelatnika,
troškovi za potrebe planiranja, dipsozicije, istraživanja, nabavljanja,
prijama pošiljaka, ispitivanja kakvoće, unutarnjeg transporta,
uskladištenja, vođenja evidencije, materijalnog knjigovodstva, platnog
prometa, obrade podataka, telekomunikacijskih usluga i sl.). Takvi troškovi
su fiksni, padaju s porastom količine nabave, a rastu sa smanjenjem
količine nabave.
Troškovi nedostatnih zaliha se javljaju ako materijal nije pravodobno
isporučen, a sigurnosna zaliha ne pokriva rizik isporuke. Kako bi se izbjegle
veće štete potreban materijal se zamjenjuje raspoloživim skupljim
materijalom, ili se hitno nabavlja po višim cijenama. Vjerojatnost nastanka
troškova zbog nedostatnih zaliha je manja ako su količine nabave veće.
Troškovi kamata na zalihe i troškovi skladištenja (amortizacija skladišnih zgrada
i opreme u skaldištu, plaćanje najma za tuđi skladišni prostor i opremu,
troškovi grijanja, rasvjete, čišćenja, troškovi zbog gubitaka količine; kalo, krađa,
lom;, gubitaka kakvoće) povećavaju se u skladu sa povećanom količinom
nabave.
Dakle, cilj planiranja količina nabve je optimiziranje ukupnih troškova.
Ekonomična (optimalna) količina nabave podrazumijeva količinu dobra
određene kakvoće, koje se pod određenim rokom isporuke isporuči od nekog
dobavljača nakon što se izračuna optimum ukupnih troškova uzimajući u obzir
potrebe i cijenu dobra, mogućnosti troškova transporta, skladištenja, uvjeta
plaćanja, kamata na obrtna sredstva i rokova isporuke.
Ako se u planskom razdoblju odjedanput nabavi ukupno
potrebna količina nekog dobra, onda govorimo o maksimalnoj
količini nabave (isporuke, ili narudžbe).
Ako se nabavlja količina dostatna za dnevne, ili poludnevne
potrebe, odnosno količina koja je dovoljna da formira zalihu na
najmanjoj mogućoj razini, uz uvjet da takva zaliha osigura
redovitu i nesmetanu potrošnju, onda je riječ o minimalnoj
količini nabave.
U situaciji kada se u planskom razdoblju znatnije ne mijenjaju
uvjeti nabave i potrošnje, nije potrebno ponavljati proračun
količina nabave, već se isporuke ponavljaju u istoj količini. U
tome slučaju govorimo o normiranoj količini nabave. Uvjet za
primjenu normirane količine nabave je da ne postoje znatniji
otkloni između stvarne i planirane količine predmeta rada, te da
ne dolazi do većih tržišnih turbulencija u mogućnostima
isporuke.
SUSTAVI NABAVLJANJA
Sustav nabavljanja je sređeni postupak opskrbe poduzeća potrebnim
predmetima rada, a cilj mu je da uz što manje troškove nabavljanja ostvari
sigurno zadovoljenje potreba korisnika u procesu reprodukcije.
Sustav nabavljanja trebao bi ispuniti slijedeće zahtjeve:
- zadovoljiti ciljeve sigurnosti i ekonomičnosti, te odgovarati prilikama na
tržištu,
- što bolje iskoristiti instrumente količine isporuka i trenutaka nabave,
- treba biti realana, mora se provoditi u konkretnim uvjetima primjenom
raspoloživih organiazcijskih sredstava,
- jeftin i jednostavan,
- pregledan, mora olakšavati kontrolu poslovanja.
KONTINUIRANI SUSTAV NABAVLJANJA
Prema kontinuiranom sustavu nabavljanja, trenutak nabave je, dakle, kod
one količine zaliha koja će moći pokriti potrebe u periodu nabavljanja, tj.
do trenutka kad će predmeti rada iz nove pošiljke biti raspoloživi za
izdavanje.
PERIODIČNI SUSTAV NABAVLJANJA
Koristi se u slučajevima kada je nabava moguća samo u zadanim rokovima
koji odgovaraju ritmu isporuke dobavljača, ili ritmu potrebe vlastite
proizvodnje / prodaje, a prema kojima se utvrđuje i rok nabave.
ADAPTIVNI SUSTAV NABAVLJANJA
Kontinuirani i periodični sustavi nabavljanja se primjenjuju u slučajevima
približno konstantne potrošnje / prodaje u dužem vremenu, te ih se ne
može prilagoditi kratkoročnim promjenama potreba. U takvim se
slučajevima koriste adaptivnis sustavi nabavljanja.
KANBAN SUSTAV
Kanban je sustav upravljanja proizvodnjom i isporukama materijala
od strane korisnika. Materijali se isporučuju u fiksnim količinama
(tzv. kanban količinama) u standardnim posudama, ili kutijama.
Korisnici određuju kada i koliko kutija materijala dobavljača mora
isporučiti u ugovorom zadanim rokovima. Nova se isporuka inicira
automatski kada zaliha prijeđe normiranu donju granicu. Korisnici
mogu dobavljača o tome obavijestiti na različite načine. Prvotno je,
u tu svrhu, kao nosilac informacija služila japanska kartica (kanban),
prema čemu je sustav i dobio naziv. Također, dobavljaču se može
poslati obavijest kada zaliha padne na minimalnu razinu, ili pomoću
ispražnjenih kutija / posuda koje se skupljaju u nekom centralnom
mjestu u poduzeću, gdje ih dobavljač preuzima u zadanim rokovima.
U suvremenim uvjetima se koristi i elektroničko komuniciranje.
Prilikom uvođenja Kanban sustava u skladištu na policama moraju
biti barem po dvije pune posude / kutije svakog materijala kako bi
se odmah nakon što se isprazni jedna posuda inicirala isporuka
druge, pune, te punjenje praznih. Na taj način je osigurana dovoljna
zaliha kod korisnika, te spremnost dobavljača za isporuku nove
Kanban količine.
Ovakav sustav vrlo je racionalan sa stajališta troškova nabave i
logistike. Obično se koristi za opskrbu poduzeća sitnim materijalima
malene vrijednosti.
Korisnik ne smije zahtijevati više materijala nego što mu je
potrebno i prije nego što utvrdi konkretne potrebe, a proizvođač ne
smije proizvesti više materijala nego što korisnik zahtijeva.
Sustav Kanban se često koristi u divizionalnim i fraktalnim
organizacijama.
Uvjeti za primjenu takvog sustava je kontinuirana proizvodnja /
prodaja bez velikih oscilacija.
Moguće prepreke očituju se u otporima djelatnika, neprecizno
razrađena organizacija sustava opskrbe, neprikladno označavanje
posuda i materijala što onemogućava identifikaciju.
Prednosti se očituju u radikalnom smanjenju prosječnih zaliha,
povećanju koeficijenta obrtaja zaliha, te u smanjenju operativnih
poslova nabave.
“JUST IN TIME” SUSTAV NABAVLJANJA
Ovakav sustav nabavljanja razvijen je na temelju Kanban sustava. Za razliku
od Kanban sustava koji je orijentiran potrošnjom, JIT sustav je orijentiran
potrebama korisnika, a primjenjuje se za materijale i proizvode s velikim
udjelom u vrijednosti potrošnje, za koje se isplati sinkronizirati proizvodnju
u lancu stvaranja vrijednosti prema dnevnim programima. To se naročito
odnosi na zadnju fazu proizvodnje (montaža i sl.).
Sinkronizirana proizvodnja podrazumijeva da se na svakom stupnju
proizvodnje uskladi proces rada sa ostalim stupnjevima, uključujući i
isporuke predmeta rada, te da se proizvodnja odvija bez skladišta i sa
minimalnim zalihama. JIT sustav pribavlja materijale zahtijevane kakvoće
samo u onoj količini, i samo onda kad je to upravo potrebno.
Kako bi se JIT sustav mogao realizirati potrebno je ispuniti određene
pretpostavke:
- osigurati isporuku dobara zahtijevane kakvoće (bez grešaka) kako bi se
mogla eliminirati prijamna kontrola,
- uskladiti kapacitete u proizvodnom lancu i osigurati visok stupanj
pouzdanosti dobavljača,
- koristiti autonomne organizacijske jedinice / mala poduzeća i povezati
informacijske sustave kupca i dobavljača u upravljanju zalihama,
- proizvoditi u malim serijama,
- suvremenim logističkim rješenjima i korištenjem sigurne prometne
infrstrukture osigurati efikasan protok materijala bez zastoja.
Prednosti za dobavljače kod JIT sustava isporuke:
- sklapaju dugoročne ugovore kojima osiguravaju plasman svojih
proizvoda,
- ojačavaju tržišni položaj u odnosu na konkurente,
- investicije u proširenje kapaciteta proizvodnje i vođenje brige o zalihama,
podloga su za postizanje bolje prodajne cijene,
- osigurani plasman proizvoda omogućuje im više vremena za bavljenje
razvojem i racionalizacijom poslovanja kako bi što više udovoljili
zahtjevima kupaca i skratili vrijeme lansiranja novih proizvoda.
PLANIRANJE ZALIHA PREDMETA RADA
S obzirom kako nije uvijek moguće, niti ekonomično, sinkronizirati
isporuke i potrošnju predmeta rada, potrebno je držati zalihe kako
bi se u kratkom roku mogle zadovoljiti potrebe za predmetima rada.
Pri tomu je potrebno nastojati da se u zalihama ne “zamrzne”
previše kapitala.
Zalihe ne smiju biti niti prevelike, niti premalene.
Premalene zalihe ugrožavaju normalnu opskrbu korisnika. Zbog
nedostatnih zaliha može doći do zastoja u odvijanju procesa
reprodukcije, do potrebe hitnog naručivanja predmeta rada, do
preorijentacije proizvodnje na druge zadatke, do kašnjenja isporuka
gotovih proizvoda, što sve dovodi do povećanja troškova.
Previsoke zalihe smanjuju ekonomičnost poslovanja jer nastaju
nepotrebni troškovi skladištenja i zaliha, a vezani kapital u zalihama
smanjuje likvidnost. Pored toga postoji opasnost zastarijevanja,
kvarenja, gubitaka materijala i opasnost pojave nekurentnih zaliha.
Planiranje zaliha predmeta rada omogućava smanjivanje vezanog kapitala
u zalihama, te usklađivanje zaliha sa potrebama poduzeća i situacijom na
tržištu. Za potrebe planiranja potrebno je poznavati ukupne planske
potrebe, prošlu potrošnju, stanje zaliha, količine zalihe i sustav nabavljanja
pojedinih skupina materijala.
Polazište u planiranju zaliha predmeta rada su pokazatelji prosječnih
količina i vrijednosti zaliha u prošlom razdoblju, te pokazatelji koeficijenta
obrtaja pojedinih vrsta predmeta rada.
Razlikujemo raspoložive i rezervirane količine zaliha.
Raspoloživu količinu zaliha pojedinih predmeta rada moramo izračunati
ako je dio zalihe rezerviran za neku planiranu namjenu i / ili ako još nisu
dospjeli rokovi isporuke pojedinih narudžbi u tijeku.
Rezervirana količina zalihe odnosi se na dio zalihe s kojim se ne može
raspolagati jer je namijenjen za konkretne potrebe unutar planskog
razdoblja. Rezerviranje materijala ima smisla kad kupci zahtijevaju
isporuke u kratkim rokovima. Ponekad je potrebno privremeno osloboditi
takve zalihe za redovitu potrošnju ako se pojave smetnje u opskrbi, ili ako
zbog zastoja treba promijeniti plan proizvodnje.
NORMATIVI ZALIHA PREDMETA RADA
Normativi zaliha predmeta rada predstavljaju određene količine
materijala, dijelova, sklopova i / ili trgovačke robe unutar kojih se
moraju kretati zalihe kako bi se osiguralo nesmetano odvijanje
procesa reprodukcije, tj. da bi se zadovoljili zahtjevi sigurnosti
opskrbe, a isto tako i ekonomičnosti.
Egzaktno utvrđeni normativi zaliha predmeta rada omogućuju:
- odvijanje procesa reprodukcije uz racionalne zalihe i racionalno
korištenje skladišnog prostora,
- realno planiranje obrtnih sredstava, planiranje kamata i troškova
osiguranja predmeta rada,
- primjenu i funkcioniranje adekvatnih sustava nabavljanja,
- bolju kontrolu i analizu zaliha predmeta rada.
SIGURNOSNA ZALIHA
Sigurnosna zaliha služi za pokrivanje potreba samo u slučajevima kada
dođe do veće potrošnje predmeta rada nego što je planirano (zbog škarta
u proizvodnji, zbog korištenja predmeta rada neadekvatne kakvoće, ili
dimenzija), u slučaju kašnjenja isporuka, isporuka na krivom mjestu,
isporuka pogrešnog materijala i sl. Ona dakle služi za zaštitu od rizika i
iznenađenja.
SIGNALNA ZALIHA
Signalna zaliha je količina zalihe kod koje treba započeti proces nabavljanja
kako bi pravodobno nadopunili zalihu, kako tijekom nabavljanja ne bi
morali koristiti sigurnosnu zalihu.
MAKSIMALNA ZALIHA
Maksimalna zaliha je normativ koji su u literaturi ne može tako precizno
definirati kao ostali normativi zaliha. Maksimalna zaliha je gornja granica
zalihe koju u pravilu ne treba prijeći. Zaliha do te granice je još uvijek
ekonomski opravdana s obzirom natroškove skladištenja i zaliha, te stupanj
sigurnosti zadovoljenja potreba korisnika.
MJERE ZA REDUKCIJU KOLIČINE ZALIHA
- centralno utvrđivanje potreba,
- centralizirano vođenje evidencija zaliha,
- eliminiranje međuskladišta,
- promjene konstrukcijskih rješenja,
- promjene procesa proizvodnje,
- eliminiranje prekomjernog rezerviranja materijala,
- uspostavljanje partnerstva sa dobavljačima,
- kooperacija u nabavi,
- skraćenje perioda nabavljanja,
- uspostavljanje konsignacijskih skladišta,
- prodaja nekurentnih i prekonormnih zaliha,
- sinkronizacija isporuke i potrošnje materijala.