Transcript Prezentacija PROVEDBA

Provedba grant projekata
www.algebra.hr
Uloge u projektu
Upravljanje projektom
Komunikacija
Čime sve treba upravljati
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Planiranjem aktivnosti
Koordinacijom provedbe projektnih aktivnosti
Ostvarivanjem ciljanih neposrednih rezultata
Vremenom
Novcem (proračunom) i novčanim tijekom
Projektnim timom
Dionicima projekta, odnosima i komunikacijom
Rizicima
Kvalitetom
Sekundarnom nabavom
Dokumentima
Način komunikacije
S ugovornim tijelom:
o Potiče se PISANA komunikacija (vezana uz
tehnička, financijska, pitanja nabave, izmjene
ugovora itd)
o Potiče se pismena komunikacija jer ostavlja
referentan trag i za korisnike i za ugovorno tijelo
o Opći uvjeti, čl. 2.2 Ugovorno tijelo može zatražiti
dodatne informacije u bilo kojem trenutku i ta se
informacija mora dati u roku od 30 dana od
zahtjeva
Način komunikacije
S partnerima i ostalim dionicima:
o Središnji projektni tim / širi tim
o Mjesečni sastanci
o Steering Committee
o Bilješke sa sastanka i potpisne liste
o Odgovorna osoba (management reports)
Zadatak
o Raspravite probleme koji su nastali u provedbi u
prethodnim projektima
Vježba 1: problemi
1. Korisnička ili partnerska institucija je promijenila
rukovoditelja, a novi ne podržava projekt
2. Voditelj projekta je otišao iz osobnih razloga
usred provedbe projekta
3. Partner kasni s provedbom svog dijela aktivnosti,
ili je izvršavanje partnerovih aktivnosti loše, ili
partner ne želi više biti partner u projektu
4. Novčani tijek nije osiguran, projekt je
nesolventan
5. Neposredni rezultati projekta se ne postižu na
vrijeme (kašnjenja)
6. Slaba prisutnost ciljne skupine na edukacijskim
aktivnostima predviđenih projektom
7. Natječaj za sekundarnu nabavu robe po
otvorenom postupku nije bio uspješan
Grant ugovor
Grant ugovor
o Pravni (ugovorni) odnos
o Osnova je projektna prijava (samo dio I. Projekt Action)
o Samo je prijavitelj pravno / financijski odgovoran
ugovaratelju (partneri nisu)
o Ako je potrebno, dobrodošli su dodatni uzajamni
sporazumi s partnerima, koje u nekim
natječajima striktno postoje, dok ih u nekima
nema uopće
o Engleski jezik (ugovor, izvješće i sva
korespondencija)
Grant ugovor - sadržaj
Posebni uvjeti i prilozi:
I. Opis projekta (s logičkom matricom)
II. Opći uvjeti koji se primjenjuju na ugovore o
bespovratnim sredstvima za programe za treće
zemlje koje financira Europska zajednica
III. Proračun projekta
IV. Postupci dodjele ugovora
V. Standardni zahtjev za plaćanje i obrazac
financijske identifikacije
VI. Obrazac narativnog i financijskog izvješća
VII. Obrazac izvješća o činjeničnim nalazima i opis
posla za verifikaciju izdataka ugovora o
bespovratnim sredstvima za vanjske akcije koje
financira EZ
Dokumentiranje projekta
Troškovi
PDV
Plaćanja
Vođenje projektne dokumentacije
o Glavni registrator (ugovor, tablica tima projekta
opisi poslova, detaljni plan rada itd.)
o Outputi projekta
o Sastanci, visibility
o Financije (prema proračunu – budget headingu) sa
svim popratnim ugovorima, putnim nalozima i
ostalima
o Izvještaji projekta i sva službena komunikacija
uključujući realokacije
o Nabava
Primjeri dokumenata
o Svi dokumenti u svezi komunikacije s ugovornim
tijelom
o Potpisne liste sudionika na svakom događanju
(edukaciji, sastancima, konferencijama…)
o Evaluacijski upitnici od svakog sudionika događanja
i analize istraživanja
o Fotografije koje dokumentiraju aktivnosti
o Svi dokumenti u svezi vidljivosti
o Prezentacije i ostali radni materijali
o Zaključci, zapisnici, izvješća sa seminara,
konferencija, sastanaka, radionica itd.
Čuvanje dokumentacije
o Sve aktivnosti trebaju biti dokumentirane i
popraćene odgovarajućim dokumentima
o Dokumenti trebaju biti smješteni / držani uredno i
pristupačni u slučaju posjete u svrhu praćenja
o Svi dokumenti projekta (originali ili preslike)
trebaju biti na jednom mjestu – u instituciji
prijavitelja projekta (kopije s naznakom gdje se nalazi
original)
o Čuvanje evidencija: 7 godina nakon finalnog
plaćanja
Pravilo vidljivosti
o Korisnik mora promicati financiranje EU-a
o Bilo koji neposredni rezultat projekta će se
promicati koristeći odgovarajuće alate za
komunikaciju kao što je opisano u Smjernicama
o Mjere za vidljivost moraju udovoljavati pravilima
za vidljivost – vidjeti Smjernice na:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/do
cuments/communication_and_visibility_manual_
en.pdf
o Trošak koji nije popraćen pravilom vidljivosti,
može biti neprihvatljiv trošak
Prihvatljivost troškova
o Tokom provedbe projekta, svaki trošak smatra se
dakle prihvatljivim ili neprihvatljivim
o Svi neprihvatljivi troškovi se oduzimaju od ukupnog
iznosa projekta
o Novac koji nije potrošen iz proračuna projekta
mora se vratiti u EU (izravno utječe na stopu
apsorpcije IPA sredstava)
o Obveza je prijavitelja paziti na prihvatljivost svojih
troškova i načina na koji troši novac
Prihvatljivost troškova
Da bi bili prihvatljivi, troškovi moraju biti:
o Neophodni za provedbu projekta
o Navedeni u predviđenom cjelokupnom proračunu
akcije (ili kasnijim izmjenama)
o Nastali tijekom provedbe
o Mogući za utvrditi i provjeriti, osobito moraju biti
zabilježeni u računovodstvenim knjigama
o Komunicirani ugovornom tijelu izvještajem
Neprihvatljivi troškovi
Uobičajeni neprihvatljivi troškovi u IPA-i:
o PDV,
o Carine,
o Kupnja zemljišta,
o Bankovni troškovi,
o Tečajne razlike,
o Novčane kazne,
o Rabljena oprema,
o Doprinos u naravi...
Dokumentiranje ljudskih resursa
o Za zaposlenike: odresci od plaće na kojima se mora
vidjeti iznos bruto 2 plaće (ako se ne vidi treba
dopisati) (bruto 1 + 17,2%)
o Ugovori za sve novozaposlene / vanjske suradnike /
stručnjake / firme
o Računi, ako je to primjenjivo
o Evidencije o vremenu na projektu / time sheets
(osim za osobe angažirane na 100% u projektu)
o Dokaz o isplati plaće (s porezima i doprinosima) ili
ugovora / računa (izvodi iz plaćanja)
Putovanja i dnevnice
o EU dnevnice uobičajeno pokrivaju smještaj, hranu,
lokalni prijevoz (ref: prilog)
o Obrazac za putni nalog – preporuča se obrazac iz
Narodnih novina, vrijede sva pravila Zakona o radu
o U slučaju da dnevnice prelaze neoporezivi iznos –
trebaju se platiti porezi i doprinosi (kao dohodak), a
za osobe koje nisu zaposlene – dnevnica se može
pokriti preko ugovora o djelu
o Putovanja: moguće je koristiti javni prijevoz
(potrebna je karta)
o U slučaju korištenja automobila, korisnik može
slobodno odabrati korištenje službenog ili privatnog
automobila za putovanja u sklopu projekta
Dokumentiranje putovanja
o Najčešće 0,25 Euro po km
o Uključeno: cestarina, troškovi tunela, troškovi
trajekta, gorivo i amortizacija
o Dokumentiranje putovanja: putni list s kilometrima
koje je automobil prošao,
o U putnom nalogu mogu se navesti svi troškovi
putovanja, međutim prihvatljivi iznos će biti onaj koji
je pokriven proračunom projekta
o Dokumentiranje putovanja: putni nalog i kratki
izvještaj s putovanja, dokaz o plaćanju
Ostali troškovi
o Dokumentiraju se fakturama
o Plaćanje troškova bi idealno trebalo obaviti izravno
s projektnog računa ili just-in-time prijenosom na
osnovni račun netom prije nego bi se isplata
napravila
o U slučaju da partner snosi troškove, prijenos
sredstava se mora obaviti neposredno prije nego što
partner treba potrošiti taj iznos (primjer: plaće, ostali
troškovi)
o Svi troškovi moraju nastati prije kraja ugovora
(izuzeci su troškovi revizije i evaluacije / troškovi
vezani uz pripremu finalnog izvještaja), a biti plaćeni
najkasnije prija slanja izvještaja / revizije
Administrativni troškovi
o Neizravni troškovi projekta
o Paušal od najviše 7% odnosno točno onoliko koliko
je definirano posebnim uvjetima ugovora
o Prihvatljiv iznos administrativnih troškova izračunat
će se zajedno sa završnim izvješćem
o Tek onda kad se potvrdi prihvatljivost svih direktnih
troškova, odredit će se iznos tih administrativnih
troškova
o Administrativni troškovi se ne prikazuju u
kvartalnim izvješćima
o Preraspodjele između administrativnih troškova i
ostalih proračunskih stavki nisu dozvoljene
Administrativni troškovi
o Ne mogu se koristiti za pokrivanje onih izravnih
troškova akcije koji su spomenuti u gornjem dijelu
proračuna
o Svi troškovi koje prijavitelj/partner treba za
administriranje projekta, to su režijski troškovi
(telefon, struja, uredski materijal, najamnina itd.),
moraju biti u skladu s uvjetima prihvatljivosti
troškova
o Administrativne troškove ne treba navoditi u
izvješću, niti treba poslati dokaze o njima
o Međutim, svi troškovi trebaju biti evidentirani u
računovodstvenim evidencijama (gdje se odlažu
računi)
Tretman PDV-a
o PDV nije prihvatljiv trošak, osim ako ga korisnik (ili
njegovi partneri) ne može povratiti, a primjenjiva
pravila odobravaju pokrivanje poreza (Opći uvjeti,
članak 14.6.):
o Korisnička institucija će službenim pečatom ovjeriti
Posebne uvjete ugovora o bespovratnim sredstvima i
dati ga korisniku nakon potpisivanja svakog ugovora o
bespovratnim sredstvima
o Korisnik bespovratnih sredstava bi tad trebao
pripremiti preslike primljenih Posebnih uvjeta za
svakog podizvođača i ovjeriti ih svojim službenim
pečatom svaki puta kada oslobađa dobavljača od
PDV-a
Tretman PDV-a
o Ta ovjerena preslika je važeći dokument za
knjiženje dobavljaču (u evidenciji dobavljača)
o Pravna osnova: Pravilnik o porezu na dodanu
vrijednost 149/09 i obrazac za izvještaj
o Korisnik bespovratnih sredstava mora voditi
evidenciju o tome koje je sve dobavljače oslobodio
PDV-a i predati informaciju nadležnom ministarstvu
temeljem izvještaja koji se nalazi u Pravilniku
odnosno u provedbenom paketu
o Rok za slanje: do kraja svake kalendarske godine
o Pogledati Pravilnik i Obrazac tog izvještaja
Plaćanja na projektu
o Avans: 80% od troškova prve godine
o Interim plaćanja: ako projekt traje duže od godinu
dana
o Finalno plaćanje: 20% od granta
o Ovisno o ugovornom tijelu, programu i sl., tranše
plaćanja se razlikuju
o Plaćanja izvršava ugovorno tijelo
o Rok za plaćanje je 45 dana od primitka valjanog
zahtjeva (i odobrenog financijskog izvještaja)
Izvješćivanje
Obveza izvješćivanja
o Postoje narativni, financijski izvještaj i prilozi
o Narativni dio treba sadržavati detaljni opis svih
aktivnosti
o Financijski dio treba pokrivati sve troškove nastale
od početka provedbe projekta do kraja
izvještajnog razdoblja
o Obrasci su dani u prilogu VI grant ugovora
o Obveza izvješćivanja dana je u čl.4 posebnih uvjeta
ugovora
Vrste izvještaja
o Izvještaj o napretku, interim i finalni izvještaj
o Privremeno (interim) narativno i financijsko
izvješće pokriva prvih 12 mjeseci od početka
provedbe projekta
o Primjenjuje se samo na projekte koji traju više od
12 mjeseci (ili ako je tako definirano u Posebnim
uvjetima ugovora)
o Rok za slanje je mjesec dana nakon završetka
razdoblja (do kraja 13-og mjeseca provedbe)
o Završno narativno i financijsko izvješće i prilozi su
obvezni na kraju SVAKOG projekta
Dodatni izvještaji
o Može eventualno biti dodana obveza mjesečnog,
kvartalnog ili četveromjesečnog izvještavanja
o Ugovorno tijelo bi trebalo specificirati ovu obvezu
u posebnim uvjetima ugovora (čl.4), no često to
nije slučaj, korisnike se moli da dostave dodatne
izvještaje
o Ova dodatna obveza može sadržavati samo
narativno izvješće ili pak i financijsko
Tečaj KUNA/EURO
o Za sve ukupne troškove izvještajnog razdoblja,
treba se ubaciti prosječni tečaj tog razdoblja
o Tečajevi koji se moraju koristiti su oni koji
objavljuje Europska komisija. Vidjeti:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?La
nguage=en)
o Kod unošenja tečaja za svaki trošak treba se
unijeti isti broj (s 6 decimalnih mjesta) u sve retke
jednog izvješća
o Iznos trošenja projekta u eurima biti će poznat tek
na kraju !
Promjene ugovora
o (Opći uvjeti, čl. 9.2) Ugovaratelj mora biti
napismeno obaviješten u slučaju bilo kakve
promjene aktivnosti ili proračuna
o Promjene ugovora mogu biti: male i značajne
o Kad su promjene male: korisnik je slobodan
provesti malu promjenu i o tome obavijestiti
ugovorno tijelo e-mailom
o Ukoliko korisnik nije siguran da li je promjena koju
ima velika ili mala, može konzultirati ugovorno
tijelo prije provođenja promjene
Financijske promjene ugovora
o Mala promjena ako je financijski učinak:
o 100% prijenos unutar istog proračunskog
poglavlja, ili
o prijenos između poglavlja koje ne prelazi 15%
vrijednosti izvornog proračunskog poglavlja
o Bez addenduma mogu se dodati nove proračunske
stavke, a postojeće izbrisati
Male promjene ugovora
o Ugovaratelj mora biti napismeno obaviješten u
slučaju bilo kakve manje promjene aktivnosti ili
proračuna (broj računa, revizor, manje izmjene
aktivnosti)
o Ugovorna tijela obično propišu proceduru i
obrasce koje treba koristiti radi lakše komunikacije
• Pismo obavijesti s obrazloženjem promjene
• Obrazac realokacije proračuna s naznačenim
izmjenama
o Primjer realokacije:
• Unutar proračunskog poglavlja (1)
• Između različitih proračunskih poglavlja (2)
Velike promjene ugovora
o Promjena se može provesti na dan kad zadnja
strana potpiše dodatak ugovoru
o Bilo kakav dodatak ugovoru koji značajno mijenja
proračun mora uključivati novi proračun koji
prikazuje kako se cjelokupna raščlamba proračuna
prvotnog ugovora izmijenila ovim dodatkom (i bilo
kojih prethodnih dodataka)
o Zahtjev treba predati Ugovornom tijelu najkasnije
1 mjesec prije nego želi da promjene stupe na
snagu (u decentraliziranom sustavu preporuka je
da pošalje i prije)
Velike promjene ugovora
o Addendum ugovora: izmjena trajanja projekta,
proračunske izmjene iznad 15%, značajne izmjene
aktivnosti projekta itd.
o Primjer proračunske realokacije iznad 15% (3)
o Svaki zahtjev uvijek se pregledava (postotno) u
odnosu na originalni proračun
o Primjer addenduma zbog realokacije proračuna
(veće od 15% poglavlja)
o Obrazac addenduma
Nedozvoljene promjene ugovora
o Iznos bespovratnih sredstava definiran u ugovoru
se ne može povećati tokom provedbe
o Nisu dozvoljene retroaktivne promjene
o Osnovna svrha ugovora ne smije se mijenjati
o Zahtjev ne smije prouzročiti promjene prvobitnih
uvjeta natjecanja !!!
Uvod u javnu nabavu i načela
Što je javna nabava?
Svi korisnici ugovora o bespovratnim sredstvima
smatraju se obveznicima javne nabave.
• Nabava financirana iz ugovora o bespovratnim
sredstvima naziva se sekundarna nabava
• Javna nabava na EU financiranim projektima
utvrđena je Praktičnim vodičem kroz procedure
ugovaranja pomoći EZ trećim zemljama (PRAG)
• PRAG propisuje oblik nabave, procedure nabave i
načela koja se moraju poštivati prilikom pisanja
natječajne dokumentacije i provedbe javne nabave.
PRAG zamjenjuje nacionalna pravila javne nabave!
Sekundarna javna nabava je ugovorna
obveza
 Vođena je procedurama definiranim u dodatku
IV grant ugovora (Annex IV) i principima koji se
moraju poštovati u provedbi definiranih
procedura
 Dodatne poveznice na javnu nabavu navode se
u Općim pravilima (General Conditions) grant
ugovora i PRAG-u (Praktični vodič kroz
procedure ugovaranja pomoći EU trećim
zemljama)
 http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedure
s/implementation/practical_guide/index_en.ht
m
Annex IV : Procurement by Grant
Beneficiaries
Definira principe koji se moraju poštovati kako bi
nabava bila valjana:
1. opći principi
2. principi prihvatljivosti
3. pravila
zajednička
svim
natječajnim
procedurama
Nepoštivanje jednog ili više principa vodi ka
neprihvatljivom trošku (Art. 1: expenditure in
question is not eligible for funding)!
OPĆA NAČELA
Ugovor mora biti dodijeljen:
 Ekonomski najprihvatljivijoj ponudi u odnosu na
kvalitetu - best price quality ratio
 Transparentno - principles of transparency
 Bez izazivanje tržišne distorzije - priciples of fair
competition
 Bez sukoba interesa - conflict of interest
ŠTO JE SUKOB INTERESA?
PRAG 2.3.6.: Bilo koja tvrtka ili stručnjak koji sudjeluje u
pripremnim aktivnostima za potrebe projekta mora biti
isključen/a iz natječaja na temelju pripremnih radnji u kojim je
sudjelovao/la, osim ukoliko ne dokaže ugovornom tijelu da
njihova uključenost u prethodne radnje nije predmet ne-fer
tržišne utakmice.
PRAG 2.8.2: Bilo koji član odbora za ocjenjivanje ili promatrač
koji ima potencijalni sukob interesa sa bilo kojim ponuđačem
mora se odmah izjasniti i povući iz odbora za ocjenjivanje.
PRAG 2.3.6.: Sukob interesa smatra se svaka situacija u kojoj je
onemogućeno nepristrano i objektivno funkcioniranje iz razloga
koji uključuju obitelj, emotivni život, političke i nacionalne
afinitete, ekonomske interese ili bilo koje druge zajedničke
interese sa korisnikom.
NAČELA PRIHVATLJIVOSTI
Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria):
 Teritorijalni pristup (Nationality): natječaj je otvoren
svim pravnim i fizičkim osobama, pod jednakim
uvjetima, iz EU 27 + EEA/zemlje kandidatkinje/ili
zemlje korisnice IPA programa
Teritorijalni pristup se ne primjenjuje na stručnjake
(fizičke osobe) predložene od strane tvrtke (stručnjaci
unutar ugovora o pružanju usluga).
NAČELA PRIHVATLJIVOSTI
 Temeljem porijekla (Rule of Origin): oprema mora
potjecati iz EU 27 + EEA/zemlje kandidatkinje/ili
zemlje korisnice IPA programa
Certifikat o podrijetlu mora se dostaviti za sve
komade opreme čija je jedinična cijena veća od
5000 €.
Što je porijeklo?
Derogacija od pravila je potrebna kada se oprema
ne proizvodi u navedenim zemljama a zamjena
traženog modela nije adekvatna
prethodno
odobrenje ugovornog tijela
NAČELA PRIHVATLJIVOSTI
Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria)
 Ako se utvrde razlozi za automatskim odbacivanjem
ponuditelja (Grounds for exclusion – PRAG 2.3.3.):
natjecatelj mora biti isključen iz natječajne
procedure ako je bankrotirao, ako su im poslovi
predmet sudskog postupka, osuđeni su zbog
zakonskog
prekršaja,
nisu
platili
obveze
davanja/poreza, ……
 Temeljem razloga za automatskim odbacivanjem
ponude (Grounds for exclusion): ukoliko postoji
sukob interesa; ukoliko je natjecatelj pružio lažne
podatke ili nije dostavio dokaze
PRAVILA ZAJEDNIČKA SVIM NATJEČAJNIM PROCEDURAMA
1. Natječajna dokumentacija mora biti napisana u skladu sa
najboljom međunarodnom praksom (in accordance with
the best international practice)
2. Vrijeme predviđeno za dostavu ponuda mora biti
dostatno dugo kako bi zainteresirani ponuditelji mogli
pripremiti i dostaviti svoje ponude.
3. Svi zahtjevi za sudjelovanjem u natječaju i sve ponude
koje se pokažu zadovoljavajuće moraju biti evaluirane i
rangirane od strane odbora za ocjenjivanje ponuda
temeljeći
se
na
razlozima
za
odbijanjem
ponuda/ponuditelja (exclusion), kvalifikacijskih kriterija
(selection criteria) i kriterija za dodjelu natječaja (award
criteria).
4. Evaluacijski odbor: najmanje tri člana (neparan broj),
tehnički i administrativni kapacitet dostatan za davanje
mišljenja o ponudama
Koraci u javnoj nabavi
NABAVA
Sam proces nabave, neovisno o vrsti i iznosu nabave,
sastoji se od tri glavne faze
izrada
natječajne
dokumentacije
provedbe
natječaja
postupak
ugovaranja
NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA
 dokumentacija koju sastavlja ugovaratelj (tj. grant
korisnik)
sadrži sve dokumente potrebne za
pripremu i dostavljanje ponude
 uključuje opise posla (usluge), tehničke specifikacije
(oprema), troškovnike (radovi)
ŠTO NIJE NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA?
 Tender / natječaj NIJE pojedinačna proračunska
linija iz ugovora o bespovratnim sredstvima
 Natječaj je skup stavki koje se mogu kupiti na
jednom mjestu (generičkih sličnih stavaka)
 umjetno dijeljenje natječaja kako bi se izbjegla
pravila nabave je ZABRANJENO
SRODNE NABAVE POSTAJU DIO JEDNOG
NATJEČAJA!
Annex III. Budget for the Action1
All Years
Unit
# of
units
3.2.1 Notebook computer
Per unit
10
850,00
8.500,00
3.2.2 Personal computer
Per unit
10
650,00
6.500,00
3.2.3 Monitor
Per unit
10
250,00
2.500,00
3.2.4 Printer
Per unit
10
400,00
4.000,00
Costs
Unit rate
(in EUR)
Costs
(in EUR)3
3. Equipment and supplies7
3.1 Purchase or rent of vehicles
3.2 Furniture, computer equipment
3.3 Machines, tools…
3.4 Spare parts/equipment for machines,
tools
= jedan natječaj
3.5 Other (please specify)
Subtotal Equipment and supplies
21.500,00
ŠTO JE NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA?
NABAVA OPREME
 Prije raspisa tehničkih specifikacija
tržišta (Market Study)
istraživanje
ANALIZA TRŽIŠTA
Potrebno je dokazati:
 prihvatljivost ponuditelja (teritorijalni pristup)
 prihvatljivost opreme (pristup podrijetla)
 prosječnu cijenu tražene opreme/radova
ŠTO UKLJUČUJE PROSIJEČNA CIJENA?
ANALIZA TRŽIŠTA
Što se sve želi od potencijalnih dobavljača:
 samo oprema koju će osobno podići kod dobavljača?
 dostava opreme na nekoliko lokacija?
 instalacija i testiranje opreme?
 edukacija o radu na opremi?
 dodatnu garanciju?
 dostupnost rezervnih dijelova u sljedeće dvije
godine?
SVE DODATNE USLUGE PODIŽU CIJENU NABAVE!
 Analiza tržišta omogućuje da se usporedi tržišna
cijena nabave i cijenu jedne takve potencijalne
ponude sa aneksom III. grant ugovora
NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA – OPREMA/RADOVI
Tehničke specifikacije NE SMIJU:
 sadržavati imena proizvođača (tzv. brand)
pogodovanje
određenim dobavljačima (kršenje
načela fer tržišnog natjecanja)
 biti krojene specifično za nekog proizvođača (kršenje
načela fer tržišnog natjecanja)
 biti suviše restriktivne definirati minimum kriterija
koje tržište može ponuditi a
zadovoljava
vaše
potrebe
 Sugestija: kod operativnih sustava i sličnih nabava
koristiti izraz „or equivalent”
Ako je nabava tehnički kompleksna i niste dovoljno
stručni/sigurni u TS, zatražite pomoć vanjskog
stručnjaka!
NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA - USLUGE
Opis poslova treba:
 Sadržavati sve relevantne informacije potrebne
ponuditelju da procijeni svoj input i cijenu
 Sadržavati opis projekta (grant), opis traženih usluga
(sekundarni ugovor), vremenski period izvršenja,
obveze izvještavanja, način komunikacije s
korisnikom, područje izvršenja (zemljopisno), …
 Global price vs. fee based
Najvažniji dio opisa poslova (načela javne nabave) su
zahtjevi u odnosu na stručnjake: kvalifikacije i vještine
kriteriji koje ponuditelj mora ispuniti
paziti da ne budu „tailor made”
realno procijeniti koja su znanja potrebna da se
određeni posao iznese (diploma vs. certifikati?)
NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA
OPREMA/RADOVI/USLUGE
Model ugovora nalazi se u pozivu za natjecanje:
1. upute ponuditeljima
2. nacrt ugovora i posebni uvjeti
3. (opći uvjeti)
4. tehničke specifikacije / opis poslova
5. razrada proračuna
6. opće informacije – obrazac administrativne
usklađenosti / evaluacijski obrazac
7. Deklaracija ponuditelja
OVO JE UOBIČAJENA FORMA NATJEČAJNE
DOKUMENTACIJE – ALI NIJE NUŽNO JEDINA!
NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA
OPREMA/RADOVI/USLUGE
NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA mora sadržavati
osnovne informacije:
 Rok za dostavu ponuda
 Tražene usluge (predmet natječaja) i datume
izvršenja
 Kriterije za sudjelovanjem u natječaju (nacionalnost,
podrijetlo, pravo isključenja ponuditelja/ponuda)
 Kriterije za dodjelu natječaja
 Sadržaj ponude
 Uvijete natječaja (pojašnjenje natječajnih uvjeta)
PROVEDBA NATJEČAJA
Koraci u javnoj nabavi
1. odabir natječajne
procedure
2. objava nabave
3. sastavljanje evaluacijskog odbora
4. zaprimanje ponuda
5. evaluacija ponuda
6. odabir ponuditelja i
prikupljanje dokumentacije
Potpisivanje ugovora
Usluge
Roba
Radovi
≤
10.000,
00 €
Jedna
ponuda
10.000,00 – 200.000,00 €
≥ 200.000,00 €
Procedura pregovaranja
Framework contracts
Međunarodni
ograničeni natječaj
10.000,00 – <
60.000,00 €
Pregovaranje
≥60.000,00 ≤150.000,00 €
lokalni
otvoreni
natječaj
≥ 150.000,00 €
Međunarodni
otvoreni natječaj
10.000,00 –
300.000,00 €
Procedura
pregovaranja
≥300.000,00 –
5.000.000,00 €
Lokani
otvoreni
natječaj
> 5.000.000,00 €
- Međunarodni
otvoreni natječaj
- Međunarodni
ograničeni natječaj
Postupak jedne nabave
 najjednostavnija procedura (za sve vrste nabava
ispod 10.000 eura)
 korisnik podugovara dobavljača/izvođača prema
svom izboru
načelo najveće vrijednosti za
novac
 načela prihvatljivosti dobavljača/izvođača i
načelo prihvatljivosti podrijetla opreme mora se
poštovati
Pregovarački postupak – 3 ponude
 Natječaj nije javno objavljen
 Pozivaju se direktno tri natjecatelja po izboru
korisnika
šalje im se potpuna natječajna
dokumentacija
 ocjenjivanje se provodi na isti način kao i kod svih
drugih natječaja (administrativna, tehnička i
financijska provjera)
 ukoliko pristigne samo jedna ponuda koja
ispunjava
tražene
kriterije
natječajne
dokumentacije, ugovor se može zaključiti
Otvoreni postupak – objava natječaja
 Natječaj je javno objavljen (oglas u novinama,
internet stranica) – publicitet
 lokalni vs. međunarodni (mjesto objave)
 natječajna dokumentacija na engleskom jeziku
 natječaj se sastoji od dva dijela: obavijest o
nabavi (Procurement Notice) i natječajna
dokumentacija (Tender Dossier)
 Može biti jednostupanjski (oprema i radovi) ili
dvostupanjski natječaj (usluge)
Otvoreni postupak – objava natječaja
Jednostupanjski natječaj (oprema i radovi):
 istovremeno se objavljuje obavijest o nabavi
(PN) i natječajna dokumentacija (TD)
 ponuditelji dostavljaju dokaze o zadovoljenju
selekcijskih kriterija i svoju ponudu istovremeno
 Dodjela natječaja: ponuditelj koji je zadovoljio
kriterije i koji je dostavio najjeftiniju ponudu
(minimum kriterija iz TS je zadovoljen)
Otvoreni postupak – objava natječaja
Dvostupanjski natječaj (usluge):
 objavljuje se obavijest o nabavi (PN): predmet
nabave, cijena nabave i selekcijski kriteriji – rok
za dostavu iskaza interesa
 ponuditelji dostavljaju dokaze o zadovoljenju
selekcijskih kriterija
 procjenjuju se dostavljeni iskazi interesa i
kriteriji (prvi stupanj evaluacije)
samo
ponuditelji koji su zadovoljili kriterije pozvani su
na daljnje sudjelovanje u natječaju (šalje im se
cijela natječajna dokumentacija)
 drugi stupanj evaluacije
pristigle ponude i
odabir ponuditelja u odnosu na cijenu i kvalitetu
Koliko procedure moraju trajati?
“Dovoljno dugo da zainteresirani ponuđači stignu
pripremiti ponudu”
Aneks IV. grant ugovora: 3. načela zajednička svim
procedurama
Natječajna dokumentacija mora
biti napisana u skladu sa najboljom međunarodnom
praksom.
 korisnik
sam
procjenjuje
na
temelju
kompleksnosti predmeta nabave
 poštovati minimum rokova kako ih propisuju
financijska regulativa Europske unije i PRAG (ne
ispod 30 dana)
Evaluacija ponuda
Neovisno o vrsti nabave i natječajnoj proceduri sve
evaluacije imaju isti postupak ocjenjivanja