Transcript ลักษณะของสำนักงาน

278206
Application of Software Package in Office
บทที่ 2
ความรู้ พนื้ ฐานเกีย่ วกับสานักงาน
และซอฟต์ แวร์ สานักงาน
อ.ธารารั ตน์ พวงสุวรรณ
[email protected]
สานักงาน (Office)
• สํานักงานเปรี ยบเสมือนสถานที่ในการทํางาน บริ หารงาน จัดการ
เกี่ยวกับข อมูลและเอกสาร
• ประกอบด วยบุคลากร อุปกรณ และแผนงาน เพื่อให การ
ทํางานบรรลุ
วัตถุประสงค เดียวกัน
• เป นหัวใจในการทํางานของการบริ หารงานทัว่ ๆไป เช น งานบัญชี
งานการเงิน งานสารบรรณ เป นต น
ความหมายของสานักงาน (Office)
• สานักงาน แปลว า ที่พกั ที่อาศัย ที่ทาํ การ แหล งสถาบัน หรื ออาคาร
ที่ใช้เป นที่ทาํ งาน(พจนานุกรมไทย พ.ศ. 2530)
• สานักงาน หมายถึง ที่สาํ หรับบริ หารงาน จัดการเกี่ยวกับข อมูลและ
เอกสาร โดยมีการรวบรวม บันทึก
และประมวลผลให ได ข
อมูลที่เป นประโยชน และมีความหมาย และเป นที่ที่มี
รู ปแบบการทํางานเป็ นระเบียบแบบแผนแน นอน สํานักงานประกอบด
วยบุคลากรที่ใช้ วัสดุ อุปกรณ และระเบียบวิ ธีปฏิบตั ิงาน ในอันที่
จะทําให องค กรสามารถดําเนินการธุรกรรมต าง ๆ ได บรรลุ
ตามวัตถุประสงค (แววตา เตชาทวีวรรณ)
ความหมายของสานักงาน (Office)
• สานักงาน หมายถึง สถานที่ปฏิบ ั ติงานของผู บริ หาร หรื อหมายถึง
สถานที่ดาํ เนินงานหนังสื อ งานเอกสาร หรื องานข าวสารข อมูล
(พรรณี ประเสริ ฐวงษ )
• สานักงาน คือ สถานที่ที่ มีการโต ตอบจดหมาย การจัดเตรี ยมแบบ
ฟอร มและรายงานการจัดเก็บเอกสาร และการบริ หารงานเอกสาร
(Keeling and Kallaus)
หน้ าทีแ่ ละบทบาทของสานักงาน
• หน าที่ของและบทบาทของสํานักงานในแต ละแห งมีความแตกต
างกันตามแต ประเภทของงาน
• ส วนใหญ แล วหน วยงานภายในองค การจะดําเนินการ
เกี่ยวกับงานสารสนเทศขององค กร เกี่ยวข องกับงานการวางแผน
การควบคุมดําเนินการ
• ให บริ การเกี่ยวกับสารสนเทศทุกชนิดขององค กร
• และบริ การสิ่ งอํานวยความสะดวกในการปฏิบตั ิงานให ส่ วนงาน
ทั้งหมดขององค กร เพื่อให ดําเนินงานอย างมีประสิ ทธิภาพ
หน้ าทีแ่ ละบทบาทของสานักงาน
• บทบาทของสํานักงานได เป น 2 ระดับ
–ระดับพื้นฐาน
–ระดับสูง
หน้ าทีแ่ ละบทบาทของสานักงาน
• บทบาทระดับพืน้ ฐาน (Primary Functions)
– งานที่เกี่ยวกับเอกสาร(Paperwork)
– งานติดต อสื่ อสารและการประชาสัมพันธ (Communication and Public
Relation)
– งานจัดให มีสิ่งอํานวยความสะดวกทางภายภาพในสํานักงาน(Facilities)
– งานวิเคราะห และจัดระบบงาน(System Analysis and Operation
Management)
– งานควบคุมระบบงานในสํานักงาน(Control)
– งานบริ หารทรัพยากรมนุษย (Human Resource Management)
– งานการเงินและบัญชี(Finance Management)
หน้ าทีแ่ ละบทบาทของสานักงาน
• บทบาทระดับสู ง (Secondary Functions)
– คือการร วมมือกันระหว างสํานักงานกับแผนกต าง ๆ ในองค
กร
– ในการให บริ การเป นสํานักงานย อยในแผนกต าง ๆ
– เพื่อให การบริ การที่สะดวก และรวดเร็ วต อแผนกต าง ๆ
– รวมถึงการประสานงานอย างใกล ชิดกับฝ ายบริ หาร
– ในการรวบรวม จัดเก็บวิเคราะห และนําเสนอข อมูลเพื่อใช
ในการตัดสิ นใจ การวางแผนและจัดทํานโยบายต าง ๆ ขององค
กรเพื่อรองรับการขยายตัวของสํานักงานในอนาคต
ความสําคัญของสํานักงาน
• สํานักงานเปรี ยบเสมือนศูนย รวมของการทํางานทุกอย าง
• ไม ว าจะเป นการติดต อประสานงานกับหน วยงานภายนอก
หน วยงานภายใน
• กระทัง่ การจัดทําเอกสารต าง ๆ เพื่อคอยอํานวยความสะดวกต่อ
พนักงานภายในองค กร
• กิจกรรมต าง ๆ ไม ว าจะส งผลดี หรื อผลเสี ยต อองค กร
ขึ้นอยู กับการจัดระบบการทํางาน หรื อที่เรี ยกว า การบริ หารงาน
ภายในสํานักงาน
• ดังนั้นทุกองค กรควรต อง บริ หารงานในสํานักงานให มี
ประสิ ทธิภาพมากที่สุด
ความสําคัญของสํานักงาน
•
•
•
•
เป
เป
เป
เป
นศูนย
นศูนย
นศูนย
นศูนย
กลางรับส งข อมูล
กลางความจํา
กลางการบริ การ
กลางในการตัดสิ นใจ
*** การบริ หารงานสํานักงานจึงต องอาศัยความรู ความสามารถ ประสบ
การณ และยุทธวิธี(Tactic) ที่ชาญฉลาด
องค์ประกอบของสํานักงาน
• อาคารสถานที่
• เครื่ องใช สํานักงาน
• ผู ปฏิบตั ิงาน
1. ผู บริ หารระดับสูง(Top Management) ทําหน าที่วางแผนยุทธศาสตร ระยะ
ยาว
2. ผู บริ หารระดับกลาง(Middle Management) ทําหน าที่วางแผนการบริ หาร
3. ผู บริ หารระดับล าง(Lower Management) ทําหน าที่วางแผนระดับ
ปฏิบตั ิการ
4. ระดับปฏิบตั ิการ(Operation Employee) ทําหน าที่ปฏิบตั ิการ
ลักษณะของสานักงาน
•
•
•
•
Traditional Office
Virtual Office
Mobile Office
Home Office
ลักษณะของสานักงาน
• Traditional Office
ลักษณะของสานักงาน
• Virtual Office
– เป นสํานักงานที่ไม เน นที่ต้ งั เน นการทํางานผ านระบบออน
ไลน
– สํานักงานเสมือนจึงทําให คนจํานวนหนึ่งสามารถทํางานร วมกันได
โดยไม ต องใช สถานที่เป นหลักแหล่ง
– อาศัยเครื่ องมือที่ทนั สมัยเข ามาช วยในการติดต อสื่ อสาร
– เมื่อผนวกสํานักงานเสมือนเข ากับระบบอินเทอร เน็ตทําให
สํานักงานเสมือนสามารถให บริ การได ตลอด24 ชัว่ โมง
– และยังสามารถทําธุรกิจในระดับนานาชาติได อย างง าย
ลักษณะของสานักงาน
• Virtual Office
• เทคโนโลยีที่สามารถนามาใช งานร วมกับสานักงานเสมือน
1. เครื่ องคอมพิวเตอร
2. โทรศัพท มือถือ
3. โมเด็ม
4. โทรศัพท
5. โทรสาร
6. อินเทอร เน็ต
ลักษณะของสานักงาน
• Mobile Office
– ตามความหมายจริ ง ๆ แล้วไม ได หมายถึงสํานักงานที่
สามารถเคลื่อนย ายไปไหนมาไหนก็ได
– แต เป นการลดงบประมาณในการดําเนินงาน
– การขายในลักษณะที่เรี ยกว า Mobile Office นั้นได แก การ
นําสิ นค า และบริ การ ไปให บริ การแก ลูกค าที่อยู ไกล
ออกไป
– ทําให สะดวกต อลูกค า ทําให ลูกค าไม ต อง
เดินทางมายังสํานักงาน
ลักษณะของสานักงาน
• Mobile Office
ลักษณะของสานักงาน
• Home Office
–การประยุกต์บ านให เป นที่ทาํ งาน
–ช วยลดต นทุนเป นอย างมาก
–การทํางานภายในบ านทําให มีอิสระในการทํางานเป
น อย างสูง
–เป นการเริ่ มต นธุรกิจสําหรับบุคคลที่มีทุนน อย
ลักษณะงานในสานักงาน
ลักษณะงานส่ วนใหญ่ของสํานักงานจะประกอบไปด้วยงานพิมพ์
งานโต้ตอบจดหมาย งานคํานวณ งานออกแบบและวางแผน
มีลกั ษณะเป็ นงานเอกสาร ( paper work)
งานสํานักงานเป็ นงานอํานวยความสะดวก หรื อสนับสนุนผลงานของ
หน่วยงานอื่น ๆ ในสํานักงานให้มีประสิ ทธิภาพมากขึ้น
• งานสํานักงานเป็ นงานที่ช่วยให้บริ การ หรื อเสริ มงานหลักอื่น ๆ ของ
สํานักงาน เช่น งานประชาสัมพันธ์
•
•
•
•
ลักษณะงานในสานักงาน
• ปริ มาณงานสํานักงานขึ้นอยูก่ บั องค์ประกอบภายนอกสํานักงาน ไม่
สามารถควบคุมได้ เช่น จํานวนลูกค้า จํานวนจดหมายโต้ตอบติดต่อที่
มีมายังหน่วยงาน
• งานสํานักงานมีส่วนก่อให้เกิดผลกําไรแก่ธุรกิจในทางอ้อม
• งานสํานักงานเป็ นงานที่ตอ้ งอาศัยคุณสมบัติหรื อคุณภาพส่วนบุคคลใน
การปฏิบตั ิ เช่น ความประณี ต ความสะอาดเรี ยบร้อย
ขอบเขตหน้ าที่ของงานในสานักงาน
•
•
•
•
•
•
•
•
•
งานเอกสาร
งานเลขานุการ
งานการเงินและการบัญชี
งานจัดทําแผนงาน
งานภาษีอากร
งานพัสดุ
งานอาคารสถานที่
การติดต่อสื่ อสาร
งานพิธีกรรมและกิจกรรมต่าง ๆ
ซอฟต์ แวร์ สานักงาน
• การนําซอฟต์แวร์ประยุกต์มาใช้ในหน่วยงานนั้น สามารถนํามาจาก
ซอฟต์แวร์ที่พฒั นาขึ้นโดยหน่วยงานภายในของหน่วยงานเอง
• หรื อจัดซื้อซอฟต์แวร์จากบริ ษทั ผูผ้ ลิตซอฟต์แวร์น้ นั ๆ โดยตรง
• องค์กรหรื อหน่วยงานส่ วนใหญ่ นิยมใช้ Package Software ในการ
จัดการงานสานักงาน
• ปัจจุบนั ซอฟต์แวร์ชุดสํานักงานต่างๆ เป็ นที่นิยมใช้งานทั้งในองค์กร
บริ ษทั หน่วยงาน และสถาบันการศึกษา ต่างๆ
• ตัวอย่างซอฟต์แวร์สาํ นักงาน ได้แก่ ไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศ และโอเพน
ออฟฟิ ศดอทอ๊อก (ชุดโปรแกรมภาษาไทย คือ ปลาดาวออฟฟิ ศ และ
ออฟฟิ ศทะเล) เป็ นต้น
ซอฟต์ แวร์ สานักงาน
•
•
•
•
•
โปรแกรมประมวลผลคา
โปรแกรมตารางคานวณ
โปรแกรมจัดการฐานข้ อมูล
โปรแกรมตกแต่ งภาพและสิ่ งพิมพ์
โปรแกรมด้ านการติดต่ อสื่ อสาร
ฯลฯ
โปรแกรมประมวลคา
เป็ นซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้สาํ หรับการพิมพ์เอกสาร
สามารถแก้ไข เพิม่ แทรก ลบ และจัดรู ปแบบ เอกสารได้อย่างดี
เอกสารที่พิมพ์ไว้จดั เป็ นแฟ้ มข้อมูล เรี ยกมาพิมพ์หรื อแก้ไขใหม่ได้
สามารถเลือกรู ปแบบตัวอักษรได้หลายรู ปแบบ
ปัจจุบนั มีการเพิ่มขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ประมวลคําอีกมากมาย
โปรแกรมที่จดั อยูใ่ น กลุ่ม Word Processor มีดงั นี้ คือ WordStat, ราชวิถีเวิร์ด
เวิร์ดจุฬา โปรแกรมเหล่านี้จะเป็ นโปรแกรมที่ทาํ งานบน Dos
• โปรแกรมที่ทาํ งานบนวินโดวส์ เช่น Word Perfect, Microsoft Word และ
AmiPro
•
•
•
•
•
•
โปรแกรมตารางคานวณ
• เป็ นโปรแกรมที่มีลกั ษณะเป็ นกระดาษทําการขนาดใหญ่ หรื อ เรี ยกว่า
Worksheet
• ประกอบด้วยส่ วนที่เป็ น Row หรื อแถวตามแนวนอนและส่ วนที่เป็ น Column
หรื อแถวตามแนวตั้ง
• ใช้ในด้านการคํานวณเป็ นส่ วนมาก นอกจากนั้นยังมีการนําเสนอข้อมูล
ออกมาในรู ปของกราฟได้
• เหมาะกับการทํางานในด้านการบัญชี การเงิน การวิเคราะห์ขอ้ มูล หรื องาน
การคิดคะแนนและเกรดของนักศึกษา เป็ นต้น
• สําหรับโปแกรมที่อยูใ่ นกลุ่มนี้ ได้แก่ โปรแกรม Lotus ซึ่งทํางานบน Dos
• และบน Windows เช่น โปรแกรม Microsoft Excel
โปรแกรมจัดการฐานข้ อมูล
เป็ นโปรแกรมที่ทาํ งานทางด้านการจัดการฐานข้อมูล
ช่วยจัดเก็บข้อมูล แก้ไข ค้นหา เพิม่ เติม รวมทั้งการจัดเรี ยงข้อมูล
ทําให้ผใู ้ ช้สะดวกรวดเร็ วสามารถทํางานได้เป็ นระบบ
โปรแกรม Database เหมาะกับการทํางานที่มีขอ้ มูลมาก ๆ
เช่น การเก็บสต็อกสิ นค้าคงคลัง การเก็บประวัติพนักงาน การเก็บรายชื่อ
นักศึกษาในโรงเรี ยน การเก็บรายชื่อหนังสื อในห้องสมุด เป็ นต้น
• โปรแกรมที่อยูใ่ นกลุ่ม นี้ได้แก่ โปรแกรม dBase lll Plus ซึ่งทํางานบน Dos
• โปรแกรมที่ทาํ งานบน Windows ได้แก่ โปรแกรม Microsoft Access
โปรแกรม Visual Foxpro
•
•
•
•
•
โปรแกรมตกแต่ งภาพและสิ่ งพิมพ์
• ส่ วนมากแล้วจะเกี่ยวกับทางด้านงานออกแบบ เขียนแบบ วาดภาพ
• จัดทําสิ่ งพิมพ์และจะเป็ นทางด้านการนําเสนองาน
• สามารถนําไปประยุกต์ใช้ในงานโฆษณา ทํา Slide Show หรื อนําไปใช้กบั ระบบ
Multimedia ได้
• ปั จจุบนั โปรแกรมกลุ่มนี้เป็ นที่นิยมมาก
• เช่น CorelDraw และ Photoshop จะทําเกี่ยวกับงานออกแบบ วาดภาพ จัดทํา
สิ่ งพิมพ์ ตกแต่งภาพให้สวยงาม เหมาะกับงานทางด้านโฆษณา
• Harvard Graphic, Freelance Graphic และ PowerPoint เหมาะกับงานที่ตอ้ งการ
นําเสนอ หรื อแสดงออกโดยการสร้าง Slide Show สามารถนําภาพและเสี ยงมา
ประกอบกับงานได้ ทําให้ได้ Presentation ที่สวยงามออกมา
โปรแกรมด้ านการติดต่ อสื่ อสาร
• เป็ นโปรแกรมที่มกั นิยมใช้ตามสํานักงานต่างๆทั้งของรัฐและ
เอกชน
• ในการนัดหมายประชุม การทําจดหมายเวียนไปตามฝ่ ายต่างๆ
โดยการเก็บข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์แทนที่จะพิมพ์ออกมาทาง
กระดาษเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบ
• ข้อดีของโปรแกรมชนิดนี้คือ ทําให้ประหยัดกระดาษลงไป
ได้มาก
โปรแกรมไมโครซอฟต์ ออฟฟิ ศ
•
•
•
•
•
เป็ นโปรแกรมชุดสํานักงาน ที่พฒั นาโดยบริ ษทั ไมโครซอฟต์
เป็ นโปรแกรมที่ครองส่ วนตลาดมากที่สุดในขณะนี้
ชุดโปรแกรมนี้เป็ นชุดโปรแกรมที่มีการกําหนดค่าลิขสิ ทธิ์ในการใช้งาน
ได้มีการพัฒนาต่อเนื่องหลายเวอร์ชนั
ในแต่ละเวอร์ชนั ก็มีหลายแพคเกจที่เหมาะสมกับขนาดองค์กร
โปรแกรมไมโครซอฟต์ ออฟฟิ ศ
• ตัวอย่างโปรแกรมที่อยูใ่ นชุดโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศ
– โปรแกรมจัดการเอกสาร (Microsoft Word)
– โปรแกรมตารางคํานวณ (Microsoft Excel)
– โปรแกรมสร้างการนําเสนองาน (Microsoft PowerPoint)
– โปรแกรมจัดการข้อมูล (Microsoft Access)
– โปรแกรมจัดการสื่ อสาร (Microsoft Outlook)
– โปรแกรมช่วยสร้างสิ่ งพิมพ์ (Microsoft Publisher)
โปรแกรมจัดการเอกสาร (Microsoft Word)
โปรแกรมตารางคํานวณ (Microsoft Excel)
โปรแกรมสร้างการนําเสนองาน
(Microsoft PowerPoint)
โปรแกรมจัดการข้อมูล
(Microsoft Access)
โปรแกรมจัดการสื่ อสาร
(Microsoft Outlook)
โปรแกรมช่วยสร้างสิ่ งพิมพ์
(Microsoft Publisher)