Transcript Perencanaan Kepegawaian - Lina Miftahul Jannah

Penggunaan SDM
• Service-information oriented
• Belanja pegawai 50-70%
Perlunya investasi SDM, dan ini mahal
Tidak adanya definisi standar tentang
perencanaan kepegawaian
• A process of information collection, analysis and
projection to determine the likely effect of existing
or proposed manpower policies on the manpower
system under study and to present, and advice
upon, possible courses of action to overcome
present or future problems thus revealed (CSD in
Shafritz, Hyde, Rosenbloom, 1981: 97)
• ‘‘the process of analyzing an organization’s human
resources needs under changing conditions and
developing the activities necessary to satisfy these
needs.’’ (Walker in Shafritz, et. al, 2001: 147)
Masuk yang
baru
Berhenti
Perubahan
tingkatan/
demosipromosi
Berganti
posisi/status
Downsizing
Comfort zone
Rightsizing
Competititve
zone
Shafritz, et. al, 2001: 145
Generasi 1
• Balancing Supply and Demand
Generasi 2
• Organizational requirement planning and work
force skills planning
• Attrition projections: forecast the impact of
change in the quantity of specific categories
because of separation
• Adjustment projections: forecast the impact of
changes in the current work force
• Current requirement projections: forecast the
impact of current recruitment efforts and
special policy programs
Generasi 3
• Human resources
planning
Generasi 4
• Scenario
Planning
Shafritz, et. al, 2001: 159
Shafritz, et. al, 2001: 160
1. PERPRES NOMOR 81 TAHUN 2010 TENTANG GRAND DESIGN REFORMASI BIROKRASI 2010 – 2025
2. PERMENPAN NOMOR 20 TAHUN 2010 TENTANG ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI 2010 - 2014
3. PEDOMAN-PEDOMAN (PERMENPANRB NO. 7 – 15 TAHUN 2011
Kondisi Birokrasi Yang Diinginkan
Tujuan dan Sasaran
TUJUAN
SASARAN
Organisasi
Organisasi yg tepat fungsi dan tepat ukuran
(right sizing)
Tatalaksana
Sistem, proses dan prosedur kerja yg jelas,
efektif, efisien, terukur dan sesuai dgn
prinsip-prinsip good governance
Sumber Daya
Manusia Aparatur
SDM Aparatur yg berintegritas, netral,
kompeten, capable, profesional, berkinerja
tinggi, sejahtera, ada sistem pembinaan
karier
mampu, melayani publik,
Peraturan
PerundangUndangan
Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang
tindih dan kondusif
netral, berdedikasi, dan
Pengawasan
Meningkatnya penyelenggaraan
pemerintahan yg bersih dan bebas KKN
Akuntabilitas
Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas
kinerja birokrasi
aparatur negara
Pelayan publik
Pelayan prima sesuai kebutuhan dan harapan
masyarakat
serta adanya sistem
Budaya Kerja
Aparatur (culture
set dan mind set)
Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang
tinggi
Membentuk birokrasi
profesional, dengan
karakteristik :
Adaptif, berintegritas,
berkinerja tinggi,
bebas dan bersih KKN,
memegang teguh
nilai-nilai dasar
dan kode etik
pembinaan karier
MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI
PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003
Usul
Dikoordinasikan Oleh
Usul ditujukan
Pertimbangan
Perumusan
kebijakan oleh
Men.PAN
Penetapan &
persetujuan
tertulis oleh
Men.PAN
Men.Keu
Men.
PAN
Inst.
Pusat
BKN
•JUMLAH
FORMASI
PNS NAS.
Prop/
Kab/
Kota
KEBIJAKAN
FORMASI
PNS
MENCAKUP:
Gub
•PRIORITAS
BKN
TAP
FORMASI
PNS
PUSAT
PERSETU
JUAN
TERTULIS
ALOKASI
FORMASI
PNSD
TAP
FORMASI
OLEH PPKD
Jumlah Pegawai Sesuai dengan
Beban Kerja
Formasi TersediakAdanya Posisi
Jabatan yang Lowong.
Kebutuhan Pegawai Dinyatakan
dalam Jabatan dan Syarat Jabatan
Tersedia Peta Jabatan dan Uraian
Jabatan
Peta Jabatan dan Uraian Jabatan
Hasil Analisis Jabatan
Agar setiap satuan
organisasi negara
mempunyai jumlah dan
mutu pegawai sesuai
dengan beban kerja dan
tanggung jawab pada
masing-masing organisasi
ANALISIS
KEBUTUHAN
PEGAWAI
 KEBUTUHAN
PEG
MENURUT
JABATAN
 KEBUTUHAN
PEG
MENURUT
SYARAT
JABATAN
ANALISIS
JABATAN
PETA
JABATAN
PENYUSUNAN
FORMASI
KEBIJAKAN
PEMERINTAH
 SUSUNAN
PNS
MENURUT
JAB, GOL
RUANG,
JENIS
KELAMIN, &
USIA
 KEBUTUHAN
PEG
MENURUUT
KUALIFIKASI
PENDIDIKAN
Analisis jabatan adalah suatu
kegiatan untuk mempelajari dan
mengumpulkan dan mencatat
keterangan-keterangan atau
fakta-fakta jabatan secara
sistematis dan teratur.
Untuk mempelajari analisis
jabatan perlu mengetahui
pengertian beberapa istilah
antara lain: unsur tugas, posisi,
jabatan, okupasi, uraian jabatan,
persyarakatan jabatan, laporan
analisis jabatan, evaluasi jabatan
dan klasifikasi jabatan.
Contoh peta jabatan :
Jumlah Kekuatan Pegawai = 11
IV/b = 1
III/b = 4
IV/a = 1
III/a = 1
III/d = 2
II/c = 1
III/c = 1
Bagian Kepegawaian
IV/b
Subbag Umum
Kepegawian
Subbag Mutasi
Pegawai
Subbag Pengadaan
Pegawai
Subbag Diklat
Pegawai
III/d
IV/a
III/d
III/c
1. Penyusun
rencana
Kebutuhan
pegawai, III/b
1. Penyusun
rencana Mutasi
pegawai, III/b
1. Operator
Komputer, II/c
1. Operator
Komputer, III/a
2. Penyusun rencana
Pengadaan
pegawai, III/b
2. Penyusun
rencana Diklat
pegawai, III/b
Contoh Lain Nama Jabatan Fungsional Umum
Nama jabatan
tugasnya :
•
•
•
•
Pramu
Pramu
Pramu
Pramu
melayani tamu
pelayanan acara
melayani kantor
melayani pemberian izin
•
•
•
•
•
Pengumpul
Pengevaluasi
Penyunting
Penyaji
Pengentri
tamu
acara
kantor
perizinan
mengumpulkan data
menilai kelayakan
mengedit
menyajikan tabel
memasukan data
PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI
DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN
KERJA
ADA 4 PENDEKATAN :
HASIL
KERJA
OBYEK
KERJA
PERALATAN
KERJA
TUGAS PER
TUGAS
JABATAN
1.PENDEKATAN HASIL KERJA
• metode penghitungan formasi dengan mengidentifikasi beban kerja
dari hasil kerja jabatan.
• metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau
bersifat kebendaan.
• Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini efektif dan mudah
digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
• Contoh : jabatan pengentri data
• CONTOH : JABATAN
• HASIL KERJANYA
• BEBAN KERJA
• STANDAR KEMAMPUAN
: PENGENTRI DATA
: DATA ENTRIAN
: 200 DATA ENTRIAN
: 30 DATA PER HARI
2. PENDEKATAN OBJEK KERJA
• Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban
bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.
• Contoh : dokter melayani pasien, maka objek
• Kerja Untuk JABATAN DOKTER Adalah Pasien.
kerjanya
CONTOH :
•
•
•
•
JABATAN
OBYEK KERJA
BEBAN KERJA
STANDAR KEMAMPUAN
: DOKTER
: PASIEN
: 80 PASIEN
: 25 PASIEN PER HARI
PENGHITUNGANNYA ADALAH :(80 PASIEN/25 PASIEN) x 1
dokter = 3,2 dokter dibulatkan 3 dokter
3. PENDEKATAN PERALATAN KERJA
• metode yang dipergunakan untuk jabatan yang beban
kerjanya bergantung pada peralatan kerja.
• contoh : JABATAN PENGEMUDI
• pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan
operasional kendaraan yang harus dikemudikan.
CONTOH :
• Satuan alat
: bus
• Jabatan yang diperlukan
: pengemudi bus, kernet bus dan
montir bus
• Jumlah alat kerja yang dioperasionalkan : 20 bus
• Rasio Pengoperasional an alat kerja: 1 pengemudi 1 bus, 1 kernet
1 bus, dan 1 montir 5 bus
CONTOH PERHITUNGAN
• Pengemudi Bus= (20 bus/1 bus) x 1 pengemudi = 20 pengemudi
• Kernet Bus= (20 bus/1 bus) x 1 kernet = 20 kernet
• Montir Bus= (20 bus/5 bus) x 1 montir= 4 montir
4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN
• metode yang dipergunakan untuk menghitung kebutuhan
pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau
beragam, beragam artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut
banyak jenisnya
• contoh : Jabatan pengadministrasi umum.
WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT)
• waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut.
WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE)
• Jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 hari
CONTOH :
JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM
NO URAIAN TUGAS
1
2
BEBAN
TUGAS
SKR
WPT
3
4
5(3x4)
70 lb/hari
12 menit/lb
840 menit
1
Mengetik Surat
2
Mengagenda
Surat
24 surat/hari
6 menit/surat
144 menit
3
Mengarsip Surat
24 surat/hari
5 menit/surat
120 menit
4
Melayani Tamu
4 tamu/hari
6 menit/tamu
24 menit
5
Menyusun
Laporan Daftar
Hadir
1 laporan/hari
30 menit/data
30 menit
6
dan seterusnya
n menit
Σ WPT
1.158 menit
+ n Menit
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan
pengadministrasi umum adalah :
1.158 + n menit ( WPT)
x 1 Orang = …………. Orang
300 menit ( WKE/hari)
1.158 menit ( WPT)
x 1 Orang = 3,86 Orang = 4 org
300 menit (WKE/hari)
TAHAPAN ANALISIS KEBUTUHAN PNS
Pengumpulan Data dan
Informasi
Evaluasi Kebutuhan Pegawai
1
2
Penyusunan Rencana Realokasi Pegawai
Penyusunan Rencana Tambahan Formasi Pegawai
Baru
3
4
Data dan Informasi Yang Dibutuhkan
STRUKTURAL
JFU
JFT
1. Jumlah Pegawai
Per Satuan Unit
Instansi Pusat
dan Daerah.
Guru
Tenaga
Kesehatan
Jumlah Sekolah
Dan Rombongan
Jumlah PNS
Belajar pada :
Pada Sarana
1. TK Negeri
Pelayanan
3. Peta Jabatan.
2. SD Negeri
Kesehatan
4. Renstra Instansi
3. SMP Negeri
5. Profil, Kondisi
Geografis, dan
Potensi Daerah
Pemerintah :
4. SMA Negeri
1. RSUD
5. SMK Negeri
2. Puskesmas
2. Informasi Jabatan
(Uraian dan
Syarat Jabatan).
FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN
Penghitungan Kebutuhan PNS
Beban
Kerja
Standar
Kemampuan
Rata2
Waktu
Kerja
Faktor
Lain
Contoh Beban Kerja
No
1
2
3
4
5
6
7
Satuan
Hasil
Waktu
Penyelesa
ian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
kerja
Pegawai Yang
Dibutuhkan
Kegiatan
120
300
1
0.4
Kegiatan
120
300
1
0.4
Menyiapkan bahan koordinasi
terhadap pelaksanaan pertimbangan
naskah
Kegiatan
60
300
1
0.2
Menyiapkan bahan untuk
pemrosesan pertimbangan naskah
perjanjian dalam kontrak
Kegiatan
60
300
1
0.2
Menyiapkan konsep dan proses surat
pertimbangan naskah perjanjian
dalam kontrak
Kegiatan
60
1500
1
0.04
Menganalisis dan mengevaluasi hasil
persiapan terhadap pertimbangan
naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan
120
300
1
0.4
Melaksanakan tugas lain yang
diberikan atasan sesuai garis
kewenangan untuk kelancaran tugas
Kegiatan
120
6000
4
0.08
Uraian Tugas
Menelaah peraturan perundang
undangan
Mempelajari literatur akademis,
pedoman dan prosedur kerja sesuai
bidang tugas yang ditangani
1,72
Standar Kemampuan Rata-rata
Norma Waktu
Norma waktu adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam
menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu. Dalam
penghitungannya digunakan rumus:
Orang x Waktu
NORMA WAKTU =
Hasil
Contoh:
Operator Komputer dalam waktu 60 menit dapat menghasilkan beberapa
lembar ketikan, misalnya 6 lembar ketikan.
1 Orang Operator Komputer x 60 menit
NORMA WAKTU =
6 lembar ketikan
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar
kemampuan seorang Operator Komputer adalah 60 menit menghasilkan 6
lembar ketikan, atau 1 lembar ketikan diselesaikan dalam waktu 10 menit.
Standar Kemampuan Rata-rata (Lanjutan)

Norma Hasil
Norma hasil adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam
menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat
diperoleh dalam waktu berapa lama. Dalam penghitungannya digunakan
rumus:
Hasil
NORMA HASIL =
Orang x Waktu
Contoh:
Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas
usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu berapa lama
untuk menyelesaikannya (misalnya 60 menit)
1 Pertimbangan teknis
NORMA HASIL
=
1 Penganalisis Formasi Pegawai x 60 menit
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan
seorang Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan
teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu
60 menit.
Waktu Kerja
Jam Kerja Efektif (JKE) terdiri dari jumlah jam
kerja formal dikurangi dengan waktu kerja
yang hilang karena tidak bekerja seperti
melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya.
Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan
ukuran sebagai berikut:
• JKE
• JKE
• JKE
• JKE
mnt
per
per
per
per
hari
minggu
bulan
tahun
= 1 hari x 5 jam = 300 mnt
= 5 hari x 5 jam
= 25 jam = 1.500 mnt
= 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 mnt
= 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000
APBN/D
Faktor Lain
Potensi
Daerah
Kondisi
Geografis
Profil Daerah
Jumlah
Penduduk