Transcript penghitungan kebutuhan pegawai kem. agama

PENYUSUNAN FORMASI
PEGAWAI NEGERI SIPIL
2
FORMASI
Dasar Hukum :
1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999.
2. PP Nomor 97 Tahun 2000 Jo PP Nomor 54 Tahun 2003
4. Keputusan Prsiden Nomor 42 Tahun 2002 Jo Keppres
Nomor 72 Tahun 2004
5. Keputusan Menpan Nomor 75 tahun 2004
6. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004
UU NO.43 TAHUN 1999
1) Kelancaran tugas pemerintahan dan
pembangunan nasional sangat
tergantung pada kesempurnaan aparatur
negara khususnya PNS.
2) Jumlah PNS yang diperlukan ditetapkan
berdasarkan beban kerja suatu orgaisasi.
4
TENTANG FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL
 FORMASI adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai
Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi
negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam
jangka waktu tertentu.
 FORMASI ditetapkan dalam jangka waktu tertentu
berdasarkan jenis,sifat dan beban kerja yang harus
dilaksanakan.
5
 PETA JABATAN adalah susunan nama dan tingkat jabatan
struktural yang tergambar dalam suatu struktur unit
organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan
yang paling tinggi.
 PENYEDIAAN PEGAWAI adalah upaya suatu satuan
organisasi negara untuk mencari dan mengembangkan
pegawai sesuai dengan standar, kualifikasi dan kompetensi
jabatan dalam rangka memenuhi kebutuhan suatu satuan
organisasi negara.
6
MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI
PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003
Usul
Dikoordinasikan Oleh
Usul ditujukan
Pertimbangan
Perumusan
kebijakan oleh
Men.PAN
Penetapan &
persetujuan
tertulis oleh
Men.PAN
Men.Keu
Men.
PAN
Inst.
Pusat
BKN
•JUMLAH
FORMASI
PNS NAS.
Prop/
Kab/
Kota
KEBIJAKAN
FORMASI
PNS
MENCAKUP:
Gub
•PRIORITAS
BKN
TAP
FORMASI
PNS
PUSAT
PERSETU
JUAN
TERTULIS
ALOKASI
FORMASI
PNSD
TAP
FORMASI
OLEH PPKD
7
PROSEDUR DAN STANDAR WAKTU PENETAPAN
FORMASI
PROSEDUR
BATAS WAKTU
1.
DEP/LEMBAGA PADA AWAL TIAP TAHUN ANGGARAN
MENYUSUN DAFTAR SUSUNAN KEKUATAN PEGAWAI
BAGI
TIAP
UNIT
ORGANISASI/KANTOR/SATUAN
KERJA.
2.
PPK, PUSAT DAN DAERAH MENYUSUN FORMASI
3.
PPK PUSAT MENGAJUKAN USUL
FORMASI KEPADA MENPAN DAN BKN
4.
GUBERNUR MENGAJUKAN USUL FORMASI PROPINSI/
KAB/KOTA KEPADA MENPAN DAN KA. BKN
AKHIR BULAN MARET
5.
PERTIMBANGAN OLEH KEPALA BKN KEPADA MENPAN
AKHIR BULAN MEI
6.
PERSETUJUAN PENETAPAN FORMASI PNS DAERAH
OLEH MENPAN
BULAN JUNI
7.
PERSETUJUAN FORMASI TERSEBUT DISAMPAIKAN
KEPADA
GUBERNUR
DAN
GUBERNUR
MENYAMPAIKAN KEPADA PPK KAB/KOTA
TUJUH
HARI
PERSETUJUAN
PENETAPAN
AKHIR BULAN JANUARI
AKHIR BULAN FEBRUARI
SETELAH
TAHAP PENYUSUNAN FORMASI JABATAN
• PENYUSUNAN INFORMASI JABATAN
• PERUMUSAN TINGKAT EFISIENSI
JABATAN
• PENYUSUNAN PETA JABATAN
• PENYUSUNAN FORMASI JABATAN
9
 JUMLAH PEGAWAI SESUAI DENGAN BEBAN KERJA
 FORMASI TERSEDIA KARENA ADANYA POSISI
JABATAN YANG LOWONG.
 KEBUTUHAN PEGAWAI DINYATAKAN DALAM JABATAN
DAN SYARAT JABATAN
 TERSEDIA PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN
 PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN HASIL
ANALISIS JABATAN
10
ANALISIS
KEBUTUHAN
PEGAWAI
 KEBUTUHAN
PEG
MENURUT
JABATAN
 KEBUTUHAN
PEG
MENURUT
SYARAT
JABATAN
ANALISIS
JABATAN
PETA
JABATAN
PENYUSUNAN
FORMASI
KEBIJAKAN
PEMERINTAH
 SUSUNAN
PNS
MENURUT
JAB, GOL
RUANG,
JENIS
KELAMIN, &
USIA
 KEBUTUHAN
PEG
MENURUUT
KUALIFIKASI
PENDIDIKAN
11
ASPEK – ASPEK DALAM MENGHITUNG
KEBUTUHAN PEGAWAI
 BEBAN KERJA
 STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA
 WAKTU KERJA
12
PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI
DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN
KERJA
ADA 4 PENDEKATAN :




HASIL KERJA
OBYEK KERJA
PERALATAN KERJA
TUGAS PER TUGAS JABATAN
13
1.PENDEKATAN HASIL KERJA
adalah metoda penghitungan formasi dengan
mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja
jabatan.
a. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang
hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan.
Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini efektif
dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil
kerjanya hanya satu jenis.
CONTOH : JABATAN PENGENTRI DATA
14
b. Metoda ini dpt dipergunakan juga untuk jabatan
yang hasil kerjanya non fisik yg berupa
abstrak.
Hasil kerja abstrak : informasi,
program , konsultasi, servis AC
rencana
15
INFORMASI YG DIPERLUKAN
 SATUAN HASIL KERJA
 BEBAN KERJA
 STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA
16
PENDEKATAN HASIL KERJA :
Σ BEBAN KERJA
RUMUS :
X 1 ORANG
STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA
CONTOH :
JABATAN
HASIL KERJANYA
BEBAN KERJA
STANDAR KEMAMPUAN
: PENGENTRI DATA
: DATA ENTRIAN
: 200 DATA ENTRIAN
: 30 DATA PER HARI
PENGHITUNGANNYA ADALAH :
200 DATA ENTRIAN
30 DATA PER HARI
X 1 ORANG = 6,67 ORANG = 7 ORANG
(DIBULATKAN)
17
2. PENDEKATAN OBJEK KERJA
Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban
kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus
dilayani.
contoh : dokter melayani pasien, maka objek
kerja untuk JABATAN DOKTER adalah pasien.
18
INFORMASI YG DIPERLUKAN
 SATUAN OBYEK KERJA
 JUMLAH OBYEK KERJA
 STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA
19
PENDEKATAN OBJEK KERJA :
Σ OBJEK KERJA
RUMUS :
X 1ORANG
STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA
CONTOH :
JABATAN
OBYEK KERJA
BEBAN KERJA
STANDAR KEMAMPUAN
: DOKTER
: PASIEN
: 80 PASIEN
: 25 PASIEN PER HARI
PENGHITUNGANNYA ADALAH :
80 PASIEN
X 1 DOKTER = 3,2 ORANG DOKTER = 3 ORANG
25 PASIEN
(DIBULATKAN)
20
3. PENDEKATAN PERALATAN KERJA
adalah metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang
beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja.
contoh : JABATAN PENGEMUDI
pengemudi beban kerjanya bergantung pada
kebutuhan operasional kendaraan yang harus
dikemudikan.
21
PENDEKATAN PERALATAN KERJA
RUMUS :
Σ PERALATAN KERJA
X 1 ORANG
RASIO PENGUNAAN ALAT KERJA
CONTOH :
SATUAN ALAT KERJA
JABATAN YANG DIPERLUKAN
: BUS
: PENGEMUDI BUS, KERNET
BUS DAN MONTIR BUS
JUMLAH ALAT KERJA YANG DIOPRS : 20 BUS
RASIO PENGOPRS ALAT KERJA
: 1 PENGEMUDI 1 BUS
: 1 KERNET 1 BUS
: 1 MONTIR 5 BUS
22
PENGHITUNGANNYA ADALAH :
PENGEMUDI BUS =
KERNET BUS
MONTIR BUS
=
=
20 BIS X 1 Pengemudi = 20 Pengemudi
1 BIS
20 BUS
1 BUS
20 BUS
5 BUS
X 1 Kernet
= 20 Kernet
X 1 Montir
= 4 Montir
23
4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS
JABATAN
adalah metoda ini dipergunakan untuk menghitung
kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya
abstrak atau beragam, beragam artinya hasil kerja
dalam jabatan tersebut banyak jenisnya
contoh : JABATAN PENGADMINISTRASI UMUM.
24
PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS
RUMUS :
WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT)
adalah waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas
tersebut.
WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE)
adalah Jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 hari
25
INFORMASI YG DIPERLUKAN
 URAIAN TUGAS/JUMLAH SETIAP TUGAS
 WAKTU PENYELESAIAN TUGAS
 JAM KERJA EFEKTIF
26
CONTOH :
JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM
NO
URAIAN TUGAS
BEBAN TUGAS
SKR
WPT
1
2
3
4
5(3x4)
10 surat/hari
5 menit/surat
50 menit
1
Mengagenda Surat
2
Mengonsep srt
5 surat/hari
30 menit/surat
150 menit
3
Mengetik Surat
5 surat/hari
20 menit/surat
100 menit
4
Melayani Tamu
4 tamu/hari
10 menit/tamu
40 menit
5
Menyusun Laporan
Daftar Hadir
1 laporan/hari
30 menit/data
30 menit
6
dan seterusnya
n menit
Σ WPT
370 menit + n
JKE
27
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan
pengadministrasi umum adalah :
370 + n menit ( WPT)
x 1 Orang = …………. Orang
300 menit ( WKE/hari)
370 menit ( WPT)
x 1 Orang = 1, 23 Orang
300 menit (WKE/hari)
PENGHITUNGAN JAM KERJA EFEKTIF :
Satu Tahun
Hari Libur Sabtu, Minggu
Hari Libur Nasional
Cuti Dalam Satu Tahun
= 104 Hari
= 12 Hari
= 12 Hari
Jadi Hari Kerja Efektif/Tahun
= 365 Hari
= 128 Hari (-)
= 237 Hari
KEPPRES NO. 58 TAHUN 1964 JO KEPPRES NO. 24 TAHUN 1972 JO
KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995 :
Jumlah Jam Kerja/Minggu
= 37,5 Jam
Hari Kerja Dalam Seminggu
= 5 Hari/6 Hari
Jumlah Jam Kerja/Hari (Unt. 5 Hari Kerja) = 37,5 : 5 = 7,5 JAM
Allowance (Waktu Boros) Standar Ilo
Jumlah Jam Kerja/Hari
Waktu Boros
Jumlah Jam Effektif/Hari
= 30 %
=
7,5 Jam
= 30 % X 7,5 = 2,25 Jam (-)
= 5,25 Jam (5 Jam)
28
29
Jam Kerja Efektif/Hari
(Pola 5 Hari Kerja) dibulatkan menjadi 5 Jam;
Maka didapat Jam Kerja Efektif :
- Per Hari
:
1 hari
x 5 jam =
- Per Minggu
:
5 hari
x 5 jam =
25 jam = 1.500 menit
- Per Bulan
: 20 hari
x 5 jam =
100 jam = 6.000 menit
- Per Tahun
: 240 hari
x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 menit
5 jam =
300 menit
30
DASAR PENGHITUNGAN KEBUTUHAN
PEGAWAI MENURUT JENIS JABATAN
JML KEB PEG
PER JABATAN
NORMA WAKTU X BEBAN KERJA
=
JAM KERJA EFEKTIF
Norma Waktu =
adalah jml waktu yg wajar & benar yang digunakan utk
menyelesaikan satu satuan produk/hasil kerja dlm satu tahapan
proses penyelesaian pekerjaan oleh pemangku jabatan
Beban Kerja =
adalah Frekuensi dan Volume rata-2 masing-2 jenis
pekerjaan/jabatan unit organisasi dlm jangka waktu tertentu
Contoh peta jabatan
Kepala Biro
kepegawaian
Kabag
Pengembangan peg.
Kasubag
Perencanaan
1. Penyusun
rencana
kebutuhan
pegawai
2. Pengadm.
Umum
Kasubag
Pengembangan
1. Penyusun rencana
pengemb. pegawai
2. Penyusun rencana
diklat pegawai.
Kabag
MUTASI
Kasubag
Mutasi
Kasubag
Pengadaan
1. Pemroses SK KP
1. Pemroses SK CPNS
2. Pemroses SK
pensiun
2. Operator Komputer
Kabag
Kesejahteraan
Kasubag
Kesejahteraan
1. Pemroses TASPEN
dan BAPETARUM.
2. Pemroses SK
Penghaargaan dan
Hukuman Disp.
Kasubag
Pemeliharaan
Kesehatan
1. Pemroses
Askes
2. Pengadm.
Umum
32
Contoh peta jabatan :
Jumlah Kekuatan Pegawai = 11
IV/b = 1
III/b = 4
IV/a = 1
III/a = 1
III/d = 2
II/c = 1
III/c = 1
Ka.Bagian Kepegawaian
IV/b
Kasubbag Umum
Kepegawian
Ka. Subbag
Mutasi Pegawai
III/d
IV/a
1. Penyusun
rencana
Kebutuhan
pegawai, III/b
1. Penyusun
rencana Mutasi
pegawai, III/b
Ka. Subbag
Pengadaan
Pegawai
III/d
Ka. Subbag
Diklat Pegawai
III/c
1. Operator
Komputer, II/c
1. Operator
Komputer, III/a
2. Penyusun rencana
Pengadaan
pegawai, III/b
2. Penyusun
rencana Diklat
pegawai, III/b
INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan
2. Kode Jabatan
3. Unit Organisasi
9. Tanggung Jawab
10. Wewenang
11. Nama Jabatan yg ada dibawahnya
4.
5.
6.
7.
8.
12. Korelasi Jabatan
13. Kondisi Lingkungan Kerja
14 Resiko Pekerjaan
15. Syarat Jabatan
16 Prestasi Kerja Yang diharapkan
17. Butir Informasi lain
Ikhtisar Jabatan
Uraian Tugas
Bahan Kerja
Alat Kerja
Hasil Kerja
KEGUNAAN INFORMASI JABATAN
•
•
•
•
•
•
•
INFORMASI PEMEGANG JABATAN
MENGHINDARI PEKERJAAN RANGKAP
MENGETAHUI BATAS TANGGUNG JAWAB
MENGETAHUI BATAS WEWENANG
MENGETAHUI HASIL KERJA
DIKLAT
INFORMASI SYARAT JABATAN
KEGUNAAN INFORMASI JABATAN
• PETUNJUK KERJA
• MENGHINDARI PEKERJAAN RANGKAP
• MENGETAHUI BATAS TANGGUNG JAWAB
• MENGETAHUI BATAS WEWENANG
• MENGETAHUI HASIL KERJA
PEMEGANG JABATAN
* Apa yang akan saya kerjakan ?
• Apa tanggung jawab saya ?
• Apa wewenang saya ?
* Apa hasil kerja saya ?