Transcript EH10_PM_Projektplanung_Projektterminplanung

Projektmanagement
Der erfolgreiche Einstieg
Projektplanung – Terminplanung
begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens
1
Projektplanung
Projekterminplanung
© Wytrzens
Übersicht – Projektterminplanung
 Verfahren und Darstellungsvarianten
Projektplanung – Terminplanung
der Projektterminplanung
2
 Informationsquellen und Techniken zur
Ermittlung der Dauer von Vorgängen
 Berechnung und Bedeutung von
Pufferzeiten und kritischem Pfad
© Wytrzens
Lehr- und Lernziele –
Projektterminplanung
Kenntnisse von Methoden
Projektplanung – Terminplanung
der Terminplanung
3
Verständnis zeitkritischer
Projektkonstellationen
Tools zur Zeitbedarfsermittlung
© Wytrzens
Learning Outcomes –
Projektterminplanung
 mindestens 3 Terminplanungstools praktisch
Projektplanung – Terminplanung
anwenden können
4
 die voraussichtliche Dauer von Vorgängen
nach wenigstens 5 verschiedenen Ansätzen
ermitteln können
 im Stande sein, allfällige Mangelhaftigkeit
von Terminplänen zu identifizieren und
zu beheben
© Wytrzens
Stellung der Projektterminplanung
im Prozess der Projektplanung
6. Kostenplan
Wieviel?
Projektplanung – Terminplanung
5. Ressourcenplan
5
Wer? Wieviel?
4. Projektterminplan
Wann? Wer?
3. Projektablaufplan
Was? Wann?
2. Projektstrukturplan
Was?
1. Projektdefinition
Warum? Wofür?
© Wytrzens
Übergang Ablauf-/Terminplanung
Projektplanung – Terminplanung
Projektterminplanung: Erarbeitung einer realistischen Vorstellung über die
benötigte Projektlaufzeit auf Basis der Liste der zu erledigenden Arbeiten (PSP)
und auf Grundlage der zweckmäßigen Reihenfolge der Arbeitserledigung (PAP).
6
Frage: Wie viel Zeit beansprucht jede einzelne
Tätigkeit und wie lange wird somit das Projekt
dauern (Summe aller Tätigkeiten)?




Zuweisung
von Start- und
Endterminen
Welche Laufzeit fällt für das Gesamtvorhaben an?
Wie viel Zeit ist für die Durchführung der einzelnen Tätigkeiten erforderlich?
Welche Anfangs- und Endtermine haben die einzelnen Arbeitspakete?
Wann müssen von wem welche Arbeitsergebnisse vorliegen?
© Wytrzens
Zweck der Terminplanung
 Erforderlich für das rechtzeitige Erledigen von Aufgaben und
Projektplanung – Terminplanung
somit für die termingerechte Durchführung eines Projektes.
7
 Enthält Termine aller zu erledigenden Arbeiten.
Basis: Ablaufplan, erweitert um klare Zeitangaben
Vorgehensweise:
Möglichst realistische Abschätzung der Zeiterfordernisse
für jede Teilaufgabe & Kalkulation der Gesamtprojektdauer
© Wytrzens
Informationsquellen über
Vorgangsdauern
 Analogienbildungen: d.h. man überträgt Erfahrungen, die
bei vergleichbaren Tätigkeiten hinsichtlich des Zeitbedarfs gesammelt wurden.
 Kennzahlenanalyse: Leistungsmerkmale (z.B. Herstellungszeit pro Einheit)
werden zur Schätzung herangezogen
Projektplanung – Terminplanung
 Richtwertsammlung oder extern vorgegebene Lieferzeiten
8
 Probeläufe einzelner Arbeitsgänge
 Schätzungen durch Experten oder Mitarbeiter
– Pessimistisch („sich warm anziehen“)
– Optimistisch („sich selbst unter Druck setzen“)
– Ausweichend („sich nie festlegen“)
 Planungsbesprechungen: Zeitbedarfsvorstellungen von Fachleuten
 WICHTIG sind Zuschläge: Reservebildungen, Zeitreserven für Tätigkeiten, die
regelmäßig anfallen, aber nicht gesondert geplant werden.
© Wytrzens
Alternative Vorgehensweisen
bei der Terminplanung
Projektplanung – Terminplanung
Projektleistungsund
-strukturplanung
9
Arbeitspaketbeschreibung
samt Schnittstellenanalyse
und Aufgabenplanung
Ablaufplanung
Aufgabenplan
Aufgabe
Zeit
Projekt
Einzelaufgaben
Arbeitspakete
Terminliste
Vorgangssammelliste
Vorgang B
Vorgang A
ohne Netzplan
mit Netzplan
Vorgänge
Vorgang C
Vorgang E
Vorgang F
Vorgang G
Vorgang D
Vorgang H
© Wytrzens
Instrumente der Terminplanung
Projektplanung – Terminplanung
Methode der Terminplanung
10
Informationsbedarf
Terminliste
 Liste der Aufgaben (Arbeitspakete)
 Endtermin je Aufgabe, Fixtermine
Balkenplan
 Liste der Aufgaben (Arbeitspakete)
 Starttermin je Aufgabe
 Endtermin je Aufgabe bzw. deren Dauer, Fixtermine
Vernetzter Balkenplan




Liste der Aufgaben (Arbeitspakete)
Dauer je Aufgabe
Fixtermine
Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben
Netzplan




Liste der Aufgaben (Arbeitspakete, Vorgänge)
Dauer je Aufgabe
Logische Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben
Fixtermine (einschließlich Projektstart/-ende)
© Wytrzens
Terminliste
 geeignet für wenig komplexe Projekte
 Vorgänge werden in den Listen nach aufsteigenden Terminen
Projektplanung – Terminplanung
(Abschluss der Tätigkeit) sortiert
11
 es sind dabei keine technologischen Zusammenhänge oder
Abhängigkeiten ersichtlich
 Spezialfall: Meilensteinliste (umfasst lediglich datierte Ereignisse)
Vorgehensweise
 Auflisten der Aufgaben/Ereignisse des PAP
 Festlegung des jeweiligen Endtermins gemäß der (Schätzung für die)
benötigte(n) Dauer
© Wytrzens
Beispiel einer Terminliste
Arbeitspaket
Nummer
Vorgang
Nummer
1
1.1
Projektplanung – Terminplanung
1.2
12
2
...
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
...
Arbeitspaket-/Vorgang Beschreibung
Projektauftragserteilung zur Erstellung
eines Schulungskonzeptes
Projektstartsitzung
Erhebung Schulungsbedarf
Entwicklung Fragebögen
Durchführung Mitarbeiterbefragung
Durchführung Führungskräftebefragung
Auswertung Befragung
Vorlage Endbericht Befragung
...
geringer Arbeitsaufwand
in der Regel niedrige Kosten
Termin
31. März 2015
15. April 2015
12. Mai 2015
7. Juni 2015
15. Juni 2015
20. Juni 2015
22. Juni 2015
...
nur für übersichtliche Projekte
nur anwendbar, wenn Vorgänge
wenig miteinander verknüpft sind
© Wytrzens
Balkenplan (Gantt-Chart)
 graphische Umsetzung der Terminliste
Projektplanung – Terminplanung
 häufigstes Terminplanungsinstrument wegen guter Lesbarkeit
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Vorgehensweise
 horizontale Zeitachse
 vertikale Listung von Aufgaben und/oder Ereignissen des Projektablaufes
(siehe PSP)
 horizontale Linie bzw. Balken für jede Aktivität/Vorgang
 Länge der Linie oder der Balken ist proportional zur benötigte Zeit
 Gruppierung orientiert sich nach PSP und ist geordnet nach frühestem Start
© Wytrzens
Projektplanung – Terminplanung
Beispiel für Balkenplan (Gantt-Chart)
14
Nr.
1.
2.
2.1.
2.2.
3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
AP/Vorgang
Anbauplanung
Saatgut
Beschaffung
Beizung
Anbau
Bestandsführung
Unkrautbekämpfung
Bewässerung
Fungizidausbringung
Jan.
Feb.
März
April
Mai
Juni
Juli
gute Lesbarkeit
Verknüpfungen sind nicht erkennbar
erleichtert Projektkontrolle
durch Nichterfassung von Abhängigkeiten
für komplexe Projekte nicht geeignet
parallele Abläufe sind
leicht erkennbar
© Wytrzens
Vernetzter Balkenplan
Projektplanung – Terminplanung
 Gantt-Diagramm inklusive Abhängigkeiten
 Kritischer Weg (Pfad) kann sichtbar gemacht werden
 wesentliches Kommunikationsinstrument
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Vorgehensweise
Selbe Vorgehensweise wie beim einfachen Balkenplan, aber zusätzlich:
 Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben (Pfeile)
© Wytrzens
Vom PAP zum vernetzten Balkenplan
Start
(1) SystemEntwurf
(2) SoftwareEntwicklung
(5) SystemTest
(6) SystemAbnahme
Ende
Projektplanung – Terminplanung
(3) HardwareFertigung
16
(4) TestProzedur
Nr.
15. Kalenderwoche
16. Kalenderwoche
17. Kalenderwoche
18. Kalenderwoche
19.
D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D
1
2
3
4
5
6
© Wytrzens
Projektplanung – Terminplanung
Beispiel – Vernetzter Balkenplan
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Abhängigkeiten ablesbar
ev. geringere Übersichtlichkeit
Kritischer Pfad sichtbar
aufwendigere Erstellung
© Wytrzens
Beispiel – Vernetzter Balkenplan
Nr.
Vorgangsbezeichnung
24.
25. Kalenderwoche 26. Kalenderwoche 27. Kalenderwoche
28.
D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M
1 Voraussetzungen für den Rohbau erfüllt
2 Rohbau
3 Verschalen für das Fundament
4 Fundamentplatte gießen
Projektplanung – Terminplanung
5 Fundament aushärten
18
6 Mauerwerk Erdgeschoß erstellen
7 Verschalen für Decke Erdgeschoß
8 Decke Erdgeschoß gießen
9 Decke Erdgeschoß aushärten
10 Innentreppe verschalen
11 Innentreppe gießen
12 Innentreppe aushärten
13 Erdgeschoß fertig
14 Mauerwerk Obergeschoß erstellen
15 Dachstuhl aufbauen
16 Richtfest
© Wytrzens
Netzplantechnik I
Projektplanung – Terminplanung
Ein Netzplan versteht sich als grafische Darstellung von Ablaufstrukturen,
die die logische und zeitliche Aufeinanderfolge von Vorgängen veranschaulichen
[DIN 69900, 2002].
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 basiert auf einer Tätigkeitsliste
 für jede Tätigkeit
– Definition der Vorbedingungen (häufig: Abschluss anderer Tätigkeiten)
– voraussichtliche Dauer
– direkte Nachfolgetätigkeiten
(benötigt einen als geschlossenes Netz ausgebildeten Projektablaufplan;
d.h. ohne dead ends und ohne Schleifen!)
© Wytrzens
Netzplantechnik II
 stellt im Prinzip eine Anwendung der
Graphentheorie (Vektorrechnung) dar
Projektplanung – Terminplanung
– verschiedene Arten von Netzplänen
20
o PERT: Program Evaluation and Review Technique
o CPM: Critical Path Method
o MPM: Metra-Potential-Method
– Software für praktischen Einsatz der Netzplantechnik
© Wytrzens
Mathematische Terminplanungsmethode –
PERT
Program Evaluation and Review Technique (PERT)
 Ereignisknotennetzplan
 zeigt geplante Zeit für den Abschluss einer Tätigkeit (anhand von Pfeilen,
Projektplanung – Terminplanung
deren Länge proportional zum Zeitbedarf ist (Activity on Arrow)
21
 Zeit wird in an die Gesamtdauer des Projektes angepassten Einheiten skaliert
– optimistische Zeit (wenn alles „bestens“, mit „viel Glück“ abläuft)
– pessimistische Zeit (Annahme, dass alles „schief“ läuft)
Vorgehensweise
 Darstellung von Ereignissen durch geschlossene Formen (z.B. Kreise)
 Darstellung von Aktivitäten durch Pfeile zwischen den Formen
 Darstellung von Abhängigkeiten ohne Arbeitsaufwand durch gestrichelte
Linien
© Wytrzens
Projektplanung – Terminplanung
Prinzipielle Darstellungslogik
von PERT-Diagrammen
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Ereignis
Aktivität
Beginn
Ereignis
Ende
Activity on Arrow
© Wytrzens
Im Zeitmaßstab erstelltes
PERT-Diagramm
Projektplanung – Terminplanung
3
23
5
Abhängigkeit
7
2
1
8
Zeitpuffer
4
0
5
6
10
15
Zeit in Tagen
20
25
30
35
© Wytrzens
Mathematische Terminplanungsmethode –
Vorgangskontennetzplantechnik
 Knoten (meist als Rechtecke gezeichnet) repräsentieren Vorgänge,
charakterisiert durch Vorgangsbezeichnung, Vorgangsnummer und Dauer
Projektplanung – Terminplanung
 beruht auf Ablaufplan → Vorgänge in Knoten, Abhängigkeiten in Pfeilen
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 Kritische Pfad: Pufferzeiten = 0, Tätigkeiten mit der geringsten Terminplanungsflexibilität
Vorgehensweise
 Berechnung des frühesten Startpunkts jeder Tätigkeit
 Berechnung des spätesten Startpunkts, der gerade noch erlaubt das Projekt
rechtzeitig fertig zu stellen
 Berechnung des frühesten Endes
 Berechnung des spätesten Endes, der gerade noch erlaubt, das Projekt
rechtzeitig abzuschließen.
© Wytrzens
Projektplanung – Terminplanung
Prinzipielle Darstellungslogik der
Vorgangsknotennetzplantechnik
25
Aktivität
Abhängigkeit
Aktivität
Activity on Node
© Wytrzens
Vorgangsknotennetzplantechnik
Projektplanung – Terminplanung
Aufbau eines Vorgangsnetzknotens
26
Vorgangsnummer
Vorgangsbezeichnung
frühester Anfang
Dauer
frühestes Ende
spätester Anfang
Puffer
spätestes Ende
© Wytrzens
Vorgangsknotennetzplantechnik
Berechnung der frühesten Start- und
frühesten Endzeitpunkte → Vorwärtsrechnung
Projektplanung – Terminplanung
 erste Tätigkeit → frühester Startzeitpunkt = 0
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 früheste Startzeit + Dauer der Tätigkeit = früheste Endzeit der Tätigkeit
 früheste Endzeit einer Vorgängertätigkeit = früheste Startzeit der
Nachfolgetätigkeit
 liegen vor einer Aktivität mehrere parallele Aktivitäten, wird als
früheste Startzeit für diese Nachfolgeaktivität der höchste Wert
aller für die unmittelbaren Vorgängertätigkeiten errechneten
frühesten Endzeitpunkte herangezogen
© Wytrzens
Vorgangsknotennetzplantechnik
Berechnung des spätesten Start- und des spätesten
Endzeitpunktes → Rückwärtsrechnung
 spätestes Ende der letzten Tätigkeit = spätester Zeitpunkt, zu dem das
Projektplanung – Terminplanung
Projekt beendet werden soll, gleich dem frühesten Ende der Tätigkeit
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 spätestes Ende – Dauer der Tätigkeit = späteste Startzeit der Tätigkeit
 späteste Startzeit einer Tätigkeit = späteste Endzeit der vorhergehenden
Tätigkeit
 liegen nach einer Aktivität mehrere parallele Aktivitäten, ist bei der
betreffenden Aktivität als spätestes Ende die niedrigste späteste Startzeit
aller Nachfolgeaktivitäten zu übernehmen
 Pufferzeitberechnung erfolgt für jede Tätigkeit durch subtrahieren der
frühesten von der spätesten Endzeit
 kritischer Pfad ergibt sich durch Verbindung aller Tätigkeiten mit Pufferzeit 0.
© Wytrzens
Puffer(zeit) – Definition
Projektplanung – Terminplanung
In der Netzplantechnik: Zeitspanne, um die unter bestimmten Bedingungen die
Lage eines Ereignisses bzw. Vorganges verändert oder die Dauer eines Vorganges verlängert werden kann (ohne die Gesamtprojektdauer zu tangieren).
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 nicht zu verwechseln mit Zeitpolster oder Zeitreserve
(die manche bei der Schätzung von Vorgangsdauern
sicherheitshalber einplanen)
 verschiedene Pufferzeitarten
– gesamte Pufferzeit
– freie Pufferzeit
© Wytrzens
Gesamtpuffer(zeit)
und ihre Berechnung
Projektplanung – Terminplanung
(GP; engl. total float)
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Zeitspanne, um die Vorgang gegenüber seiner frühesten Lage
verschoben oder die Vorgangsdauer verlängert werden kann,
ohne die späteste Lage anderer Vorgänge zu beeinflussen.
Berechnungsformel für Vorgang n:
GPn = SAZn – FAZn = SEZn – FEZn
wenn GP = 0 → kritischer Vorgang
© Wytrzens
Freie Puffer(zeit)
und ihre Berechnung
Projektplanung – Terminplanung
(FP; engl. free float)
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Zeitspanne, um die Vorgang verschoben werden kann,
ohne die früheste Lage anderer Vorgänge zu beeinflussen.
Berechnungsformel für Vorgang u mit Normalfolge und
ohne Zeitabstand zum Nachfolger n+1:
FPn = FAZn+1 – FEZn
© Wytrzens
Projektplanung – Terminplanung
Netzplan – Beispiel
Arbeitspaket Dauer Abhängigkeiten
1
2
2
2
4
3
1
2
4
3
1
5
5
4
6
2
9, 12
7
4
5
8
2
7
9
3
8
10
2
7
11
2
6
12
1
3, 10
Arbeitsschritt
Dauer Puffer
22
FA
SA
FE
SE
33
12
12
A rb eitssch ritt
D au er P u ffer
FA
SA
2
5
10
15
1
7
10
17
1
16
2
18
FE
7
17
8
18
17
19
SE
32
S tart
Start
0
0
0
11
0
0
0
2
0
2
44
0
0
2
3
2
5
10
10
2
2
14 16
16 18
0
2
5
55
5
5
10
77
0
5
10
4
10
14
88
0
10
14
2
14
16
66
2
19
21
0
19
21
11
11
2
0
21 21
23 23
Ende
Ende
0
23
23
0
23
23
99
0
14
16
3
16
19
0
16
19
© Wytrzens
Berechnung des kritischen Pfades
Projektplanung – Terminplanung
Literaturrecherche
33
Festlegung
des Themas
0
2
2
0
0
2
Ergebnisvergleich
2
12
14
22
5
27
10
8
22
22
0
27
Theoretische
Modellannahme
Datensammlung
und Analyse
2
10
12
12
10
22
2
0
12
12
0
22
Schreiben
des Texts
27
30
57
27
0
57
kritischer Pfad
© Wytrzens
Projektplanung – Terminplanung
Übung –
Erstellen eines Projektterminplanes
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Erstellen Sie einen Projektterminplan für das schon bisher
von Ihnen bearbeitete Vorhaben. Entscheiden Sie sich für
eines der vorgestellten Terminplanwerkzeuge:
– Terminliste
– Balkenplan
– Vernetzter Balkenplan
– Netzplan
Begründen Sie, warum Sie gerade dieses Instrument
ausgewählt haben. Machen Sie wenigstens bei einigen
Vorgängen nachvollziehbar, wie Sie zu Ihren Annahmen
über deren Dauer kommen.
Zeitrahmen: 30 Minuten
© Wytrzens