Transcript EH02_PM_Einführung

Projektmanagement
Der erfolgreiche Einstieg
begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens
Einführung
Einführung
1
© Wytrzens
Übersicht – Einführungseinheit
 Definitionen
(Projekt, Management, Projektmanagement)
 Entstehungsgeschichte
des Projektmanagements
 Projekttypen und Implikationen
Einführung
für das Projektmanagement
2
 Projektmerkmale
© Wytrzens
Lehr- und Lernziele
Verständnis für Werdegang, Verbreitung und
Einsatzgebiete des Projektmanagements
Einführung
Bestimmung unterschiedlicher Arten und
Eigenschaften von Projekten
3
Einsicht in Aufgaben und Teilgebiete des
Projektmanagements
© Wytrzens
Learning Outcomes
 unterschiedliche Projekte nach 6 Kriterien typisieren
und typenspezifische Konsequenzen für das
Projektmanagement einschätzen können
 10 zentrale Aufgaben des Projektmanagements charak-
Einführung
terisieren und wenigstens 10 Anwendungsbeispiele für
das Projektmanagement benennen können
4
 die Projektwürdigkeit von Vorhaben sachgerecht
beurteilen können
© Wytrzens
Projekt – Definition
Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit
 eindeutiger Aufgabenstellung,
 bestimmtem Zeitrahmen
(Anfang und Ende fix),
 begrenztem Einsatz von Ressourcen
Einführung
(Arbeitskraft und -mittel) und
5
 festgelegtem Kostenrahmen.
E
I
N
M
A
L
I
G
K
E
I
T
© Wytrzens
Projekt – Definition
Die Einmaligkeit eines Vorhabens
 bedeutet in der temporären Dimension, dass es befristet ist.
D.h., logisch zwingend müsste es sowohl einen klaren Anfangs- als auch einen
eindeutigen Endzeitpunkt geben.
 bedingt auf der inhaltlichen Dimension, dass ihm stets Elemente
der Neuartigkeit innewohnen.
Einführung
Je mehr innovative Komponenten einem Vorhaben eigen sind, desto höher wird der
Stellenwert einer sorgfältigen Planung anzusetzen sein – erhöhtes Risiko.
6
 bewirkt hinsichtlich der ressourcenmäßigen Dimension, dass
spezifische Bedürfnisse auftreten.
Die qualitativen und quantitativen Anforderungen an die Inputs fordern spezifische
Ausprägungen.
© Wytrzens
Projekt – Definition
Komplexität
Komplexe
Aufgabe
Einmaligkeit
Einführung
Wesenszüge
von Projekten
7
Temporäre
Organisation
Zeitliche
Begrenzung
Zielvorgaben
Soziales
System
© Wytrzens
Management – Definition
Gesamtheit der Aktivitäten zur zielorientierten Gestaltung
und Steuerung von Organisationen (oder Teilen davon)
und Prozessen.
Umfasst u.a.
 Koordinieren,
 Kontrollieren.
Einführung
 Planen,
8
© Wytrzens
Projektmanagement – Definition
 In allgemeinster Form:
Projektmanagement = „Organisation von komplexen Vorhaben auf Zeit“.
 DIN 69901: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben,
-organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts.
 Projektmanagement ist eine Organisationsform, bei der eine Person (Projektleiter)
oder/und eine Gruppe (Projektteam) für die Planung, Koordination (Projektsteuerung) und Kontrolle aller Aktivitäten im Rahmen eines einmaligen, zeitlich
fixierten Vorhabens zuständig ist.
Einführung
 Projektmanagement stellt eine universelle Konzeption für die Durchführung von
9
zeitlich begrenzten Aufgaben (z.B. Produktneuentwicklung, Bauvorhaben,
Veranstaltungsmanagement etc.) dar, wobei solche terminlich fixierten Vorhaben
geplant, gesteuert und kontrolliert werden müssen.
Gesamtheit dieser Funktionen → Projektmanagement
© Wytrzens
Einführung
Projektmanagement
als Führungsaufgabe
10
© Wytrzens
Projektmanagement –
Tätigkeitsfelder
Prävention, Gefahrenabwehr,
Risikoanalyse, Risikocontrolling
Rekrutierung, Teambildung,
Führungsstil, Motivation,
Mitarbeiterrückführung
Projektziele, Projektabgrenzung,
Projektstrukturplan, Terminplanung, Einsatzmittelplanung, Kostenplanung
Vertragsgestaltung
Einführung
11
Dokumentation
aller Änderungen
Claimmanagement
Sicherung der
Qualität des
Projektes
Aufbau/Abwehr
von Forderungen
Leistung, Qualität,
Termine, Einsatzmittel,
Kosten
Umfeldanalyse,
Kommunikation
© Wytrzens
Projektmanagement –
zentrale Elemente
 Projektplanung
Benennung eines Projektleiters, die Errichtung von Projektgruppen, Festlegung von
Projektzielen, Ableitung von Teilaufgaben, Planung der Abläufe, Bedarfs- und
Aufwandsschätzung, Terminplanung und Budgetierung.
 Projektsteuerung
Einführung
Anleitung und Motivierung von Mitarbeitern, Überwachung des Projektverlaufes,
Sicherung des Projektfortschritts, Ergreifen von Maßnahmen bei Planabweichungen,
Koordinierung (Auftraggeber ↔ Projektgruppe), Projektkoordination (über die
Gesamtdauer des Projekts).
12
 Projektkontrolle
Projektbegleitend, erstreckt sich auf alle Aspekte der Projektplanung und
-durchführung, Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen.
© Wytrzens
Der Projektmanagement-Regelkreis
SOLL
Änderungen
Abweichungen
Projektplanung
Mengengerüst
SOLL
Projektkontrolle
(Soll/Ist-Vergleich)
Projektsteuerung
IST
Messdaten
Einführung
Maßnahmen
13
Projektauftragsdefinition
Projektdurchführung
Projektabschluss
© Wytrzens
Praktische Anwendungsfelder
 Personalentwicklung (Weiterbildungskurse und Seminare)
 Planung und Fertigstellung eines großen Gebäudes, eines Einfamilienhauses oder eines
Schiffes
 Design und Tests von Prototypen (z.B. bei einem Auto oder einer Waschmaschine)
 die Markteinführung eines neuen Produktes (Werbe- und Marketingprojekt)
 Einführung eines neuen Computersystems (IT-Projekt oder Update)
 Entwurf und Einführung einer neuen Organisationsstruktur (Humanressourcen-Projekt)
 Planung und Durchführung eines Audits (Qualitätsmanagement-Projekt)
Einführung
 Steigerung der Produktivität innerhalb eines bestimmten Zeitraumes
14
 Olympische Spiele, Papstbesuch oder andere Großereignisse (Event-Projekt)
 Welttournee, einmalige Konzert- oder Theateraufführung, Drehen eines Films (Kulturprojekt)
 ein Umzug oder eine Urlaubsreise (privates Projekt)
© Wytrzens
Das Magische Dreieck
des Projektmanagements
Inhalt
verdeutlicht die Wechselbeziehungen zwischen
(Ergebnis)
 inhaltlichen Anforderungen
an das Projekt
 der für die Fertigstellung
QUALITÄT
Einführung
benötigten Dauer und
15
 dem entstehenden
Aufwand.
Zeit
(Termin)
Ressourcen
Kosten
(Aufwand)
© Wytrzens
Projekt versus
klassischer (Routine)Arbeit
Einführung
Vergleichskriterium
16
Projektarbeit
Klassische (Routine)Arbeit
Ziele
konkret
häufig diffus
Zeithorizont
begrenzt
unbegrenzt
Zeitaufwand
schwer kalkulierbar
gut absehbar
Delegationsmuster
flach, hierarchiearm
hierarchisch
Ergebnis/Outcome
einzigartig und einmalig
standardisiert und reproduziert
Arbeitsweise
einmalig, veränderlich
wiederholt, kontinuierlich, fortlaufend
Ausrichtung
ergebnisorientiert
aufgabenorientiert
Erfolgskriterium
Endergebnis, Resultat
funktionale Effizienz
primäre Organisationsverantwortung
inhaltsbezogen
personalbezogen
dominierende Art der Aktivitäten
flexibel – anpassungsfähig
reproduzierbar – standardisiert
Kosten
nur schätzbar
bekannt, gut kalkulierbar
Zuordnung der Entscheidungskompetenz autonom beim Team der Bearbeiter
bei Vorgesetzten
Cash-flow
negativ
positiv
Finanzierung
befristet und spezifisch
kontinuierlich und pauschal
Organisationsstrukturen
vorübergehend und wandlungsfähig dauerhaft und stabil
Umkehrbarkeit
irreversibel
reversibel
Risiko
tendenziell höher wegen Einmaligkeit tendenziell niedriger wegen
und Unbekanntheit der Tätigkeiten
Routinisierung
Managementstil
proaktiv
reaktiv
Reaktionsfreudigkeit auf Umweltvergrößer und rascher
geringer und langsamer
änderungen und Kundenbedürfnisse
Typische Einsatzgebiete
Innovation und Experimentieren
Verwaltung
© Wytrzens
Standardisierung
gering
hoch
Ariane-Trägerraketenprogramm
Gründung des Project Management Institute (USA) 1969
1965
Gründung der International
Project Management Association (IPMA), (die bis 1994
den Namen INTERNET trug)
(NASA) 1960
Entwicklung desApollo-Programm
Projektmanagements
Polaris-Programm (US-Navy)
1950
1940
16./17. Jhdt.
n.Chr.
Einführung
Zeitenwende
17
Farb-Fernsehen (USA)
Manhattan Engineering District Project (A-Bombe)
Auftauchen des Begriffes „Projektemacher“
(Daniel Defoe‘s „Essay upon Projects“)
Antike römische Großbauten (Kolosseum, Triumphbögen)
ca. 800-500 v.Chr. Griechische Tempelbauten, Wasserleitungsbau auf Samos (Tunnel des Eupalinos)
3000 v.Chr.
Ägyptische Grabanlagen (Pyramiden)
© Wytrzens
Entwicklung des Projektmanagements
The Genom Project
Jäger ´90
Erscheinen des „Project Management Body of Knowledge“
2000
1990
1987
Spacelab
Gründung der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM)
als deutscher Fachverband für Projektmanagement
Einführung
Reaktor SNR „Schneller Brüter Kalkar“
18
1970
Ariane-Trägerraketenprogramm
Gründung des Project Management Institute (USA) 1969
1965
Apollo-Programm (NASA)
Polaris-Programm (US-Navy)
1960
1980
Airbus A320
1979
IBM PC
Kampfflugzeug Tornado
Gründung der International
Project Management Association (IPMA), (die bis 1994
den Namen INTERNET trug)
© Wytrzens
Entwicklung des Projektmanagements
 1950er/1960er → Projektmanagement als wissenschaftliche Disziplin
 komplexe Vorhaben und völlig neue Herausforderungen → anfänglich starke Prägung
durch Weltraumfahrt (NASA) und große Rüstungsvorhaben in den USA.
 Zu Beginn „Technokratische“ Ansätze (Netzplantechnik!) → wurde lange Zeit als zentrales
Element des Projektmanagements begriffen; PM häufig auf diese Technik reduziert.
 Übernahme der militärischen Konzepte für zivile Vorhaben in diversen Branchen
Einführung
(z.B. Bauwesen, Softwareentwicklung) sowie Weiterentwicklung zu viel umfassenderen
Ansätzen (z.B. Einbau von Ideen der Organisationspsychologie und -soziologie).
19
 In den 1970er und 1980er Jahren → neue spezifische Theorien und Methoden.
Vermehrter Einsatz von PM in Wirtschaftsunternehmen und im Non-Profit-Bereich weltweit.
 PM etabliert sich als Standardmethode f. internationale Entwicklungszusammenarbeit
(GTZ)
© Wytrzens
Entwicklung des Projektmanagements
 Seit einiger Zeit setzt schließlich die Regional- und Strukturpolitik auch in
Industrieländern die Techniken des Projektmanagements vermehrt ein. Nachdem man die
Grenzen lokaler und regionaler Entwicklungspläne und -programme vermehrt erkennen
musste, trachten die Träger der Regionalpolitik, nunmehr vermehrt dadurch Impulse zu
induzieren, dass sie konkrete Projekte lokaler Initiativen stützen.
Mit anderen Worten: die professionelle (d.h. mit Methoden des Projektmanagements
operierende) Abwicklung diverser lokaler Gemeinschaftsvorhaben soll die regionale
Entwicklung stimulieren.
Einführung
 Seit Ende der 1990er Jahre ist das Projektmanagement als eigenes Berufsfeld vor allem
20
bei großen Organisationen anerkannt. Überdies hat sich auch ein eigenes
Zertifizierungswesen für Projektmanager etabliert.
© Wytrzens
Driving forces der Verbreitung
des Projektmanagements
 Wachsende Komplexität der Aufgaben
 Dynamisierung unserer Gesellschaft
 Grunddilemma zwischen gestiegenem Arbeitspensum und geschmälerter
Zeitverfügbarkeit
 Erhöhte Flexibilitätsanforderungen seitens der Kunden
 Kultur- und Wertewandel
Einführung
 In jüngster Zeit ist zu beobachten, dass sich PM zusehends weiterentwickelt
21
von einer „reinen Abwicklungsmethodik“ für einzelne Vorhaben hin zu einer
umfassenden Führungskonzeption.
 Zum eher operativen „Management von Projekten“ tritt das gleichermaßen
strategische wie auch operative Multiprojektmanagement
© Wytrzens
Projektmanagementstandards
und -zertifizierungen
Standard
ICB 3.0
PMBoK
Langform
International Competence
Baseline
Project Management Body
of Knowledge
Organisation
IPMA
PMI
OGC
International PM Association Project Management Institute Office of Government Commerce
Hauptverbreitung
Charakteristik
International/Europa
Nordamerika/International
Einführung
Großbritannien/International
• prozessorientiert
• Aufteilen der Projekte
des Projektmanagements • Definition von Prozessen
in Phasen
in 3 Kompetenzfelder
• Definition von Prozessen
für verschiedene
Gruppen
erfahrungsorientiert
22
PRojects IN Controlled
Environment
• Aufteilen der Elemente
• wissens‐ und
Zertifizierung
PRINCE2
4-Level Zertifizierung mit
3-Level Zertifizierung mit
Nachweisen zu Wissen,
Nachweisen zu Wissen
Erfahrung und Arbeitsproben
für jede Phase
• Sammlung von Best
Practices
• dokumentenorientiert
2-Level Zertifizierung mit
Nachweisen zu Wissen
© Wytrzens
Der „Lebenszyklus“ eines Projekts
 Vorlauf- und Vorbereitungsphase
(Ziele definieren, Machbarkeit
überprüfen, etc.)
Anbahnung
 Projektplanung (Projektdesign,
Planung
Struktur-, Ablauf-, Termin-, Budgetplan)
Einführung
 Ausführung/Kontrolle
23
(Aktivitäten der Durchführung, Verfolgen
der Abläufe und Messung/Beurteilung
des erzielten Fortschritts)
 Abschlussphase (Projektabschluss
Ausführung
Kontrolle
Beendigung
und Festhalten von Erfahrungen)
© Wytrzens
Einführung
Welche Phasen durchläuft ein Projekt?
24
© Wytrzens
Einführung
25
© Wytrzens
Einführung
Problemlösungs- und
Projektmanagementprozesse
26
Dementsprechend lässt sich Projektmanagement auch als Management
von umweltgeduldeten Versuchs- bzw. Irrtumsprozessen begreifen.
© Wytrzens
Projekttypen
… können unterschieden werden …
 nach Auftraggeber → intern/extern
 nach Aufgabe → strategisch/operativ
 nach Bedarf → markt-/krisen-/veränderungsbedingt
 nach Unternehmensfunktion → Organisations-/Forschungsprojekt etc.
Einführung
 nach geografischer Streuung der Beteiligten
27
→ nationale/internationale
 nach inhaltlicher Ausrichtung → Kultur-/Bau-/Hilfsprojekt etc.
© Wytrzens
Einführung
Charakteristische Phasen für
unterschiedliche Projekttypen
28
© Wytrzens
Einführung
Projektmerkmale und -profile
29
© Wytrzens
Projektmerkmale und deren
Rückwirkungen auf das Projektdesign
Eigenschaft
Rückwirkung auf das Projektdesign
Sie äußert sich in der Verschiedenartigkeit der zu
erfüllenden Aufgabenstellungen sowie in starken Abhängigkeiten und vielen Querverbindungen zwischen
den einzelnen Tätigkeiten, die zur Realisierung des
Vorhabens nötig sind.
Je höher die Komplexität, desto mehr Sorgfalt wird
der Ablaufplanung zu schenken sein.
Komplexität
Relative Neuartigkeit
Einführung
Sie bezieht sich sowohl auf technische, organisatorische oder verfahrensmäßige Aspekte etc., wie auch
darauf, dass z.B. bislang nicht bearbeitete Geschäftsfelder oder Absatzgebiete erschlossen werden sollen.
30
Als je innovativer ein Vorhaben einzuschätzen ist,
desto mehr Unsicherheiten sind zu erwarten.
Umfang
meint die Anzahl der für das Projekt zu realisierenden
Einzelaufgaben.
Je umfangreicher ein Projekt ist, desto mehr
Planungs-, Koordinations-, Kontroll- und Ausführungsaufwand wird aufzubringen sein.
© Wytrzens
Projektmerkmale und deren
Rückwirkungen auf das Projektdesign
Eigenschaft
Rückwirkung auf das Projektdesign
Dieser reflektiert die Wahrscheinlichkeit, die Ziele des
Projekts in Grad und/oder Art nicht zu erreichen. Er
beschreibt also die besonderen Probleme bei der Zielerfüllung, die sich z.B. ergeben können durch enge
Terminvorgaben, knappe Budgets, Probleme des Interessenausgleiches zwischen den Projektbeteiligten
oder auch deren geringe Projekterfahrung.
Als je schwieriger ein Vorhaben einzustufen ist,
desto eher braucht es erfahrene Persönlichkeiten
für die Projektleitung und das Projektteam.
Schwierigkeitsgrad
Einführung
Bedeutung
31
charakterisiert den Einfluss des Projekts auf die Überlebensperspektiven der Trägerorganisation und auf
deren Ziele.
Je wichtiger der Projekterfolg für die Trägerorganisation, desto eher ist das Instrumentarium des
Projektmanagements voll auszuschöpfen und
desto projekterfahreneres Personal ist mit der
Durchführung zu betrauen.
© Wytrzens
Projektmerkmale und deren
Rückwirkungen auf das Projektdesign
Eigenschaft
Rückwirkung auf das Projektdesign
kennzeichnet die Gefahr des Eintritts eines Schadens
bzw. der Verfehlung der Projektziele und kann von technischen, finanziellen und sonstigen Gründen herrühren.
Je zahlreicher die erwartbaren Unwägbarkeiten
eines Vorhabens, desto mehr Augenmerk ist
einem eigenen Risikomanagement zu schenken.
Risiko
Beteiligtenanzahl
nimmt Bezug auf den Kreis der in das Vorhaben involvierten internen oder /und externen MitarbeiterInnen,
Arbeitsgruppen, Firmen etc.
Je mehr Personen und Institutionen in ein Vorhaben
involviert sind, desto anspruchsvoller wird die Ausgestaltung von Koordination, Kommunikation und
Berichtswesen.
Einführung
Interdisziplinarität
32
stellt auf die Zahl der verschiedenen zur Bewältigung
des Vorhabens notwendigen Fachrichtungen ab, wobei mit steigender Vielfalt der involvierten Spezialgebiete die Wahrscheinlichkeit von Verständigungs- und
Zuständigkeitsproblemen sowie Zielkonflikten zunimmt.
Je divergierender und bunter die fachliche Herkunft
der Projektbeteiligten, desto ausgefeiltere Kommunikationsstrategien werden erforderlich sein.
© Wytrzens
Übung – Projektwürdigkeitstest
Charakteristika
des Vorhabens
Empfohlene Organisationsform
Einsatz einer
Projektorganisation

Routineaufgaben
Einführung
Bei welchem
Vorhaben sollte
man auf Projektmanagement
setzen?
33
Notwendigkeit des abteilungsübergreifenden Einsatzes von MitarbeiterInnen



Hoher Zeitdruck bei der Lösung eines
Problems
Aufgabe erfordert einen einzelnen ausgesprochenen Spezialisten für die Lösung
Einbindung externer Berater ist notwendig
Umfangreiche Vorhaben, an denen viele
MitarbeiterInnen langfristig beschäftigt sind
Mehrere Vorhaben, für die eine geringe Zahl
von Mitarbeitern kurzfristig erforderlich ist
Hohe Sicherheitsanforderungen, die es erforderlich machen, dass Informationen nur den
am Vorhaben Beteiligten zugänglich sind
Freiräume für die Realisierung und Durchführung eines Vorhabens
Unklarer Umfang eines Vorhabens
innerhalb anderer (permanenter) Organisationsstrukturen
oder Arbeitsgruppen






© Wytrzens