Transcript EH06_PM_Projektplanung_Leistungsplanung

Projektmanagement
Der erfolgreiche Einstieg
Projektplanung – Leistungsplanung
begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens
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Projektplanung
Projektleistungsplanung
© Wytrzens
Übersicht – Projektleistungsplanung
 Wesen und Elemente von
Projektplanung – Leistungsplanung
Projektstrukturplänen
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 Gliederungsprinzipien zur
Strukturplanerstellung
 Zwecke von Strukturplänen
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Lehr- und Lernziele –
Projektleistungsplanung
Projektplanung – Leistungsplanung
Anwendung von Methoden zu Erfassung
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der anfallenden Projektarbeiten
Einblick in die Hierarchisierung
von Tätigkeiten
Kenntnis unterschiedlicher Darstellungsvarianten der Projektstrukturpläne
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Learning Outcomes –
Projektleistungsplanung
Projektplanung – Leistungsplanung
 Arbeiten sinnvoll zu Paketen zu bündeln vermögen
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 zu konkreten Vorhaben selbständig auf mindestens
3 Arten Projektstrukturpläne erstellen können
 Qualität von Projektstrukturplänen beurteilen und
75% allfälliger Fehler entdecken können
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Stellung der Leistungsplanung im
Prozess der Projektplanung
6. Kostenplan
Projektplanung – Leistungsplanung
Wieviel?
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5. Ressourcenplan
Wer? Wieviel?
4. Projektterminplan
Wann? Wer?
3. Projektablaufplan
Was? Wann?
2. Projektstrukturplan
Was?
1. Projektdefinition
Warum? Wofür?
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Absichten der Projektstrukturplanung
 Überblick über sämtliche zu erledigende Arbeiten
Projektplanung – Leistungsplanung
 Strukturierung der Arbeiten
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 Leitfaden für das weitere Vorgehen
 zentrales Instrument der Projektplanung:
Projektstrukturplan (PSP) /
Work breakdown structure (WBS)
zeigt was alles im Projekt zu tun ist
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Bezeichnungen für verschiedene
Elemente eines Projektstrukturplanes
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Projektplanung – Leistungsplanung
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Programm
Projekt
Aufgabe/
Bereich
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Teilaufgabe/
Teilbereich
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Arbeitspaket
in der Regel im
Projektstrukturplan
nicht dargestellt
Einzelarbeit/
Tätigkeit/Vorgang
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Grundidee der Projektstrukturplanung
 Herunterbrechen des gesamten Vorhabens
Projektplanung – Leistungsplanung
in handhabbare Einzelteile
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 Zerlegung des Projektes in Bündel von
realisierbaren Tätigkeiten/Vorgängen
 rein inhaltliche Gliederung
– keine Abbildung der Projektorganisation!
– keine Erfassung der Abhängigkeiten!
– kein Terminplan!
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Projektstrukturplan (PSP)
Grafische Darstellung aller Projekttätigkeiten
Projektplanung – Leistungsplanung
 Hierarchische Ordnung der Aktivitäten
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 Ausweisung von Haupt-, Teilaufgaben und Arbeitspaketen
(Work breakdown structure)
 Arbeitspakete (AP): kleinste Einheit im PSP (hierarchisch niedrigste
Position), nicht weiter aufgegliedert; klar abgegrenztes Tätigkeitsbündel
 keine Abhängigkeitsverbindungen!
 Ziele des PSP:
– eigenständige Arbeitseinheiten im Projekt eingrenzen
– Basis für weitere detaillierte Projektplanungen schaffen
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Projektplanung – Leistungsplanung
Prinzipien zur Erstellung eines PSPs
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phasenorientiert
objektorientiert
funktionsorientiert
Prinzip der Temporalisierung
(Zeitabschnitte)
Prinzip der Fragmentierung
(Bestandteile)
Prinzip der Fraktalisierung
(Selbstähnlichkeit von
Aufgaben)
• Oberste Ebene repräsentiert
• Oberste Ebene repräsentiert
ein Stadium (z.B. Initiierung,
Analyse, Bewertung, Entwurf)
• Untergliederungsebenen
entsprechen Subphasen
(z.B. Bewertungsabschnitt 1,
Bewertungsabschnitt 2 etc.)
den Hauptgegenstand des
Projektes
• Untergliederungsebenen
entsprechen Bestandteilen
• Oberste Ebene repräsentiert
die Hauptfunktionen
• Untergliederungsebenen entsprechen Rollen bzw. Skills
PROJEKTSTRUKTURPLAN
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Erstellungsprinzipien von PSPs
 Objekt- oder Erzeugnisgliederung: Dabei zerlegt
Projektplanung – Leistungsplanung
man den Projektgegenstand in seine einzelnen Komponenten
(Nachteil: wichtige Aufgaben könnten übersehen werden, weil sie nicht mit
der Erstellung einer Einzelkomponente unmittelbar zusammenhängen).
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 Phasenorientierte Gliederung: orientiert sich an den unterschiedlichen
typischerweise auftretenden Stadien der Projektbearbeitung
(spiegelt den zeitlichen Verlauf von Aufgabenbereichen wieder).
 Funktionsorientierte Gliederung: Strukturierung rein nach betrieblichen
Funktionsbereichen (rein verrichtungsorientierter Plan).
 Mischform: sowohl Objekt- als auch Funktions- oder
Phasengliederungselemente auf der gleichen Gliederungsebene.
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Formale Darstellungsvarianten
von PSPs
Projektplanung – Leistungsplanung
 Diagrammform
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 Baumform
 Listenform
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Objektorientierter PSP (in Diagrammform)
Projektplanung – Leistungsplanung
Hauptgegenstand
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Firmenfestschrift
Konzept
Inhaltliche
Schwerpunktfestlegung
Formatvorlagenfestlegung
Cover
Titelformulierung
Umschlaggrafik
Einbandmaterial
Schutzumschlag
Prägung
Layout
Texte
Bilder
Kern
Formatfestlegung
Manuskripte
Bilddateien
Papierauswahl
Schriftauswahl
Infosammlung
Repros/
Klischees
Druckauftrag
Farbenauswahl
Materialsammlung
Geschäftsgrafiken
Buchbindung
Druckvorlage
Zitatsammlung
Organigramme
Interviews
Bild- und
Grafiktitel/
Beschriftungen
Impressum
Versandtaschen
Adressen
für Bezieher
Graphik
des Postgebindes
Projektmanagement
Pläne
Fortschrittsberichte
Abrechnung
Klappentext
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Phasenorientierter PSP (in Baumform)
Projektplanung – Leistungsplanung
Stadium
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Konzeptionsphase
Inhaltliche Schwerpunktfestlegung
Konzeptentwicklung
Inhaltsskizze
Formatfestlegung
Designüberlegungen (Umschlag, Einband, Prägung etc.)
Entwicklung
Informations- bzw. Textsammlung
Bildmaterialsammlung
Manuskripterstellung
Abfassen der Rahmentexte (Titel, Impressum, Zitate, Klappentext etc.)
Layouten, Formatieren
Bestimmte Auflagenhöhe
Erstellung Druckvorlage
Produktion
Papierauswahl
Druckauftrag
Herstellung Einband und Schutzumschlag
Prägung Buchrücken
Zusammenstellung Adressenliste
Abschlussphase
Abwicklung Versand
Rücknahme
Endabrechnung
Projektmanagement
Projektstart
Projektplanung
Projektdurchführung
Projektcontrolling
Projektfinalisierung
Firmenfestschrift
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Funktionsorientierter PSP (in Listenform)
Projektplanung – Leistungsplanung
Hauptfunktion
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Projektstrukturplan „Firmenfestschrift“
1. Projektmanagement
1.1. Projektleitung und -koordination
1.2. Projektcontrolling
1.3. Projektabnahme
2. Forschung und Entwicklung
2.1. Auflistung aller Patentanmeldungen der letzten 20 Jahre
2.2. Forschungstätigkeiten der letzten 20 Jahre
2.3. Bildersammlung innovativer Entwicklungen
3. Marketing
3.1. Kurzdarstellung „Marketing vor 20 Jahren und heute“
3.2. Auflistung innovativer Marketingkonzepte
3.3. Erstellung einer Bildergalerie von Marketingkonzepten
3.4. Konzeptentwicklung für Aufbau der Firmenfestschrift
3.5. Entwickeln einer Formatvorlage *)
3.6. Design des Covers *)
3.7. Entwurf des Layouts *)
3.8. Sammeln der Materialien (Texte, Bilder, Grafiken etc.) aller Abteilungen
3.9. Erstellung des Manuskripts
3.10. Layouten und formatieren
3.11. Weitere Promotionsaktivitäten (Presseaussendungen etc.)
4. Kundenberatung
4.1. Gegenüberstellung „Der Kunde damals, der Kunde heute“
4.2. Auflistung namhafter Kunden
4.3. Bildersammlung besonderer Kundenevents
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Projektplanung – Leistungsplanung
Leitfaden zur Erstellung eines PSPs
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1 Ergebnisziel
An die Spitze des Plans kommt die zentrale Frage des Projekts, die das gesamte Team betrifft, also das Ergebnisziel.
2 Teilaufgaben
Darunter werden hierarchisch die Teilaufgaben angeordnet,
die eventuell wiederum in Unteraufgaben zerlegt werden usw.
3 Arbeitspakete
Dann kommen Aufgaben, die sich nicht mehr sinnvoll zerteilen lassen, weil sie sachlich zusammengehören und von
der gleichen Person verantwortet werden. Diese Klasse von
Aufgaben nennt man Arbeitspakete.
AP
AP
AP
AP
4 Planung
Von der Anordnung der Aufgaben und Arbeitspakete fertigt
man zunächst einen Entwurf des Planes an.
5 Prüfung
Anschließend werden alle Elemente hinsichtlich Lücken,
Überschneidungen und Kompatibilität geprüft.
6 Festlegung
Nach allfälligen Ergänzungen, Bereinigungen und
Abstimmungen ist der Plan festzulegen.
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Regeln für die PSP-Erstellung
 ein Verantwortlicher pro Arbeitspaket (AP)
Projektplanung – Leistungsplanung
 AP einer Projektphase zuordnen
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 nach außen zu vergebende Aufgaben als eigenes AP
 jedes Element durch klare Formulierung eindeutig abgrenzbar machen
 AP-Bezeichnungen mit Substantiv und Verb
 AP mit Nummerierung versehen
 AP nicht zu groß dimensionieren, damit allfälliger Terminverzug
rechtzeitig bemerkt werden kann
 AP nicht zu klein dimensionieren → Überschaubarkeit
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Zwecke des PSPs
 Voraussetzung für die Schätzung der
Projektkosten und deren Kontrolle
Projektplanung – Leistungsplanung
 Bezugsgrundlage für die Dokumentation und Projektberichte
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 Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten
(AP sind Basis für die Delegation von Aufgaben und der dafür notwendigen
Vereinbarungen.)
 Ausgangsbasis für Ablauf- und Terminplanung
 Grundlage für Risikoanalysen
 Grundlage für die Kommunikation im Projekt
 Mittel für Strukturierung von Projektstatussitzungen
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Übung – Projektstrukturplanung
Projektplanung – Leistungsplanung
Erstellen Sie einen Projektstrukturplan für jenes Vorhaben, für
das Sie schon einen Projektauftrag ausgearbeitet haben.
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Nutzen Sie bunte Moderationskarten (oder Post-Its); weisen
Sie jeder Hierarchieebene eine eigene Farbe zu und gruppieren
Sie die beschrifteten Karten auf einer Tafel/Pinnwand.
Zeitrahmen: 40 Minuten
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