Transcript เบิกค่าใช้จ่ายเดินทางในประเทศ

EDMS-ระบบการเบิกค่ าใช้ จ่ายเดินทาง
ภายในประเทศ
ฝ่ ายระบบและระเบียบงาน 64116
ฝ่ ายวางแผนเทคโนโลยีสารสนเทศ 64423
1
EDMS- ระบบการเบิกค่ าใช้ จ่ายเดินทาง
ภายในประเทศ
• วัตถุประสงค์
เพือ่ ให้ ผู้ปฏิบัตงิ านสามารถบันทึกข้ อมูลการเบิกค่ าใช้ จ่ายเดินทาง
ในประเทศ ประกอบด้ วย ค่ าเบีย้ เลีย้ ง ค่ าที่พกั เหมาจ่ าย ค่ าพาหนะ
(แท็กซี่) ผ่ านระบบงานบน Web Application-EDMS พร้ อมส่ งข้ อมูล
การเบิกเงินดังกล่ าวให้ ผู้มอี านาจอนุมตั ขิ ้ อมูลผ่ านทาง Mail โดย
อัตโนมัติ ซึ่งผู้ปฏิบัตงิ านจะได้ รับเงินผ่ านการโอนเข้ าบัญชี
ธนาคารกรุงไทย ในระยะเวลารวดเร็วขึน้ โดยไม่ ต้องนาส่ งเอกสารการ
เดินทาง (แบบ กฟผ. คด.1 คด.2 จน.500) ไปยังหน่ วยงานตรวจจ่ าย
2
เงื่อนไขใน (Phase 1)
• คาสั่ งเดินทางที่เป็ น คด.15 ,คด.16 และเป็ นคาสั่ งแรกที่ไปปฏิบัติงาน/
อบรม ไม่ เกิน 30 วัน
• ไม่ ยมื เงินทดรอง
• ผู้ปฏิบัตงิ านที่ฝากสาย (คด.17 ) ไม่ สามารถเบิกค่ าใช้ จ่ายเดินทางใน
ระบบนีไ้ ด้
• ค่ าใช้ จ่ายที่สามารถเบิกได้ ประกอบ ด้ วยค่ าเบีย้ เลีย้ ง ค่ าที่พกั เหมาจ่ าย
ค่ าพาหนะ(แท็กซี่)
3
กระบวนการทางาน
ผู้มีอานาจอนุมัติ
ผู้ขอเบิก ดาเนินการใน EDMS
EDMS
EDMS
สิ ทธิประโยชน์ ส่วนเพิม่
ประเภทค่าใช้ จ่าย
- ค่าเบี้ยเลี้ยง
- ค่าที่พกั เหมาจ่าย
- ค่าพาหนะ(แท็กซี่)
ตั้งหนี้ – Dr ค่าใช้จ่าย
Interface
Cr Vendor (EMP)
Payment - Dr. Vendor (EMP)
Cr Bank KTB
4
แบบ กฟผ.-คด.1
เอกสารประกอบการเบิกค่าใช้ จ่ายเดินทาง
กรณีส่งเจ้ าหน้ าที่ตรวจจ่ าย
แบบ กฟผ-จน.500
แบบ กฟผ.-คด.2
5
ขั้นตอนการเบิกค่าใช้ จ่ายเดินทางบน EDMS
เมื่อมีคำสัง่ เดินทำงให้ไปปฏิบตั ิงำนโดยไม่ยมื เงินทดรอง สำมำรถเบิกค่ำใช้จ่ำย
เดินทำง ผ่ำนระบบ EDMS ดังนี้

Log in เข้ำระบบ EDMS
6
 เลือก ลงทะเบียน -> บันทึกขอเบิกค่ำใช้จ่ำยเดินทำง
 เลือกคำสัง่ เดินทำง
7
 ระบบแสดงหน้ำ Screen ดังนี้
1.ส่วนของคาสั่ ง
เดินทาง
2.หนี้คงค้างของ
คาสั่ งอืน
่
3.สิ ทธิใ์ น
การเบิก
8
เงือ่ นไข การเบิกค่าใช้ จ่ายเดินทาง
 ค่ำเบี้ยเลี้ยง สำมำรถระบุ น้อยกว่ำ , เท่ำกับจำนวนวันในคำสัง่ เดินทำง
หรื อ “0” กรณี ไม่ตอ้ งกำรเบิกค่ำเบี้ยเลี้ยง
 ค่ำที่พกั เหมำจ่ำย ได้ตำมจำนวนวันในคำสัง่ เดินทำง ลบ 1 วัน
 ค่ำพำหนะ (แท็กซี่ ) ได้ตำมระเบียบคำสัง่ กำรเบิกค่ำพำหนะ
9
 ตัวอย่ าง กรณี เบิกเฉพำะค่ำเบี้ยเลี้ยง มีแต่ คด.1
1. ระบุ จำนวนวันที่เบิกค่ำเบี้ยเลี้ยง
2. ระบุรหัสประเภทกำร อ้ำงอิงทำง
บัญชี Cost Center
/Cost Object ( PP /Co- Prod./
PM /IO/ Network/ SDI
3.ระบุผมู้ ีอำนำจ อนุมตั ิ
10
 ตัวอย่ าง กรณี ต้องกำรเบิก ค่ำที่พกั /ค่ำพำหนะ ให้กรอกข้อมูล แบบ
กฟผ. คด.2 เพิ่มเติม
1.กรอกข้อมูล แบบ กฟผ. คด.2
11
ประเภทค่ าใช้ จ่าย ที่สามารถระบุได้ ใน การกรอก แบบ กฟผ. คด.2
o ค่ำที่พกั
o ค่ำพำหนะ
ระบุวนั เวลา ที่ Check in-Check out
o ไม่มีค่ำใช้จ่ำย
(กรณี ตอ้ งกำรรำยงำนกำร
เดินทำงใน คด.2 ให้สมบูรณ์)
กด คานวณจานวนวันระบบคานวนเงินให้
ตัวอย่ างการ ระบุค่าทีพ่ กั
ระบุ สถานที่ต้งั ของ ที่พกั
และสถานที่ไปปฏิบัตงิ าน
และสถานที่พกั
รายละเอียดเพิม่ เติม
12
ตัวอย่ างการ ระบุค่าพาหนะ
ระบุวนั เวลา ที่ใช้ บริการ
ระบุ จานวนเงิน
ระบุ สถานที่
ต้ นทาง ปลายทาง
ต้ นทาง-ปลายทาง
คนละจังหวัด
ต้ นทาง-ปลายทาง
อยู่ภายในจังหวัดเดียวกัน
*ปริมลฑล ( กทม.,นนทบุรี
สมุทรปราการ ,ปทุมธานี)
รายละเอียดเพิม่ เติม
13
ตัวอย่ างไม่มีค่ำใช้จ่ำย
ระบุวนั เลือกจาก
เท่ านั้น
การระบุ เวลา hh.mm เช่ น 09.00 , 11.00
14
เมื่อกรอกข้อมูล คด.2 แล้วเสร็ จ จะแสดงรำยละเอียดบน Screen ดังนี้
1. รำยละเอียดที่ กรอก คด.2
2. แสดงยอดรวมของแต่ละค่ำใช้จ่ำย (คด.1)
15
กำรระบุรหัสกำรอ้ำงอิงทำงบัญชีและกำรตัด
งบประมำณ ( Cost Center / Cost Object )
คลิก เพือ่ ระบุ Cost Center / Cost Object
16
ประเภทรหัสกำรอ้ำงอิงทำงบัญชี Cost Center / Cost Object
(PP/CO Production/IO/PM/Network/Sale Order)
ระบุค่าของ Cost Object
ค่าที่ระบุ มีในระบบ หรือไม่ ?
ค่าใช้ จ่ายเดินทางที่ขอเบิก
17
การระบุรหัสประเภทการอ้ างอิงทางบัญชี
( แบบฟอร์ ม กฟผ. จน.500 )
1. เลือกประเภท Cost Object และระบุ Value
กรณี ระบุ Cost Center จะได้ค่ำจำก Cost Center ที่ Log in เข้ำระบบ
2. ระบุเปอร์เซ็นต์
/จำนวนเงิน
3. บันทึกโดยกำร
กดเพิ่ม จน.500
1
2
3
18
ตัวอย่ำง กำรระบุรหัสประเภทกำรอ้ำงอิงทำงบัญชี
Cost Center/Cost Object
เลือกประเภท Cost Object = Cost Center
ต้ นทุนของค่าใช้ จ่ายที่เบิกจะเป็ นค่าใช้ จ่าย
ของฝ่ าย และตัดงบประมาณของฝ่ าย
สามารถระบุเป็ น เปอร์ เซ็นต์
สามารถระบุเป็ น จานวนเงิน
19
ตัวอย่ำง กำรระบุรหัสประเภทกำรอ้ำงอิงทำงบัญชี
Cost Center/Cost Object
เลือกประเภท Cost Object = Internal Order
สามารถระบุเป็ น จานวนเงิน
ต้ นทุนของค่าใช้ จ่ายที่เบิกจะเป็ นค่าใช้ จ่าย
Internal Order ตัดงบประมาณการอบรม
สามารถระบุเป็ น เปอร์ เซ็นต์
20
• ตรวจสอบ ยอดเงินที่ปันส่ วนเข้ำ Cost Center / Cost Object ต้องเท่ำกับ
ค่ำใช้จ่ำยที่ขอเบิก
21
หน้ า Screen ทีก่ รอกข้ อมูลครบถ้ วน เตรียมส่ งอนุมตั ิ
ตรวจสอบ
ตรวจสอบ
22
การเลือกผู้อนุมัติ : เลือกผูม้ ีอำนำจในกำรอนุมตั ิ ตำมระเบียบคำสัง่
ระดับหัวหน้ำ กอง ขึ้นไป
คลิก ตกลงเลือกและกดบันทึกส่ งผู้อนุมัติ
23
ผูม้ ีอำนำจอนุมตั ิ สำมำรถ ดำเนินกำำรได้ ดังนี้
1.
2.
3.
4.
5.
ตรวจคำสัง่ เดินทำง
ตรวจสอบรำยละเอียด คด.2
ตรวจสอบประเภทค่ำใช้จ่ำย
ตรวจสอบ รำยกำร Cost Object
อนุมตั ิ
 อนุมตั ิ : ให้เบิกค่ำใช้จ่ำย
 ตรวจสอบใหม่ : ผูบ้ นั ทึก
สำมำรถเรี ยก ใบเบิกมำแก้ไขแล้ว
ส่ งขออนุมตั ิใหม่
24
กำรมอบหมำยสิ ทธิ์กำรอนุมตั ิ
• เพิ่มเติม -> กำรมอบหมำยสิ ทธิ์ กำรอนุมตั ิ -> เบิกค่ำใช้จ่ำยเดินทำง
25
กำรเรี ยกค้นหำเอกสำร
• สำมำรถระบุเงื่อนไข เลขที่ใบเบิก ช่วงเวลำ เรื่ อง ประเภทของเอกสำร
สามารถระบุเลขที่ใบเบิก
เลือกประเภท
ระบุช่วงวันที่ลงทะเบียน
ชื่อเรือง
คลิก เพือ่ แสดงรายการ
26
คลิก เพือ่ แสดงรายละเอียดเอกสารการ
27
รำยงำน คด.1 , คด.2
• Menu พิมพ์ทะเบียน > รำยงำนเบิกค่ำใช้จ่ำยเดินทำงในประเทศ
• ระบุเลขที่ใบเบิก กด แสดง คด 1 หรื อ คด 2
28
รู ปแบบรำยงำน EDMS
• แบบกฟผ. คด.1
29
รู ปแบบรำยงำน EDMS
• แบบ กฟผ. คด.2
30
การโอนเงินให้ ผู้ขอเบิก
• Module AP-ดำเนินกำรตั้งหนี้อตั โนมัติบนระบบงำน SAP และ กำรเงิน
ส่ วนกลำงประมวลผลผ่ำนระบบงำน Cash Management โอนเงินเข้ำ
บัญชีพนักงำนผ่ำนธนำคำรกรุ งไทยทุกวัน
• ผูข้ อเบิก สำมำรถสอบถำมกำรโอนเงินผ่ำน Website : sp.egat.co.th :
ระบบสอบถำมเงินยืมทดรองและเงินพึงได้โอนเข้ำบัญชีธนำคำร
และได้รับ Mail แจ้งหลังกำรโอนเงิน
31
ข้อมูลเมื่อ Interface เข้ำระบบ SAP
เลขที่คำสั่งเดินทำง
เลขที่ใบเบิก
32
รำยงำนกำรตรวจสอบ
• ตัวอย่ำง 1
• ตัวอย่ำง 2
33
หำกมีปัญหำกำรระบุรหัสประเภทกำรอ้ำงอิงทำงบัญชี
• สังกัด รวพส.,รวพฟ., สอบถำมแผนก หตทพ-บ. โทร 63728, 63724,
63723, 63722
• สังกัด ผวก.,รวผ.,รวบ.,รวห.,รวค. สอบถำมจำกแผนก หบต-บ.
โทร. 65479, 65465, 65413
• สังกัด รวฟ.,รวธ. สอบถำมจำกแผนก หบตผ-บ. โทร 67531
หบบผ-บ. โทร. 67533
• สังกัด รวส สอบถำมจำกแผนก หบตส-บ. โทร. 62714, 62716
34
หากมีปัญหาด้ านงบประมาณ
• ติดต่อ ผูป้ ระสำนงำนงบประมำณประจำฝ่ ำย
หากมีปัญหาด้ านระบบงาน
EDMS – เบิกค่ าใช้ จ่ายเดินทางในประเทศ
• ติดต่อ Call Center 64188 , 64116 , 64423
• ภูมิภำค ติดต่อหน่วยงำนบัญชี ของท่ำน
35