Transcript Kako pripremiti prijedlog projekta

RADIONICA
„KAKO PRIPREMITI PRIJEDLOG
PROJEKTA”
Nataša Mikić Kezele, dipl.oec
RRA Porin d.o.o.
Cres, 9.-10. listopada 2013.
ŠTO JE PROJEKT
- obuhvat organizacijsko - investicijskih aktivnosti kojima se stvaraju
nove vrijednosti ili nova korisna stanja
- predstavlja kompleksni sustav aktivnosti i promišljanja koje vode
postizanju određenog cilja. Mnoga uspješna ostvarenja u privatnom,
javnom ili poslovnom svijetu posljedica su pomno isplaniranog projekta
- jasno i smisleno definirana buduća zamisao u određenoj pisanoj formi
koja je unaprijed zadana a koja će nosiocu projekta omogućiti dobivanje
financijskih sredstava
- Dobro isplaniran projekt povećava mogućnost za dobivanje sufinanciranja
te omogućava lakše praćenje faza projekata definirajući što i kada se
mora provesti na način i u kojem roku da se ostvari planirano
- Europska komisija projekt je definirala
kao ”niz aktivnosti usmjerenih ostvarenju
jasno zacrtanog cilja u određenom
razdoblju uz određeni proračun”
KOMPONENTE PROJEKTA
- AKTIVNOSTI – sve radnje koje se obavljaju unutar projekta kako
bi se ostvarili zadani rezultati
- CILJ – sve promjene potpune ili djelomične zbog kojih se projekt
provodi
- VREMENSKO RAZDOBLJE – jasno ugovoreno, definirano i
ograničeno
- PRORAČUN – jasan prikaz očekivanih prihoda i rashoda
JASNO DEFINIRATI
- Sve strane u projektu
- organizacije i osobe na koje projekt utječe i koje mogu
utjecati na njega u pozitivnom ili negativnom smislu
- ciljane grupe – svi oni koji imaju direktnu korist od projekta
te upotrebljavaju proizvode i usluge istog
- krajnje korisnike – koji korist od projekta imaju posredno
- koordinaciju, upravljanje i financijske sustave
- Sustav monitoringa i evaluacije
ODNOS PROGRAM - PROJEKT
PROGRAM
PROJEKT
- Okvir za planiranje aktivnosti
unutar određenog sektora ili
područja (kreditni programi,
poticajni programi, proizvodni
programi, strateški programi…)
- Određena aktivnost unutar
određenog sektora ili područja
- Aktivnost koja traje duže
vrijeme i može se prilagođavati
- Sadrži konkretne ciljeve i
prioritete te proračun i
vremenski raspored aktivnosti
- Skup uvjeta za implementaciju
– vođenje, plaćanje kontrola
- Ograničena u izvorima
(vrijeme, ljudi, novac)
Kako do EU sredstava?
PRIPREMLJENI STRATEŠKI DOKUMENTI – PRIPREMLJENI
PROJEKTI – ADMINISTRATIVNI KAPACITETI









Strateški dokumenti na nacionalnoj, regionalnoj i lokalnoj razini
Sinergija – više dionika!
Sličnosti s već financiranim projektima EU – Baza projekata http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm
Sufinanciranje – max 85%; manje ako projekti ostvaruju prihode, za tvrtke
Predfinanciranje – proračunsko planiranje! – dugoročno, za period 20122020 – PUR/ŽRS
Ljudski kapaciteti, Riješeni vlasnički odnosi
Razrađena projektna ideja – ideja/projekt
Studije, Idejni projekt, glavni projekt, dozvole
Prijavna dokumentacija, Potvrda glavnog projekta
PROJEKTI S NAJVIŠE ŠANSI
• racionalno postavljeni i ekonomski opravdani
• izuzetno dobro planirani i odlično prezentirani
• zadovoljavaju osnovne ciljeve strategije Operativnih programa i
prioritetnih osi
• doprinose ekonomskoj i socijalnoj povezanosti RH i EU
• osiguravaju trenutnu korist po svom dovršetku
• znače operativnu vezu s drugim, već financiranim projektima
• doprinose prekograničnoj suradnji
• imaju osigurane timove za provedbu projekata
• na najvišem su stupnju pripreme i mogu se vrlo brzo implementirati
UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM - UPC
- UPC – je složen i kreativan proces … koji uključuje i pregovaranje o
odlukama koje su prihvatljive glavnim dionicima (stakeholders)” stoga su
„timski rad, pregovaračke i komunikacijske sposobnosti najvažnije za
učinkovit PCM”. (Europska komisija, PCM Guidelines, 2004.)
- Planiranje projekta i prijavljivanje za sufinanciranje iz programa i
fondova EU treba uzeti u obzir da svi projekti bez obzira na njihove
specifičnosti imaju zajedničke osobine koje treba iskoristiti kako bi se
lakše upravljalo – metodologija upravljanja projektom - PROJEKTNI
CIKLUS
- Projektni ciklus – logičan slijed aktivnosti koje se provode kako bi se
ostvarili ciljevi. Svaki projekt prolazi kroz nekoliko faza za vrijeme svog
trajanja bez obzira na svoju kompleksnost
FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA
1. PROGRAMIRANJE
5. EVALUACIJA I REVIZIJA
4. PROVEDBA
2. IDENTIFICIRANJE
3. FORMULIRANJE
FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA
1. PROGRAMIRANJE
- kakva je situacija na nacionalnoj razini, koje su mogućnosti,
problemi u određenom sektoru, koji se projekti provode, koja
područja nisu pokrivena, potencijalni provoditelji
- Nacionalni programi razvitka ili strategije razvoja pojedinih
sektora, prioriteti na lokalnoj razini
- STRATEŠKI DOKUMENTI za RH (Sporazum o stabilizaciji i
pridruživanju, Europsko partnerstvo, Mišljenje EK o zahtjevu za
članstvo u EU, Izvješće EK o napretku, Pretpristupni ekonomski
program, Godišnji Nacionalni programi za pridruživanje EU)
- SEKTORSKI DOKUMENTI (Nacionalne i regionalne sektorske
strategije)
FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA
2. IDENTIFIKACIJA
- Na temelju utvrđenih potreba iz prve faze prikupljaju se
projektne ideje i mogućnosti za izvedbu projekta te ovdje
završava analitički period
- Analiza problema i ciljeva u skladu sa strateškim dokumentima
- Analiza dionika (stakeholders) – korisnici, voditelji projekta,
partneri, donatori, nabavljači, administracija …
- Analiza institucionalnih kapaciteta
- Studije izvedivosti
FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA
3. FORMULIRANJE ILI PRIPREMA
- Izrada projektne ideje koja postaje projekt
- ciljevi projekta,
- ciljane skupine,
- priprema proračuna,
- izvori financiranja,
- prikupljanje dokumentacije
- Izrada logičke matrice i pisanje prijedloga projekta
- Ugovaranje
FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA
4. PROVEDBA ILI IMPLEMENTACIJA
- Provedba projekta i aktivnosti
- Upravljanje projektom (project management)
- Postizanje rezultata i ispunjavanje ciljeva
- Učinkovito upravljanje financijskim sredstvima
- Praćenje proračuna i izvještavanje o učinjenom
- uspostavlja se jasan sustav vođenja i podjela odgovornosti ako se radi o
partnerskim organizacijama,
FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA
5. EVALUACIJA I REVIZIJA
-
Na temelju prikupljenih i obrađenih podataka cijelog projekta daje se
konačna procjena i financijska revizija te ocjena kako je proveden.
Evaluacija – vrednovanje ostvarenja ciljeva projekta
Na početku (ex-ante), tijekom (interim) i po završetku (ex-post)
projekta
Analiziraju se rezultati projekta i rađaju se nove ideje za projekte
(mogući početak novog projekta)
Objektivno procjenjivanje projekta, njegovog osmišljavanja, provedbe i
rezultata – utvrditi do koje mjere su ispunjeni ciljevi kako bi se zaključci
koristili u procesu odlučivanja i primateljice i donatora
Osnovne osobine evaluacije – objektivnost, kredibilnost, sudjelovanje
dionika, korisnost
FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA
5. EVALUACIJA I REVIZIJA
Revizija (audit) – kontrola trošenja financijskih sredstava
- Financijska kontrola
- Procjena pravnog okvira trošenja financijskih sredstava
- Jesu li sredstva korištena učinkovito te jesu li bila pravilno
usmjerena?
- Tijekom i/ili po završetku projekta
PROJEKTNI CIKLUS
Osnovna načela upravljanja projektnim ciklusom
 Poštivanje svih faza projektnog ciklusa
 Uključivanje dionika (stakeholders)
 Planiranje služeći se „logičkim okvirom” odnosno „logičkom matricom”
(Logical Framework Approach, Logical Framework Matrix)
 Relevantnost, izvedivost i održivost
PROJEKTNI CIKLUS
 Svrha – razumijevanje koraka unutar bilo kojeg projekta
 Definira kako se pripremamo, planiramo, provodimo i evaluiramo
projekt
PRISTUP LOGIČKOG OKVIRA
FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA
Identifikacija
-
Analiza postojećeg stanja
Propitivanje relevantnosti projektne
ideje
Identificiranje mogućih ciljeva i
strategija
Formulacija
Priprema projektnog prijedloga uključuje:
- Jasne ciljeve
- Mjerljive rezultate
- Strategiju za nošenje s rizicima
- Identificiranje razine odgovornosti
Implementacija
Ključni alat za vođenje projekta pomaže:
- Pri operativnom planiranju aktivnosti
- Pri monitoriranju
- Pri ugovaranju
Evaluacija i revizija
Osnova za oblikovanje procjene izvedbe i
utjecaja projekta
LOGIČKI OKVIR (LFA) I ODNOS PREMA PCM-u
- Logički okvir (Logical Framework Approach: LFA) predstavlja alat
za upravljanje procesima ciljanih promjena
- Osmišljen je ranih 1970 tih g. od strane USAID-a
- Metoda logičkog okvira zasniva se na uzročnoposljedičnom
principu između problema odnosno ciljeva, te na koji su način
ciljevi provedeni i do koje mjere faktori koji nisu dio projekta
utječu na njegovu uspješnost
- UPC (posebno: priprema, provedba i evaluacija) se temelji na
osnovnim načelima LFA
Proces planiranja ima dvije faze
 Faza analize
 Faza planiranja
Oblikovanje projektne ideje – FAZA ANALIZE
1.
2.
3.
4.
5.
Što moramo znati prije nego krenemo u pripremu projekta? –
PRELIMINARNE ANALIZE
Tko je sve relevantan za projekt i za koga ga radimo? - ANALIZA
DIONIKA
Koje probleme susrećemo u sektoru ili na području kojim se
bavimo? – ANALIZA PROBLEMA
Koje ciljeve prepoznajemo na temelju tih problema? – ANALIZA
CILJEVA
Što bismo realno od ovih ciljeva mogli ostvariti svojim projektom
da najučinkovitije riješimo probleme? – IZBOR STRATEGIJE
PRELIMINARNA ANALIZA
- upoznavanje s programskim dokumentima i drugim relevantnim
nacionalnim i regionalnim strategijama:
- Operativni programi
- Upute natjecateljima
- ŽRS-ovi
- Nacionalne sektorske strategije
- EU strategije
ANALIZA DIONIKA
- Svi pojedinci, grupe, institucije, organizacije i kompanije
koje mogu imati interes u projektu
- Smisao analize: prepoznati različite interese, ograničenja
i kapacitete svih dionika i uzeti ih u obzir pri identifikaciji
problema, postavljanju ciljeva i izboru strategije
- Konačni cilj: maksimalno povećati korist koju će imati
ciljana skupina i krajnji korisnici, a umanjiti potencijalne
negativne učinke (uključujući konflikte među dionicima)
Koraci u analizi dionika
Prepoznati ključni problem ili mogućnost kojom će se projekt baviti
Identificirati grupe koje će imati interes u potencijalnom projektu
Istražiti njihove uloge, interese, snagu i sposobnost sudjelovanja (jake
strane i slabosti)
Identificirati stupanj suradnje ili sukoba među dionicima
Interpretirati zaključke tako da nam omoguće:
1.
2.
3.
4.
5.
•
•
•
Pravilnu raspodjelu resursa
Organizirati i koordinirati dionike tako da se promovira njihovo
“vlasništvo” nad projektom i sudjelovanje
Prepoznati sukobljene interese i dizajnirati projekt tako da ih se uvaži i
riješi - primjer širokopojasni internet
Terminologija
Korisnici (Beneficiaries): dionici koji na bilo koji način imaju koristi od
provedbe projekta
Ciljana skupina (Target Group(s)): grupa na koju će se direktno
pozitivno utjecati kroz ostvarenje svrhe projekta
Krajnji korisnici (Final Beneficiaries): grupa koja će imati
dugoročnu korist od projekta na široj društvenoj ili sektorskoj
razini
-
-
Projektni partneri: provode projekt na terenu (također su dionici i
mogu biti i ciljana skupina ili njen dio)
Suradnici (associates): jedan oblik partnerske organizacije (EK ih
razlikuje od partnera jer se suradnici ne financiraju iz projekta)
ANALIZA PROBLEMA
- Identificirati negativne aspekte postojeće situacije i
uspostaviti uzročno-posljedične odnose među njima
- Bitan je konsenzus među ključnim dionicima: projektnim
partnerima, ciljanom skupinom i krajnjim korisnicima
(predstavnicima)
- 3 faze:
- Definirati okvir i predmet analize
- Identifikacija ključnih problema s kojima se suočava ciljana
skupina i korisnici općenito
- Vizualizacija problema i njihovih kauzalnih odnosa u
“problemskom stablu”
PROBLEMSKO STABLO - primjer
POSLJEDICA
Povećan broj poginulih u prometu
Česte prometne nesreće
Nepažljivost
vozača
Nedovoljno
educirani vozači
Loša kvaliteta vozila
Nedovoljno
održavanje vozila
Loša kvaliteta cesta
Prestara
vozila
Loše održavanje cesta
UZROK
ANALIZA CILJEVA
 Svrha:
- Opisati buduću pozitivnu situaciju
- Definirati hijerarhiju ciljeva
- Grafički prikazati odnos sredstava i ciljeva
 Negativna situacija iz problemskog stabla preoblikuje se u rješenja
npr:
PROBLEM
CILJ
Kvaliteta vode u rijeci
opada
Poboljšati kvalitetu vode u
rijeci
Koraci u analizi ciljeva
1.
Preformulirati negativnu situaciju u problemskoj analizi u pozitivna
rješenja koja su:
•
Poželjna
•
Realno ostvariva
2.
Provjeriti je li odnos sredstava i ciljeva logičan (proizlazi iz
uzročno-posljedične logike problema)
3.
Ako je potrebno:
•
Revidirati formulacije
•
Dodati nove ciljeve ako se čini da nedostaju u hijerarhiji kako
bi se ostvarili viši
•
Eliminirati ciljeve koje se čine nepotrebni ili neprikladni
Stablo ciljeva – primjer
CILJEVI
Smanjenje broja poginulih u prometu
Smanjenje broja prometnih nesreća
Povećanje pažljivosti kod
vozača
Edukacija vozača
Poboljšanje kvalitete vozila
Nabavka novih
vozila
Redovito
održavanje vozila
Poboljšanje kvalitete ceste
Bolje održavanje
ceste
SREDSTVA
Stablo ciljeva - savjeti
- Obavezno u konzultaciji sa ključnim dionicima
- Koristiti informacije prikupljene u analizi dionika kako bi se:
- Prepoznali prioriteti
- Procijenila realističnost određenih ciljeva
- Prepoznala dodatna sredstva za ostvarenje pojedinih ciljeva
- Problemsko stablo predstavlja pojednostavljenu sliku željene
buduće situacije, a indicira i sredstva za njeno postizanje
- Najveća prednost mu je što povezuje definiranje projektnih
ciljeva sa prepoznatim problemima
ANALIZA STRATEGIJE
- Odgovoriti na sljedeća pitanja:
- Treba li/može li projekt postići sve potencijalne ciljeve (riješiti sve
prepoznate probleme) ili treba izabrati neke?
- Koje su mogućnosti prepoznate u SWOT analizi, a na kojima bi se trebao
graditi projekt?
- Kojom kombinacijom intervencija ćemo najvjerojatnije postići rezultate i
ostvariti koristi?
- Kako će se najbolje osigurati vlasništvo ciljane skupine i partnera nad
projektnim rezultatima?
- Što si možemo priuštiti s obzirom na financijske i vremenske okvire te
tehničke i administrativne kapacitete kojima raspolažemo?
- Koja opcija je najisplativija?
- Koja će strategija najuspješnije odgovoriti i na horizontalna pitanja
(politike uključivanja, zaštite okoliša i sl.)?
Analize strategije - kriteriji
- Doprinos ključnim strateškim (programskim, sektorskim)
ciljevima
- Koristi za ciljanu skupinu i druge skupine obuhvaćene
horizontalnim politikama
- Komplementarnost s drugim programima i projektima
- Financijski i operativni resursi
- Financijska i ekonomska isplativost
- Doprinos institucionalnom jačanju
- Tehnička izvedivost
- Utjecaj na okoliš
LOGIČKA MATRICA
- Sažet tabelarni prikaz projekta koji služi:
- Kvalitetnom i logičnom planiranju i formuliranju projekta
- Jasnoj prezentaciji projekta (donatorima i ostalim
dionicima)
- Praćenju provedbe i ocjeni projekta
• Popunjavanje logičke matrice ima slijed prikazan
brojevima u svakom polju tablice.
LOGIKA INTERVENCIJE
OPĆI CILJ
SPECIFIČNI CILJ
OČEKIVANI REZULTATI
AKTIVNOSTI
OPĆI CILJ – pridonosi općoj željenoj promjeni a u skladu je sa lokalnom,
regionalnom, državnom te sektorskom javnom politikom kao i s ciljem
poziva
SPECIFIČNI CILJ – je dugoročna korist za ciljne i korisničke grupe
OČEKIVANI REZULTATI – nastaju na kraju provedenih aktivnosti te
pridonose ostvarenju specifičnih ciljeva
AKTIVNOSTI – su definirane radnje koje se provode kako bi se ostvarili
rezultati aktivnosti
 Ostvarenje OPĆEG CILJA donosi dugoročne promjene, u skladu s
regionalnim i sektorskim politikama te strategijama
gradova/županija/države. (nakon realizacije projekta, cilj neće biti
u potpunosti ostvaren)
 SPECIFIČNI CILJEVI donose promjene za korisnike te će biti
ostvareni do kraja projekta (pridonosi ostvarenju općeg cilja)
 REZULTATI su proizvodi, usluge i/ili kvalitativne promjene u
znanju, vještini te ponašanju i stavovima ljudi koji nastaju kao
posljedica provođenja niza aktivnosti
 AKTIVNOSTI su radnje koje će provoditelj provesti kako bi
postigao konkretne rezultate
 Pitanja ŠTO (što moja organizacija/ustanova želi postić ovim
projektom?; što želite promijenit?) definiraju CILJ
 Odgovor KAKO (kako ćemo nešto promijeniti i ostvariti svoje
ciljeve?) definiraju AKTIVNOSTI
Ako želimo doprinjeti
ostvarenju OPĆEG
CILJA, moramo ostvarit
SVRHU PROJEKTA,
moramo postić i
rezultate, ako želimo
postići REZULTATE,
moramo provesti
AKTIVNOSTI
Drugi korak: DEFINIRANJE PROJEKTNIH PRETPOSTAVKI I RIZIKA
 PRETPOSTAVKE – vanjski čimbenici – izvan izravne kontrole provoditelja
projekta
 Pozitivan odgovor na određenu pretpostavku
formuliranje aktivnosti i/ili rezultata
 Negativan odgovor
nisu zadovoljeni svi preduvjeti za
početak projekta te da treba ponovno analizirati situaciju
 Pretpostavke se definiraju kao pozitivne tvrdnje!
 RIZICI – mogućnost da ljudi ni oprema neće biti dostupni kada ih budete
trebali, jer je bilo potrebno završiti neki drugi projekt – potpuno ovise o
vama.
Definiranje indikatora
•
Objektivno provjerljivi indikatori (ili pokazatelji) opisuju projektne ciljeve na
mjerljiv način:
– Kvalitete (Quality)
– Kvantitete (Quantity)
– Vremena (Time)
 QQT
•
•
•
•
“Kako ćemo znati je li se stvarno dogodilo ono što smo planirali? Kako
ćemo potvrditi uspjeh?”
Moraju biti mjerljivi na konzistentan način i uz prihvatljive troškove
Moraju biti objektivno mjerljivi (iste informacije moraju izići iz mjerenja i ako
mjeri više različitih osoba; nisu podložni različitoj interpretaciji)
Za opći cilj ne predviđa se da projektni tim osigurava provjeru indikatora
SMART INDIKATORI
• Dobri indikatori moraju imati SMART karakteristike:
– Specific - Specifični (za cilj koji mjere – svaki mora mjeriti jedan
cilj/rezultat)
– Measurable – Mjerljivi (kvantitativno ili kvalitativno)
– Available - Dostupni (u okviru prihvatljivih troškova)
– Relevant – Relevantni (s obzirom na potrebe projektnog tima za
informacijama)
– Time bound - Vremenski određeni (da znamo kada možemo
očekivati postizanje očekivanih vrijednosti)
• Moraju se definirati tijekom formulacije, ali često ih je potrebno
revidirati za vrijeme provedbe kad postaje jasnije koje je sve
pokazatelje korisno pratiti
Definiranje aktivnosti
- Aktivnosti su radnje koje će se poduzimati tijekom projekta, a projektni
tim ih podrazumijeva i prije samog planiranja projekta. Aktivnosti su
definirane unutar okvira logike intervencije i samo ih je potrebno
razraditi.
- Za razradu aktivnosti upotrebljava se Ganttova tablica
Ukupno trajanje projekta: Navesti ukupno trajanje projekta u mjesecima
1. godina
2. godina
Aktivnost
1.
2
3 4
5
6 1.
2 3 4 5
dvomj
dvo
esečj
mje
e
sečj
e
------------Pripremna
Aktivnost
1
(naziv)
Provedbena
Aktivnost
1
(naziv)
Pripremna
aktivnost
2
(naziv)
itd.
6
Nositelj aktivnosti
------Nositelj aktivnosti
Nositelj aktivnosti
Nositelj aktivnosti
PRORAČUN PROJEKTA
• Tablica u Excelu s tri “Worksheet-a”:
– 1. Proračun
– 2. Opravdanje proračuna
– 3. Izvori financiranja
• Iznimno važan dio projektnog prijedloga i osnova za potpisivanje
ugovora o financiranju
• Troškovi moraju biti jasni, opravdani, dovoljni za provođenje
aktivnosti, razlomljeni po stavkama!
Zašto je proračun projekta važan
• Prikazuje PROJEKCIJU troškova koji su predviđeni i
dozvoljeni za projekt
• Konačna PRIHVATLJIVOST troškova (ELIGIBILITY)
potvrđuje se tek prilikom odobrenja financijskog
izvještaja nakon implementacije projekta
• Često puta proračun projekta je podložan korekcijama
u fazi ugovaranja (“čišćenje proračuna”), kako bi se
uklonile greške iz projektnog prijedloga
Zašto je proračun projekta važan
• Proračun projekta je uz plan aktivnosti i
logičku matricu najvažniji implementacijski
alat.
• Izrađuje se na temelju 3 osnovna principa:
– Transparentnost troškova
– Adekvatnost troškova
– Točnost izračuna
PRIHVATLJIVI TROŠKOVI
• Dovoljni za provedbu projekta i nastali tijekom provedbe
(nakon potpisivanja ugovora o dodjeli sredstava, osim u jasno navedenim
iznimkama)
• Svi oni za koje postoje uplate, računi tj. da se može
dokazati da su realizirani
• Stvarni trošak mora biti evidentiran i proknjižen
• Opravdani troškovi – moraju se ostvariti, ukoliko
aktivnost nije provedena/realizirana sredstva se moraju
vratiti
NEPRIHVATLJIVI TROŠKOVI
-
dugovanja, potraživanja, gubici, zatezne kamate
Stjecanje zemljišta ili zgrada, kupovanje korištene opreme
Aktivnosti i stavke financirane iz drugih izvora
Gubici u valuti – razlike u deviznom tečaju
Porezi – PDV
Zajmovi trećim stranama
Troškovi nastali prije datuma potpisivanja ugovora
Podugovaranje usluga koje su uobičajena djelatnost prijavitelja
Kupovina zemljišta i zgrada
SUFINANCIRANJE PROJEKTA
- Sufinanciranje projekta znači da Europska komisija ne
pokriva u cijelosti prihvatljive troškove projekta, već u
njemu sudjeluju i prijavitelji ili sredstva iz javnih izvora
- Najčešći slučaj je 85%:15%
- Vlastito učešće ili sufinanciranje 15%
- Sufinanciranje Europske komisije 85%
PODACI POTREBNI ZA PRORAČUN
-
Ukupan iznos prihvatljivih troškova projekta
Iznos koji se traži od EK
Iznos sufinanciranja (koji su izvori lokalni proračun, županijski, vlastita sredstva i sl.)
Iznos direktnih troškova (troškovi potrebni za provođenje aktivnosti
raspoređeni u dijelove obrasca)
- Iznos indirektnih troškova (troškovi administracije, najma prostora,
komunalija – hladni pogon, ne smije prelaziti 5-7% ukupnih direktnih
troškova)
- Iznos pojedinih troškova po godinama
- Iznos pojedinih troškova po partnerima
STVAKE PRORAČUNA
- LJUDSKI RESURSI - plaće stalno zaposlenih djelatnika te putni troškovi istih i
dnevnice. Avionom se može letjeti samo u ekonomskoj klasi, vozna karta
dokazuje putovanje vlakom, busom, a za automobile se obračunava 0,25 eura
po km
- http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeur
o_en.cfm
- OPREMA I MATERIJAL – nabava potrebne opreme i materijala, porjeklo robe
mora biti iz EU
- INVESTICIJE - izvođenje radova
- VANJSKE USLUGE – savjetodavna pomoć, tehnička pomoć, knjigovodstvene
usluge, revizija, evaluacija
- OSTALI TROŠKOVI
- REZERVA – obično iznosi 5% gornjih stavki i služi za nepredviđene troškove,
ne smije se trošiti bez odobrenja ugovornog tijela
- ADMINISTRATIVNI TROŠKOVI – iznose do 7% direktnih troškova, hladni
pogon
SAVJETI ZA IZRADU DETALJNOG PRORAČUNA
-
Procijeniti sve izravne troškove svih aktivnosti prijedloga projekta
Ne postoji propisan ispravan način da se to učini
Obuhvatiti sve troškove, evidentirajte sve unose
Provjerite jeste li zaračunali troškove svake aktivnosti
Obuhvatite i troškove za pojedince angažirane posebno za određenu
aktivnost (konzultanti, savjetnici, stručnjaci …)
Za svaki trošak valja specificirati jedinicu (unit) i troška po jedinici (cost
per unit) te količinu toga (sat, dan, mjesec, komad isl.)
Nemojte pogađati vrijednosti, zatražite informaciju od onih koji to
moraju znati
Provjerite cijene i uvjete isporuke kod dobavljača kako biste bili sigurni
da je procjena troška po jedinici razumna
Na kraju unesite troškove upravljanja i organizacije, kao i troškove
opreme koja se planira kupiti za projekt
SADRŽAJ OBRASCA
PART A. CONCEPT NOTE - Sažetak
PART B. FULL APPLICATION FORM – Puni obrazac
I. THE action - Projekt
1. DESCRIPTION - Opis
1.1. Title - Naziv
1.2. Location(s) - Lokacija
1.3. Cost of the action and amount requested from the Contracting Authority – Troškovi projekta
i iznos tražen od ugovarateljskog tijela
1.4. Summary (max 1 page) – Sažetak (max. 1 stranica)
1.5. Objectives (max 1 page) – Ciljevi (max. 1 stranica)
1.6. Relevance of the action (max 3 pages) – Relevantnost projekta (max. 3 stranice)
1.7. Description of the action and its effectiveness (max 14 pages) – Opis projekta i njegove
učinkovitosti (max. 14 str.)
1.8. Methodology (max 4 pages) – Metodologija (max. 4 stranice)
1.9. Duration and indicative action plan for implementing the action – Trajanje i indikativni plan
aktivnosti
1.10.Sustainability (max 3 pages) – Održivost (max. 3 stranice)
1.11.Logical framework – Logička matrnica (u prilogu)
SADRŽAJ OBRASCA
2. BUDGET FOR THE ACTION – Proračun (u prilogu)
3. EXPECTED SOURCES OF FUNDING – Očekivani izvori financiranja (u prilogu)
4. EXPERIENCE OF SIMILAR ACTIONS – Iskustvo u sličnim projektima
II. THE APPLICANT – Predlagatelj projekta
III. PARTNERS OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION – Partneri
predlagatelja (Uključuje i Izjavu o partnerstvu)
IV. ASSOCIATES OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION – Suradnici
V. CHECKLIST – Lista za provjeru
VI. DECLARATION BY THE APPLICANT – Izjava predlagatelja projekta
VII. ASSESSMENT GRID – Tablica za ocjenu
Opis aktivnosti i rezultat projekta
• Opisati rezultate s obzirom na to kako će unaprijediti
situaciju u ciljanoj skupini
• Za svaki rezultat navesti outpute (direktne, brojive ishode
aktivnosti: npr. publikacije, studije, web stranice,
promotivne materijale, obnovljene objekte, educirano
osoblje i sl.)
• Opisati aktivnosti:
Identify and describe in detail each activity to be
undertaken to produce the results, justifying the choice of
the activities, indicating their sequence and interrelation
and specifying where applicable the role of each partner
(or associates or subcontractors)
Opis aktivnosti i rezultata projekta
• Koristiti iste nazive i numeraciju kao u svim dijelovima obrasca,
osobito u logičkoj matrici
• Detaljnija razrada aktivnosti nego u logičkoj matrici
• Strukturirati na sličan način opis svake pojedine aktivnosti
• Prijedlog strukture:
– Broj i naziv aktivnosti
– Trajanje aktivnosti
– Nadležna institucija
– Opis aktivnosti
– Učinci (outputi)
– Veza s ostalim aktivnostima (vremensko-kauzalna)
– Potrebna sredstva
RELEVANSTNOST
•
•
•
•
•
•
•
•
Predstaviti analizu problema.
Koja je ciljana skupina/skupine? Koliko osoba obuhvaća? Što o njoj možete
reći?
Tko su krajnji korisnici i koliko će ih otprilike biti? Što o njima možete reći?
Koje od navedenih problema i potreba ciljane skupine će projekt rješavati?
Zašto je projekt potreban na vašem području (u vašoj općini, gradu, županiji
regiji, državi)?
Zašto je projekt potreban ciljanoj skupini i krajnjim korisnicima?
Kako će projekt riješiti njihove probleme?
Prikažite na koji je način projekt u skladu s ciljevima i prioritetima natječaja
istaknutim u Smjernicama za prijavu.
Metodologija
• Metode provedbe u stručnom smislu
• Način provedbe u tehničkom i administrativnom smislu –
uloge partnera i predlagatelja, organizacija rada na
projektu, način internog praćenja i evaluacije
• Opis tima
– Uključiti organigram!
• Veza s drugim projektima i inicijativama
Održivost projekta
• Donator želi da njegovo ulaganje ima trajne učinke – ne
želi da se sve aktivnosti i rezultati “ugase” kad završi
njegovo financiranje
• 4 aspekta održivosti:
– Financijska
– Institucionalna
– Na razini politika
– S obzirom na okoliš
Vidljivost projekta
• Korisnici bespovratnih sredstava i/ili partneri
su odgovorni osigurati prikladan publicitet
projektu kojeg provode, te dati priznanje za
podršku koji su primili od EU
• Korisnici bespovratnih sredstava trebaju
koristiti Smjernice za vidljivost projekta EK i
obrasce koji se nalaze na
http://europa.eu.int/comm/europeaid/visibilit
y/index_en.htm
PARTNERSTVO
- Europska komisija promovira partnerstva
- Partnerstvo pojeftinjuje provođenje projekta i učinkovito korištenje resursa
- Ukoliko su iz različitih zemalja projektu donose dodanu vrijednost
- Bez velikog broja ljudskih i materijalnih resursa velike i zahtjevne projekte nije moguće
provesti jer oni zahtijevaju opsežan angažman
- Partneri moraju biti pravne osobe
- Partnerstvo koordinira jedan partner (Leading partner) koji je odgovoran
za projekt
- Poželjno je da budu uključeni u projekt od samog početka, od
- Faze planiranja i pripremanja projektne dokumentacije
SADRŽAJ NATJEČAJNE DOKUMENTACIJE
- Poziv za podnošenje prijedloga projekta – Javni poziv – Local publication
for Call for Proposals
- Vodič/smjernice za prijavitelje – Priručnik za provedbu projekta –
Guidelines for Applicants
- Osnovne informacije o programu
- Prijavni obrazac – Full Application Form
- Primjerci ugovora i izvještaja
- Dodatna dokumentacija – operativni programi, uredbe, smjernice
- Corrigenda – naknadne ispravke
- Jezika na kojem je objavljena natječajna dokumentacija je službeni jezik
natječaja i na njemu se odvija sva komuniakcija (prijava, ugovor,
izvještavanje)
KOJIM REDOM KRENUTI
- Proučiti tekst objavljenog javnog poziva kojim su definirani ciljevi i
krajnji rok prijave projekta te web adresa gdje se može informirati o
dodatnim informacijama
(http://www.apprrr.hr/mjera-302-109.aspx,
http://www.safu.hr/hr/natjecaji,
http://www.minpo.hr/default.aspx?id=288
http://www.delhrv.ec.europa.eu/?lang=hr&section=78 )
- Ako uvidite da Vaš plan projekta nema baš zajedničkog sa ciljevima
poziva ili da je vremenski rok prekratak bolje je odustati i prijaviti se na
neki drugi natječaj
- Opće upoznavanje s programom u okviru kojeg se poziv raspisuje preko
prezentacija i brošura
Projektni prijedlog ili projektna prijava sastoji se
od:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Obrasca za prijavu projekata – osnovne informacije
Prijavnog obrasca;
Logičke matrica (engl. Logframe);
Plan aktivosti;
Plan proračuna;
te različitih priloga (različiti dokumenti – izjave, poslovni
planovi, statuti i sl.)
Osnovne informacije o projektu:
(Obrasca za prijavu projekata)






Trajanje projekta
Ukupna vrijednost projekta
Ciljane skupine projekta
Opći cilj projekta
Specifični ciljevi projekta
Projektne aktivnosti
PRIJAVNI OBRAZAC
 Sažetak aktivnosti
 Relevantnost aktivnosti
 Metodologija i održivost
 Stručnost i operativni kapaciteti
 Dodatno se razmatra: (daljnje aspekte provedbe projekta)
 Održivost ostvarenih rezultata
 Inovativni potencijal projekta
 Aktivnosti te mogućnosti ponavljanja ostvarenih rezultata
• Glavni i najopsežniji dio: PRIJAVNI OBRAZAC – detaljno opisane sve
aktivnosti sadržne u projektu
SAVJETI
• ne započeti provoditi projektne aktivnosti prije odobrenja projekta i
potpisivanja ugovora s nadležnim tijelom
• Počnite se na vrijeme pripremati
• Čak ako imate i jasnu ideju o projektu, potrebno je vrijeme da biste ga
razvili
• Sjetite se da rokovi uvijek prebrzo istječu
HVALA NA PAŽNJI!
PITANJA….