Transcript Questions?

Boîte à outils en harmonisation
optimisation des processus
Formations données
à l’ensemble des directions
Septembre-octobre 2013
Cécile Lagoutte
Conseillère senior en développement organisationnel
Direction du soutien à la Transformation
Pour commencer
• Feuille de présence
• Porte-nom
• Présentation PPT sera disponible sous forme
électronique
La direction du soutien à la
Transformation
• Soutenir les projets de transformation liés
– à l’ouverture du CRCHUM, du CIEF, du bâtiment
administratif en 2013 et,
– à plus long terme, à la mise en service du nouvel
hôpital en 2016 et 2019.
– à la transition de Notre-Dame vers un hôpital
communautaire
L’harmonisation/optimisation
des processus
• Organisation du travail : au moins 3 façons de
faire différentes
• Gestion du changement : travailler ensemble
avec de nouvelles personnes
• Optimisation : lourdeurs et difficultés dans de
nombreux processus
Démarche qui valorise l’implication
de tous les membres de l’équipe
La boîte à outils et le Lean
• Magasiner dans le Lean les éléments les plus
pertinents pour la culture et les besoins du
CHUM
• Développée à l’interne pour être utilisé par des
utilisateurs du CHUM sans expertise particulière
• Appui des principaux syndicats du CHUM à la
demande de subvention Lean récemment
obtenue
La boîte à outils
Fiches méthodes
Modalités de développement
en soutien
Groupe de partage
Porte-nom
• Un projet pour lequel je pourrais utiliser la boîte
à outils
• Un élément qui m’encourage à l’utiliser
• Un élément qui m’inquiète/m’empêche de
l’utiliser
3 min
Aujourd’hui
• Les phases de la boîte à outils
Planifier l’équipe et le projet Éléments importants de la fiche d’identification de
projet
Planifier la collecte de
données
Adaptation de la liste des informations à
rassembler à vos projets
Planifier les zones
d’amélioration
Choix des modes d’amélioration selon les besoins
de vos projets
PAUSE
Implanter
Rôle du gestionnaire dans la phase Implanter de
l’harmonisation/optimisation
Suivre
Suivis de projet rapides et efficaces avec vos
équipes de travail
Ajuster
• www.boiteaoutilstransfo.ca
• Inscription aux prochaines modalités de développement
offertes en soutien
Règles de fonctionnement
Questions?
6 étapes
1 h 30
par semaine
6 à 8 mois
au total
si on utilise l’ensemble
des outils proposés
Planifier l’équipe et le projet
• Partir sur des bases solides
– Une équipe qui partage une vision
– Un projet clair, ambitieux et réaliste
– Des alliés dans l’organisation
• Prévoir dès le début les communications
Au fait, c’est quoi un processus?
• www.boiteaoutilstransfo.ca
Processus : Succession
d’activités qui génère un
produit, un soin ou un
service
Une question de taille ?
Ambitieux
Réaliste
• Amélioration significative
• Insatisfaction envers la
situation de départ
forte/partagée
• Processus qui sont au cœur
des activités de l’équipe et
de l’expérience des patients
• Apprendre d’abord avec des
petits projets?
• Toujours dans notre zone
de contrôle
• Selon la disponibilité des
membres de l’équipe
Exemples fictifs de processus
pouvant faire l’objet d’une
harmonisation/optimisation
• La communication avec les bureaux externes
des médecins dans une clinique
• La création d’un nouveau code budgétaire ou
l’ajout d’une référence
• La présence du CHUM dans les évènements de
recrutement : choix, organisation, suivi
• L’installation d’un nouvel appareil bio-médical
Partager une compréhension commune
du processus : la FIP
• Fiche d’identification de projet
Enregistrer
sur votre
poste de
travail au
format pdf
Un atelier de
45 min est
disponible sur
la section des
risques
On s’exerce!
• Deux fiches d’identification de projets fictifs
• Par équipe de 4 personnes
– Trouver un point fort dans la fiche projet
– Trouver une erreur dans la fiche projet
10 min
en équipe
10 min
partage grand groupe
Les modalités de développement
offertes en soutien
Rencontre
d’information
le 20
septembre
Groupe de codéveloppement
D’octobre 2013 à mai
2014
8 séances
Phase Planifier 1 Atelier Gestion des risques
Phase Planifier 1 Atelier Gestion de projet
23 octobre 2013
20 novembre 2013
Ateliers de
45 min
Surveillez
vos courriels
Questions?
Planifier la collecte de données
• Prise de décision basée sur les données
probantes
– Privilégier les données existantes
– Associer les membres de l’équipe à la collecte de
données
La cartographie
Sondages
en ligne
Statistiques
issus du
système de
Pathologie et
données RH
Décomptes
réalisés par les
membres de
l’équipe de
Pathologie
Des
documents à
adapter
selon vos
besoins
Rechercher les bonnes informations
Deux
exemples
d’adaptation
disponibles :
Pathologie
Ophtalmologie
On s’exerce!
• Projet des diètes spéciales
• Par équipe de 4 personnes
– Travailler sur l’étape attribuée à votre équipe
10 min
en équipe
5 min
partage grand groupe
Les modalités de développement
offertes en soutien
Rencontre
d’information
le 20
septembre
Groupe de codéveloppement
8 séances
D’octobre 2013 à mai
2014
Phase Planifier 2 Atelier Observations
instantanées
22 janvier 2014
Une
méthode à
découvrir!
Surveillez
vos courriels
Questions?
Planifier les zones d’amélioration
• Attention on est dans l’analyse des points forts
et des problèmes pas dans la recherche des
solutions!
• Livrable de cette phase
Zone d’amélioration
1
2
3
4
Mode d’amélioration
Choisissez-en
une, deux ou
essayez-les
toutes!
Deux
incontournables
pour l’excellence
des pratiques de
soins et de
gestion et
l’amélioration de
l’expériencepatient
Choisir les modes d’amélioration les
mieux adaptés à vos besoins
On s’exerce!
• Plusieurs constats après la collecte de données
par l’équipe des services alimentaires et des
cuisines
• Par équipe de 4 personnes
– Choisissez 3 zones d’amélioration
– Associez à chaque zone un mode d’amélioration
7 min
en équipe
8 min
partage grand groupe
Les modalités de développement
offertes en soutien
Rencontre
d’information
le 20
septembre
Groupe de codéveloppement
8 séances
D’octobre 2013 à mai
2014
Phase Planifier 3 Techniques Lean
26 mars 2014
Formation
d’une
journée
Surveillez
vos courriels
Questions?
Pause
15 min
Implanter le plan d’action
• Trouver ensemble et expérimenter en équipe les
solutions
• Élément le plus critique :
– Pas les connaissances
– Rôle des gestionnaires pour encourager, challenger
et soutenir les équipes
Éléments présentés
dans la journée de
formation aux
techniques Lean
Projet 5S
J’organise mon
CHUM à la
DRC
Les participants à la démarche
d’harmonisation/optimisation
en pathologie
Les facteurs clés de succès
selon Sophie Lépine
et Madeleine Laforme
« Il faut aller chercher l’engagement
et l’implication des gens terrain et des médecins »
« Il faut trouver des gens dans l’équipe qui pourront porter le projet
avec les gestionnaires, les groupes de travail,
les kaizens et les rencontres de résolution de problème.
Les groupes de travail doivent avoir
une bonne représentativité des trois sites si applicable »
« Afin d’avoir une culture d’amélioration continue,
il faut créer un mouvement. Pour ce faire, avoir plusieurs groupes
d’amélioration nous apparaît essentiel. De cette façon, nous avons
remarqué que les employés croient au projet et se l’approprient »
Et quand cela ne fait pas votre affaire …
« Les gestionnaires doivent faire preuve
d’humilité, respecter les opinions et les idées
que les employés peuvent apporter même s’ils
sont en désaccord avec ce qui est proposé »
Une seule solution : l’expérimentation
et la mesure des résultats
Ou que les solutions expérimentées ne
fonctionnent pas
1
Quels sont les indicateurs de l’échec de
cette solution?
2
Est-ce parce que la solution est mal
appliquée ou bien parce qu’elle ne
fonctionne pas?
3
Quels apprentissages pouvons-nous en
tirer pour les autres solutions?
4
Que puis-je faire pour vous aider dans
les prochaines expérimentations?
Les modalités de développement
offertes en soutien
Rencontre
d’information
le 20
septembre
D’octobre 2013 à mai
2014
Groupe de codéveloppement
8 séances
Phase Implanter
Atelier Résolution de problèmes
Atelier
de 60 min
Surveillez
vos courriels
1er avril 2014
Questions?
Suivre l’atteinte des objectifs
• Sans y passer ses journées ni perdre la
motivation de son équipe!
– Créer des habitudes simples et positives de suivi
– Utiliser les moments habituels de communication
avec votre équipe
Évaluer ce qui
fonctionne et ce qui
plaît à l’équipe plutôt
que lister les
problèmes!
Les audits croisés
Le Kamiquoi?
• Kamishibai :
– représentation visuelle de l’adoption du processus
cible
– audit par les pairs rapide à effectuer et facile à
analyser
Inscrire ici un
élément
d’évaluation
ou de suivi du
projet
L’autre côté est
rouge
Inscrire ici
un
élément
d’évaluati
on ou de
suivi du
projet
On l’essaie!
• 20 critères et autant de cartes sur notre
kamishibai
• Chacun prend une carte et procède à
l’évaluation de l’élément indiqué :
– Oui : vert
– Non : rouge
3 min
• Retour en grand groupe : analyse des résultats
5 min
Questions?
À venir : la phase Ajuster
www.boiteaoutilstranfo.ca
Les modalités de développement
offertes en soutien
Groupe de codéveloppement
8 séances
90 min : éléments
de discussion puis
échange
D’octobre
2013 à mai
2014
Phase Planifier 1
Atelier Gestion
des risques
45 min
23 octobre
2013
Phase Planifier 1
Atelier Gestion de
projet
45 min
20 novembre
2013
Phase Planifier 2
Atelier
Observations
instantanées
90 min
22 janvier
2014
Phase Planifier 3
Techniques Lean
Une journée
26 mars
2014
Phase Implanter
Atelier Résolution
de problèmes
60 min
1er avril 2014
Phase Suivre
Atelier Modèle de
performance
À confirmer
28 mai 2014