Transcript Gestion du temps

Gestion du temps
Une boîte à outil pour directeurs
débordés.
Claude Wachtelaer, Inspecteur - coordinateur –
instruction publique Schaerbeek

Ceux qui emploient mal leur temps sont les
premiers à se plaindre de sa brièveté.

La Bruyère, Caractères.
© logosetpraxis.org – 2011

Il n’y a que 24 heures dans une journée




Renoncer à l’idée que l’on pourra tout faire
Savoir perdre du temps pour en gagner
Aller à l’essentiel
Faire la chasse aux chronophages
© logosetpraxis.org - 2011
Quel est votre rapport au temps ?






Arrivez-vous toujours à l’heure ?
Finissez-vous votre travail dans les délais ?
Retrouvez-vous facilement vos affaires ?
Quittez-vous votre travail à une heure normale ?
Disposez-vous de suffisamment de temps pour
votre famille ?
Avez-vous le sentiment de maîtriser les choses ?
© logosetpraxis.org - 2011
Exercice
Classer du plus dérangeant au moins dérangeant
les causes de perturbations suivantes :

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Les parents
Les collègues
Les visiteurs
Le téléphone
Les courriels
Le courrier
Les enfants
Autres (à préciser)
© logosetpraxis.org - 2011
Se connaître

Chacun organise sa journée différemment

Par choix




Fluctuation des périodes d’efficacité
Investissement personnel
Équilibre Travail/vie privée
Par contrainte



Déplacements
Horaire des enfants ou du partenaire
Organisation du travail
© logosetpraxis.org - 2011
la loi de Pareto

Ou Loi des 80/20

20 pour cent de votre temps produisent 80 pour cent
des résultats acquis
© logosetpraxis.org - 2011
… et quelques autres


plus on dispose de temps pour accomplir un travail, plus
ce travail prend de temps. (loi de Parkinson).
Quand les urgences représentent 50 % du travail
quotidien, les priorités et l’efficacité se perdent. (loi de
l’urgence).


Dossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir
l’espace disponible pour le rangement. (loi de Douglas).
Rien n’est aussi simple qu’il n’y paraît, chaque chose
prend plus de temps qu’il n’y paraît. (loi de Murphy)
© logosetpraxis.org - 2011

Faire un travail en continu prend moins de temps
pour faire le même travail en plusieurs fois. (loi de
Carlson).


Au-delà d’un seuil de travail horaire, l’efficacité du
temps passé à travailler décroît. (loi d’Illich).
Il y a un moment pour tous, et un temps pour chaque
chose. (loi de l’Ecclésiaste).
© logosetpraxis.org - 2011
À quoi passez-vous votre temps ?

Comment occupez-vous les 24 heures d’une
journée ?






Sommeil
Travail
Repas
Déplacements
Loisirs
Etc.
© logosetpraxis.org - 2011


Identifier les espaces de liberté pour en profiter
Gérer les contraintes pour les limiter au maximum

Objectif : dégager le plus possible de temps sur
lequel vous exercez un contrôle réel
© logosetpraxis.org - 2011
La méthode ABC
Très urgent
Urgent
Moins urgent
Très
important
A1
A2
B2
Important
A3
B1
B3
Moins
important
C1
C2
C3
© logosetpraxis.org - 2011

Traitez rapidement, si pas immédiatement, les
tâches de niveau A

Traitez rapidement les tâches de niveau B ou
déléguez-les

Les tâches de type C. constituent ce qu’on appelle
la routine elles peuvent souvent être déléguées
© logosetpraxis.org - 2011
La méthode UI




UI – urgent et important
Ui – pas urgent et pas important
Ui – urgent et pas important
uI – pas urgent et important
© logosetpraxis.org - 2011
exercice

Jeudi 25 septembre:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Recevoir des parents pour une inscription en maternelle
Téléphoner au PO pour demander 20 bancs pour une nouvelle classe
Passer la commande pour les repas de la semaine prochaine
Recevoir un représentant en jus de fruits frais
Lire la nouvelle circulaire « Culture à l’école »
Abonner l’école à la revue « Philéas et Autobulle »
Discuter le problème de l’ouverture de la porte avec le concierge
Prendre rendez-vous avec la zone de police pour les parrainages
Discuter le cas d’un élève avec une titulaire de première (dyslexie ?)
Réapprovisionner la machine à café
Vérifier la pertinence d’une demande de congé de circonstance (personnel
enseignant)
Demander un RV à l’échevin (préparation de la fête du centenaire de l’école en mai)
© logosetpraxis.org - 2011
La méthode A.P.T.I.S.

Activités et tâches de la journée


Priorités


Tenir compte de la loi de Murphy.
Imprévus


Hiérarchiser selon la méthode ABC.
Temps


À sélectionner en fonction de la liste maîtresse. Limiter leur
nombre.
Prévoir une réserve pour les imprévus. Attention la loi de
l’urgence.
Suivi.

Attention aux tâches systématiquement reportées.
© logosetpraxis.org - 2011
La méthode S.A.G.E.S.

Simplification


Anticipation


Simplifier les procédures de travail. Ne faire que ce qui
est nécessaire à la réalisation des objectifs.
Rassembler à l’avance tous les éléments nécessaires à
la mise en œuvre d’un projet
Groupage

Rassembler les tâches et composantes présentant des
points communs et les traiter simultanément
© logosetpraxis.org - 2011

Économie de mouvement


Économie de travail


Améliorer la disposition du bureau et des espaces de
rangement. Mettre l’essentiel à portée de main.
Déléguer les tâches chaque fois que possible
standardisation

Utiliser des projets ou des procédures préexistantes
afin de ne pas constamment réinventer la roue.
© logosetpraxis.org - 2011
Les outils de gestion du temps






Des feuilles volantes
Un carnet de notes
Un agenda simple
Un agenda-planning
Un PDA
Un ordinateur

… peu importe au fond
© logosetpraxis.org - 2011
Les illusions de la gestion du
temps
4 ILLUSIONS
4 ECUEILS
4 REMEDES
1. Sur sa capacité
d’action
Précipitation dans
l’action
1. Identifier les priorités >
4 parades
2. Sur le temps
nécessaires à la
réalisation des tâches
Sous-évaluations de la
durée des tâches
2. Devenir un bon
évaluateur > 4 parades
3. Sur ses aptitudes à
Ajournement (ou
respecter des échéances procrastination)
3. Respecter les
échéances > 4 parades
4; sur un avenir serein
en l’absence
d’anticipation
4. Gérer le moyen et le
long terme > 4 parades
Insuffisance
d’anticipation
© logosetpraxis.org - 2011
Parades – illusion 1



Catégoriser les tâches
Notez, notez
Numérotez les priorités


Outlook
Utilisez des supports pratiques


Informatique
Autres : memo plans, trieurs, etc.
© logosetpraxis.org - 2011
Parades – illusion 2




Notez la durée des tâches
Appliquer les coefficients correcteurs
Surveillez le cadran
Établissez un journal d’activité
© logosetpraxis.org - 2011
Parades – illusion 3




Établir un plan de journée
Appliquer un coefficient de temps maîtrisé
Pensez carré des priorités
Sachez dire non
© logosetpraxis.org - 2011
Parades – illusion 4





Épurez vos obejctifs
Gérez mieux le moyen terme
Améliorez votre gestion à long terme
Variez vos rythmes
Rendez les choses pratiques
© logosetpraxis.org - 2011
Les outils

Choisissez



Ce que vous préférez
Ce que vous maîtrisez
Ce que vous pouvez vous (faire) offrir ;-)

Mais utilisez ce que vous avez choisi !
© logosetpraxis.org - 2011
Les agendas papier

Avantages





Pas trop coûteux
Facile à utiliser
Pas encombrant
Niveau de sophistication
variable
Inconvénients



© logosetpraxis.org - 2011
Beaucoup de corrections =
perte de lisibilité
Pas de connectivité
Perdu ? Pleurez !!!
Les PDA

Avantages





Les informations peuvent
être sauvegardées sur un
ordinateur
Clarté des informations
Toutes les fonctionnalités
bureautiques
Connectivité (courriels,
Internet)
Inconvénients




© logosetpraxis.org - 2011
Prix
Coût d’utilisation si
connecté
Utilisation compliquée
(parfois)
Fragilité
LES VOLEURS DE TEMPS






Le papier
Le téléphone
Les courriels
Les collègues
Les parents
Les visiteurs
© logosetpraxis.org - 2011
La méthode E.T.A.L.O.

Éliminer


Transmettre


Un bon système de classement doit pouvoir être adapté et
régulièrement et dégraissé périodiquement
Lancer l’action


Si l’on ne peut pas jeter, peut-on transmettre ?
archiver/ classer


Le meilleur ami de l’homme… c’est la corbeille à papier!
À partir de documents triés selon le système
ABC
Ordre

Chaque soir, vérifier le bureau afin qu’il soit le plus en ordre
possible pour le lendemain
© logosetpraxis.org - 2011
Le téléphone

Quelques risques



Les interruptions incessantes
La volatilité des informations
La gestion de la durée des conversations
© logosetpraxis.org - 2011
Les courriels

Avantages





Coût réduit
Vitesse
Pratique : destinataires multiples, choix du moment de
la réponse.
Archivage commode
Informel.
© logosetpraxis.org - 2011
Les courriels

Inconvénients






Surcharge de communication
Communication de piètre qualité
Confidentialité limitée
Risque de spams et de virus
Perte de repères temporels accentuant le stress (les
réponses devraient arriver presque instantanément)
Loi des retours : beaucoup de messages envoyés =
beaucoup de réponses reçues. Soyons sélectifs.
© logosetpraxis.org - 2011
Gestion:courrier entrant






Utiliser des filtres antispams et des systèmes de priorité
Traiter vos courriels régulièrement et à des périodes
déterminées
Désactiver les sons du courrier entrant
Traiter les courriels à l’écran
Créer des fichiers d’attente selon les types de priorité
Créer des fichiers pour classer les différentes catégories
de messages comme pour les documents papier
© logosetpraxis.org - 2011
Gestion : courrier sortant

Préparez vos messages








L’objet du message doit être précisé
Scinder le message en paragraphe
Être bref
Être clair, précis et ciblé.
N’attendez pas une réponse immédiate
Pas plus d’un thème par message
Si nécessaire, insérer des liens Internet pertinents
Créer des listes de distribution pour regrouper des
destinataires habituels
© logosetpraxis.org - 2011
Courriels: prudence !

Attention la gestion des destinataires :



N’envoyez vos messages qu’à ceux qui en ont vraiment
besoin
N’oubliez pas que votre message peut être transmis à
un destinataire que vous n’aviez pas prévu
Les destinataires en copie doivent comprendre
pourquoi ils reçoivent le message
© logosetpraxis.org - 2011
Protéger son bureau

Un directeur d’école considère qu’il est trop
souvent dérangé. Il décide de faire installer
un ‘huissier électrique’ à sa porte.


Comment, comme enseignant de l’école ressentiriez
vous cette décision ?
Vous paraît-elle normale, excessive, choquante ?

Quelles sont vos stratégies pour gérer ce problème ?
© logosetpraxis.org - 2011
Les collègues




Entrent-ils à tout moment dans le bureau ?
Leur fixez-vous des rendez-vous ?
Quand leur ils vous exposent un problème, leur
répondez-vous parfois ‘on en reparlera à tel
moment de la journée’ ?
Acceptent-ils d’être parfois reçus après la fin des
cours ?
© logosetpraxis.org - 2011
Les parents




La porte de votre bureau leur est-elle toujours
ouverte ?
Donnez-vous des rendez-vous ?
Limitez-vous la durée de l’entretien en disant ‘je
peux vous accorder un quart d’heure’ ou ‘je suis
désolé mais à 10h00, je devrai aller dans telle
classe’ ?
Réorientez-vous rapidement les parents vers
d’autres interlocuteurs plus adéquats ?
© logosetpraxis.org - 2011
Les visiteurs



Avez-vous une politique restrictive ou ouverte
pour l’accueil des visiteurs ?
Avez-vous des critères de tri pour éliminer les
importuns
Cela vous gène-t-il de refuser un rendez-vous ?
© logosetpraxis.org - 2011
Quelques conseils pratiques
Gérer l’agenda papier
Je garde l’agenda en
permanence avec moi.
Je ne noie pas les rendezvous dans une masse
d’annotations.
J’écris l’heure du rendezvous ainsi que les
coordonnées
Je note le début et la fin de
chaque rendez-vous
J’écris au crayon.
Je me réserve des ‘temps
personnels’.
Je fais apparaître des marges
confortables entre
plusieurs rendez-vous.
Je sauvegarde de les
informations en cas de
perte.
© logosetpraxis.org - 2011
Gérer l’agenda informatique




Je connais dans le détail des
fonctionnalités principales.
Je gère mon temps avec un
seul moyen centralisé.
J’affiche la plupart des barres
d’outils.
Je sors de ma tête en saisissant
toutes les tâches





je crée des formulaires
personnalisés.
Je me réserve dès temps
personnels.
Je fais apparaître les marges
confortables entre les rendezvous.
Je crée des liens hypertextes
pour retrouver les documents
nécessaires.
Je sauvegarde régulièrement.
© logosetpraxis.org - 2011
Bien planifier sa journée





J’organise chaque journée le
matin ou la veille.
Je planifie ma journée sur une
fiche journalière.
Je catégorise mes tâches.
Je fixe des temps passerelle
entre deux rendez-vous.
Je comptabilise grossièrement
les durées par catégorie





Je définis un ordre de priorité.
Je consulte ma fiche en
permanence pour relayer les
tâches accomplies.
Je donne la priorité aux tâches
les plus urgentes et
importantes.
J’applique un coefficient de
temps maîtrisé.
Je tiens compte de mon rythme
de travail.
© logosetpraxis.org - 2011
L’esprit ‘gestion du temps’







Je travaille à chaud.
Je ne gagne pas du temps contre les autres.
Je concilie rigueur et souplesse.
Je mise sur mes points forts pour compenser mes
points faibles.
Je reste prudent sur le temps partagé et le travail
d’équipe.
Je favorise le travail ininterrompu.
J’évite de refaire deux fois la même chose
© logosetpraxis.org - 2011
Gérer le classement




Je crée un classement
formalisé.
Un document mal classé est
considéré comme un document
perdu.
Je note sur les documents la
date de leur élimination
possible.
Je classe au fur et à mesure





Je ne laisse pas les corbeilles
pleines.
Je supprime les classements
sauvages pour tous de
documents importants.
Je ne manipule pas un
document plus de trois fois
(classé, jeter, transmettre).
Je crée de grosses catégories.
Je laisse mon bureau propre
systématiquement tous les
soirs.
© logosetpraxis.org - 2011
Gérer les interruptions




J’évite de trop me
déplacer.
Je décale mes horaires.
Je négocie mon temps.
Je privilégie l’écrit plutôt
que l’oral.



Je demande
systématiquement si je ne
dérange pas.
Je privilégie la messagerie
et les courriels.
J’établis un journal
d’interruptions
© logosetpraxis.org - 2011
Ponctualité et déplacements



Je considère l’attente
comme un plaisir.
J’avance ma montre de
cinq à 10 minutes.
Je prépare mes affaires
bien avant le départ
j’évite de passer au
bureau



Je repère les lieux avant le
rendez-vous.
J’étudie le moyen de
transport le mieux adapté.
je limite les déplacements
au maximum
© logosetpraxis.org - 2011