Transcript 第一部分 企业档案工作规范

遂宁市经科档案工作规范化管理
培训讲稿
市档案局法规业务科
谢宗锡
第一部分
《企业档案工作规范》
归档范围

《企业档案工作规范》7.3.2.1中明确规定:
企业在筹备、建设、生产、经营、管理等
活动及产权变动过程中形成的具有保存价
值的各种载体形式的文件都应纳入归档范
围。国有企业文件归档范围应符合档发
〔2004〕4号文件要求（《国有企业文件材
料归档办法》）。
各类企业在制订归档范围时注意把握的几点
一是“以我为主，为我所需”
 二是“与时俱进，具有时代特色”
 三是“内容、形式全覆盖”

制订归档范围的基本方法：
——掌握依据，调查研究
——拟定初稿
——广泛征求意见
——各立档部门负责人审核
——修改完善后报批
——主管部门审批，发布执行
——纳入相关制度
各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本
企业特点的文件材料：

1、制造业企业。各类科技文件特别是产品档案的数量占
有相当大的比例。

2、交通运输企业。基建和设备文件材料对于正常运营和
安全生产具有重要的保障作用。

3、建筑安装企业。以工程项目为单位的成套性特点较为
突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长，
合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。

4、金融企业。内容相对专一；作用具有多功能性；数量
增长速度快，会计和信贷文件量大。

5、流通企业。经营管理性文件材料是主体，拥有一定规
模的基建和设备文件材料，文件材料呈现出较强的时间性
和项目性等特征。

6、邮电通讯企业。业务文件材料的日生产量较大，设备
文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分文件材料是
由多个企业共同形成。

7、农业企业。经营性文件材料为主，具有综合性、情报
性特点。
需要注意的问题：
1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收
全的文件材料应予以特别注意。
 2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档
的范围进行调整和完善。
 3、在确定科技档案的归档范围时，也应注意
体现“以人为本”的原则。
可参照《国有企业文件材料归档办法》（档发
[2004]4号）

关于附录A的说明：
1、附录A给出的是资料性附录。
2、附录A不作为企业档案的分类标准。
3、附录A增强了可操作性。
4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建
议。
文件归档时间
文件材料的归档时间主要有两种：
定期归档 随时归档




（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、
党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季
度归档。
（2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验
收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服
务业务应定期或按阶段归档。
（3） 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识
产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件
应在开箱验收或接收后即时登记归档。
（4） 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门
整理归档，保管一年后向档案部门移交。



（5） 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档
应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
（6） 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形
式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内
容的纸质载体归档时间一致。
（7） 更新、补充的文件；企业内部机构变动和
职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；
企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活
动中形成的文件等，应随时归档。





文件归档要求
----企业应实行部门、项目及专项工作的文件收
集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工
作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。
----归档的文件应完整、准确、系统，其制成材
料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件
设备(打印机、复印机、扫描仪等)的质量要求。
----归档的文件应为原件。因故无原件的可将具
有凭证作用的复制件归档。
----非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文
（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并
归档，无译文的要译出标题和目录后归档。



----归档的文件一般一式一份。重要的、利用频
繁的和有专门需要的可适当增加份数。
----两个以上单位合作完成的项目，应以合同、
协议约定文件归档。主办单位一般应保存全套文
件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。
----文件形成部门应就归档文件填写《档案交接
登记表》（见附录B的图B.1）。重要项目文件归
档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目
负责人审核签字。
企业编制档案保管期限表应注意以下几点：




1、编制企业档案保管期限表要以国家和上级
已颁发的有关档案保管期限规定为依据，结合企业的职能
特性和专业特点，将其细化为本企业的规章制度。
2、国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关部门
备案。
3、档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过其他
形式发布周知。
4、档案保管期限表应该及时进行修订。
档案整理工作
（一）编制分类方案

企业档案的分类，就是根据企业档案的
性质、内容、特点以及相互之间的内在联
系，把企业档案划分为一定的类别，使企
业全部档案形成一个纵向从属关系和横向
平行关系的不同层次的系统。
1、企业档案一级类目的设置：一级类目就
是企业档案分类的第一个层次，即企业档案
的基本大类。
2、企业档案二级及二级以下类目的设置：
要依据企业管理职能的分工，结合档案的内
容和特点来进行具体划分。
3、企业档案分类类目的标识：可根据企业
档案分类的实际情况，采用阿拉伯数字、英
文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法
设定。
《工业企业档案分类试行规则》
（1）党群工作类
（2）行政管理类
（3）经营管理类
（4）生产技术管理类
（5）产品类
（6）科学技术研究类
（7）基本建设类
（8）设备仪器类
（9）会计档案类
（10）干部职工档案类

（二）文件整理

管理类文件的整理应该符合《文书档案案卷格式》
GB/T9705和《归档文件整理规则》DA/T22的要求；

科技文件的整理应该符合《科技档案案卷构成一
般要求》GB/T11822的要求；

基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规
范》DA/T28的要求；



会计文件的整理应该符合《会计档案管理
办法》财会字[1998]32号文件的要求；
职工文件的整理应该符合《企业职工档案
管理工作规定》劳力字[１９９２]３３号
文件的要求；
照片文件的整理应该符合《照片档案管理
规范》GB/T11821的要求；



录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整
理应该符合《磁性载体档案管理与保护规
范》DA/T15的要求；
电子文件的整理应该符合《电子文件归档
与管理规范》GB/T18894和《公务电子邮件
归档与管理规则》DA/T32的要求；
计算机辅助设计文件的整理应该符合《CAD
电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》
GB/T17678.1的要求。
第二部分
《国家重大建设项目文件
归档要求与档案整理规范》
(DA/T28-2002)

建设项目
指建筑、安装等形成固定资产的活动中，
按照一个总体设计进行施工，独立组成的，
在经济上统一核算、行政上有独立组织形
式、实行统一管理的单位。

项目文件
指建设项目在立项、审批、招投标、
勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过
程中形成的文字、图表、声像等形式的全
部文件。包括项目前期文件、项目竣工文
件和项目竣工验收文件等。

项目前期文件
指工程开工以前在立项、审批、招投标、
勘察、设计以及工程准备过程中形成的文
件。

项目竣工文件
指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、
安装）过程中和项目真实面貌的文件，主
要由项目施工文件、项目竣工图和监理文
件组成。

竣工图是最重要的项目档案，是工程
维护、运行和管理的重要的依据。
T28-2002之6.2-6.8全是讲的竣工图，
共有36条要求。

（1）编制要求（2）竣工图更改方法（3）
竣工图章的使用（4）竣工图的审核(5)竣
工图套数等等。
项目文件的组卷
 1、组卷原则
 2、组卷方法
 3、组卷要求
1、组卷原则
（1）组卷要遵循项目文件的形成规律
和成套性特点，保持卷内文件的有机
联系。
 （2）分类科学，组卷合理。
 （3）法律性文件手续齐备，符合档案
管理要求。

2、组卷方法
项目施工文件
按单项工程、单位工程或装置、
阶段、结构、专业组卷；
 项目竣工图
按建筑、结构，水电、暖通、电
梯、消防、环保等顺序组卷；

设备文件
按专业、台件等组卷；
 管理性文件
按问题、时间或项目依据性、基础
性、竣工验收文件组卷；

监理文件
按文种组卷；
 原材料试验
按单项工程、单位工程组卷。

3、组卷要求
（1）文字材料类的工程文件由多件文
件装订成册的案卷不宜过厚，厚度一
般不超过30mm；但按件装订的案卷装
盒厚度不能超过60mm。
 （2）正式成果（报告）、中间成果、
原始记录应分别组卷，原则上不能将
三者组在同一卷。

（3）同一合同项目不同类目的文件材
料应分别组卷；不同合同项目相同类
目的文件材料应分别组卷。
 （4）同一合同项目不同保管期限的文
件材料原则上应分别组卷。
 （5）同一问题一卷装不下，可按单位
工程、分部工程组成多卷。


（6）管理性文件以每份文件作为一件，
文件阅办单(文件处理签)在前（除业
主外，其他单位无实质内容的文件阅
办单应剔除不组卷），并以件为单位
进行组合成案卷。

（7）直接针对具体项目非普发性的业
务管理文件放入所针对的项目里组卷，
但一份文件直接针对2 个以上的具体
项目，原件归入其中一个项目，其他
项目则归复印件，并在卷内目录的备
注栏或卷内备考表内注明原件的归入
何项目。
（8）字迹不清的重要文件，应进行复
制（打印或手抄），并与原件一起立
卷，复制件在前，原件在后。
 （9）外文资料档案应保持原来的案卷
及文件排列顺序、文号及装订形式，
外文资料有中译文的，应一并立卷。
 （10）外购设备中的随机文件单独组
卷。

（11）引进项目中的成套文件材料不
拆散组卷；底图以张为单位单独保存
和管理。
 （12）案卷及卷内文件不重份；同一
卷内有不同保管期限的文件，该卷保
管期限从长。

案卷和卷内文件排列



1、管理性文件
按问题、时问或重要程度排列。
2、施工文件
按管理、依据、建筑、安装、检测实验
记录、评定、验收排列。
3、设备文件
按依据性、开箱验收、随机图样、安装
调试和运行维修等顺序排列。
4、竣工图
按专业、图号排列。
 5、卷内文件
一般文字在前，图样在后；译文在
前，原文在后；正件在前，附件在后；
印件在前，定(草)稿在后。

案卷编目、装订

1、案卷编目：

（1）、卷内文件页号的编写
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页
号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写
文件，正面在右下角，背面在左下角；
图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；
成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。
各卷之间不连续编页号。

（2）、卷内目录的编制
卷内目录包括的内容如下：
——序号，应用阿拉伯数字从l起依
次标注卷内文件的顺序，一个文件一
个号；
——文件编号，应填写文件文号或图
样的图号，或设备、项目代号；
——责任者，应填写文件形成部门或主要
责任者；
——文件题名，应填写文件标题全称；
——日期，应填写文件形成日期；
——页号，应填写每份文件首尾页上
标注的页号；
——备注(需要时填写)。

（3）、案卷封面和脊背的编制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封
面两种形式，主要内容如下：
——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文
件的内容。主要包括项目名称、代字、代
号及结构、部件、阶段的代号和名称等；
项目名称应与批准的原立项、设计(包括代
号)相符；归档外文资料的题名及主要内容
应译成中文；
——立卷单位，应填写文件组卷部门
或项目负责部门；
——起止日期，应填写卷内文件形成
的起止日期；
——保管期限，应依据有关规定填写
组卷时划定的保管期限；
——密级，应依据保密规定填写卷内
文件的最高密级；
——档号，应依据建设单位提供的项
目档案分类编号方案，填写档案的项
目代号、分类号和案卷流水号。

案卷脊背，应填写保管期限、档号和
案卷题名或关键词。

案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填
写；移交后由接收单位统一正式填写。

（4）、卷内备考表
——卷内备考表要标明卷内文件的件
数、页数，不同载体文件的数量(见示
例)，说明组卷情况，如立卷人，检查
人，立卷时间等；
示例：文字材料20件，100页，照
片10张，附图1张。
2、案卷装订
 （1）、文字材料可采用整卷装订与单
份文件装订两种形式；图纸可不装订，
但同一项目应统一。
 （2）、案卷内不应有金属物。

（3）、单份文件装订时，应在卷内每
份文件首页右上方加盖、填写档号章。
档号章内容有：档号、序号。
 （4）、外文资料应保持原来的案卷及
文件排列顺序、文号及装订形式。

特殊载体材料整理


1、声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明，对事由、
时间、地点、人物、作者等背景信息内容
进行著录。
2、照片与底片的整理
照片档案一般包括底片、照片和说明三
部分。照片档案的整理应遵循有利于保持
照片档案的有机联系、有利于保管、有利
于利用的原则。照片档案的底片、照片应
分开存放。

3、盒式录音录像文件的整理
分类编号：在分类方案的基础上，
按时间、专题、阶段、工序等特征，
对录音、录像带排序，编制出档号：
全宗号—分类号（项目代号或目录
号）—顺序号（盒、盘）。

4、 电子文件的整理
电子文件的整理有两个国家标准，
《电子文件归档与管理规范》 倾向于
文书文件的整理，参照标准是《归档
文件整理规则》；《CAD电子文件光盘
存储、归档与档案管理要求》倾向于
科技文件的整理。
项目文件归档：
建设项目的设计、施工、监理单
位在项目完成时向建设单位或受委托
的承包单位移交经整理的全部相应文
件；
项目建设单位各机构将项目各阶
段形成并经过整理的文件定期报送档
案管理机构。
（一）归档要求

1、建设单位各机构、各施工承包单位、
监理单位应在建设项目完成后，将经
整理、编目后所形成的项目文件按合
同协议规定的要求，向建设单位档案
管理机构归档。

2、归档文件应完整、成套、系统。应
记述和反映建设项目的规划、设计、
施工及竣工验收的全过程；真实记录
和准确反映项目建设过程和竣工时的
实际情况，图物相符、技术数据可靠、
签字手续完备；文件质量应符合5．5
的规定。
3、勘察、设计、施工及监理单位需要
向本单位归档的文件，应按国家有关
档案管理的规定和附录A的要求单独立
卷归档。
 4、外文资料应将题名、卷内章节目录
译成中文；经翻译人、审校人签署的
译文稿与原文一起归档。

（二）归档时间


1、根据基本建设程序和项目特点，归档可
按阶段分期进行，也可在单项工程或单位
工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文
件一并归档。
2、除受委托进行项目档案汇总整理外，各
施工承包单位应在项目实体完成后三个月
内将项目文件向建设单位归档；有尾工的
应在尾工完成后及时归档。
（三）归档审查
施工单位在项目竣工文件收集、编
制和整理后，应依次由竣工文件的编
制方、质监部门、监理部门对文件的
完整、准确情况和案卷质量进行审查
或三方会审；

经建设单位确认并办理交接手续后
连同审查记录全部交建设单位档案管
理机构。

项目档案整理


（一）项目档案：
指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
（二）项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负
责进行或组织，其内容包括：

1、根据专业主管部门的建设项目档案
分类编号规则以及项目实际情况，设
计、制定统一的项目档案分类编号体
系。小型项目直接按项目、结构或专
业分类；大中型项目按工程或专业分
类，下设属类；

2、依据项目档案分类编号体系对全部
项目档案进行统一的分类和编号；生
产使用单位需要按企业档案统一进行
分类和编号的，建设单位(并责成设计、
施工及监理单位)可用铅笔临时填写档
案号；

3、对全部项目档案进行清点、编目，
并编制项目档案案卷目录及档案整理
情况说明；

4、负责贯彻执行国家及本行业的技术
规范及各种技术文件表格。
项目档案移交

项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议
和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部
门及有关档案管理部门移交有关项目档案。

1、项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规
定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，
向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。
凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式
通过竣工验收后办理档案移交。

2、建设单位与业主单位、生产使用单
位及其他有关单位应办理项目档案移
交手续，明确档案移交的内容、案卷
数、图纸张数等，并有完备的清点、
签字等交按手续；建设单位转为生产
单位的，按企业档案管理要求办理。

3、竣工验收以后，在大中城市规划区
范围内的重要建设项目，建设单位应
在6个月内向城市建设档案接收单位报
送与城市规划、建设及其管理有关的
项目档案。
国家重大建设项目文件
归档范围和保管期限表

附录A（规范性目录）
《国家重大建设项目文件归档范围和保
管期限表》
一、归档范围
二、保管期限
一、归档范围









1、可行性研究、任务书
2、设计基础文件
3、设计文件
4、项目管理文件
5、施工文件
6、监理文件
7、工艺设备文件
8、科研项目
9、涉外文件
10、生产技术准备、试生产文件
11、财务、器材管理文件
12、竣工验收文件
二、保管期限

保管期限：永久、长期、短期
1、建设单位
 2、施工单位
 3、监理单位
 4、设计单位

第三部分
企业、事业单位档案移交
及规范化管理工作

（一）、市属国有企业及国有控股企业要
按照国家档案局9号令要求：凡满10年党政
管理类档案(文书档案)按照国有档案移交要
求向市档案馆移交。

（二）、事业单位按机关档案移交进馆要
求向市档案馆移交档案。


（三）国有企业、事业单位要按照《四川
省档案工作规范化管理办法》的要求，切
实开展档案工作规范化管理。具体要求及
标准见《遂宁市档案工作指导手册》，在
“遂宁档案资源网”下载专区中下载相关
申报表和评分标准，具体评定安排见遂档
发[2012]13号文件。
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具体业务联系方式：
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