UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA

Jurados:

Profa. Mariketi Papatzikos Profa. Ana Capriles

Tutora:

Profa. Neusebelis Bracamonte

Presentado por:

Br. Raquel Plaza

 El Problema  Objetivos  General  Específicos  Marco Teórico Referencial  Marco Metodológico  Diagnóstico  Propuesta  Conclusiones  Recomendaciones

Espacio físico inadecuado Ausencia de lineamientos y políticas archivísticas Crecimiento de la producción documental Ausencia de Archivo Central Carencia de personal profesional

 General Proponer la creación de una unidad de Archivo Central para la compañía Inversiones Kaluca, C.A.

 Específicos  Diagnosticar la situación del fondo documental.

 Establecer normas y lineamientos para la creación de un Archivo Central.

 Diseñar un conjunto de lineamientos para la Organización del fondo documental de Inversiones Kaluca, C. A.



Reseña histórica



Objeto social



Estructura organizativa



Producción documental

Definición Documentos de Archivos Definición Ciclo Vital de los Documentos  Archivo de Gestión  Archivo Central  Archivo Histórico Clasificación Tipo de Instituciones a las que sirven • Públicos • Privados Características

• Investigación de tipo descriptiva, que se basó mejoras en el diagnostico de una realidad sujeta a • De campo a través de la observación directa de los procesos administrativos y del comportamiento de las personas con respecto a la documentación.

Nivel de la Investigación Diseño de la Investigación

• La Población representada por documentación departamentos empresa.

y de está la los la • La Muestra seleccionada es la 2005-2010 documentación producida entre los años en la dirección Administración

Población y muestra

de de la

Ubicación geográfica Legislación Seguridad y conservación Mobiliario Tipologías documentales Unidades productoras Usuarios

Fondo Documental: Inversiones Kaluca, C. A.

A. Junta Directiva B. Dirección de Mercadeo Publicidad y Ventas C. Dirección de Sistemas y Logística D. Dirección de Administración D.1. Gerencia de Administración.

D.1.1 Archivo Central D.2. Tesorería y Cuentas por Pagar D.3. Importaciones D.4. Compras Nacionales y Servicios Generales D.5. Recursos Humanos D.6 Departamento de Facturación D.7.Cuentas por Cobrar

Cuadro de Clasificación Documental

Fondo Documental: Inversiones Kaluca, C. A.

D. Dirección de Administración D.1. Gerencia de Administración.

D.1.a. Declaraciones de IVA D.1.b. Declaraciones de ISLR D.1.c. Estados de cuentas D.1.d. Tradición Legal

D.3. Importaciones

D.3.a. Importaciones Productivas.

D.3.b. Importaciones Aéreas.

D.3.c. Importaciones Regulares.

D.3.d. Convenio ALADI.

Procesos Técnicos

Junta Directiva

Dirección de Administración Gerencia de Administración Archivo Central Restauración Sala de Atención Depósitos

Misión.

Organizar, conservar y restaurar la documentación administrativa de la empresa mediante un sistema integrado de Gestión Documental que garantice su puesta al servicio de manera veraz y oportuna, siendo así, una herramienta útil en las tomas de decisiones.

Visión

Llegar a ser una unidad ejemplar en la administración y difusión de la documentación, utilizando herramientas tecnológicas de última generación y basándose estrictamente en normas nacionales e internacionales relacionadas con la archivística.

Elaborar catálogos e inventarios Aplicar plazos de permanencia y efectuar actas de eliminación Recibir transferencias documentales Coordinar el funcionamiento de los archivos de gestión Conservar documentos e instalaciones Brindar un servicio oportuno y eficaz Orientar y capacitar a usuarios en materia de Archivos Apoyar las actividades administrativas de la empresa

Cómodos horarios Sala de Consulta Reprografía Préstamo Circulante Digitalización Difusión

Conservación y preservación del fondo Ubicación Geográfica Medidas de Seguridad Equipos y Mobiliarios

Jefe del Archivo Central

Profesional Archivólogo que resguarde documentos, coordine, controle y ejecute las actividades de la unidad de Archivo

Asistente de Archivo

Estudiante de nivel intermedio que será la mano derecha del jefe para cumplir de manera idónea las funciones del Archivo.

Auxiliar de Archivo

Estudiantes los semestres de de primeros la carrera de Archivología, con vocación de servicio y orientación en el área.



Importancia de la gestión de los documentos, llevada a cabo por un Archivo Central.

 Personal profesional.

 Lineamientos archivísticos.

 Legislación nacional e internacional.

 Recuperación oportuna de la información.  Valoración selección y eliminación adecuadas .

 Implantar la propuesta de creación del Archivo Central  Capacitar al personal en el uso del cuadro de clasificación documental.

 Creación de un manual de normas y procedimientos para el archivo.

 Consolidar la creación de la Junta evaluadora de documentos.

 La adquisición de un software para la gestión documental.

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