Transcript Elaboración de libros blancos - Bienvenido al sitio web del
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ELABORACIÓN DE LIBROS BLANCOS
José Manuel Zárate Paz
Contador Público Certificado .
Certificación en Contabilidad y Auditoría Gubernamental
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ANTECEDENTES
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ANTECEDENTES
Los presentes Lineamientos tienen por
objeto establecer las bases que las
dependencias
y
entidades
de
la
Administración Pública Federal, así como la
Procuraduría General de la República
deberán observar para la elaboración e
integración de Libros Blancos.
Para efectos de los presentes Lineamientos
se entenderá por:
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ANTECEDENTES
I.-Dependencias: a las Secretarías de Estado,
sus respectivos órganos administrativos
desconcentrados, y la Consejería Jurídica del
Ejecutivo Federal, conforme a lo dispuesto en
los artículos 1o. y 2o. de la Ley Orgánica de la
Administración Pública Federal, así como la
Procuraduría General de la República.
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ANTECEDENTES
II.-Entidades:
a
los
organismos
descentralizados, empresas de participación
estatal mayoritaria y fideicomisos públicos
que tengan el carácter de entidad paraestatal,
a que se refieren los artículos 1o., 3o., 45, 46 y
47 de la Ley Orgánica de la Administración
Pública Federal.
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ANTECEDENTES
III.-Libro Blanco: el documento público
gubernamental en el que se hacen constar
las acciones y resultados obtenidos más
destacados de un programa, proyecto o
asunto relevante y trascendente de la
Administración Pública Federal.
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ANTECEDENTES
IV.-Manual
de
Procesos
de
Desincorporación: al Manual de Procesos de
Desincorporación de Entidades Paraestatales,
elaborado y aprobado mediante acuerdo
CID-AS-96-III-5, de fecha 7 de febrero de
1996, por las entonces Secretaría de
Contraloría y Desarrollo Administrativo y
Comisión
Intersecretarial
de
Desincorporación, respectivamente.
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ANTECEDENTES
V.-Memoria Documental: al documento
público gubernamental, que describe las
acciones y resultados obtenidos de un
programa, proyecto o asunto de la
Administración Pública Federal, del cual se
tiene interés en dejar constancia y que por sus
características no reviste la relevancia y
trascendencia que en estos Lineamientos se
establecen para un Libro Blanco.
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ANTECEDENTES
VI.-Secretaría: a la Secretaría de la Función
Pública.
Unidad: a la Unidad de Control de la Gestión
Pública.
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ANTECEDENTES
Las dependencias y entidades elaborarán un
Libro Blanco, cuando consideren necesario
dejar constancia documental del desarrollo de
programas o proyectos de gobierno, así como
de otros asuntos que se estimen relevantes y
lo autorice su titular, previa opinión de la
Secretaría.
Se podrá considerar que un programa,
proyecto o asunto es relevante, cuando:
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ANTECEDENTES
I.-Es de alto impacto social, económico,
regional, cultural, de trascendencia técnica o
contenga aspectos de gestión operativa de
beneficio para la sociedad o para sectores
específicos de la misma o que fortalecen la
administración pública.
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ANTECEDENTES
II.-Por su naturaleza o características, se
considere relevante para el logro de metas
prioritarias de interés general o de algún
sector productivo o de impacto regional o en
la actividad económica, conforme a los
objetivos y estrategias del Plan Nacional de
Desarrollo.
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ANTECEDENTES
III.-Se trate de un programa que otorga
subsidios o transferencias de recursos fiscales
de alto impacto social, o de un programa
regional ejecutado con recursos federales de
alto impacto en la sociedad o que contribuye
al fortalecimiento de los mecanismos de
coordinación con las entidades federativas y
sus municipios, el Distrito Federal y sus
órganos político-administrativos.
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ANTECEDENTES
IV.-Se trate de un proyecto cuyo propósito
fundamental sea ampliar la capacidad
productiva de un sector económico y social
determinado, la producción de bienes,
infraestructura o servicios nacionalmente
necesarios, acordes a los objetivos y
estrategias señalados en el Plan Nacional de
Desarrollo, o bien de un proyecto estratégico
vinculado con las actividades a que se refieren
los artículos 25 y 28 de la Constitución Política
de los Estados Unidos Mexicanos.
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ANTECEDENTES
V.-Se trate de un asunto de gobierno, que por virtud
de su naturaleza o características, resulte necesario
rendir cuentas sobre una determinada acción
relevante, tales como, la atención de una demanda
ciudadana emergente, una exigencia de aplicación de
justicia, el perfeccionamiento de algún sistema y/o
procedimiento, la aplicación y administración de
recursos federales; la realización de una mejora
significativa de la eficiencia operativa o
administrativa, de impacto en la población o en el
ámbito de la Administración Pública Federal.
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ANTECEDENTES
VI.-Así se considere por disposición de algún
ordenamiento jurídico o se justifique, en
virtud de su importancia, complejidad,
problemática
suscitada
para
su
implementación o ejecución, los resultados o
beneficios obtenidos, entre otros factores.
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ANTECEDENTES
Los
Libros
Blancos
deberán
elaborarse
preferentemente con los recursos humanos y
materiales con los que cuenta cada dependencia y
entidad.
Cuando para la elaboración de un Libro Blanco se
requiera la contratación de servicios proporcionados
por terceros, dicha contratación deberá ser
autorizada por el Titular de la dependencia o entidad
respectiva, y realizarse conforme a lo previsto en la
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, su Reglamento y demás disposiciones
aplicables.
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LOS LIBROS BLANCOS SE
ELABORARÁN E INTEGRARÁN
CONFORME A LOS APARTADOS
SIGUIENTES:
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I. Presentación.
En este apartado se describirá el nombre y
objetivo del programa, proyecto o asunto de
que se trate; periodo de vigencia que se
documenta; ubicación geográfica; principales
características
técnicas;
unidades
administrativas participantes, así como
nombre y firma del titular de la dependencia
o entidad.
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II. Fundamento legal y objetivo del Libro
Blanco.
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III. Antecedentes.
En este apartado se deberán señalar las
causas o problemática general que motivó la
conceptualización y ejecución del programa,
proyecto o asunto de que se trate.
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IV. Marco normativo aplicable a las acciones
realizadas durante la ejecución del
programa, proyecto o asunto.
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V. Vinculación del programa, proyecto o
asunto con el Plan Nacional de Desarrollo y
programas
sectoriales,
institucionales,
regionales y/o especiales.
Se señalará la vinculación existente entre el
programa, proyecto o asunto de que se trate
con el Plan Nacional de Desarrollo que
corresponda y el o los programas sectoriales,
institucionales, regionales o especiales.
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VI. Síntesis ejecutiva del programa, proyecto
o asunto.
Este apartado incluirá una breve descripción
cronológica de las principales acciones
realizadas desde la planeación, ejecución,
seguimiento y puesta en operación, hasta el
informe final del responsable de su
realización.
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VII. Acciones realizadas.
El objetivo de este apartado es integrar
documentación suficiente que permita la
evaluación de las principales acciones
realizadas durante la ejecución y puesta en
operación del programa, proyecto o asunto.
Como
mínimo
deberá
incluirse
la
documentación relativa a lo siguiente:
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a)Programa de Trabajo;
b) Presupuesto y calendario de gasto
autorizado;
c) Integración de expedientes y/o de
proyectos ejecutivos, y
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d) Documentación soporte de la aplicación de los
recursos, entre ésta, la correspondiente a los trámites
y registros contables y presupuestarios realizados,
incluyendo un cuadro resumen del total del
presupuesto autorizado y ejercido y, en su caso, el
soporte documental de los recursos enterados a la
Tesorería de la Federación; a los procesos de
adjudicación de bienes y/o servicios; a los convenios
y/o contratos celebrados, entre otros.
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VIII. Seguimiento y control.
En este apartado se integrarán los informes
periódicos sobre los avances y situación del
programa, proyecto o asunto de que se trate,
así como en su caso, las acciones realizadas
para corregir o mejorar su ejecución; las
auditorías practicadas y la atención a las
observaciones determinadas.
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IX. Resultados y beneficios alcanzados.
En este apartado se precisará el
cumplimiento de los objetivos y metas del
programa, proyecto o asunto, los resultados
obtenidos y los beneficios alcanzados.
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X. Informe final del servidor público de la
dependencia o entidad, responsable de la
ejecución del programa, proyecto o asunto.
La documentación soporte a que se refiere
este Lineamiento se integrará en razón de las
particularidades de cada programa, proyecto
o asunto, y de conformidad con la
normatividad aplicable.
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En el Libro Blanco se describirán y se
presentarán de manera cronológica las
acciones
conceptuales,
legales,
presupuestarias, administrativas, operativas y
de seguimiento que se hayan realizado, así
como los resultados obtenidos por el
programa, proyecto o asunto de que se trate,
soportando todo lo anterior con copias
fotostáticas de los documentos originales
respectivos.
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Un ejemplar impreso de cada Libro Blanco se
resguardará por la unidad responsable de su
elaboración y validación, y una copia en
medio digital o electrónico será entregada:
a) Al titular de la dependencia o entidad
correspondiente.
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b) A la coordinadora sectorial, en su caso.
Adicionalmente, la dependencia o entidad remitirá
a la Unidad, la relación de los Libros Blancos
elaborados.
El medio que se utilice para el resguardo de la copia
del Libro Blanco deberá permitir que los
documentos sean plenamente identificables,
insustituibles, inviolables y que cuenten con la
validación del responsable de su elaboración o
expedición.
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En el año de cierre de la administración
gubernamental, los Libros Blancos se deberán
concluir a más tardar el último día hábil de
octubre de ese año, para incorporarse
oportunamente al acta de entrega recepción
del titular de la dependencia o entidad.
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Cuando se concluya algún proceso de
desincorporación de entidades paraestatales,
en sus diferentes modalidades, el Libro Blanco
de Desincorporación respectivo se deberá
elaborar con sujeción al marco jurídico que
resulte acorde con la naturaleza y
particularidades de la entidad paraestatal de
que se trate.
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En aquellos programas, proyectos o acciones
de gobierno, en los que se tenga interés en
dejar constancia de las acciones y resultados
obtenidos, las dependencias y entidades
tendrán la opción de formular Memorias
Documentales, las cuales se podrán estructurar
de manera similar a un Libro Blanco. Para la
elaboración de las Memorias Documentales no
se requerirá observar lo establecido en el
numeral cuarto de los presentes Lineamientos.
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Cuando se decida elaborar Memorias Documentales,
éstas se llevarán a cabo con los recursos humanos,
materiales y presupuestarios que tengan asignados las
dependencias y entidades, por lo que no deberán
implicar la erogación de recursos de ninguna
naturaleza.
Dichas Memorias se incluirán, en su oportunidad,
como anexo del acta de entrega recepción que realice
el titular de la dependencia o entidad, o del servidor
público que autorice su elaboración.
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La información contenida en los Libros Blancos
y en las Memorias Documentales, será de
carácter público. La información documental
soporte deberá integrarse en anexos, y estará
sujeta a la clasificación que, en su caso, se
hubiere realizado conforme a lo establecido en
la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
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METODOLOGÍA LIBRO BLANCO.
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PLANEACIÓN.
Una Planeación exitosa en la Integración y ejecución del Libro
Blanco, inicia en el proceso de investigación detallada, mediante
la siguiente secuencia:
Tipo de Programa, Duración y/o Vigencia, Objetivo, Marco
Normativo Aplicable, Problemática Relevante, Eventos
Relevantes, Áreas Involucradas, Ubicación Geográfica,
Características.
Relevantes, Inversión y/o Presupuesto, Tipo de Contratación y
Resultados.
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EJECUCIÓN.
El objetivo de esta etapa es allegarse de la documentación
básica que permita realizar un análisis completo de las
actividades realizadas durante el desarrollo del programa,
proyecto o acción a documentarse.
En el proceso de integración contemplara la Elaboración del
Índice de Contenido Preliminar, Localización, Recopilación de
Documentos, Seguimiento y Control Documental, Revisión,
Análisis, Depuración Documental, teniendo como resultado el
Índice del Contenido Preliminar Definitivo y, la integración
documental de la Elaboración del resumen ejecutivo y sus
resultados y beneficios obtenidos.
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ÍNDICE PRELIMINAR.
El índice preliminar de una obra pública deberá ser integrado completo para el
análisis de las acciones realizadas por lo que se consideraran los siguientes
aspectos:
Información básica: Nombre de
programa; Proyecto o Acción,
Vigencia del proyecto, Objetivo
del Libro Blanco, Nombre del
representante, Vinculación con el
PND; Programa Sectorial e
Institucional.
Contratación: Contratos,
Garantías y Programas de Obra.
Información cronológica:
Resumen ejecutivo.
Planeación: Planeación (Estudios
de Factibilidad, Medio Ambiente,
Proyectos, Ingenierías, Planos,
Licencias, Permisos,
Liquidaciones, etc.),
Autorizaciones (De Proyecto de
Inversión y Multianualidades).
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Ejecución: Anticipos, Pagos
(Estimaciones), Ajustes de
costos, Convenios o
Reprogramaciones,
Avances físico – financiero.
Resultados y Beneficios.
Conclusión: Entrega y
recepción de obra.
Control: Informes de
auditorías y solvatación de
observaciones.
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REVISIÓN, ANÁLISIS Y DEPURACIÓN DOCUMENTAL.
Es un proceso que permite evaluar la congruencia en
las cifras, fechas y datos referentes, en este mismo
sentido se podrá constatar la referencia documental
como sustento de la acción y verificar la cronología o
secuencia de las actividades desarrolladas durante la
planeación, ejecución y conclusión del proyecto de
Inversión o programa, corroborando el cumplimiento
de la normatividad aplicable a cada acción.
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CARACTERÍSTICAS
PROBATORIOS.
DE
LOS
DOCUMENTOS
Los documentos probatorios deben de ser legibles,
probatorios, oficiales, secuenciales y normativos para
evitar apreciaciones incorrectas, cifras inexactas y
claridad a un proceso, tener un soporte básico de
proyecto o acción, procedencia de una autoridad
legítima, cronológica y normas aplicables a un
proyecto de inversión, programa o acción.
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INTEGRACIÓN DEL ÍNDICE DEL LIBRO BLANCO.
La integración del Libro Blanco se puede establecer de la siguiente manera:
Proceso
Documentos
Análisis
Reconformación
del Índice.
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INTEGRACIÓN DOCUMENTAL.
La integración documental debe ser secuencial,
cronológica según su proceso, verificable,
legible, clara y objetiva para su análisis y
validación, teniendo como resultado las
acciones y/o proyecto realizados para el
informe final.
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RESUMEN EJECUTIVO.
Es una descripción, clara y detallada de todo lo documentado
en el Libro Blanco, es la narración precisa de cada una de las
acciones y/o programas desarrollados circunscritos a las
etapas del programa documentado, denotando los aspectos
más importantes ejecutados durante la planeación, ejecución
y conclusión de un proyecto o programa.
Un buen Resumen Ejecutivo claro, preciso y amplio, permitirá
al lector del Libro Blanco, no revisar los aspectos
documentales.
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RESULTADOS Y BENEFICIOS.
En la integración o descripción cualitativa y
cuantitativa del Libro Blanco, se obtendrán
resultados y beneficios, tanto en el ámbito
Social, Económico, Político y cultural, teniendo
una sociedad más informada y democrática.
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LÓGICA DE UN LIBRO BLANCO.
El Libro Blanco se puede entender mediante
una lógica secuencial, la cual identifica el
programa o proyecto, se busca el documento
soporte, se diseña y modifica el contenido, se
identifica y consulta la problemática del
proyecto o programa, se integra y verifica al
100 % la documentación soporte, se concluye y
satisface el Libro Blanco.
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CADENA DE VALOR LIBRO BLANCO.
La integración del Libro Blanco no depende
de un área, sino de todas aquellas que fungen
como responsables en la aplicación de
recursos públicos en la acción y/o proyecto,
presentando una cadena, desde la
planeación, búsqueda, análisis, integración y
presentación.
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Planeación - Responsable
Búsqueda - Áreas
Análisis - Responsable Áreas
Integración - Responsable
Presentación – Directiva
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RIESGO.
En la integración del Libro Blanco se pueden
presentar obstáculos o algunos riesgos que
retrasarían su integración, por lo que se
consideran algunas opciones de riesgo:
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Demasiada
comunicación
puede generar
confusión.
Comunicación
de rutina no le
da valor
agregado al
Libro Blanco.
Demasiada
información
documental,
no atomizada.
Información
no legible y
clara.
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De igual manera se encuentra la fortaleza para ser más optimistas y objetivos en su
integración:
Una buena comunicación permite el envío
de documentación útil para el Libro Blanco.
Una buena revisión previa de la
documentación enviada al responsable de
integración promueve seguridad.
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CONTENIDO DEFINITIVO DEL LIBRO BLANCO.
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El contenido definitivo del Libro Blanco deberá ser integrado de
la siguiente manera:
I.- Presentación
Fundamento Legal del Libro Blanco
Nombre del Programa
Período de Vigencia
Vinculación con Plan Estatal, Sectorial o Institucional
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Nombre y Firma del Titular de la
Dependencia, Entidad o Área, Fecha
de terminación del Libro Blanco.
•II.- Objetivo del Libro Blanco.
•III.- Antecedentes.
•IV.- Síntesis ejecutiva.
•V.- Acciones realizadas.
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1. Autorización Presupuestal:
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1.1. Propuesta de creación y puesta en marcha del programa.
1.2. Publicación en el Diario Oficial de la Federación (en su caso).
1.3. Acuerdo de la Comisión Intersecretarial Gasto Financiamiento en que se aprueba.
1.4. El proyecto y el apoyo presupuestal.
1.5. Autorización presupuestal de la SHCP o del área financiera.
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2. Radicación de Recursos:
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2.1 Oficios de afectación presupuestal.
2.2 Cuentas por liquidar certificadas.
2.3 Comunicación de radicación de
Recursos.
2.4 Pólizas- cheque y contra-recibos
firmados.
2.5 Cartas de disposición de fondos
bancarios.
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3. Aplicación de Recursos:
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3.1 Programa de trabajo.
3.2 Calendario de ejecución del presupuesto autorizado y programa de
distribución del gasto.
3.3 Solicitudes de autorización ante la coordinadora del sector o la
SHyCP para llevar a cabo diversos comités.
3.4 Carta de disposición de fondos bancarios que certifiquen que los
recursos se radicaron a la Dependencia y Entidad.
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4. Proceso de Licitación o Adjudicación:
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4.1 Convocatorias.
4.2 Bases.
4.3 Visitas al sitio.
4.4 Juntas de aclaraciones.
4.5 Apertura de ofertas técnicas y económicas.
4.6 Evaluación de ofertas técnicas (cuadros comparativos).
4.7 Dictámenes de ofertas técnicas.
4.8 Evaluación de ofertas económicas.
4. 9 Dictámenes de ofertas económicas.
4.10 Actas de fallo.
4.11 Propuesta ganadora.
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5. Inconformidades (en su caso):
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5.1
Inconformidad.
5.2
Pronunciamiento
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6. Contratación:
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6.1
Contrato,
anexos.
6.2
Garantías.
6.3
Programa de
ejecución.
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7. Pagos:
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7.1 Matriz de
estimaciones.
7.2 Facturas.
7.3 Pagos
(Conciliación con
área financiera).
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8. Entrega – Recepción.
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9. Control.
9.1 Informe de auditorías.
9.2 Solvatación de observaciones.
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Nadie sabe tanto,
como todos juntos.
José Manuel Zárate Paz
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ELABORACIÓN DE LIBROS BLANCOS
José Manuel Zárate Paz
Contador Público Certificado .
Certificación en Contabilidad y Auditoría Gubernamental
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ANTECEDENTES
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ANTECEDENTES
Los presentes Lineamientos tienen por
objeto establecer las bases que las
dependencias
y
entidades
de
la
Administración Pública Federal, así como la
Procuraduría General de la República
deberán observar para la elaboración e
integración de Libros Blancos.
Para efectos de los presentes Lineamientos
se entenderá por:
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ANTECEDENTES
I.-Dependencias: a las Secretarías de Estado,
sus respectivos órganos administrativos
desconcentrados, y la Consejería Jurídica del
Ejecutivo Federal, conforme a lo dispuesto en
los artículos 1o. y 2o. de la Ley Orgánica de la
Administración Pública Federal, así como la
Procuraduría General de la República.
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ANTECEDENTES
II.-Entidades:
a
los
organismos
descentralizados, empresas de participación
estatal mayoritaria y fideicomisos públicos
que tengan el carácter de entidad paraestatal,
a que se refieren los artículos 1o., 3o., 45, 46 y
47 de la Ley Orgánica de la Administración
Pública Federal.
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ANTECEDENTES
III.-Libro Blanco: el documento público
gubernamental en el que se hacen constar
las acciones y resultados obtenidos más
destacados de un programa, proyecto o
asunto relevante y trascendente de la
Administración Pública Federal.
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ANTECEDENTES
IV.-Manual
de
Procesos
de
Desincorporación: al Manual de Procesos de
Desincorporación de Entidades Paraestatales,
elaborado y aprobado mediante acuerdo
CID-AS-96-III-5, de fecha 7 de febrero de
1996, por las entonces Secretaría de
Contraloría y Desarrollo Administrativo y
Comisión
Intersecretarial
de
Desincorporación, respectivamente.
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ANTECEDENTES
V.-Memoria Documental: al documento
público gubernamental, que describe las
acciones y resultados obtenidos de un
programa, proyecto o asunto de la
Administración Pública Federal, del cual se
tiene interés en dejar constancia y que por sus
características no reviste la relevancia y
trascendencia que en estos Lineamientos se
establecen para un Libro Blanco.
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ANTECEDENTES
VI.-Secretaría: a la Secretaría de la Función
Pública.
Unidad: a la Unidad de Control de la Gestión
Pública.
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ANTECEDENTES
Las dependencias y entidades elaborarán un
Libro Blanco, cuando consideren necesario
dejar constancia documental del desarrollo de
programas o proyectos de gobierno, así como
de otros asuntos que se estimen relevantes y
lo autorice su titular, previa opinión de la
Secretaría.
Se podrá considerar que un programa,
proyecto o asunto es relevante, cuando:
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ANTECEDENTES
I.-Es de alto impacto social, económico,
regional, cultural, de trascendencia técnica o
contenga aspectos de gestión operativa de
beneficio para la sociedad o para sectores
específicos de la misma o que fortalecen la
administración pública.
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ANTECEDENTES
II.-Por su naturaleza o características, se
considere relevante para el logro de metas
prioritarias de interés general o de algún
sector productivo o de impacto regional o en
la actividad económica, conforme a los
objetivos y estrategias del Plan Nacional de
Desarrollo.
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ANTECEDENTES
III.-Se trate de un programa que otorga
subsidios o transferencias de recursos fiscales
de alto impacto social, o de un programa
regional ejecutado con recursos federales de
alto impacto en la sociedad o que contribuye
al fortalecimiento de los mecanismos de
coordinación con las entidades federativas y
sus municipios, el Distrito Federal y sus
órganos político-administrativos.
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ANTECEDENTES
IV.-Se trate de un proyecto cuyo propósito
fundamental sea ampliar la capacidad
productiva de un sector económico y social
determinado, la producción de bienes,
infraestructura o servicios nacionalmente
necesarios, acordes a los objetivos y
estrategias señalados en el Plan Nacional de
Desarrollo, o bien de un proyecto estratégico
vinculado con las actividades a que se refieren
los artículos 25 y 28 de la Constitución Política
de los Estados Unidos Mexicanos.
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ANTECEDENTES
V.-Se trate de un asunto de gobierno, que por virtud
de su naturaleza o características, resulte necesario
rendir cuentas sobre una determinada acción
relevante, tales como, la atención de una demanda
ciudadana emergente, una exigencia de aplicación de
justicia, el perfeccionamiento de algún sistema y/o
procedimiento, la aplicación y administración de
recursos federales; la realización de una mejora
significativa de la eficiencia operativa o
administrativa, de impacto en la población o en el
ámbito de la Administración Pública Federal.
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ANTECEDENTES
VI.-Así se considere por disposición de algún
ordenamiento jurídico o se justifique, en
virtud de su importancia, complejidad,
problemática
suscitada
para
su
implementación o ejecución, los resultados o
beneficios obtenidos, entre otros factores.
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ANTECEDENTES
Los
Libros
Blancos
deberán
elaborarse
preferentemente con los recursos humanos y
materiales con los que cuenta cada dependencia y
entidad.
Cuando para la elaboración de un Libro Blanco se
requiera la contratación de servicios proporcionados
por terceros, dicha contratación deberá ser
autorizada por el Titular de la dependencia o entidad
respectiva, y realizarse conforme a lo previsto en la
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, su Reglamento y demás disposiciones
aplicables.
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LOS LIBROS BLANCOS SE
ELABORARÁN E INTEGRARÁN
CONFORME A LOS APARTADOS
SIGUIENTES:
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I. Presentación.
En este apartado se describirá el nombre y
objetivo del programa, proyecto o asunto de
que se trate; periodo de vigencia que se
documenta; ubicación geográfica; principales
características
técnicas;
unidades
administrativas participantes, así como
nombre y firma del titular de la dependencia
o entidad.
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II. Fundamento legal y objetivo del Libro
Blanco.
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III. Antecedentes.
En este apartado se deberán señalar las
causas o problemática general que motivó la
conceptualización y ejecución del programa,
proyecto o asunto de que se trate.
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IV. Marco normativo aplicable a las acciones
realizadas durante la ejecución del
programa, proyecto o asunto.
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V. Vinculación del programa, proyecto o
asunto con el Plan Nacional de Desarrollo y
programas
sectoriales,
institucionales,
regionales y/o especiales.
Se señalará la vinculación existente entre el
programa, proyecto o asunto de que se trate
con el Plan Nacional de Desarrollo que
corresponda y el o los programas sectoriales,
institucionales, regionales o especiales.
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VI. Síntesis ejecutiva del programa, proyecto
o asunto.
Este apartado incluirá una breve descripción
cronológica de las principales acciones
realizadas desde la planeación, ejecución,
seguimiento y puesta en operación, hasta el
informe final del responsable de su
realización.
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VII. Acciones realizadas.
El objetivo de este apartado es integrar
documentación suficiente que permita la
evaluación de las principales acciones
realizadas durante la ejecución y puesta en
operación del programa, proyecto o asunto.
Como
mínimo
deberá
incluirse
la
documentación relativa a lo siguiente:
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a)Programa de Trabajo;
b) Presupuesto y calendario de gasto
autorizado;
c) Integración de expedientes y/o de
proyectos ejecutivos, y
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d) Documentación soporte de la aplicación de los
recursos, entre ésta, la correspondiente a los trámites
y registros contables y presupuestarios realizados,
incluyendo un cuadro resumen del total del
presupuesto autorizado y ejercido y, en su caso, el
soporte documental de los recursos enterados a la
Tesorería de la Federación; a los procesos de
adjudicación de bienes y/o servicios; a los convenios
y/o contratos celebrados, entre otros.
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VIII. Seguimiento y control.
En este apartado se integrarán los informes
periódicos sobre los avances y situación del
programa, proyecto o asunto de que se trate,
así como en su caso, las acciones realizadas
para corregir o mejorar su ejecución; las
auditorías practicadas y la atención a las
observaciones determinadas.
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IX. Resultados y beneficios alcanzados.
En este apartado se precisará el
cumplimiento de los objetivos y metas del
programa, proyecto o asunto, los resultados
obtenidos y los beneficios alcanzados.
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X. Informe final del servidor público de la
dependencia o entidad, responsable de la
ejecución del programa, proyecto o asunto.
La documentación soporte a que se refiere
este Lineamiento se integrará en razón de las
particularidades de cada programa, proyecto
o asunto, y de conformidad con la
normatividad aplicable.
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En el Libro Blanco se describirán y se
presentarán de manera cronológica las
acciones
conceptuales,
legales,
presupuestarias, administrativas, operativas y
de seguimiento que se hayan realizado, así
como los resultados obtenidos por el
programa, proyecto o asunto de que se trate,
soportando todo lo anterior con copias
fotostáticas de los documentos originales
respectivos.
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Un ejemplar impreso de cada Libro Blanco se
resguardará por la unidad responsable de su
elaboración y validación, y una copia en
medio digital o electrónico será entregada:
a) Al titular de la dependencia o entidad
correspondiente.
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b) A la coordinadora sectorial, en su caso.
Adicionalmente, la dependencia o entidad remitirá
a la Unidad, la relación de los Libros Blancos
elaborados.
El medio que se utilice para el resguardo de la copia
del Libro Blanco deberá permitir que los
documentos sean plenamente identificables,
insustituibles, inviolables y que cuenten con la
validación del responsable de su elaboración o
expedición.
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En el año de cierre de la administración
gubernamental, los Libros Blancos se deberán
concluir a más tardar el último día hábil de
octubre de ese año, para incorporarse
oportunamente al acta de entrega recepción
del titular de la dependencia o entidad.
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Cuando se concluya algún proceso de
desincorporación de entidades paraestatales,
en sus diferentes modalidades, el Libro Blanco
de Desincorporación respectivo se deberá
elaborar con sujeción al marco jurídico que
resulte acorde con la naturaleza y
particularidades de la entidad paraestatal de
que se trate.
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En aquellos programas, proyectos o acciones
de gobierno, en los que se tenga interés en
dejar constancia de las acciones y resultados
obtenidos, las dependencias y entidades
tendrán la opción de formular Memorias
Documentales, las cuales se podrán estructurar
de manera similar a un Libro Blanco. Para la
elaboración de las Memorias Documentales no
se requerirá observar lo establecido en el
numeral cuarto de los presentes Lineamientos.
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Cuando se decida elaborar Memorias Documentales,
éstas se llevarán a cabo con los recursos humanos,
materiales y presupuestarios que tengan asignados las
dependencias y entidades, por lo que no deberán
implicar la erogación de recursos de ninguna
naturaleza.
Dichas Memorias se incluirán, en su oportunidad,
como anexo del acta de entrega recepción que realice
el titular de la dependencia o entidad, o del servidor
público que autorice su elaboración.
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La información contenida en los Libros Blancos
y en las Memorias Documentales, será de
carácter público. La información documental
soporte deberá integrarse en anexos, y estará
sujeta a la clasificación que, en su caso, se
hubiere realizado conforme a lo establecido en
la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
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METODOLOGÍA LIBRO BLANCO.
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PLANEACIÓN.
Una Planeación exitosa en la Integración y ejecución del Libro
Blanco, inicia en el proceso de investigación detallada, mediante
la siguiente secuencia:
Tipo de Programa, Duración y/o Vigencia, Objetivo, Marco
Normativo Aplicable, Problemática Relevante, Eventos
Relevantes, Áreas Involucradas, Ubicación Geográfica,
Características.
Relevantes, Inversión y/o Presupuesto, Tipo de Contratación y
Resultados.
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EJECUCIÓN.
El objetivo de esta etapa es allegarse de la documentación
básica que permita realizar un análisis completo de las
actividades realizadas durante el desarrollo del programa,
proyecto o acción a documentarse.
En el proceso de integración contemplara la Elaboración del
Índice de Contenido Preliminar, Localización, Recopilación de
Documentos, Seguimiento y Control Documental, Revisión,
Análisis, Depuración Documental, teniendo como resultado el
Índice del Contenido Preliminar Definitivo y, la integración
documental de la Elaboración del resumen ejecutivo y sus
resultados y beneficios obtenidos.
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ÍNDICE PRELIMINAR.
El índice preliminar de una obra pública deberá ser integrado completo para el
análisis de las acciones realizadas por lo que se consideraran los siguientes
aspectos:
Información básica: Nombre de
programa; Proyecto o Acción,
Vigencia del proyecto, Objetivo
del Libro Blanco, Nombre del
representante, Vinculación con el
PND; Programa Sectorial e
Institucional.
Contratación: Contratos,
Garantías y Programas de Obra.
Información cronológica:
Resumen ejecutivo.
Planeación: Planeación (Estudios
de Factibilidad, Medio Ambiente,
Proyectos, Ingenierías, Planos,
Licencias, Permisos,
Liquidaciones, etc.),
Autorizaciones (De Proyecto de
Inversión y Multianualidades).
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Ejecución: Anticipos, Pagos
(Estimaciones), Ajustes de
costos, Convenios o
Reprogramaciones,
Avances físico – financiero.
Resultados y Beneficios.
Conclusión: Entrega y
recepción de obra.
Control: Informes de
auditorías y solvatación de
observaciones.
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REVISIÓN, ANÁLISIS Y DEPURACIÓN DOCUMENTAL.
Es un proceso que permite evaluar la congruencia en
las cifras, fechas y datos referentes, en este mismo
sentido se podrá constatar la referencia documental
como sustento de la acción y verificar la cronología o
secuencia de las actividades desarrolladas durante la
planeación, ejecución y conclusión del proyecto de
Inversión o programa, corroborando el cumplimiento
de la normatividad aplicable a cada acción.
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CARACTERÍSTICAS
PROBATORIOS.
DE
LOS
DOCUMENTOS
Los documentos probatorios deben de ser legibles,
probatorios, oficiales, secuenciales y normativos para
evitar apreciaciones incorrectas, cifras inexactas y
claridad a un proceso, tener un soporte básico de
proyecto o acción, procedencia de una autoridad
legítima, cronológica y normas aplicables a un
proyecto de inversión, programa o acción.
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INTEGRACIÓN DEL ÍNDICE DEL LIBRO BLANCO.
La integración del Libro Blanco se puede establecer de la siguiente manera:
Proceso
Documentos
Análisis
Reconformación
del Índice.
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INTEGRACIÓN DOCUMENTAL.
La integración documental debe ser secuencial,
cronológica según su proceso, verificable,
legible, clara y objetiva para su análisis y
validación, teniendo como resultado las
acciones y/o proyecto realizados para el
informe final.
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RESUMEN EJECUTIVO.
Es una descripción, clara y detallada de todo lo documentado
en el Libro Blanco, es la narración precisa de cada una de las
acciones y/o programas desarrollados circunscritos a las
etapas del programa documentado, denotando los aspectos
más importantes ejecutados durante la planeación, ejecución
y conclusión de un proyecto o programa.
Un buen Resumen Ejecutivo claro, preciso y amplio, permitirá
al lector del Libro Blanco, no revisar los aspectos
documentales.
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RESULTADOS Y BENEFICIOS.
En la integración o descripción cualitativa y
cuantitativa del Libro Blanco, se obtendrán
resultados y beneficios, tanto en el ámbito
Social, Económico, Político y cultural, teniendo
una sociedad más informada y democrática.
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LÓGICA DE UN LIBRO BLANCO.
El Libro Blanco se puede entender mediante
una lógica secuencial, la cual identifica el
programa o proyecto, se busca el documento
soporte, se diseña y modifica el contenido, se
identifica y consulta la problemática del
proyecto o programa, se integra y verifica al
100 % la documentación soporte, se concluye y
satisface el Libro Blanco.
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CADENA DE VALOR LIBRO BLANCO.
La integración del Libro Blanco no depende
de un área, sino de todas aquellas que fungen
como responsables en la aplicación de
recursos públicos en la acción y/o proyecto,
presentando una cadena, desde la
planeación, búsqueda, análisis, integración y
presentación.
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Planeación - Responsable
Búsqueda - Áreas
Análisis - Responsable Áreas
Integración - Responsable
Presentación – Directiva
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RIESGO.
En la integración del Libro Blanco se pueden
presentar obstáculos o algunos riesgos que
retrasarían su integración, por lo que se
consideran algunas opciones de riesgo:
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Demasiada
comunicación
puede generar
confusión.
Comunicación
de rutina no le
da valor
agregado al
Libro Blanco.
Demasiada
información
documental,
no atomizada.
Información
no legible y
clara.
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De igual manera se encuentra la fortaleza para ser más optimistas y objetivos en su
integración:
Una buena comunicación permite el envío
de documentación útil para el Libro Blanco.
Una buena revisión previa de la
documentación enviada al responsable de
integración promueve seguridad.
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CONTENIDO DEFINITIVO DEL LIBRO BLANCO.
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El contenido definitivo del Libro Blanco deberá ser integrado de
la siguiente manera:
I.- Presentación
Fundamento Legal del Libro Blanco
Nombre del Programa
Período de Vigencia
Vinculación con Plan Estatal, Sectorial o Institucional
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Nombre y Firma del Titular de la
Dependencia, Entidad o Área, Fecha
de terminación del Libro Blanco.
•II.- Objetivo del Libro Blanco.
•III.- Antecedentes.
•IV.- Síntesis ejecutiva.
•V.- Acciones realizadas.
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1. Autorización Presupuestal:
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1.1. Propuesta de creación y puesta en marcha del programa.
1.2. Publicación en el Diario Oficial de la Federación (en su caso).
1.3. Acuerdo de la Comisión Intersecretarial Gasto Financiamiento en que se aprueba.
1.4. El proyecto y el apoyo presupuestal.
1.5. Autorización presupuestal de la SHCP o del área financiera.
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2. Radicación de Recursos:
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2.1 Oficios de afectación presupuestal.
2.2 Cuentas por liquidar certificadas.
2.3 Comunicación de radicación de
Recursos.
2.4 Pólizas- cheque y contra-recibos
firmados.
2.5 Cartas de disposición de fondos
bancarios.
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3. Aplicación de Recursos:
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3.1 Programa de trabajo.
3.2 Calendario de ejecución del presupuesto autorizado y programa de
distribución del gasto.
3.3 Solicitudes de autorización ante la coordinadora del sector o la
SHyCP para llevar a cabo diversos comités.
3.4 Carta de disposición de fondos bancarios que certifiquen que los
recursos se radicaron a la Dependencia y Entidad.
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4. Proceso de Licitación o Adjudicación:
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4.1 Convocatorias.
4.2 Bases.
4.3 Visitas al sitio.
4.4 Juntas de aclaraciones.
4.5 Apertura de ofertas técnicas y económicas.
4.6 Evaluación de ofertas técnicas (cuadros comparativos).
4.7 Dictámenes de ofertas técnicas.
4.8 Evaluación de ofertas económicas.
4. 9 Dictámenes de ofertas económicas.
4.10 Actas de fallo.
4.11 Propuesta ganadora.
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5. Inconformidades (en su caso):
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5.1
Inconformidad.
5.2
Pronunciamiento
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6. Contratación:
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6.1
Contrato,
anexos.
6.2
Garantías.
6.3
Programa de
ejecución.
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7. Pagos:
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7.1 Matriz de
estimaciones.
7.2 Facturas.
7.3 Pagos
(Conciliación con
área financiera).
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8. Entrega – Recepción.
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9. Control.
9.1 Informe de auditorías.
9.2 Solvatación de observaciones.
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Nadie sabe tanto,
como todos juntos.
José Manuel Zárate Paz
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