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Sistemas de clasificación: ventajas y desventajas: un estudio comparativo

Natalia Cantillano Mora Javier Gómez Jiménez

Contenidos

Definición del concepto de clasificación Identificación documental

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Sistemas de clasificación

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Ventajas y desventajas de los sistemas de clasificación

Clasificación



Definición

 Proceso que consiste en dividir los fondos en clases específicas, siguiendo características definidas. Esta división debe ser: • Jerárquica: de la general a lo particular.

• • Teniendo presente los principios de procedencia y del orden original.

Es una radiografía de la realidad institucional (contexto) que permite dilucidar las relaciones entre los productores y los documentos.

Investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se basa la estructura de un fondo.

Identificación Documental

Consiste en

Revisión de todas las fuentes de información necesarias que permitan obtener un conocimiento exhaustivo de la institución productora.

Identificación Documental

Reseña Histórica Adm.

Funciones Subfunciones Actividades Trámite documental

Pasos

Tipología clases documentales Objetivos Políticas

Identificación Documental

¿Quién lo ha producido y cuándo?

¿En qué circunstancias?

Preguntas

¿En el esquema de qué procemidmiento?

¿Cuando y cómo se ha recibido?

¿Con qué objetivo?

¿A quién se destina?

Las acciones y la clasificación funcional

Las acciones y la clasificación funcional



Clases = funciones de la entidad

 División jerarquía.



Se basa en dos principios de clasificación.

 Identificación previa de competencias y funciones según el marco normativo  Elaboración de clases jerarquizadas de las funciones

Ventajas de la Clasificación Funcional

Estabilidad en el tiempo .

Funciones Marco Normativo Mayor objetividad

Desventajas de la Clasificación Funcional



El cuerpo del texto normativo carece de precisión, mezcla sin diferenciar las actividades, los asuntos y las competencias.



Identificación de las funciones se convierte en una tarea complicada, la cual requiere de un profundo análisis del contexto institucional.

Desventajas de la Clasificación Funcional



Más que desventajas, dificultades:

 Construcción parte de funciones actuales.  Transferencia de funciones a otras entidades, división de organizaciones o absorción de una o varias instituciones en otra.

La estructura orgánica y la clasificación orgánica



Estructura orgánica

 Organización-relaciones jerárquicas actividades.

 Producción de series documentales ligada al organigrama.  Principio de procedencia.

La estructura orgánica y la clasificación orgánica



Sistema de clasificación orgánico

 Subdivisiones-organigrama institucional.

 Documentos reflejan la organicidad.  Necesidad del enfoque orgánico.

Sistema de clasificación orgánico Fácil elaboración Sistema objetivo Más sencillo de aplicación en los archivos de gestión Ventajas

Desventajas Sistema Orgánico

Sistema rígido, poco flexible No brinda estabilida d a través del tiempo Dificultad cuando la organización es muy compleja Ruptura de la continuidad de las series documentales

Los asuntos o materias y la clasificación temática

 Asuntos o materias  No dependen directamente de la entidad.

 Relacionados con la percepción que se tenga de la organización.  Percepción de las actividades.

Los asuntos o materias y la clasificación temática

 Sistema de clasificación temático  Realizar un análisis de los contenidos de los documentos.

 Sistema se basa en principios a posteriori.  Depende de la experiencia del personal administrativo.

Sistema de clasificación temático

 Ventajas  Prioridad es mantener unidos todos los documentos vinculados.

 Desventajas   Confusión con el nombre de organismos. Impreciso sin un vocabulario controlado.  Sistema subjetivo

Sistema de clasificación ORFUAS

 Combinación de los tres sistemas con el fin de aprovechar sus ventajas.

 Combinación de lo orgánico, con lo funcional.  Poca claridad en la definición de los elementos de clasificación.

Elección del sistema

 Debe ser estable. La clasificación debe perdurar en el tiempo.

 Debe ser objetivo. No depender del criterio del archivista.  Debe respaldarse en la naturaleza de los documentos.

Conclusiones

 Recuperación de protagonismo. ISO 15489, MoReq, ISDF  Indispensable: identificación documental.  Clasificación como proceso base de las demás tareas archivísticas.  Proceso de validación en la institución.

 La elección de un sistema depende del entorno de la organización.

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