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BIENVENIDOS A LA
IMPLEMENTACION DE LAS
TABLAS DE RETENCIÒN
DOCUMENTAL
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ARCHIVO
Conjunto de documentos,
sea cual fuere su fecha y
soporte material, acumulados
en un proceso natural por una
persona o entidad pública
o privada, en el transcurso
de su gestión conservados
respetando aquel orden para
servir como testimonio e
información a la persona o
institución que los produce
y a los ciudadanos, o como
fuente de la historia.
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LEY 80 DE 1989, crea el Archivo General
de la Nación y establece el Sistema
Nacional de Archivos.
Funciones:
Formular, orientar, coordinar y controlar
la política archivística en el país.
Promover la organización y el fortalecimiento
de los archivos públicos del país, para garantizar
la eficacia de la gestión del Estado y la
conservación del patrimonio documental.
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MARCO JURIDICO
Los mandatos constitucionales referentes a la
conservación y salvaguarda del Patrimonio
Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad,
el derecho de petición,el derecho a la información
y el libre acceso a los documentos públicos, entre
otros, son pilares de la normatividad aplicada a los
documentos y el fundamento de la Política
Archivística en el país.
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LEY 594 de julio 14 de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos y se dictan otras disposiciones
La presente Ley tiene por objeto establecer las
reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de
Retención. Será obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar las respectivas
Tablas de Retención Documental.
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE
GESTION
En este archivo
reposan los
documentos
generados en
los procesos
de gestión
administrativa y
son consultados
constantemente.
ARCHIVO
CENTRAL
A
estos
son
transferidos los
documentos de
los archivos de
gestión
cuya
consulta no
es
tan frecuente.
ARCHIVO
HISTORICO
Aquel al cual se
transfiere la
documentación
del archivo
central o de el
de gestión y su
conservación es
permanente.
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VALORES
ARCHIVO
DE GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
VALORES
PRIMARIOS
Administrativo
Legal
fiscal
Contable
Técnico
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES
SECUNDARIOS
Cultural
Histórico
Científico
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CADUCIDADES Y PRESCRIPCIONES PARA TIEMPOS DE
RETENCION EN LA TRD
EN ASPECTOS CONTABLES ART. 134 - D.2649/93 - OBLIGA A RETENER
20 AÑOS
CODIGO DE COMERCIO ART. 60 – 10 AÑOS
ESTATUTO TRIBUTARIO ART 817, LEY 788 ART. 86 – 5 AÑOS
EN PENAL ART. 83 – 5 A 20 AÑOS
EN CIVIL ART .2536
- 20 AÑOS
DISCIPLINARIO 5 AÑOS Y 1O AÑOS EN
DISCIPLINARIO CONTRACTUAL ART. 55 LEY 80 /93
HISTORIAS LABORALES 8O AÑOS
VIGENCIAS ADMINISTRATIVAS - VALORES PRIMARIOS
– VALORES SECUNDARIOS
1 Y 5 AÑOS
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PROCESOS ARCHIVISTICOS
PRODUCCION DOCUMENTAL:
Recepción o generación de documentos en un
unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones.
CLASIFICACION DOCUMENTAL:
Labor mediante la cual se identifican y establecen
las series que componen cada agrupación
documental (fondo, sección y subsección) de
acuerdo a la estructura orgánico funcional de la
entidad
SELECCIÓN DOCUMENTAL:
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentación bien sea para su eliminación o su conservación parcial
o total.
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Tipo
Documental:Hace referencia a la unidad
documental simple, que reúne todas las
características necesarias para ser
considerado como documento, por ejemplo:
Factura, resolución, acuerdo, circular, póliza,
etc.
Expediente: Es el conjunto de documentos
relacionados con un asunto específico
y que constituyen una unidad archivística.
También se conoce como la unidad
documental formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora
en la solución de un mismo asunto.
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Documento de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes,
decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por
la información que contiene, incide en el cumplimiento de
funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden
ser generados por la misma institución o proceder de otra y
no forma parte de las series documentales de las oficinas.
Documento Facilitativo: Es aquel de carácter administrativo
común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.
Documento Esencial: (Documento Vital). Es aquel necesario para el
funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y
testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades
del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita
la reconstrucción de la historia institucional.
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Serie
- Subserie: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.Historias laborales,
actas, historias clínicas, informes,
proyectos.
Cada serie documental, dependiendo de sus características
administrativas y funcionales, se puede dividir en subseries.
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SERIE
SUBSERIES
ACTAS
Actas de Junta Directiva
Actas de Comisión de Personal
Actas de Comité de Archivo
CONTRATOS
Contratos de Arrendamiento
Contratos de Compraventa
Contratos de Prestación de
Servicios
PROYECTOS
Proyecto de Saneamiento básico
Proyectos de Desarrollo Municipal
Proyectos de intercambio Cultural
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No serán transferidos al Archivo Central:
-Los expedientes que se hayan
conformado con la denominación
de correspondencia interna, ni
externa.
-Expedientes con copias de Decretos,
Resoluciones y Circulares expedidas
por otras entidades.
-No se admitirá documentación
fragmentada, suelta, en cajas,
AZ, paquetes, bolsas plásticas
o costales.
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Se deben suprimir materiales
como: clips, plásticos, grapas,
carpetas innecesarias,duplicados,
papel carbón, notas adhesivas y
otros.
Selección Natural:
Consiste en retirar de la unidad de conservación
toda aquella documentación considerada como
material no archivístico, plegables, tarjetas de
invitación o felicitación, recortes de prensa,
catálogos.
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• Cuando se proceda a
archivar documentos, se
tendrá especial cuidado
de
verificar
que
efectivamente
han
cumplido su trámite,
que
se
trata
de
originales o copias,
según sea el caso, que
cumplen con todos los
requisitos exigidos a los
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documentos.
•Los expedientes a transferir
deben haber cumplido el tiempo
de retención establecido en la
tabla, para archivo de gestión.
•Debe efectuarse mediante un
inventario de transferencia
documental, que contenga la
información necesaria para
identificar la documentación.
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Los expedientes deben conformarse
con un máximo de doscientos cincuenta
(250) folios.
Los expedientes, que por su volumen
ocupen más de una carpeta, deberán
indicar cual es la primera parte, la
segunda y así sucesivamente.
Ejemplo: 1; 1/2, 1/3, 1/4, etc.
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Foliación
La foliación se realiza en el orden en que van
llegando los documentos. Esta debe efectuarse
en el extremo superior derecho de la hoja, con
un lápiz de mina negra y blanda (HB,B), en
forma legible y sin enmendaduras.
250
100
20
1
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E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL DE FACATATIVA
SECCION:
GERENCIA
SUBSECCION:
SERIE:
SUBSERIE:
JURIDICA
CONTRATOS
CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS
No. EXPEDIENTE:
No. FOLIOS:
250 FOLIOS
FECHAS EXTREMAS: 1- 01- 1968 A 31-12 -1980
No. CAJA:
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TABLAS DE
RETENCIÓN
DOCUMENTAL
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¿Qué es una Tabla de Retención
Documental?
Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
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IMPORTANCIA
La Administración se verá beneficiada con la elaboración
de las Tabla de Retención ya que éstas:
 Facilitan el manejo de la información.
 Contribuyen a la racionalización de la producción
documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de
los tiempos en ella estipulados.
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Garantizan la selección y conservación de los
documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los
procesos administrativos.
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Entidad Productora: E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL FACA
Oficina productora: Jurídica Código 200
CODIGO
200-01
RETENCIÓN Disposición Final
Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
CONTRATOS CON
FORMALIDADES PLENAS
1
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X
Muestra del 10% por cada
8 años de producción
departamental.
* Solicitud de CDP
*CDP
* Términos de Referencia
* Cotizaciones
* Contrato
* Acta de liquidación
CONVENCIONES
CT-Conservación Total E- Eliminación
M- Microfilmación
S- Selección
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
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ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica: _____________________
___________________________________________________________
2. Fecha de creación: ___________ 3. Acto Administrativo: __________
4. Funciones:
a. ______________
b. ______________
5. Documentos que se generan:
a. ______________
b. ______________
6. Realizan selección y descarte documental :
SI ______
NO ______
7. Sistema de organización de los Archivos de Gestión?_________________
___________________________________________________________
8. Qué volumen documental se produce anualmente en promedio?
_________________ metros lineales
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II. DOCUMENTOS
1. Oficina Productora: ________________________________________
2. Nombre del Documento: ____________________________________
3. Función de la Oficina que genera este documento : ______________
_________________________________________________________
4. Caracteres Externos:
4.1. SOPORTES
Papel
___
Cinta Magnética
___
Microfilme
___
Otro
___
Cual _____________________
4.3. ORDENACION
Cronológica,
Numérica
Onomástica
Alfabética
4.2. FORMATO
Expediente
Libro
Documento simple
___
___
___
4.4. ESTADO DE CONSERVACION
Bueno
Regular
Malo
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Tipo de deterioro
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del
documento: ____________________________________________
6. TRAMITE
Original
Numero de copias
______
______
7. La información contenida en este documento se halla registrada o
condensada en otro documento?
SI ______
NO ______
En cual o cuales? ________________________________________
8. Que anexos acompañan este documento _____________________
_________________________________________________________
9. Oficinas que tiene relación con el trámite del documento?________
_________________________________________________________
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10. Con qué periodicidad se produce este documento:
Diaria ______
Semanal ______
Mensual _______
Otras _______
Cuál ______________________________
11. Por cuanto tiempo se conserva este documento en el Archivo de Gestión
y quién lo establece ?__________ ______________________________
12. En el Archivo de Gestión, este documento lo consultan:
La misma oficina
______
Otras Oficinas
______
Cuáles _____________________
Otras Entidades
______
Cuáles _____________________
Personas naturales ______
Porque _____________________
13. Este documento ha sido objeto de transferencias del Archivo de Gestión a
otros archivos?
Central
______
Histórico
______
Otros
______
Cuáles
_____________________
13.1 Con que periodicidad se realizan? ______________________________
_____________________________________________________________31
14. En el Archivo Central, la oficina sigue consultando este documento?
______________________________________________________________
14.1 Con que frecuencia?_______________________________________
14.2 Que años?_______________________________________________
15. Que problemas generales ha observado en la producción trámite y
conservación de esta clase de documento?
___________________________________________________________
16. OBSERVACIONES __________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Funcionarios Entrevistados :
Nombre y cargo _____________________________________________
Nombre y cargo _____________________________________________
Funcionario responsable del Archivo: ___________________________
Ciudad y fecha : _____________________________________________
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Las Tablas de Retención Documental, Serán
de obligatorio cumplimiento a partir del 1 de
enero de 2006
33
GRACIAS
34