Transcript INDUCCION 2014 SIGA

SISTEMA INTERNO DE GESTION
DOCUMENTAL DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA –SIGA
MARCO NORMATIVO
• Creación e
implementación del SIGA
Decreto 514 de 2006
en el Distrito Capital.
• Creación del Archivo
General de la Nación
Ley 80 de 1989
Ley 594 del 2000
• Ley
Resolución 110 de 2013
General de Archivos
• Creación del Comité
Interno de Archivo ESE
•Resolución 060 de 2007 Adopción del Sistema
Interno de Gestión Documental
MISIÓN
VISIÓN
LEY 594 DEL 2000
¿Qué es el SIGA?
• Es el Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivos, el cual se debe establecer para toda entidad
pública a nivel distrital y debe ser parte del Sistema de
Información Administrativa del Sector Público.
• El SIGA está conformado por los archivos de gestión,
central y cualquier otro nivel de archivo definido en
una entidad; la unidad de correspondencia; las
bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra
unidad de información que apoye el cumplimiento de
la misión de la Entidad.
Qué es y qué hace el SIGA?
• Es el Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivos, y su actividad
principal es dirigir los procesos y
procedimientos propios de la función
archivística, así como la asesoría, capacitación,
coordinación, control y seguimiento de la
gestión de los documentos, archivo y
correspondencia.
¿Cuáles son los beneficios del
SIGA?
• Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para
la gestión documental, el archivo y la correspondencia.
• Creación e implementación de políticas, procesos y procedimientos
centralizados y unificados, que permiten un adecuado control y
seguimientos al ciclo vital de los documentos.
• Asesorar y capacitar al personal a cargo de los archivos y la
correspondencia, para que la recepción, producción, administración,
organización y archivo de los documentos se ajuste a los estándares,
procedimientos, instructivos y guías establecidas para la entidad.
• Disponer de tabla de retención, cuadros de clasificación y valoración
documental, así como de inventarios y demás herramientas y estándares
requeridos para una correcta gestión documental.
Cuál es el alcance del SIGA
• Crear el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la SDH
como parte integral del Sistema Distrital de Archivos e integrado al
Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y al Modelo Estándar de Control
Interno (MECI).
• Establecer, desarrollar y adoptar políticas y reglas para el desarrollo de
procesos y procedimientos propios de la función archivística y la
administración documental.
• Coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, de
los archivos de gestión, central e histórico, correspondencia, centro de
documentación, reprografía de la Entidad
Articulación del SIGA con el
Sistema de Calidad
PROCESOS DE UN P.G.D.
D.S.P.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y
LA COMUNICACIÓN
ALCANCE: Abarca desde la
planeación de la gestión de
la información, la
comunicación, la
investigación, la gestión
documental y el
conocimiento hasta la
implementación de las
acciones correctivas y
preventivas para el
mejoramiento continuo del
proceso
OBJETIVO: Orientar los
esfuerzos en la generación,
explicitación y transmisión
del conocimiento de forma
eficiente y efectiva que cree
y fortalezca las
competencias en los
colaboradores y potencie el
cambio organizacional y
social impactando de forma
positiva en la prestación de
los servicios de salud
mejorando los hábitos de
vida saludable.
COMUNICACIONES
SISTEMAS
SIGA