Importancia Problemática Solución MIC Qué son los datos ? Una representación simbólica de un atributo o característica de algo ? Y entonces qué es un documento.
Download ReportTranscript Importancia Problemática Solución MIC Qué son los datos ? Una representación simbólica de un atributo o característica de algo ? Y entonces qué es un documento.
Qué son los datos ?
Una representación simbólica de un atributo o característica de
algo
?
Y entonces qué es un documento ?
Un documento es un escrito que contiene datos de
algo
?
Bueno, y qué es algo ?
Puede ser una persona, una pertenencia, un hecho, un desempeño, un cliente, un negocio,
una empresa
?
algo puede ser todo
De esta forma, se puede ver que los documentos hacen parte de la vida, de la historia, del pasado, del presente y del futuro.
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Y para qué los documentos ?
Los documentos convierten los datos en
información.
Información ?
La información no son datos, no son documentos, no es papel, no son copias, no son números o letras.
La información es conocimiento
Historia, tendencias, comportamientos, resultados, pronósticos, estadísticas…
La información es la base de la administración estratégica
Es visión, planeación, productividad, competitividad.
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Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar y distribuir documentos.
(IDC) La producción de papel en las oficinas está creciendo a un increíble 21% al año .
(Giga Information Group) Se estima que del 15 al 25% archivados en papel están de los documentos perdidos o mal clasificados .
Un empleado administrativo destina 400 horas anuales (25% del tiempo) administrando, buscando, imprimiendo y enviando documentos.
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Su empresa produce datos, documentos, papel, más papel, copias, costos…?
Existe demora en la tramitología y seguimiento de documentos ?
Y desea que su empresa…
Produzca información, depurada, organizada y productiva para la toma de decisiones, en el momento en que usted lo desee ?
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La Gestión Documental le ayuda a sacar el máximo provecho de su información
No solo es un proceso de organización, digitalización y automatización del sistema de archivo, sino que a partir de su implantación se empieza a generar valor en cada uno de los procesos internos de la organización desde distintos frentes: • Facilita localizar todo tipo de documentos.
• Aumenta la documentos.
seguridad en el manejo de • Permite el seguimiento y auditoría documentación.
de la Soluciones en Gestión Documental | MIC Ltda © Todos los derechos reservados Su Aliado Permanente
Cuáles son los beneficios Gestión Documental ?
de la
• Disminución de costos administrativos.
• Continuidad en los procesos.
• Aumento en la productividad.
•Uso de la información para la toma de decisiones.
•Aprovechamiento de todas las oportunidades de negocio.
•Disminución en los tiempos de respuesta y aumento en la satisfacción y servicio al cliente interno y externo.
•Estandarización de procesos.
•Identificación de documentación vital para la óptima gestión empresarial.
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Nuestras Soluciones en Gestión Documental están estructuradas para adaptarse a sus necesidades particulares
Su empresa
Basamos nuestras soluciones en integrar servicios de consultoría, software, hardware, y alianzas estratégicas para prestarle el mejor servicio en cada una de las etapas del proyecto.
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Planificación Documental
Nada se puede sistematizar si no se organiza antes. Como paso previo a implantar su Solución en Gestión Documental, le ofrecemos una fase de organización física de su sistema de archivo.
Gestión Documental
Cuando todo esté listo, la segunda fase del proyecto consiste en instalar el software de Gestión Documental en una plataforma de hardware que cumpla con las especificaciones exigidas para su óptimo funcionamiento.
Puesta en marcha y consulta
Una vez alimentado el sistema, los usuarios pueden empezar a consultar los documentos vía Intranet o Internet, con los más altos niveles de seguridad utilizando motores de búsqueda y filtros.
Soluciones en Gestión Documental | MIC Ltda © Todos los derechos reservados Identificación de la estructura documental Identificación de la estructura organizacional Asignación de malla de seguridad Colas de impresión Administración de Centros Documentales Ciclo vital de documentos Identificación de índices, seguridades, plantillas, retenciones Mensajería y control de correspondencia Administración del sistema de calidad Su Aliado Permanente
Muy bien, ahora pensemos que el archivo de su empresa consta de una gran cantidad de documentos. El alistamiento físico puede disminuir considerablemente esta cantidad mediante la eliminación sistemática de documentos innecesarios. La cantidad restante será almacenada en estantería, en cajas y carpetas codificadas para su localización. Luego se determinará el tipo de documentos y la cantidad que son vitales para la gestión de su empresa, los cuales serán almacenados en el sistema para ser consultados a través de las estaciones de trabajo, permitiendo altos niveles de productividad y mejoramiento continuo, mediante el uso estratégico de la información .
Alistamiento Físico
(el porcentaje de documentos eliminados puede estar entre el 20 y el 50%) Luego el sistema es alimentado mediante los procesos de
digitalización, distribución electrónica e indexación
Después del alistamiento físico, los documentos restantes son
almacenados
para una fácil ubicación Finalmente los documentos pueden ser
consultados de forma rápida, confiable y segura
Sin embargo
el primer paso y él más importante
es ponerse en contacto con nosotros para asesorarlo: Algunos de los archivos eliminados son
microfilmados
para su consulta en caso de ser necesario Soluciones en Gestión Documental | MIC Ltda © Todos los derechos reservados
Línea nacional: 018000 512250 Fax: 269 8595
PBX: 368 5600
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