Transcript Presentación del Componente de Estructura Abril de 2014

Proyecto de Modernización de
Secretarías de Educación
Estructuras Organizacionales
Objetivo General
PMSE
Reorganizar y fortalecer a las secretarías de Educación, con el fin
contar con instituciones que desarrollen la política educativa de
manera eficiente y logren ampliar su capacidad de apoyo a las
instituciones educativas.
.
2
Componentes
PMSE
Procesos.
Sistemas de Información y tecnología.
Gente y Cultura.
Estructuras organizacionales.
ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS
Actividades Complementarias.
GENTE Y CULTURA
PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS
GENTE Y CULTURA
PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Es la forma de organización de las las áreas necesarias para la ejecución
de todos los procesos diseñados para la administración del servicio
educativo en una secretaría certificada. El modelo presenta una
organización balanceada de las áreas misionales y las de apoyo.
Definición del Modelo
•
El modelo presenta la tipificación de las estructuras
organizacionales de las Secretarías de Educación teniendo en
cuenta dos variables:
Variables principales
Número de alumnos matriculados
Número de municipios no certificados
atendidos (secretarías departamentales)
A partir de estas variables se
Cada tipología contempla
ejecución de todos los
administración del servicio
certificada.
Variables secundarias (dependientes)
Cuota SGP
Número de docentes, directivos docentes y funcionarios
administrativos
Número de Instituciones Educativas
Ninguna
identificaron cuatro (4) tipologías.
las áreas necesarias para la
procesos diseñados para la
educativo en una secretaría
Clasificación por Tipologías
SECRETARIAS DEPARTAMENTALES
Matrícula
Tipo
Mpios no certificados
Mínimo
Máximo
1
8,000
62,000
2
15
2
62,001
190,000
16
34
3
190,001
320,000
35
49
4
320,001
750,000
50
120
Tipo
1
2
3
4
Mínimo
SECRETARIAS MUNICIPALES
Y DISTRITALES
Matrícula
Mínimo
Máximo
15,001
68,000
68,001
130,000
130,001
350,000
350,001
1,200,000
Máximo
Estructura Tipo
Despacho
Inspección y
Vigilancia
Jurídica
Planeación
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y financiera
Matrícula
Cargas de Trabajo
Cargos
Perfiles
7
Estructura
Metodología de Estructura
Preparación
• Revisar la estructura
actual de la Secretaría, e
identificar la composición
de esta.
• Identificar la planta de
cargos administrativos del
nivel central.
• Identificación del
procedimiento de
aprobación de nueva
estructura organizacional
para la Secretaría de
Educación.
Documentación
• Análisis de la información
y clasificación de la
Secretaría de Educación
dentro de las Tipologías.
• 10
• Validación de la
Estructura propuesta con
la Secretaría.
• Estudio de cargas de
trabajo.
• Revisión de la Estructura,
Manual de Funciones y
Perfiles de los cargos.
• Costeo de la planta de
cargos actual y propuesta.
Validación y
Ajuste
de Información
• Revisión y validación del
cuadro comparativo de
cargos propuestos v./s.
funcionarios actuales.
• Revisión del costeo de la
planta actual y la
propuesta según fuente de
financiación.
• Revisión de como se
ejecuta los gastos
administrativos.
• Escenarios Financieros.
Adopción
• Expedición actos
administrativos de
adopción de la estructura,
establece la planta de
cargos y se define el
manual de funciones,
perfiles y cargos para la
Secretaría de Educación.
• Acompañamiento para la
implementación.
• Seguimiento para
determinar avances,
retrasos y acciones.
• Validación de la
información.
• Comparativo de cargos
propuestos v./s.
funcionarios actuales.
Secretaría de Educación y Proyecto
Secretaría de Educación y Direcc. Fortalecimiento
ESTADO ACTUAL
TERMINOLOGÍA
IMPLEMENTACIÓN: Desarrollo y puesta en funcionamiento de la
estructura organizacional de la Secretaría de Educación, establecida por
la entidad territorial.(ejecución de procesos, designación de los
funcionarios responsables, indicadores de gestión). El Ministerio de
Educación Nacional, continua con el plan de seguimiento y auditoría.
ADOPCION: Acto administrativo mediante el cual la Asamblea / Concejo
/ Gobernador / Alcalde, establece o modifica la estructura de la
Gobernación - Alcaldía y se señalan las funciones de sus dependencias.
VIABILIZACIÓN: Una vez el Proyecto de Modernización, ha validado
la propuesta de estructura presentada por la Secretaría de Educación, el
Ministerio de Educación Nacional procede al estudio de viabilización o
no, desde el punto de vista técnico y financiero.
ESTADO ACTUAL
TERMINOLOGÍA
VALIDACIÓN: Una vez la Secretaría de Educación entrega al Proyecto
de Modernización los entregables del componente de estructura, estos
se validan en el marco de los lineamientos técnicos del MEN (Tipología,
Organización funcional de las áreas – Misionales y de Apoyo / Planta de
cargos / Manual de Funciones, Perfiles, Costos y Fuente de Financiació
n).
ESTRUCTURAS VIABILIZADAS
AMAZONAS
PEREIRA
ATLÁNTICO
PIEDECUESTA
BUCARAMANGA
RISARALDA
BUGA
SOGAMOSO
CARTAGO
FLORIDABLANCA
GUAINÍA
GUAVIARE
(*) Estructura implementada
TUNJA
VAUPÉS
DESARROLLO ESTRUCTURA
Estructura Organizacional
SE
Adoptadas
78
Viabilizadas por el Ministerio
14
En proceso de diseño y viabilización
2
EN PROCESO DE DISEÑO Y
VIABILIZACIÓN
BOYACÁ
MEDELLÍN
Estado de Estructura
Estructura Organizacional
SE
Adoptadas por las S.E
78
Viabilizadas por el Ministerio
14
En proceso de diseño y viabilización
Total
2
94
Beneficios del modelo
Utilizar el modelo de tipificación durante el análisis de ajuste de la
estructura de la Secretaría, permite:
Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por
procesos.
Diferenciar
claramente las
áreas misionales
(Calidad y
Cobertura) frente a las de apoyo (Administrativa y financiera).
Identificar el perfil básico de los cargos de la Secretaría.
Identificar los procesos de la Secretaría que pueden ser asumidos
por otras dependencias de la Entidad Territorial o por terceros.
Estimar el incremento a largo plazo de los costos de las plantas de
cargos.
Desarrollo
Definición de comité directivo en las SE para la toma de decisiones.
Socialización de cifras costeos o valores utilizados en la nómina de la planta
central
Identificación de perfiles para la ejecución de los procesos (reorganizaciones).
Desarrollo espacial con base en los procesos establecidos.
Ubicación física
Involucramiento de la alta dirección de la entidad (Alcalde, Gobernador, otros
secretarios talento humano, administrativa).
Optimización de las funciones a desempeñar por los directivos – docentes
(directores de núcleo y supervisores de educación).
Identificación y corrección de situaciones administrativas irregulares (carrera
administrativa, carrera docente).
Profesionalización de la planta de personal encargada de la ejecución de los
procesos de la Cadena de Valor
Mejora del clima organizacional
Áreas de oportunidad
Adoptar e Implementar las estructuras organizacionales de las
Secretarías de Educación.
Renovar su gestión y sus estructuras con procesos orientados al
cumplimiento de su misión, con sistemas de información apropiados,
incorporando cultura organizacional de mejoramiento continuo y
transparencia.
Promover el mejoramiento de las adecuaciones físicas de las
Secretarías de Educación.
Hacer seguimiento continuo a las Secretarías de Educación para
determinar avances, retrasos y acciones para apoyar la adopción e
implementación de las estructuras organizacionales.
Riesgos de no implementar
Desconocimiento de límites y responsabilidades sobre los procesos,
entre la Secretaría de Educación y demás dependencias de la Entidad
Territorial, impactando los Acuerdos de Nivel de Servicio.
Consolidación en las secretarías de esquemas desconcentrados de
trabajo, efectivos y estables (equipos por núcleos, zonas, provincias,
regiones).
Carencia de regularización de la situación de los funcionarios pagados
por el SGP (administrativos y docentes) que desempeñan funciones
criticas en los procesos de las secretarías y otras dependencias de la
Entidad Territorial.
Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la
gestión por procesos.
No diferenciación de las áreas de Calidad y Cobertura frente a las de
apoyo (Administrativa y financiera).
Riesgos de no implementar
Desconocimiento del perfil básico de los cargos de la Secretaría.
Dificultad para la estimación del incremento a largo plazo de los costos de
las plantas de cargos.
Perdida de oportunidad en profesionalización de la planta de personal de
acuerdo a los diseños detallados.
Menor eficiencia en el desarrollo de los procesos resultado de la
modernización viéndose reflejado en el perfil al momento de implantar en
la satisfacción de los usuarios.
Cargos sin responsabilidades claras que impiden
mejorar a la
organización en las solicitudes y requerimientos realizados por el
Ministerio de Educación Nacional.