Transcript SAPMG

El Sistema de Administración del
Programa de Mejora de la Gestión
(SAPMG)
Subsecretaría de la Función Pública
Noviembre, 2011
Conceptos básicos PMG
Resultados al ciudadano
Objetivos PMG
Estrategia
PMG: Diagnósticos
de los procesos
+ Calidad
+ Efectividad
- Costos
Indicadores de
calidad
Indicadores de
efectividad
Indicadores
de costo
PMG
PIMG
A
Estrategia
Institucional
B Planeación
de la
mejora
C
Ejecución
de Proyectos
D Aseguramiento de
resultados
E
Aprendizaje
Institucional
Operación en el ámbito Institucional
Categorías de proyectos
Sistema de Administración del
PMG
El sistema de administración del PMG es la herramienta informática que
opera el Programa de Mejora de la Gestión mediante el registro y
seguimiento de proyectos de mejora que las instituciones comprometen
ante la Secretaría de la Función Pública.
El sistema permite de manera automática:
Registro y administración de proyectos de mejora (Datos básicos, programa
de trabajo, avances y cierre de proyecto).
Monitoreo de los compromisos que adquieren las instituciones para el logro
de los objetivos del PMG.
Seguimiento a los avances y resultados de cada proyecto de mejora.
Reportes a distintos niveles (por institución, sector, indicadores, etc.).
Administración de información a través de un tablero de control.
Documentación de casos de éxito.
Proyectos de mejora
Actualmente se cuenta con 1,371 proyectos de mejora distribuidos en 10 categorías.
8. PROCESOS Y
TRÁMITES 100% EN
LÍNEA
3%
7. ATENCIÓN
CIUDADANA INTEGRAL
EN UNA OFICINA
3%
10. Proyectos interinstitucionales
9. REINGENIERÍA
2%
2%
0. Plantilla Re-emisión
normativa
15%
1. ANÁLISIS DE
LA SITUACIÓN
4%
2. REGULACIÓN
BASE CERO EN
NORMAS
2%
2.1. REGULACIÓN BASE
CERO
ADMINISTRATIVA.
16%
6. USO DE
HERRAMIENTAS DE
TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN
26%
4. MEJORA DE
PROCESOS, TRÁMITES
Y SERVICIOS
20%
5. INCORPORACIÓN DE
BUENAS PRÁCTICAS Y
MEJORA DE
ESTÁNDARES
6%
3. REGULACIÓN BASE
CERO EN TRÁMITES Y
SERVICIOS
1%
1371 Proyectos registrados en el SAPMG
Esquema de seguimiento de
proyectos
Proyectos
Actualización de
las actividades
Reporte de
Metas e
Indicadores
Actividades
%
Avances
Indicador
Logros y
Metas
Si la
actualización
impacta uno
o varios
indicadores
del proyecto
Análisis de la
Información
SAPMG
A través del Sistema de Administración del PMG se lleva a cabo la medición de los
resultados obtenidos en el PMG mediante indicadores de proyecto y la
evaluación a través de la información que se documenta en el cierre del proyecto.
Proyectos por
cuadrante
Tablero de control
de indicadores
Avance global
de proyectos
Supervisión y
control en
línea
Cronograma de avances
de proyectos
Reportes
Semáforos de avance
de actividades
SAPMG
8
Ciclo de vida de los proyectos
Iniciativa
1. Datos del proyecto.
•Datos Generales
•Equipo de trabajo.
2.Indicadores de
proyecto.
3.Análisis
•Categoría de proyecto
•Análisis de costo
•Análisis de Factibilidad
4.Gráfico.
Proyecto
Plan de trabajo de
acuerdo con
Categoría de
proyecto.
•Etapa
•Actividad
•Responsable
Seguimiento de proyecto:
•Etapa
•Actividad
•Resultados de
Actividad
•Indicadores
•Informe de Cierre
•Aseguramiento de
la mejora
•Lecciones
aprendidas
Ciclo de vida de los proyectos
Incorporación de personal
involucrado en los proyectos
Las iniciativas se validan y aprueban por
la figura de los Grupos Tecnicos
especializados
INICIATIVAS DE PROYECTO
Los proyectos identificados son iniciativas hasta que el Titular los aprueba
Se documenta los resultados del análisis realizado en el proceso de identificación
Datos generales de los
proyectos
Indicadores de proyecto
Indicadores de proyecto
44 indicadores en total
Indicadores de proyecto
seleccionados
Categoría de proyecto
Análisis de costo
Factibilidad
Gráfica de impacto y facilidad
de ejecución
Plan de trabajo
Fase II. Registro de proyectos
Se registra la fecha planeada para realizar cada actividad
Se registra el responsable de ejecutar cada actividad
Plan de trabajo
Fase II. Registro
de proyectos
Avance de proyectos
Fase III
Se registra la terminación de cada actividad
Se documentan resultados de cada actividad
El registro de avances lo realiza el responsable del proyecto
Indicadores
21
El sistema muestra el historial de los indicadores (reporte que muestra el resultado que se capturó en la etapa
anterior y solo es para consulta).
1. Fecha.
2. Actividad.
3. Indicador del Proyecto.
4. Línea Base.
5. Descripción línea base.
6. Meta.
7. Descripción meta.
22
Avance de proyectos
Estatus
de
actividad
.
Estatus de la actividad
• En tiempo
verde
• Retrasada
rojo
• Información incompleta
gris
• Información completa con retraso naranja
Sistema de
semaforeo
1: Capturar el resultado
de la actividad.
Para cada actividad el
sistema mostrará una
pantalla en la cual
podrá ingresar el
resultado de la
actividad.
Cierre.
Cierre de proyectos
El cierre documenta los resultados finales del
proyecto
Cualitativos - resumen de aspectos relevantes
Comparación planeado - real
Productos del proyecto, beneficios, alcance,
indicadores, programa de trabajo, costo.
Cuantitativos – indicadores del proyecto
El plan de calidad garantiza la medición frecuente de
resultados
Aseguramiento de la mejora
Se confirma el plan de mediciones de calidad posteriores al cierre con los
indicadores del proyecto
Lecciones aprendidas
Lecciones aprendidas
Reportes y Tablero de Control SAPMG
Reportes
Reportes
Tablero de control
Tablero de control
Tablero de control
Avance de proyectos
¡¡GRACIAS!!