Transcript Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración

PROGRAMA ESPECIAL DE
MEJORA DE LA GESTIÓN
EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
2008-2012
Ing. Sergio León Maldonado
Director de Coordinación de Políticas
2011
Objetivos del módulo
En este módulo, los participantes:
Conocerán el Programa de Mejora de la Gestión.
Identificarán los conceptos básicos en mejora de la gestión
pública
Entenderán la operación del Programa de Mejora de la Gestión.
Comprenderán el concepto de proyecto de mejora y su relación
con el Programa de Mejora de la Gestión.
.
Contenido
El PMG en el marco de la planeación nacional
Objetivos del PMG
Implementación del PMG
Proyectos de mejora
El Plan Nacional de Desarrollo
2007 - 2012
Plan Nacional de Desarrollo 2007 – 2012
1
•
Mandato Constitucional (Art. 26), y Ley de Planeación.
•
Fija los objetivos nacionales, las estrategias y prioridades para
el desarrollo integral y sustentable del país.
•
Se conforma con base en consultas ciudadanas.
•
En el periodo 2007-2012, se integra por 5 ejes rectores:
2
Estado de
Derecho y
seguridad
Economía
competitiva y
generadora de
empleos
3
Igualdad de
oportunidades
4
5
Sustentabilidad
ambiental
Democracia
efectiva y
política exterior
responsable
El Plan Nacional de Desarrollo y el
Programa de Mejora de la Gestión
5
Democracia
efectiva y
política exterior
responsable
Fortalecimiento
de la
democracia
Modernización
del sistema
político
Participación
ciudadana
Eficacia y
eficiencia
gubernamental
Transparencia y
rendición de
cuentas
Programa Especial de Mejora de la
Gestión en la Administración Pública
Federal 2008 - 2012
Objetivos del PMG
1. Maximizar la calidad de los bienes
y servicios que presta la
Administración Pública Federal.
2. Incrementar la efectividad de las
instituciones.
3. Minimizar los costos de operación
y administración de las
dependencias y entidades.
Poner al ciudadano
en el centro de la atención del
gobierno
Principales participantes
Principales participantes:
• Presidencia de la República
• Secretaría de la Función Pública
• Dependencias y Entidades de la APF
• Grupos técnicos
• Responsables PMG en instituciones
• Red de Oficiales Mayores
• Delegados y Comisarios Públicos
• Órganos Internos de Control
Proyectos de mejora
Los proyectos de mejora son el
vehículo mediante el cual las
instituciones transforman su gestión.
La cartera de proyectos de mejora
de una institución conforman su
Proyecto Integral de Mejora (PIMG).
Mejoras
Categoría de
proyecto
Proyectos Institucionales
Las características de los proyectos
de mejora están definidas por la
categoría de proyecto asociada.
Pueden ser:
Institucionales (Individuales)
Interinstitucionales (Varias
Instituciones)
Proyectos Interinstitucionales
Categorías de proyecto
•
Clasifican los proyectos según
su facilidad de ejecución
•
Cada etapa integra actividades
clave a realizar
•
Homologan planes de trabajo
básicos
•
Cada categoría integra las
categorías anteriores y sus
actividades
Sistemas del PMG
Trámites y
servicios
Racionalización de
Estructuras
Gobierno
Digital
Se incorporan en las acciones
contenidas en los planes de
trabajo
Sistemas
PMG
Mejora
Regulatoria
Interna
Son los temas generales que
se abordan en la mejora de la
gestión pública.
Atención
Ciudadana
Procesos
Alinean la definición de los
indicadores de proyecto y las
mediciones de los mismos
Indicadores
Monitoreo de avances y resultados en el PMG
PMG
Objetivos
Indicadores PMG
Indicadores de proyecto
Indicadores de proyecto
Indicadores
de proyecto
Tendencia
Definición
Indicadores de
Proyecto
Capacidad de la
institución para
realizar procesos
Incremento
Número máximo de
procesos que se
concluyen en un día
Unidad de
medida
Método de Cálculo
Valor en el
que se
expresa el
resultado
Procesos
Número máximo de
ciclos de un
proceso que se
concluyen en un
día
Valor
absoluto
Elementos básicos del PMG
Identificación
de proyectos
de mejora
Guía para
integrar
proyectos de
mejora
Logro de
Resultados
institucionales
‘
Manual de
operación del
PMG
Definición
y ejecución
de proyectos
Reportes de
resultados
14
Iniciativa
1. Datos del proyecto.
Datos Generales
Equipo de trabajo.
2. Indicadores de
proyecto.
3. Análisis
Categoría de proyecto
Análisis de costo
Análisis de Factibilidad
Proyecto
Plan de trabajo
Categoría de
proyecto.
Etapa
Actividad
Responsable
Seguimiento de proyecto
Etapa y actividad
Resultados
Indicadores
Cierre
•Resultados finales
Herramientas de apoyo
Manual de operación del PMG
Documento anual que establece las estrategias generales para el PMG.
Guía para integrar proyectos de mejora
Metodología para identificar e integrar proyectos de mejora.
Sistema de Administración del PMG
Sistema de información a través del cuál:
Las instituciones gestionan sus proyectos de mejora.
La SFP monitorea avances y resultados de la instrumentación del PMG.
Diagnósticos de mejora de la gestión
Mecanismos para el análisis y la identificación de proyectos de mejora.
Integración de proyectos de
mejora
Metodología para Integrar Proyectos de Mejora
Paso 1
Identificar
acciones de
mejora
Paso 2
Definir
propuestas
de proyectos
de mejora
Paso 3
Definir el
impacto
Paso 4
Seleccionar
la
categoría
Paso 5
Estimar
el costo
Paso 6
Definir la
factibilidad
Paso 7
Clasificar las
propuestas
de proyectos
1. Identificar acciones de mejora
Análisis de situación, agrupado por categorías:
1. Trámites y servicios
2. Normatividad
3. Quejas y denuncias
4. Proyectos transversales
5. Procesos
6. Proyectos de mejora en ejecución
La institución identifica:
• La necesidad y conveniencia de desarrollar un proyecto de mejora
• Los temas sobre los cuales desarrollará un proyecto
• Los resultados que deberá alcanzar el proyecto
Paso 1
Identificar
acciones de
mejora
Paso 2
Definir
propuestas
de proyectos
Paso 3
Definir
el
impacto
Paso 4
Seleccionar
la
categoría
Paso 5
Estimar
el costo
Paso 6
Definir la
factibilidad
Paso 7
Clasificar las
propuestas
de proyectos
2. Definir un proyecto de mejora
La definición de un proyecto incluye los siguientes elementos:
El nombre del proyecto
Las fechas planeadas de ejecución
Inicio y fin
El objetivo del proyecto
La descripción del proyecto
Los beneficios que se planea obtener
El alcance del proyecto
Los participantes
Los indicadores de proyecto para medición de resultados.
La categoría de proyecto
Etapas intermedias
El costo de inversión estimado.
Paso 1
Identificar
acciones de
mejora
Paso 2
Definir
propuestas
de proyectos
Paso 3
Definir
el
impacto
Paso 4
Seleccionar
la
categoría
Paso 5
Estimar
el costo
Paso 6
Definir la
factibilidad
Paso 7
Clasificar las
propuestas
de proyectos
3. Definir el impacto del proyecto
Cuales son las características de los resultados del proyecto que se traducen en
beneficios cuantificables
La identificación de los resultados esperados del proyecto y de su impacto permite
identificar la forma de medir los resultados
Cada aspecto se relaciona con un indicador de proyecto
Medición al inicio del proyecto y como resultado del mismo
Paso 1
Identificar
acciones de
mejora
Paso 2
Definir
propuestas
de proyectos
Paso 3
Definir
el
impacto
Paso 4
Seleccionar
la
categoría
Paso 5
Estimar
el costo
Paso 6
Definir la
factibilidad
Paso 7
Clasificar las
propuestas
de proyectos
4. Seleccionar categoría del
proyecto
De acuerdo con el alcance y las áreas involucradas en el proyecto
La definición de una categoría establece el plan de trabajo base
para el proyecto
CATEGORIAS
1.
Análisis de situación
2.
Regulación base cero en normas
3.
Regulación base cero en trámites y servicios
4.
Mejora de procesos, trámites y servicios
5.
Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares
6.
Uso de herramientas TIC
7.
Atención ciudadana integral en una oficina
8.
Procesos y trámites 100% en línea
9.
Reingeniería
10. Proyectos transversales
Paso 1
Identificar
acciones de
mejora
Paso 2
Definir
propuestas
de proyectos
Paso 3
Definir
el
impacto
Paso 4
Seleccionar
la
categoría
Paso 5
Estimar
el costo
Paso 6
Definir la
factibilidad
Paso 7
Clasificar las
propuestas
de proyectos
5. Estimar el costo del proyecto
Considera el costo de inversión del proyecto
Referencia para analizar la factibilidad de realizar el proyecto
Facilita la previsión de recursos requeridos para el proyecto
Paso 1
Identificar
acciones de
mejora
Paso 2
Definir
propuestas
de proyectos
Paso 3
Definir
el
impacto
Paso 4
Seleccionar
la
categoría
Paso 5
Estimar
el costo
Paso 6
Definir la
factibilidad
Paso 7
Clasificar las
propuestas
de proyectos
6. Definir la factibilidad del
proyecto
Identificación de factores de riesgo para el proyecto y la manera de
controlarlos
Elemento para evaluar la conveniencia de llevar a cabo el proyecto
Identificar y evaluar que factores se presentan actual o
potencialmente que pueden inhibir el desarrollo de proyecto
Definir que estrategia se prevé y se llevará a cabo durante el
desarrollo del proyecto para controlar el efecto de dichos factores de
riesgo
Paso 1
Identificar
acciones de
mejora
Paso 2
Definir
propuestas
de proyectos
Paso 3
Definir
el
impacto
Paso 4
Seleccionar
la
categoría
Paso 5
Estimar
el costo
Paso 6
Definir la
factibilidad
Paso 7
Clasificar las
propuestas
de proyectos
7. Clasificar los proyectos
Análisis IMPACTO – ESFUERZO PARA EJECUCION
de los proyectos
Permite comparar cuantitativamente
Los factores de impacto
32
Impacto
El nivel de esfuerzo expresado como categoría de
proyecto
Cuadrantes
Cuadrante 4: Bajo impacto - alto esfuerzo
Identificar
acciones de
mejora
Paso 2
Definir
propuestas
de proyectos
Paso 3
Definir
el
impacto
Paso 4
Seleccionar
la
categoría
Paso 5
Estimar
el costo
Paso 6
Definir la
factibilidad
4
3
5
1
Cuadrante 3: Bajo impacto - bajo esfuerzo
Paso 1
1
6
Cuadrante 1: Alto impacto - bajo esfuerzo
Cuadrante 2: Alto impacto - alto esfuerzo
2
Paso 7
Clasificar las
propuestas
de proyectos
10
6
5
1
Esfuerzo para ejecución
(Categoría de proyecto)