Transcript LES APPROVISIONNEMENTS

LES APPROVISIONNEMENTS
APPROVISIONNER C’EST
• Mettre à disposition d’une entreprise des biens,
tels que les denrées périssables et parfois des
services, nécessaires à son fonctionnement.
• Cette mise à disposition des produits doit être
réalisée
Au juste moment (Gestion des délais
fournisseurs, …)
En juste quantité (Gestion du
prévisionnel et de l’activité de l’entreprise
En juste qualité (Mise en place d’une
réception de marchandise stricte, …)
Le bon approvisionnement doit avoir le soucis
de répondre aux trois critères suivants :
STRATÉGIE D’ACHAT
OBJECTIFS
Améliorer la qualité servie dans l’assiette
Diminuer le coûts des achats
Meilleur rapport Qualité/Prix
« ACHETER » IMPLIQUE UNE SÉRIE D’OPÉRATION
QUE L’ON PEUT REGROUPER EN 8 PHASES TYPES
1) - PHASE ÉVALUATION DES BESOINS
2) - PHASE CONNAISSANCE DES PRODUITS :
SAISONS DENRÉES PÉRISSABLES....
3) - PHASE CONNAISSANCE DES LOCAUX : VOLUMES
STOCKS NEUTRES, RÉFRIGÉRÉS, CAVE...
4) - PHASE ADMINISTRATIVE
5) - PHASE ‘‘PRÉPARATIONNELLE’’ LANCEMENT DES OPÉRATIONS
6) - PHASE UTILE (RÉCEPTION)
7) - PHASE STOCKAGE
8) - PHASE PAIEMENT
BON DE COMMANDE
En général c’est l’économat qui centralise tout
les besoins et qui va émettre un bon de
commande par fournisseur en fonction des
familles de produits.
LE BON DE COMMANDE EST
EFFECTUÉ EN TROIS
EXEMPLAIRES
 FOURNISSEUR
 MAGASIN
 COMPTABILITE
PLANNING DES COMMANDES
• C’est en général un classeur ou les bons de
commandes sont placés en fonction des dates
de livraisons.
• Cela permet un contrôle rapide à la livraison
et le cas échéant la défaillance d’un
fournisseur
FEUILLE DE MARCHE
C’est le document ou sont inscrit dans les grandes entreprises les achats du
jour en général cette feuille est divisée en deux parties :
• 1 - Ventilation des articles par famille de produits (viande poissons
crémerie). Pour chaque article il faut mentionner la quantité reçue le prix
H.T. le prix total.
• 2- Récapitulation des totaux par famille (frais, Solide, Liquide, Surgelés,
Divers...)
Tous les justificatifs sont joints à cette feuille.
Pour les petites entreprises cette feuille se confond avec la feuille de
commande le responsable des achats ou le chef n’y inscrit que les denrées qu’il
va acheter le lendemain. A la livraison des marchandises cette feuille est
utilisée comme précédemment.
Cette feuille est surtout utile pour les entreprises comportant beaucoup de
fournisseurs.
En outre elle permet de calculer un coût matière journalier / C.A. du jour mais
ce coût demeure relatif et théorique car il ne tient pas compte des stocks. Il
peut être intéressant à titre indicatif et pour des prévisions.
RÉFÉRENCIÉ DES FOURNISSEURS
• Ce document permet de visualiser rapidement
les coordonnées des divers fournisseurs ou
éventuellement des remplaçants.
• C’est le moment le plus fort qui va
conditionner l’efficacité d’un achat. C’est le
moment ou l’acheteur va faire l’analyse
économique et qualitative du marché.
• Recenser les fournisseurs potentiels
• Prendre en compte les résultats des achats précédents
• Analyser la conjoncture
• Prendre les contacts
• Constituer une base de données
• Négocier son achat (stimuler la concurrence)
• Convenir du mode de livraison
• Convenir du mode de paiement
EN AMONT
• Détermination des fournisseurs
• Appel offre
• Centrale Achat
• Groupement Achat
• M.I.N.
• Marché locaux
• Contrat fournisseurs
APPEL OFFRES
• Par voie de presse faire un appel d’offre
portant sur un cahier des charges bien défini et
une période donnée. Recencer les offres et
attribuer le marché en fonction de la qualité et
des prix
CENTRALE ACHAT
AVANTAGES
•
Regrouper : Intéressant car ce moyen permet de n’avoir à traiter qu’une seule facture
et une seule livraison. En moyenne un restaurant possède 20 fournisseurs donc 20 commandes
20 livraisons 20 factures 20 paiements.
•
Rentabiliser : Un commerçant seul doit pour une petite quantité négocier et subir plusieurs
intermédiaires par la centrale d’achat il bénéficie de l’effet de masse et tous les intermédiaires
sont court circuités.
•
Présenter choisir : Les centrales envoient un catalogue qui permet de dresser une
nomenclature des produits.
•
•
•
Contrôler : Tous les produits nouveaux sont testés. Un cahier des charges rigoureux est établi
avec chaque fournisseur. Des contrôles bactériologiques sont régulièrement effectués.
Gérer : Garantie des tarifs sauf légumes et poissons cela permet de calculer des prix de vent
les plus stables et de planifier les coûts. Possibilité de connaître le montant des achats
cumulés pour une période. Paiement par un seul chèque en fin de mois ou différé. Des statistiques
établies permettent de cerner les besoins.
INCONVÉNIENTS
• Un % du C.A. est à reverser il est variable et
peur atteindre 5% du volume des achats.
• Gonfle le coût matière d’autant
• Politique régionale impossible parfois des
produits sont localement moins cher !!
L’obligation de passer par la centrale est très
rigide.
• Mais le PB c’est aussi un seul fournisseur d’où
des renvois difficiles des livraisons retardées ou
interrompues etc...
GROUPEMENT D’ACHAT
C’est une association de restaurateur régie par la loi de 1901
•
1) Organisation : Il faut dresser un liste de tous les produits utilises par les
différents membres de l’association.
• 2) En fonction de cette liste établie par famille de produit un coordonateur
dresse un tableau comparatif des prix pratiqués.
• 3) Le coordinateur récapitule et fait la synthèse des besoins de chacun il
crée un fichier des grandes familles de produits à acheter en commun.
• 4) Il fait des appels d’offres sur les marchés respectifs et compare prix et
qualité et choisit le fournisseur pour une période de 3 mois à 1 an.
• 5) Le fournisseur référencé prend contact avec tous les adhérents.
AVANTAGES
• Prix très intéressant du fait du volume
• Meilleur choix car expérience regroupée
• Partage des frais d’achat
• Offre étendue de fournisseurs
• Amélioration de la qualité
• Independence préservée
INCONVENIENTS
• Délais de livraison
• Risque d’entente entre fournisseur
• Les adhérents doivent avoir des structures
comparables et se trouver dans un petit
périmètre.
CONTRAT FOURNISSEUR
• L’hôtelier passe un commande importante auprès
d’un fournisseur (bénéficie ainsi d’un prix) pour
une certaine quantité, mais les livraisons seront
effectuées suivant une périodicité précise et
préétablie. Seule la livraison est facturée parfois
payable 30 jours fin de mois.
• Les avantages sont multiples : Prix d’achat plus
bas. Stocks chez le fournisseur. Paiement de la
seule livraison.
• L’inconvénient est de pouvoir écouler la prévision
.....
M.I.N. MARCHE LOCAUX
AVANTAGES
• Les responsables d’achat vont
s’approvisionner sur ces lieux et bénéficient
ainsi d’un choix et d’une qualité
exceptionnelle car ils peuvent acheter
directement auprès de producteurs locaux.
• Ils voient la marchandise avant de l’acheter ils
peuvent choisir et négocier en même temps
• Un avantage est aussi les relations directes qui
se créent entre fournisseurs et acheteur. Et
surtout l’ambiance de ces lieux !!
INCONVENIENTS
- Le temps nécessaire pour se rendre sur les lieux
- L’achat d’un véhicule pour transporter la
marchandise
- Le paiement souvent comptant.
LES CENTRALES CASH
Sortent de supermarchés réservés au
professionnels de bouches et certaines
associations les acheteurs peuvent y trouver de
tout mais doivent payer comptant et transporter
leurs marchandises....