Transcript BBY 26 Belge Yönetimi-Belgelerin Yaşam Döngüsü

Belgelerin Yaşam
Döngüsü
Geride bıraktığımız yüzyılın ikinci yarısında hızlanan
sanayileşme, şehirleşme ve kurumsallaşma ile birlikte artan
kurumsal iş yoğunluğu, Amerika Birleşik Devletleri’nde
arşivcilerin belgesel işlemleri düzenleme konusunda yeni
arayış içine girmesine ve belgelerin yaşam döngüsü kavramı
üzerinden hareketle belge yönetimi yaklaşımını inşa
etmelerine neden olmuştur.
Her belge, tıpkı canlı bir organizmaya benzer biçimde,
yaşamsal süreçlere sahiptir.
Doğum, yaşam ve ölüm evrelerine benzer biçimde, her belge
-- üretilir,
-- kurum içinde ya da dışında kullanılır,
-- dosyalanır,
-- arşivlenir,
-- değerlendirilir, ayıklama-imha sürecinden geçer ve
-- arşivlerde uzun süreliğine depolanır
Yaşam döngüsü, üretilmesinden ya da başka bir kurumdan
sağlanmasından arşivlerde düzenlenmesine kadar belgenin
geçtiği süreci ifade eder.
Söz konusu süreç genellikle üç temel evreden oluşur:
-- Üretim,
-- muhafaza ve kullanım ile
-- arşivlerde düzenleme.
Her ne kadar pek çok kaynakta belgenin yaşam evresi üretim,
muhafaza, kullanım ve arşivlerde düzenleme olarak yer alsa
da, bazı kaynaklarda belge değerlendirme, ayıklama ve
transfer evreleri de bu süreç içerisinde ayrı ayrı
değerlendirilmektedir
Yaşam döngüsü, üretilmesinden ya da başka bir kurumdan
sağlanmasından arşivlerde düzenlenmesine kadar belgenin
geçtiği süreci ifade eder.
Söz konusu süreç genellikle üç temel evreden oluşur:
-- Üretim,
-- muhafaza ve kullanım ile
-- arşivlerde düzenleme.
Her ne kadar pek çok kaynakta belgenin yaşam evresi üretim,
muhafaza, kullanım ve arşivlerde düzenleme olarak yer alsa
da, bazı kaynaklarda belge değerlendirme, ayıklama ve
transfer evreleri de bu süreç içerisinde ayrı ayrı
değerlendirilmektedir
Yaşam döngüsünün evrelerinin sayısı konusunda kişisel görüş
farlılıkları vardır. Ancak görüşlerin tümünde yaşam döngüsü
içinde yeri olan her türlü belge işlem süreci dahil edilmektedir.
Örneğin Ham (1993:26), belgelerin yaşam döngüsünün toplam
dört evreden oluştuğunu ifade etmektedir. Ham’a göre
belgeler, üretim, güncel kullanım, yarı güncel ya da güncel
olmayan depolama ve imha ya da muhafaza etme şeklinde
dört evreye sahiptir.
Yaşam döngüsünün ilk evresinde belge yönetimi disiplini
yalnızca gerekli olan belgelerin üretilmesine yönelik ilkeler
ortaya koymakta ve gereksiz belge üretimini önlemeye yönelik
kuralları uygulamaya sokmaktadır.
Yaşam döngüsünün ikinci evresinde kayıtlı bilgiye
olabildiğince hızlı erişmek için uygun dosyalama sistemi
içindeki belgelerin kullanım etkinliğini en iyi düzeye çıkarmaya
yönelik yöntem ortaya konmaktadır. Bu evrede belgelerin
sahip olduğu veriler henüz güncelliğini yitirmemiştir ve
kullanım, dosyalama, erişim gibi güncel süreçte yapılması
gereken işlemlere tabi tutulurlar.
Sahip oldukları bilgilere sıkça gereksinim duyulmayan belgeler,
yarı güncel veya güncel olmayan belgeler olarak nitelendirilir. Bu
durumda olan belgeler, yaşam döngülerinin üçüncü evresi olan
yarı güncel ya da güncel olmayan depolama evresinde çeşitli
işlemlerden geçer. Bu tür belgeler kurumun belge merkezi ya da
arşivinde gerekli koruma şartları altında depolanır.
Son evre ise ayıklama-imha ya da uzun süreli muhafaza
evresidir. Bu evreden önce belgeler daha çok yönetsel, mali
veya hukuki bir değere sahipken, uzun süreli muhafaza
evresinde daha çok araştırma değerine sahip olur. Güncelliği
sona erdikten sonra belgelerin yönetsel, mali, hukuki ve/veya
araştırma değeri kalmamışsa imha prosedürlerine uygun bir
biçimde imha işlemine tabi tutulur.
Bütün belgeler bir yaşam döngüsüne sahip olduğu gibi,
kurumsal olan her bilgi de bir yaşam döngüsüne sahiptir.
Yaşam döngüsü evreleri bağlamında ele alındığında kurumsal
bilgiler de, üretilirler, belli formatlar içerisinde kayıt altına
alınırlar, muhafaza edilirler ve son olarak imha edilirler ya da
uzun süreliğine depolanırlar.
Yaşam döngüsü içinde belgeler, içerdiği bilginin değerine ve
kullanım oranına göre güncel, yarı-güncel ve güncel olmayan
dönemler şeklinde farklı evrelere sahiptir.
Güncel ve yarı-güncel dönemde belgeler, üretim öncesi tasarım,
üretim, kullanım, dağıtım, dosyalama, değerlendirme, saklama,
ayıklama-imha ve transfer işlemlerine tabi tutulur.
Güncel olmayan dönemde ise önceki dönemlerde yapılan bazı
işlemlerin tekrarı söz konusu olabilmektedir. Bu dönemde
belgeler devir-teslim, ayıklama-imha ve düzenleme işlemlerine
tabi tutulur. Yaşam döngüsü olgusu bütün bir süreci ifade
etmektedir. Güncel ve yarı-güncel dönemde yapılan işlemlerle
güncel olmayan dönemde yapılan işlemlerin birbirinden ayrı
düşünülmesi söz konusu olamaz. Güncel olmayan dönemde
yapılan işlemler ve verilen hizmetlerin niteliği, doğrudan güncel
ve yarı-güncel dönemde yapılan işlemlere bağlıdır. Bu nedenle
yaşam döngüsü süresince ifade edilen evrelerin tümünde
belgesel işlemler, belli bir program ve sorumluluk dâhilinde
yürütülmelidir.
Belge yönetimi disiplinin temel amacı, yaşam döngüsü kavramı
altında yer alan evreler boyunca belgeleri mümkün olan en
uygun sistem içerisinde kontrol altına almaktır. Bunun için her
evrede yerine getirilmesi gereken yükümlülüklerin tümü ihmal
edilmeden yerine getirilmelidir.
Örneğin uzun süreli saklanması gereken belgeleri, geçici
olanlardan ayırmak güncel dönemde belge yöneticileri
tarafından yapılması gereken bir faaliyettir. Ayırım işlemlerinin
eksiksiz olarak yerine getirilmesi niteliksiz belgelerin daha
sonraki evrelerde yeniden işleme alınmasını önleyecek ve
dolayısıyla iş yükünde gereksiz bir artış yaşanmayacaktır.
Yaşam döngüsü içerisinde yer alan en önemli evre üretim
evresidir. Kurumlarda belgesel işlemlerin düzenli
yürütülememesinin önemli nedenlerinden biri, belge üretiminin
belli bir düzen içerisinde sürdürülememesinden
kaynaklanmaktadır.
Yaşam döngüsü, üretimle başlamaktadır. Kullanım, erişim,
dosyalama, değerlendirme, ayıklama-imha, devir, arşivlerde
sınıflama ve düzenleme gibi yaşam döngüsünün diğer
evrelerinde yapılan işlemlerin niteliği, üretimin niteliğine ya da
üretimin ne ölçüde kontrol altına alındığına bağlı olarak değişiklik
gösterir.
Kurumlarda kurumsal faaliyetlerini düzenli bir şekilde
yürütebilmesi, sahip olduğu belgeleri etkili bir biçimde
kullanabilmesine bağlıdır. Bunun için de öncelikle üretilmiş olan
belgelerin belli bir düzen içinde muhafaza edilmesi, kullanım
etkinliğinin arttırılması ve daha sonra da belge yönetimi
programı ile öngörülen esasların kurumsal süreçlere
uygulanması gerekmektedir.
Belgelerin kalıcı olarak saklanması, onların kaliteli malzeme ile
üretilmiş olmalarını gerektirir.
Üretilen belgelerin kayba neden olmayacak biçimde kullanım
performansının yüksek olması, onların önceden belirlenen içerik
ve biçimsel ilkeler doğrultusunda üretilmesine bağlıdır.
Benzer şekilde kurumlarda gereksiz belge üretiminin neden
olduğu iş gücü, süre ve yer gibi kurumsal enerji kaybının önüne
geçilmelidir. Bu, belge üretiminin belli nitelik ölçütlerine uyulması
ile sağlanabilir.
Belge saklama, kullanımı ve koruma süreçlerinde nitelik elde
etme, niteliksiz ve/ve gereksiz belge üretimini önlemekt başlar.
Örneğin günümüzde çoğu kurumlar aynı işleme ait sonuçları
hem kağıt hem de optik ortamlara kaydedip saklamaktadır.
Bu tür tekrarlar iş sürecini uzattığı gibi, zaman, emek ve araçgereç miktarını da arttırmaktadır.
Pek çok kurumda elektronik posta sisteminin kullanım oranında
artış yaşanmasına rağmen, kağıt tüketimi de artmaya devam
etmektedir.
90’lı yıllarda Amerika Birleşik Devletleri’ndeki şirketlerin pek
çoğu ortalama yılda 3.5 tondan fazla kağıt tüketmekteydi.
Günümüzde de her personel önemli bir maddi değere karşılık
gelecek kadar belge üretimi ya da kâğıt tüketimine neden
olmaktadır. Özellikle 90’lı yıllardan sonra kurumlarda belge ve
dosya yığınlarının oluşmasına neden olan bu artışa, ofis
araçlarının veya başka bir deyişle yazıcı, belge geçer ve fotokopi
cihazı gibi araçların ofislerde daha yoğun olarak kullanımı neden
olmuştur.
Günümüze kadar yapılan araştırma sonuçlarından yola çıkarak,
elektronik belge kullanımında gelecek on yılda çok önemli bir
artışın olacağı düşünülmekte; ancak aynı dönem içerisinde kağıt
belge üretiminde de iki katlık bir artışın yaşanacağı
öngörülmektedir.
Elektronik ofis gereçlerinin sunduğu avantajlara rağmen
ofislerde henüz kağıt kullanımından vazgeçilmemesinin bir
başka nedeni ise kağıt belgelerin sağlam ve kalıcı olmasıdır.
Kağıt belgelerin ayrıca kullanımı daha kolaydır; üzerindeki
herhangi bir bölümü ya da veriyi okumak için özel bir teknolojiye
gereksinim yoktur ve güvenli bir biçimde taşınabilirler
Belge yönetimi uygulamalarının başarılı sonuçlar vermesi ancak
belge üretiminin kontrol altına alınması ile gerçekleştirilebilir.
Belge üretiminin kontrol altına alınmasındaki asıl amaç
üretilecek belgelerin sayısını azaltmak, niteliğini artırmak,
böylece belgelerin gerek güncel gerekse güncel olmadıkları
evrelerde kullanım değerini yükseltmektir.
Denetim sözcüğünün tanımına bakılacak olursa:
Denetim, bir kişi bir kurum veya iktidarın değişik yönlerden
görünümünün, yapısının, işlerliğininin ve uğraşlarının yanlışlık,
çelişki, tutarsızlık veya eksiklik içerip içermediğinin, yasalar,
yönetmelikler, kararlar, kurallar ve akılcı yaklaşımlar
çerçevesinde ölçülmesi, gözlenmesi ve izlenmesi için yapılan
tüm uğraşlardır.
Belge Üretiminin Denetlenmesinin Hedefleri:
-- Gereksiz belge üretiminden ve gereksiz iş süreçlerinden
kurtulmak,
-- Yalnızca gerekli olan belgelerin yüksek bir performansla
üretimini sağlamak ve gerekli işleri en iyi şekilde yürütmek,
-- Belge işlemlerinde birlik sağlamak (standartlaştırmak),
-- İş gücünün eğitilmesini sağlamak.
Etkin bir denetim sonunda yanlışlıklar ve gereksiz belge üretimi
büyük ölçüde önlenecek, harcamalar en aza indirilecek, aynı
zamanda arşiv çalışmalarına sağlam bir zemin
hazırlanabilecektir. Bu nedenle arşivistler ve belge yöneticileri
tarafından belge üretimi denetiminin önemi kurumlara anlatılmalı
ve belge yönetimini programlarının aktif olarak uygulanmasına
öncülük edilmelidir.
Kurumlarda belge kullanımı konusunda oluşturulan kurallar, söz
konusu kurumun yapısına ve belgelerin özelliklerine göre
farklılıklar gösterebilmektedir.
Örneğin gizli, kişiye özel veya hizmete özel olan belgelerin
kullanım ilkeleri kurumun belge yönetimi programında ayrıntılı
olarak ele alınmalıdır.
Yaşam döngüsünün ikinci evresi olarak tanımlanan bu evre
içinde, kurumda çalışan bütün personelin ve birimlerin
bulunduğu konuma ve verdiği hizmete göre belge kullanımı
konusunda rol ve sorumlulukları belirlenir.
Dosyalama, kurumlarda üretilen belgelerin muhafaza edilmesi
ve gerektiğinde yeniden kullanılabilmesi için gerekli olan
saklama işlemini ve bu işlemler boyunca oluşan süreci ifade
etmektedir.
Dosyalama teknikleri, kurumun verdiği hizmete ve üretilen
belgelerin türüne göre farklılıklar gösterebilmektedir.
Kurum yapısına uygun bir dosya düzenleme tekniği
oluşturmadan önce, kurumsal analiz ve belge envanter
çalışması yapılmalıdır.
Kurumsal iletişim, yapılan faaliyetin özelliğine ya da iletişimin
türüne göre kağıt belge veya elektronik ortam üzerinde
yapılabilmektedir.
Talep edilen bilgi ve belgeye olabildiğince hızlı erişim, verilen
hizmetin niteliğini belirleyen önemli etkenlerden biridir.
Bir belgenin erişimi ve sağlanmasında uzayan her dakika,
bilgi/belge kullanıcısının ya da personelin çalışma zamanının
ve/veya kurumsal kaynakların boşa harcanmasına neden
olacaktır.
Dosyalara erişim sürecinin olabildiğince iyi gerçekleşmesi, dosya
düzenleme yönteminin uygunluğuna, tasarımının doğruluğuna
ve sistemin güncelliğine bağlıdır.
Kurumsal iş akış analizi ve belge envanter çalışması yaşam
döngüsünün ikinci evresinde yapılır.
Bu çalışma, uygun dosya düzenleme tekniğinin oluşturulması,
işletilmesi ve güncel tutulması konularında gereken alt yapının
oluşturulmasına kaynaklık teşkil eder.
Dosya kullanımına yönelik ilkeler belirlemek, bunlar arasında ilgi
ve konu bütünlüğü kurmak ve çeşitli yönlendirme araçları
oluşturmak da bu evre içinde yapılan faaliyetlerdir.
Dosyalama yönetiminin türüne kurumsal düzenleme evresinde
karar verilir ve genellikle bu yöntem belgelerin arşivlere
devrinden sonda da bozulmaz.
Bu nedenle kurumlarda kullanılan dosyalama teknikleri ve dosya
düzenleme yöntemleri doğrudan arşivlerde verilmekte olan
hizmetlere yansımaktadır.
Bu, arşivciliğin ve belge yönetiminin birbirinden bağımsız
olamayacağını gösteren önemli bir örnektir.
Bu nedenle yaşam döngüsü içinde yer alan bütün evrelerde
olduğu gibi belge kullanımı, dosyalaması ve erişimi ile
tanımlanan ikinci evre altındaki işlemler, yaşam döngüsünün
diğer evreleri ve belge yönetimi programının bütün unsurları
dikkate alınarak yürütülmelidir.
Her erişim işleminde, erişim sürecinin gerçekleşmesini sağlayan bir
erişim aracı vardır.
Erişim aracı, ‘herhangi bir belge merkezi veya arşivde, istenilen
bilgi ve belgelerin kullanıcılar tarafından kolayca bulunması,
belgeleri tanımlayan, yayınlanmış veya yayınlanmamış
dokümanlardır’.
Söz konusu dokümanlar, aynı zamanda kurumsal ve kültürel bilgi
kaynaklarının bibliyografik kontrolünü de sağlarlar. Örneğin
kütüphane dermeleri, sıralı numaralama yöntemine göre raflara
yerleştirilmekte; aranan bir kaynağa erişmek için raflar referans
numarasına göre taranmaktadır.
Kurumlarda belge erişim aracı olarak genellikle geleneksel ya da
elektronik ortamlardaki evrak kayıt defterleri/kütükleri, kataloglar,
ödünç verme fişleri ve indeksler gibi araçlardan yararlanılmaktadır.
Belgelere erişim genellikle üç değişik yöntem ile
gerçekleştirilmektedir:
1. El Yordamıyla
2. Mekanik biçimde
3. Elektronik biçimde
Dosyalama sistemi düzenleyenlerin, tarama sürecini yöneten
personelin ve kullanıcıların bilgi/belge erişim mantığı benzer
çizgi üzerinde olmalıdır.
Dosyalama sisteminin tasarımında, sistemden yararlanacak olan
personel ve kullanıcıların bilgi ve belge arama konusunda
sergileyebileceği bütün yaklaşımlar ayrıntılı olarak
düşünülmelidir.
Söz konusu sistem kullanıcıları erişim süreci boyunca
yönlendirecek bir uyarı mekanizmasına sahip olmalıdır.
Örneğin Huffman Refrigerator adında bir işletme ile ilgili
belgeler, ‘Huffman’ sözcüğü altında dosyalanmış olabilir.
Benzer şekilde kullanıcılar belgeleri ‘Refrigeration Company’
başlığı altında arayabilir.
Bu tür durumlarda olası bütün erişim uçları sisteme kaydedilmeli
ve asıl erişim ucuna diğer uçlardan bağlantı kurulmalıdır.
Özellikle büyük belge depolarında ‘H’ harfi altında yer alan
belgelerin ‘R’ harfi altında aranması, erişimin gerçekleşme
olasılığını ortadan kaldırabilir.
Dosyalama sistemlerinde yaşanan bu tür sorunlar genellikle
çapraz referans oluşturma tekniği kullanılarak aşılmaktadır
Bu evrede belgeler, belli değerlendirme ölçütlerine göre
değerlendirilir, ayıklama-imha işlemine tabi tutulur ve gerekli
görüldüğü taktirde tasfiye edilir.
Değerlendirme evresinde öncelikle her türlü kurumsal belgenin,
üretim yeri ve işlevine göre bilançosu çıkarılır. Bu bilançoda
belgelerin üretim yeri, sorumluluk bilgisi, sahip olduğu değer,
saklanması gereken süre, ilgili olduğu konu grubu gibi bir
belgede olması gereken her türlü veri bulunur.
Söz konusu çalışma, belge yönetimi disiplini içinde envanter
oluşturma olarak bilinir. Envanter çalışmasından elde edilen
değerlerle kurumun saklama planı inşa edilir.
Üretimden sonra yaşam döngüsü içindeki en önemli evrenin
değerlendirme evresi olduğu söylenebilir.
Çünkü üretim evresinde önüne geçilemeyen gereksiz belge
üretiminin oluşturduğu niteliksiz ve aynı zamanda zaman içinde
değerini yitiren bilgi kaynakları, değerlendirme evresinde
ayıklanabilir ve depolardan çıkarılabilir.
Değerlendirme evresinde yerine getirilmesi gereken ayıklamaimha işlemleri, arşivlere aktarım sürecinde belge miktarının
düşük olmasına ve arşivlerde sınıflama ve düzenleme
işlemlerinin doğuracağı yükün hafiflemesine olanak
sağlayacaktır.
Smith ve Kallaus (1997:2) ile Hare ve McLeod (1997:9)
kurumsal gereksinimler nedeniyle saklanması gereken her
belgeyi toplam dört kategori altında sınıflamaktadır. Söz konusu
sınıflamaya göre belgeler, yaşamsal, önemli, yararlı ve önemsiz
belgeler şeklinde gruplara ayrılmıştır.
Yaşamsal belgeler, uzun süre saklanmak zorundadır; çünkü bu
tür belgeler kuruluşun faaliyetlerini sürdürebilmesi için
gereksinim duyulan ve genellikle yeri doldurulamayan
belgelerdir. Örneğin kuruluşla ilgili yasal dokümanlar, yaşamsal
öneme sahip belgelerdir.
Önemli belgeler, kurumsal faaliyetlerin yürümesinde yararlanılan
önemli kaynaklardır. Bu belgelerin imha ya da tahrip olması
yüksek bir maddi zarara neden olabilir. Alacak hesapları, satış
belgeleri, muhasebe ve vergi belgeleri, özel yazışmalar ve
raporlar önemli belgeler olarak değerlendirilir.
Önemli belgeler, kuruluşun faaliyetleri sonucunda üretilen ve
diğer belgelere göre daha fazla korunması gereken belgelerdir.
Örneğin sosyal güvenlik belgeleri, ödenen borç ve fatura
belgeleri, emeklilik veya sigorta kayıtları bu tür belgelerden bir
kaçıdır
Yararlı belgeler, kurumsal işlemlerin yürütümünde yararlanılan
yardımcı kaynaklardır ve tahrip ya da yok olmaları durumunda
söz konusu tahribat önemsiz bir maddi kayıpla giderilebilir.
Genel yazışmalar ve banka tutanakları, kullanım süreleri sona
erdikten sonra imha edilebilecek yararlı belgelere örnektir.
Belge türleri arasında en az değere sahip olan belgeler, önemsiz
belgelerdir. Bu tür belgelerin imha edilmesi, gereksiz belge
birikimine neden olmamak açısından daha yararlıdır.
İlanlar, reklam kağıtları ve broşürler önemsiz belgelere örnek
olarak gösterilebilir
Belge analizcileri kullanım sıklığı bağlamında belge aktivitesini
üç grup altında değerlendirmektedir
1.
Aktif Belgeler: Kurumun günlük işlemleri için gereksinim
duyulan ve ayda üç kere ya da daha fazla kullanılan belgelerdir.
2.
Aktif Olmayan Belgeler: Sürekli olarak erişilmesi zorunlu
olmayan fakat yasal, tarihi ve yönetsel gereksinimleri karşılamak
için elde tutulması zorunlu olan ve yıllık kullanımı on beşten
daha az olan belgelerdir.
3.
Arşiv Belgeleri: Sürekli ya da diğer bir ifade ile tarihi bir
değere sahip olan bu belge türü, uzun süreli veya sürekli olarak
saklanır.
Arşivler çok çeşitli kullanım amacı için hizmet verirler: Halkla
ilişkileri sağlarlar; tarihsel olaylara ışık tutarlar; finansal, yasal,
kişisel, ürün temelli veya araştırma bilgileri sağlarlar; politik
direktifler sağlarlar.
Belge değerlendirme, kurumsal belgelerin belli dönemlerle
gözden geçirilmesi ve kalıcı değere sahip olan belgelerle değeri
kalmamış olanların ayrılmasıdır.
Diğer bir ifade ile belge değerlendirme, belgelerin belli süreler
içerisinde ayıklama-imha işlemine tabi tutulması ya da
güncelleştirilmesidir.
Belgeleri ayıklama-imha işlemine tabi tutabilmek için, öncelikle
kurum ve kuruluşlarda belge envanter çalışmasının
tamamlanması, sonra da saklama planının hazırlanması
gereklidir.
Belli dönemlerde birim ve/veya kurum arşivinde saklanan bütün
belgeler, saklama planları ile ortaya konan ilkeler doğrultusunda
gözden geçirilirler. Gözden geçirme işlemi güncelleştirme olarak
da bilinmektedir.
Saklama planlarında belgelerin kaç ay/gün muhafaza edileceği
ve bu süre sonrasında ne tür bir işleme tabi tutulacağı
belirtilmektedir.
Saklama süreleri sonunda yeniden değerlendirilmesi gereken
belgeler kurumun ayıklama-imha komisyonu tarafından yeniden
değerlendirilir.
1. İşlem süreci sona ermiş, fakat hukuki, mali ya da tarihi
nedenlerden dolayı saklanması gereken belgeler, süresi dolan
diğer belgelerle birlikte birim/kurum arşivinden belge
merkezlerine, genel arşivlere ya da ulusal arşive nakledilir.
2. Ancak yönetsel, kültürel, yasal, araştırma ya da herhangi bir
değeri kalmayan belgeler, imha işlemlerinin öngördüğü ilkeler
doğrultusunda ve kurum bünyesinde imha edilir
Belgelerin ne zaman ve nasıl devredileceğine neden olan
etkenler şu şekilde sıralanabilir:
1.
Aktif belgeler için kullanılacak yerin kalmaması.
2.
Daha fazla depolama yerinin ve daha fazla ofis alanının
neden olduğu maddi yükün artması ve dolayısıyla site dışındaki
uygun bir yerin ya da daha ucuz bir depolama alanının tercih
edilmesi.
3.
Muhafaza edilen belgelere duyulan ihtiyacın sürekli
olmaması.
4.
Devir sonrasında iş yükünün hafiflemesi ve daha fazla
çalışma süresine sahip olunması.
5.
Belgelerin saklama sürelerinin dolması (örneğin
kontratların sürelerinin dolması ya da eski yasal düzenlemelerin
yenilerinin oluşturulması).
Belgelerin arşivlere devredilmesinde genel olarak ‘sürekli’ ve
‘dönemsel’ devir şeklinde iki yöntemden yararlanılır:
Sürekli (Aralıksız) Devir Yöntemi: Bu yöntemde, artık referans
kaynağı olmayan ya da gereksinim duyulmayan belgeler aktif
depolardan aktif olmayan depolama alanlarına sürekli olarak
devredilirler..
Dönemsel Devir Yöntemi: Bu yöntem, belgelerin altı ay veya bir
yıl gibi önceden belirlenen zaman dilimlerinin sonunda aktif
olmayan depolara devrini ifade etmektedir.
Devrin Yararları:
-- Belge devri iş gücü ve yerden tasarruf sağlama gibi olumlu
etkilerin yanı sıra donanım giderlerinin de azalmasına yardımcı
olur.
-- Aktif olmayan belgeler, aktif materyallerin saklanması için
daha pahalı malzemelerin kullanıldığı çelik dolaplardan ve daha
ucuz olan yerlerdeki karton kutulara nakledilir.
-- Ayrıca devredilen dosyalar için daha önceden kullanılan raf ve
dolapların yeniden düzenlenmesi ile, aktif belgeler için ek alan
sağlanabilmektedir.
-- Gerekli olmayan dosyalar depolardan çıkarıldığı ve sonuç
olarak çekmecelerdeki, dolaplardaki veya raflardaki boş alanlar
arttırıldığı için, aktif ve/veya yarı aktif belgelerin depolanması ve
erişim işlemlerindeki verimlilik de arttırılabilmektedir.
Yarı güncel ve daha sonraları güncel olmayan belgeler, kuruluş
içindeki ya da dışındaki daha düşük maliyete sahip olan farklı bir
depolama yerine devredilir.
Saklama süresi dolan belgeler, ayıklama-imha işleminden sonra
imha edilir ya da uzun süre depolanmak üzere arşivlere
devredilir.
Aktif kullanım için gereksinim duyulmayan belgeler,
güvenliklerinin sağlandığı uygun donanım, ortam ve personel
denetimi altındaki depolama yerlerinde daha güvenli koşullar
içinde muhafaza edilir.
Dosyalama, değerlendirme ve devir evrelerinde yapılan bazı
işlemler, aynı zamanda düzenleme evresinde de tekrar
edebilmektedir.
Örneğin, arşivlere devralınan belgelerin büyük bir kısmı güncel
evrede yapılan düzenleme yöntemine göre muhafaza edilir;
ancak yeniden düzenlenmesi gereken belge fonları ya da
serilerinin, erişim işlemleri de yeniden yapılmak zorundadır
Düzenleme evresinde temel olarak iki tür düzenleme
yönteminden yararlanılır:
Bunlardan ilki ‘organik düzen’ (provenance), ikincisi ise ‘özgün
düzen’ (original metod)’dir.
Organik düzen, belli kişi, kurum ya da konuya ait belgelerin,
başka herhangi bir alanda üretilmiş belge grubu ile
karıştırılmaması prensibine dayanan belge düzenleme
yöntemidir. Söz konusu düzenleme yöntemi, herhangi bir
kuruluş tarafından üretilen belgelerin bir başka kuruluşun belge
grupları ile karıştırılmadan bir arada tutulması ve bir ünite olarak
yönetilmesini ifade etmektedir (Cook, 1993:62). r
Organik düzen, belli bir kurum ya da birime ait belgelerin bu
yerler dışında üretilen başka belgelerle karıştırılmadan
muhafaza edilmesini öngörmektedir.
Örneğin Sağlık Bakanlığı Personel Daire Başkanlığına ait
belgelerin, aynı Bakanlığın farklı birimlerine ait belgeleriyle ya da
diğer bakanlıkların personel evrakları ile karıştırılmadan
saklanmasını organik düzenin korunmasını ifade eder.
Organik düzen, belli bir kurum ya da birime ait belgelerin bu
yerler dışında üretilen başka belgelerle karıştırılmadan
muhafaza edilmesini öngörmektedir.
Örneğin Sağlık Bakanlığı Personel Daire Başkanlığına ait
belgelerin, aynı Bakanlığın farklı birimlerine ait belgeleriyle ya da
diğer bakanlıkların personel evrakları ile karıştırılmadan
saklanmasını organik düzenin korunmasını ifade eder.
Özgün düzen yöntemi ise, belgelerin üretildiği kişi, birim ya da
kurumun muhafaza gereksinimi için yararlandığı düzenleme
yöntemini bozmadan koruma yaklaşımını ifade etmektedir.
Belgeler, üretilen birim ve/veya kurumun yapısına, verilen
hizmetin doğasına, birimler ya da kurumlar arasındaki ilişkilere
göre diğerlerinden farklı özellikler sergilerler.
Bir belge fonu ya da belge serisi içindeki her bir belge, o fon
veya seri dışında değerlendirilemez. Benzer şekilde herhangi bir
fona ya da seriye ait herhangi belge (grubu), bir başka fon ya da
seri içerisinde bir anlam ifade etmez. Bu nedenle her belge
grubu, üretimin yapıldığı birime/kuruma, sahip olunan işlevlere
ya da üretime neden olan konulara göre anlamlı gruplar
içerisinde düzenlenmeli ve arşivlerde de bu düzen korunmalıdır.
Belge yönetimi programının düzenleme evresinde sağlayacağı
yararlar şu şekilde sıralanabilir:
Kuruma toplam dokümantasyon ilgili detaylı bilgi
sağladığı için arşivcilerin belgeleri erken tanıması ve
değerlendirmesini kolaylaştırır.
Özel koruma ve zamanlama gerektiren belgeler için bir
kontrol sistemi sağlar.
Değerli evrakın, değersizlerden ayrılmasını kolaylaştırır
ve arşivlerin gereksiz belgelerden arındırır.
¤
Belgelerin arşivlere düzenli bir şekilde akmasını ve
burarda etkili bir biçimde kullanılmasını sağlar.
¤
¤
¤
Belgelerin erişimini kolaylaştırır ve bakım maliyetini
düşürür.
¤
İleride devralınacak belge miktarı, türü ve tarihi
konusunda istatistiksel veri sağlayarak, personel, depolama
yerleri ve diğer gereksinimler konusunda planlama yapılmasına
imkan sağlar.
¤
Düzenleme, tanımlama, referans olma ve depolama gibi
bazı temel arşivsel işlevleri kolaylaştırır.
¤