سياسة الابلاغ عن الممارسات غير المشروعة
Download
Report
Transcript سياسة الابلاغ عن الممارسات غير المشروعة
سياسة اإلبالغ عن الممارسات
غير المشروعة وحماية المبلغ
ببنك التنمية الصناعية والعمال
المصرى
Whistleblower
Protection
1
الهـــــــــدف
• الهدف من هذه الوثيقة هو إذكاء روح الصدق و االمانة التي
تستند إلي ثقافة قوية وقيم تشجع علي النزاهة والمساءلة
والشفافية وتسعي للحفاظ علي هويتنا كمؤسسة حسنة السمعة
وككيان مصرفي يحتل الريادة في مجال النشاط المصرفي لذا
فأننا نؤدي عملنا بطريقة تتسم بالنزاهة واألخالق المهنية
وااللتزام بالقوانين المعمول بها.
2
وتهدف هذه السياسة إلي -:
أ -توفير وسيلة اتصاالت آمنة للموظفين لتبديد مخاوفهم وطمأنتهم بـأنه
سيتم حمايتهم من أي أعمال انتقامية أو التعرض للضرر نتيجة
اإلبالغ عن أي ممارسات غير مشروعة أو غير أخالقية ولنشجعهم
الطالع إدارة البنك بكافة الممارسات غير المشروعة.
ب -توفير الحماية للمبلغ حيث انه بكشف أي سلوك غير قانوني أو غير
أخالقي ال يتفق مع ميثاق الشرف الخاص ببنك التنمية الصناعية
والعمال المصري حتى يمكن اتخاذ اإلجراء المناسب حيال هذا
السلوك.
ج -هذه السياسة هي لتشجيعك علي إبالغ المسئولين متى كنت تعتقد أن
أحدا قد يفعل شيئا خاطئا مع إخبارك كيف ستتم حمايتك إذا قمت
باإلبالغ عن سلوك غير مقبول "االبالغ عن الممارسات غير
المشروعة ”.
3
نطاق شمولية السياسة
• تنطبق هذه السياسة علي جميع موظفي بنك التنمية الصناعية
والعمال المصري بكافة فروعه ،حيث تسري السياسة على
الموظف طالما انك تعمل لدي البنك أو في خدمة البنك كما
تستمر عمليات اإلبالغ وإجراءات الحماية حتى إذا ترك
العمل بالبنك كما يمكن للعمالء أيضا اإلبالغ عن شكوكهم من
خالل استخدام القنوات المتاحة لإلبالغ عن الممارسات غير
المشروعة.
4
مبادئ أساسية
تعريف السلوك غير المقبول :
• بموجب هذه السياسة يتم التعامل مع أنواع السلوك التالية
باعتبارها سلوك غير مقبول -:
– السلوك غير المهني أو غير القانوني أو غير النزيه أو االحتيالي
أو الفاسد.
– مخالفة ميثاق السلوك المهني أو سياسات البنك الداخلية.
– التالعب باألرقام المحققة لتواكب األهداف الموضوعة بغية
الحصول علي حوافز أو مكافآت أو إخفاء عيوب في األداء.
5
– المضايقة أو التميز أو اإليذاء أو أي نوع من أنواع االنتهاكات.
– الممارسات غير اآلمنة في العمل أو التسبب في مخاطر بيئية أو
صحية.
– الممارسات األخرى التي قد تتسبب في خسارة مالية أو غير مالية
لبنك التنمية الصناعية والعمال المصري أو التي تتعارض مع
مصالحه.
– أي مخالفة لقانون أو تعليمات صادرة عن جهات رقابية أو
التعليمات المنظمة للعمل بالبنك .
6
الحماية من التعرض للضرر
يلتزم بنك التنمية الصناعية والعمال المصري بضمان حماية
الشخص القائم باإلبالغ لضمان تشجيع العاملين بالمبادرة
بالكشف عن المخالفات واإلبالغ عنها مع توفير الحماية
الالزمة لهم وضمان السرية التامة علي أن تتم عملية اإلبالغ
بناء علي مستندات أو معلومات محددة ودون انتهاك ألية
قواعد أخالقية متعارف عليها بالبنك ( يعتبر قيام أي موظف
بإلحاق الضرر بمن يقوم بنية طيبة باإلبالغ عن الممارسات
غير المشروعة انتهاكا لهذه السياسة ) ومن أمثلة هذا الضرر
أو األذى التالي -:
7
• االنتقام أو المضايقة أو االضطهاد من قبل موظفين آخرين
• االنحياز ضد المبلغ في الوقت الراهن أو في المستقبل.
• خفض الدرجة أو الفصل من العمل.
• فقدان فرصة للترقية.
8
القنوات االعتيادية لإلبالغ عن التصرف غير
المقبول
تشجع هذه السياسة علي " التعبير عن رأيك بصراحة " ضد
السلوك غير المقبول وفيما يلي مجموعة من الخيارات التي
يمكن اللجوء ألحدها لإلبالغ -:
• القنوات الموضحة أدناه هي بعض القنوات االعتيادية المتاحة
لإلبالغ عن التصرف غير المقبول -:
9
أ ) إبالغ المدير المباشر :
يجب على المبلغ استخدام هذا الخيار عندما يري انه يمكنه مناقشة
موضوع اإلبالغ عن التصرف غير المشروع مع المدير المباشر (
مدير الفرع /مدير اإلدارة ) شريطة أال يكون ذلك الشخص مشاركا
في السلوك الذي يتم اإلبالغ عنه غالبا ما سيكون هذا أفضل مسار
لحل المشكلة سريعا وفي هذه الحالة يقوم المدير المباشر بإعداد
تقرير عن سوء التصرف المهني المزعوم ويرفعه في اقرب وقت
ممكن من الناحية العملية إلي ( مسئول االلتزام ) الذي سيحدد بدوره
ما هي اإلجراءات األخرى المطلوبة أن وجدت وفي حالة ما إذا كان
من غير المناسب إبالغ المدير المباشر يجب أن يتم اإلبالغ إلي
المستوي اإلداري التالي للمدير المباشر له علي سبيل المثال ( نائب
المدير العام ،المدير العام لوحدة اإلعمال الخاصة بالمبلغ )
10
ب ) اإلبالغ إلي مدير عام الموارد البشرية -:
• يمكن للموظف استخدام هذا الخيار عندما يكون الموضوع
الذي تقوم باإلبالغ عنه متعلقا بشئون الموظفين مثل التمييز
أو المضايقات أو غيرها من الصعوبات التي تواجهها في
عالقته مع اآلخرين أثناء العمل مع الشعور بعدم االرتياح
للتحدث مع المدير المباشر ،ففي هذه الحالة يمكن االتصال
بمدير عام الموارد البشرية.
11
ج) اإلبالغ إلي رئيس مجموعة االلتزام -:
• يجب على الموظف استخدام هذا الخيار لإلبالغ عن سلوك أو
تصرف غير مقبول ويتعلق بأي مسائل قانونية أو مسائل
تخص االلتزام أو غسل األموال وتمويل اإلرهاب أو تعامل
المطلعين علي المعلومات الداخلية أو أي مسائل أخري تتعلق
بجرائم مالية وتري انه من الصعب االبالغ عنها إلي المدير
المباشر.
12
د -اإلبالغ إلي مدير عام التدقيق الداخلى ( الجرائم المالية أو
االحتيالية ) -:
• إذا توافرت لدي الموظف القناعة بأن موظفا ً حتى وان كان
من كبار موظفي البنك أو موظف تابع ألحد مقاولي البنك
متورط في جريمة مالية أو احتيالية يجب االتصال مباشرة
بمدير عام التدقيق الداخلى.
• ومن أمثلة الجرائم المالية ما يلي -:
( االبتزاز أو الرشوة أو العمولة الخفية أو تعامالت المطلعين
علي المعلومات الداخلية أو جرائم الحاسوب أو التزوير
وغيرها ).
13
• ليس من األهمية بمكان أي من القنوات تختار لإلبالغ ولكن
من المهم عدم تعرض المبلغ ألي ضرر أو أذي من الشخص
الذي تقوم بإبالغه عن التصرف غير المشروع بسبب قيامك
بعملية اإلبالغ وإذا رغبت في أن يظل دورك في عمليـــــة
اإلبالغ عن التصرف غير المشروع سرا فيجب عليك تأكيد
ذلك عند قيامك بأعداد و مناقشة اإلخطار .
14
قنوات اإلخطار عن السلوك غير المقبول الخاصة
بالمبلغين عن الممارسات غير المشروعة -:
• أننا ندرك بأنه قد يكون من الصعوبة في ظروف معينة أن
يقوم الموظف باستخدام قنوات اإلبالغ االعتيادية اعتقادا منه
انه قد يتعرض ألي إيذاء أو أي شكل من اشكال المعاملة
السلبية ،ومن ثم فانه تم القيام بتأسيس قناتين يمكن للمبلغ
عن الممارسات غير المشروعة االتصال من خاللها لضمان
أن يتم اإلبالغ بطريقة مستقلة توفر السرية والحماية للمبلغ و
تضمن االتى :
15
• القدرة علي إعداد تقرير مجهول المصدر مرفق به كافة المستندات
المطلوبة.
• توفير عملية تحقيق يمكنها اإلبقاء علي السرية.
• توفير طرق حماية خاصة حال كشف هويتك .
• وذلك وفقاً للضوابط التى تمنع البالغات الكاذبة أو غير الجادة .
• يجب استخدام القناة الخاصة المتاحة لإلبالغ عن الممارسات غير
المشروعة في الحاالت التالية -:
عندما يعتقد المبلغ بأنه سيتعرض للضرر أو األذى في حال قيامه
باستخدام الطرق االعتيادية لإلبالغ عن الممارسات غير المشروعة
وتقديمه المستندات الدالة علي حدوث الواقعة.
عند محاولة استخدامك طرق عادية لإلبالغ ولكن قلقك إزاء ذلك ال
يزال قائما.
16
القنوات المتاحة للمبلغ عن الممارسات غير المشروعة -:
أ -الخط الساخن ( خط تليفون محمول ) الخاص بالمبلغين عن
الممارسات غير المشروعة ،يقوم مسئول االلتزام باستقبال
االتصاالت الواردة علي الخط الساخن الخاص بالمبلغين عن
الممارسات غير المشروعة لضمان أن يتم االبالغ بطريقة
مستقلة ومهنية وسرية لضمان حماية المبلغين.
وكذلك يمكنك استخدام هذا الخط الساخن لدي رغبتك في
مناقشة أي شكوك لديك للتعرف علي إجراءات الحماية التي
يمكن أن تحظي بها.
الخط الساخن ( محمول رقم .) 01000317432
17
ب -البريد االلكتروني -:
يقوم مسئول االلتزام باإلشراف علي البريد االلكتروني الخاص بالمبلغين
عن الممارسات غير المشروعة لضمان أن يتم االبالغ بطريقة مستقلة
ومهنية وسرية لحماية المبلغين.
يجب عليك استخدام هذا البريد االلكتروني عندما تريد أن ترسل تقريرا
شامال لجميع المستندات واألدلة ذات الصلة التي قد تكون متاحة
امامك[email protected]
g
سواء قمت باستخدام الخط الساخن أو البريد االلكتروني الخاص بالمبلغين
عن الممارسات غير المشروعة سيتم منحك رقم كودي أو أشاري
والذي يمكنك من خالله الرجوع إلي موضوع االبالغ في حالة وجود
معلومات أو تطورات جديدة.
18
إجراءات الحماية
تختلف إجراءات الحماية التي قد يتم إتباعها أثناء بحث الحالة (
التى تم االبالغ عنها ) ويمكن أن تشتمل تلك اإلجراءات كل
أو الحفاظ علي سرية التحقيق وعلي حماية هويتك.
• مراقبة وإدارة بعض ما يلي :
• ضمان سلوك وتصرف الموظفين اآلخرين.
• منح أجازة عن العمل أثناء عملية التحقيق في الموضوع.
• القيام بندب المبلغ لفرع أو إلدارة مختلفة.
• تصحيح أي ضرر قد يتعرض له.
19
• وفي حالة ما إذا استدعي األمر توفير إجراءات حماية خاصة سيقوم(
مسئول االلتزام) بتصعيد األمر للجنة المراجعة التابعة لمجلس اإلدارة
وفي حالة تعرضك ألي سلوك انتقامي أو ضرر( مثل المضايقة
واإليذاء واالنحياز وتنزيل الدرجة الوظيفية) نتيجة االبالغ عن
السلوك غير المشروع على الرغم من الحماية الموفرة لك يجب عليك
االتصال بمسئول االلتزام المسئول المعنى عن المبلغين عن
الممارسات غير المشروعة الذي سيناقش معك ما يمكن اتخاذه من
إجراءات لمنع تعرضك لمزيد من االيذاء ولعالج أي ضرر تعرضت
له ،ومع ذلك من المهم أن تتذكر أن إبالغك عن وجود سلوك غير
مقبول لن يحميك من اإلجراءات التأديبية أو الجنائية إذا كنت مشاركا
في سوء سلوك جسيم أو غير قانوني ولكن قد يكون اعترافك وتقديم
األدلة الدامغة عامالً مخففا ً فى حالة اتخاذ إجراءات تأديبية بحقك و فى
حالة ما إذا كان بالغك كاذبا سيتم اتخاذ اإلجراءات الالزمة وفقا
لالئحة الجزاءات بالبنك.
20
عملية التحري
• تختلف عمليات التحري وفقا لطبيعة السلوك الذي يتم
التحري عنه وتتم جميع عمليات التحري بعدالة وموضوعية
وتوفر العدالة الطبيعية لكافة األشخاص المعنيين.
21
خطوات االبالغ
عند قيامك باإلبالغ عبر احد قنوات اإلخطار يرجي إتباع الخطوات التالية :
.1اتصل بالخط الساخن الخاص بمسئول االلتزام المعنى بالمبلغين عن الممارسات
غير المشروعة للحصول علي المشورة ولمعرفة إذا كان موضوع إخطارك
يستلزم اللجوء ألحدي هذه القنوات الخاصة أم أن القنوات العادية تفي باألمر .
.2سيقوم مسئول االلتزام بتوجيهك عبر الخط الساخن إذا واجهت أية صعوبات
إثناء استيفاءك نموذج االبالغ
.3أرسل نموذج االبالغ من خالل البريد الكتروني لمسئول االلتزام الخاص
بالمبلغين عن الممارسات غير المشروعة
.4ستحصل علي رقم أشاري من مسئول االلتزام المسئول عن المبلغين عن
الممارسات غير المشروعة لتستطيع المتابعة معهم من خالله
22
• نظرا لتباين طبيعة التحقيقات فأنه ال يمكن تحديد أي فترات
زمنية لتسوية موضوع االبالغ إال أن المحقق سيقوم بإخطار
رئيس االلتزام بسير التحقيقات.
23
عقوبة مخالفة السياسة
أ-إلحاق الضرر أو األذى للمبلغ عن التصرف غير المقبول -:
يعد قيام أي موظف باالشتراك في أي سلوك يتسبب في اإلضرار بك
نتيجة إبالغك عن سلوك غير مقبول مخالفا لهذه السياسة مما سيؤدي
التخاذ إجراءات تأديبية بحق هذا الموظف.
ب-اإلخطارات الكيدية أو رفع تقارير كاذبة -:
عليك أن تتذكر انه يتم اخذ االتهامات المتعلقة بسلوك غير مقبول بجدية
شديدة وسيتم اتخاذ إجراءات تأديبية بحق أي شخص يقوم عن قصد
بتقديم بالغا كاذبا أو مضلال قد تصل إلي حد الفصل
24
األدوار والمسئوليات األساسية لمتلقي البالغ
يتولي مسئول االلتزام المسئول عن " المبلغين عن الممارسات
غير المشروعة " المهام التالية :
• تطبيق النظم والضوابط المناسبة لضمان تطبيق هذه
اإلجراءات الالزمة وتنفيذها بفعالية علي مستوي البنك.
• تحديث سياسة حماية المبلغين عن الممارسات غير
المشروعة كلما لزم األمر و اعتمادها من إدارة البنك
• التواصل مع قنوات االبالغ االخري.
25
• التنسيق مع الموارد البشرية بخصوص أي سياسات أو لوائح الزمة
لتطبيق هذه السياسة ،والتأكد من أن سياسات الموظفين ببنك التنمية
الصناعية والعمال المصري بما في ذلك اإلجراءات التأديبية تتفق مع
هذه السياسة
• التنسيق مع الموارد البشرية بشأن اإلجراءات التي يتعين اتخاذها ردا
علي اإلخطارات المقدمة ،أو الموافقة علي اإلجراءات الواجب
اتخاذها من قبل المدير المباشر في حالة تقديم اإلخطار لهذا المدير
• ضمان إجراء التحقيقات بحيادية وشفافية مطلقة وفي الوقت المناسب
من خالل تحديد اإلجراءات والمواعيد المقررة لكل مرحلة من مراحل
عملية التحقيق مع مراقبتها لضمان تنفيذها بشكل مرضى.
26
•
•
•
•
27
وضع ضوابط محددة تضمن سرية التداول والنشر.
ضمان اتخاذ اإلجراءات التصحيحية المناسبة بصورة فعالة وفي
الوقت المناسب من خالل الموافقة علي اإلجراءات المطلوبة وتحديد
المواعيد النهائية لها ومتابعة تنفيذها للوصول لنتيجة مرضية.
تصعيد األمور للجنة المراجعة إذا لم يتعاون المسئولين التنفيذيين
والمديرين ببنك التنمية الصناعية والعمال المصري بشكل كامل فيما
يتعلق بتطبيق هذه السياسة.
تقديم تقرير ربع سنوي للجنة المراجعة للتعليق علي طبيعة وحجم أي
انتهاكات خطيرة تكون قد وقعت و عرض التوجيهات األساسية
والنتائج المرضية التي تم الوصول إليها وعما إذا كانت هناك أي
موضوعات تم االبالغ عنها وما تزال معلقة دون الوصول لنتيجة
بشأنها.
• يتعين علي مديري اإلدارات /الفروع ما يلي-:
• التأكد من وصول هذه السياسة إلي كافة العاملين التابعين لهم.
• أن ينشروا بين العاملين ثقافة تشجع علي االبالغ عن السلوك
غير المقبول ( مع إيضاح أن الشكاوي الكيدية سيتعرض
مقدمها للعقاب ).
• التأكد بأنفسهم من عدم تعرض الشخص الذي يقوم باإلبالغ
عن سلوك غير مقبول للضرر.
• التعامل مع جميع التقارير المتعلقة بالتصرف التي ترفع إليه
بجدية وسرية تامة.
28
• يتعين علي العاملين -:
• الضمان بعدم إلحاق أي ضرر أو أذي للشخص الذي يقوم
باإلبالغ عن سلوك غير مقبول.
• التأكد من عدم تقديم إخطار كيدي أو كاذب بشكل متعمد.
• مطلوب من الموظفين المسئولين عن إجراء التحقيقات اإللمام
التام بهذه السياسة الخاصة بإجراءات االبالغ عن التصرف
غير المقبول وان يحظوا بالتدريب المناسب وان يتمتعوا
بالخبرة القانونية الكافية الالزمة في مجال إجراء التحقيقات
وان يحاطوا علما بالتعليمات المنظمة إلجراء التحقيقات.
29
آليات وسائل االبالغ لحماية المبلغ
• البريد االلكتروني أو التعميم لجميع الموظفين سنويا
• سيقوم أمين سر مجلس اإلدارة بضمان توزيع هذه السياسة
وكذا اى تعديالت تجرى عليها على جميع أعضاء مجلس
إدارة البنك الحاليين وكذا اى أعضاء جدد عند حدوث تعديل
فى هيكل المجلس
30
االحتفاظ بالسجالت
يتم إعداد السجالت مع االحتفاظ بها لمدة ال تقل عن 5سنوات
كحد ادني والتي تتضمن -:
• السياسة وأية تعديالت تطرأ عليها.
• تقارير االبالغ عن السلوك غير المقبول والمستندات
والمعلومات المتعلقة بالموضوع المقدم من المبلغ والي جانب
التحقيق ونتائجه وأي إجراءات تم اتخاذها.
• نسخ من جميع التقارير المقدمة إلي اإلدارة العليا للبنك ولجنة
المراجعة التابعة لمجلس إدارة البنك وأعضاء ومجلس إدارة
البنك وما تم توصيله والشرائح المستهدفة.
31
• بيان الخطوات التي تم اتخاذها لضمان نشر الوعي بين الموظفين
بما في ذلك توقيت وطريقة التوصيل
• إجراءات حماية الوثائق التاريخية من الفقد أو النشر أو تغير
محتواها .
32
االلتـــــــزام
مراجعة وتحديث السياسة -:
• يتعهد بنك التنمية الصناعية والعمال المصري بااللتزام
بالقوانين والممارسات التي من شانها حماية حقوق األشخاص
الذين يقومون باإلبالغ عن مسائل مثيرة للقلق ومتعلقة بأمور
االلتزام.
• يتم مراجعة هذه السياسة سنويا من جانب مسئول االلتزام
والذي يقدم أيضا تقارير ربع سنوية عن الحاالت التي تم
االبالغ عنها إلي لجنة المراجعة.
33