Transcript 5. Gestion de Compras

GERENCIA DE LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍAS
M.Sc. NELSON RODRÍGUEZ MONTAÑA
GESTIÓN INTEGRAL
DE COMPRAS
Planificación del
abastecimiento
Manejo del abastecimiento
LA IMPORTANCIA DE LAS
COMPRAS DENTRO DE LA
COMPETITIVIDAD
“Quien compra bien
vende bien”
LAS COMPRAS:
ESLABÓN CLAVE DENTRO DEL
MUNDO DE LA LOGÍSTICA E INSUMO
PARA LA COMPETITIVIDAD
INSTRUMENTOS DE INFLUENCIA
SOBRE LOS MERCADOS
Instrumentos de
influencia
Política del
programa de
adquisición
Política
de
cantidad
Política
de
calidad
Política de
adquisición
Política de
comunicación
Política de
condiciones
Política
de
fechas
Marketing Mix
Política de
financiamiento
Relaciones Públicas
Política de
comunicación
Promoción de ventas
Política de distribución
Política de precio
Política de productos
Investigación de
mercado
Mercado
Estrategia de ventas
Publicidad
Política de selección
Política de precio
Política de calidad
Política de cantidad
Investigación de
mercado
Estrategia de adquisición
Mercadotecnia de ventas vs.
Mercadotecnia de compra
FUNCIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE
MERCADOS
EN EL RAMO DE LAS COMPRAS
• Disponibilidad de informaciones precisas sobre la estructura y los
cambios en los mercados de compras
• Apertura de fuentes de suministro favorables
• Pronósticos sobre probables interferencias en el mercado (cuellos de
botella en el suministro de materiales)
• Investigaciones sobre posibles materiales de sustitución favorables
en cuanto a sus costos
• Información sobre nuevas vías de suministro
• Apoyos argumentativos para negociaciones de compras
• Soluciones alternativas para la Administración
• Propuestas para el reciclaje de productos de desecho
SISTEMA DE COMPRAS EN LA
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
• Propósito: apoyar los objetivos corporativos y
funcionales.
• Objeto: componente del plan estratégico y del
proceso operativo global de una empresa.
• Gestión: adquisición y entrega de bienes y servicios
necesarios.
• Acción: relaciones estables con proveedores.
RESPONSABILIDAD DE LA
PLANEACIÓN DEL
ABASTECIMIENTO
Se fundamenta en el compromiso de la Dirección con
los objetivos corporativos y funcionales (formales e
informales), incluye:
• La asignación de los recursos.
• La infraestructura.
• El ambiente de trabajo.
• La satisfacción de las expectativas.
• Exigencias del mercado.
Decisiones “HACER O COMPRAR”:
ventajas de cada alternativa
Criterio
Posibles ventajas
“HACER”
Posibles ventajas
“COMPRAR”
Costos
•Reducción de costos de distribución
•Posibles economías de escala
•Eliminación de márgenes de intermediarios
innecesarios
•Oportunidades de financiamiento
•Reducción de costos de almacenamiento
(especialmente cuando se compra “Justo-atiempo”)
•Por mayores cantidades el proveedor puede
llegar a precios de producción más bajos que
pueden llevar a precios bajos de compra
(especialmente cuando estandariza los
productos)
Calidad
•La “fabricación en casa” puede garantizar
una mejor calidad.
•Por mayores cantidades el proveedor puede
emplear máquinas muy buenas para producir
mejor calidad a bajo costo
Consecuencias
para las ventas
•Los residuos y subproductos pueden ser
vendidos rentablemente si su calidad es
adecuada.
•Si la imagen de calidad del proveedor es
buena, esto puede ser un argumento de compra
para el producto final.
Riesgos y
dependencias
•Los proveedores de materias primas e
insumos condicionan la elaboración de
nuestros productos. RIESGO
•Una adecuada amplitud de oferentes, puede
eliminar riesgos y conducir a adecuados
procesos de selección.
Necesidades de
capital
•Es necesario invertir en Activos Fijos
(maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO
•Menos inversiones necesarias en maquinaria.
DECISIÓN DE HACER O COMPRAR
Factor:
• Costo de
oportunidad.
• Capacidad e
Idoneidad propias.
• Costo diferencial.
• Disponibilidad de
proveedores.
• Impacto general.
Método:
• Evaluar el costo de oportunidad
• Presentar especificación precisa
• Analizar capacidad existente
• Calcular el costo de compra
• Analizar ofertas de proveedores
• Calcular el comportamiento de los
costos
• Ponderar la capacidad propia y de
proveedor y costos diferenciales
MAQUILAS
Se
denomina
empresa
que
MAQUILA
se
a
encarga
la
de
hacerle la producción a otra.
Ejemplo:
Levi´s: Expofaro
Abercombrie
&
Fitch,
Patagonia,
Liz
Clairbone, Lands´ End, Hanes, Nautica,
Levi´s, Adidas, Arena, Structure, Tommy
Hilfiger, Polo-Ralph Lauren, Nike, Perry
Ellis, Andrew Fezza, Kenneth Cole, Hush
Puppies, Kickers, Green Dog.
OFERTA DE MAQUILAS
• C.I. MAQUILA Y EMPAQUES
LTDA.
• LOGIPACK S.A.
• CONSORCIO DE MAQUILA
S.A.
• SERVICIOS INDUSTRIALES
DE MAQUILA
• CAFE UNIVERSAL S.A.
• AVICOLA QUILICHAO S.A.
• PHARMALACTEOS S.A
• TEXTILES MALIBÚ LTDA.
• GOTEX UNIFORMES
• CONFECCIONES MARIA
PAULA
• CONFECCIONES MAQUILA
LTDA
• NECOLEX LTDA.
• FRAMERIK
PHARMACEUTICAL &
COSMETICS LTDA.
• LABORATORIOS ROBBIN
• LABORATORIOS LINCOLN
S.A.
• COSMETICOS FAWY
• PRODUCTOS PARA EL
ASEO LIMPIA-MAX
COMPONENTES DEL PROCESO
DE COMPRAS
PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN
1. Definición de los criterios para la selección, evaluación y
re-evaluación de proveedores.
2. Cumplimiento de especificaciones y requisitos de compra .
3. Relación del tipo y alcance del control aplicado al
proveedor con el impacto en el producto.
4. Evaluación de la capacidad de los proveedores para
cumplir los requerimientos.
5. Elaborar y mantener Documentación formal de los
resultados de las evaluaciones.
PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN
6. Información estructurada con respecto a requisitos para la
aprobación de materiales, procedimientos, procesos y
equipos.
7. Inspección y actividades afines necesarias establecidas e
implementadas.
8. Aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de
los procesos de compras.
9. Medición y evaluación de la capacidad de los procesos.
10. Decisión y ejecución de acciones correctivas y
preventivas.
¿QUÉ COMPRAN LAS EMPRESAS?
•COMPRAS PRODUCCIÓN:
•MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS PARA
LA FABRICACIÓN.
•VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL
•COMPRAS NO PRODUCCIÓN
•PRODUCTOS INDIRECTOS.
•COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
•SERVICIOS.
• PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
•HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES DE
ACTIVIDAD.
COMPRAS PARA FINES DIFERENTES
A LA PRODUCCIÓN
VIAJES
Agencia de viajes
Líneas Aéreas
Hotel
Alquiler coche
Tren
Taxis
EDIFICIO
Comedor
Limpieza
Jardinería
Mantenimiento
Seguridad
M₫dicos
Correo
Aire Acondicionado
Ascensores
Recogida desperdicios
Mudanza oficinas
COMUNICACIÓN
Publicidad
Agencia Publicidad
Agencia publicaciones
Impresos
Servicios Multimedia
Regalos
Ferias
Seminarios/conferencias
TRABAJO (Servicios)
Consultoría
Bases de datos
Control
Educación/formación
Trabajo especializado
Estudios/ Análisis
Trabajo temporal
TRANSPORTE
(personal)
Autobús
Otros
SERVICIOS DE
OFICINA
Flota coches
Copiadoras
Impresos
Procesos/documentos/Catálog.
Traducciones
Suministros de oficina
Papel
Muebles
Libros y suscripciones
Obras/reparaciones
SERVICIOS DE
FABRICA
Electricidad
Gas
Gases industriales
Prod. Petrolíferos
Agua
Equipo Almacén
Estructuras
Obras/instalaciones
TRANSPORTE
(mercancías)
Aéreo
Marítimo
Camión
Auto-tren
Correo urgente
Proveed. Logístico
Embalajes
HARD/SOFTWARE
PC
Mantenimiento
Licencias Software
Software desarrollo
Consultoría
EQUIPOS
Instrumentación
Medida
Herramientas
Maquinaria
Repuestos de maquinaria y
equipo
MATRIZ DE KRALJIC
Alto
Materiales
Especializados
Materiales
Estratégicos
Impacto en el
negocio ($)
Bajo
Materiales
No Críticos
Materiales
Cuello de Botella
Baja
Alta
Complejidad del Mercado
MATRIZ DE KRALJIC
Modelo bidimensional utilizado para clasificar los
productos comprados por una empresa y los efectos
que estos tienen sobre las compras y las finanzas de
la empresa.
Permite clasificar el proceso logístico de compras en
cuatro categorías definidas a partir del criterio ABC.
Impacto en el
negocio ($)
Categorías:
1. Materiales
2. Materiales
3. Materiales
4. Materiales
Complejidad del Mercado
Especializados.
Estratégicos.
no Críticos.
Cuello de Botella.
MATRIZ DE KRALJIC
Análisis de Escenarios:
1. Materiales Especializados: Se utiliza el poder de compra,
cuya estrategia es el objetivo del precio para reducir
costos, pues no son productos críticos y la negociación
mediante contratos corporativos . Ejemplo: El acero.
2. Materiales Estratégicos: Son los más importantes en el
proceso de compra y a la vez los de mayor complejidad
y riesgo en el proceso del suministro, se deben manejar
planes de contingencia, Logística y control de
Inventarios. Ejemplo: Las turbinas.
MATRIZ DE KRALJIC
3.Materiales no Críticos: Son menos complejos en el
suministro y la estrategia utilizada es reducir costes, ya
sea comprándole más a un proveedor o haciendo más
competitiva la lucha entre ellos, se debe diseñar una
línea-base de costes a la cual se debe de llegar en cada
negociación. Algunas empresas determinan un precio
objetivo el cual deben alcanzar los proveedores para
calificar y poder vincularse a competir bajo otras variables
como financiamientos, estandarización de productos,
reducir la logística, volúmenes de entrega, uso de
herramientas y e.commerce; etc. Ejemplo: Materias
Primas.
MATRIZ DE KRALJIC
4.Materiales Cuello de Botella: Se debe garantizar la
continuidad en el suministro, analizando el riego y la
seguridad de los inventarios, así como el diseño de
planes de contingencia, igualmente investigando
productos alternos. Reduciendo la dependencia de
muchos proveedores a algunos proveedores únicos, ya
sea haciendo contratos a largo plazo o aumentando el
portafolio de proveedores seleccionados.
Ejemplo:
Partes Electrónicas.
MATRIZ DE KRALJIC
Principio de Pareto
• Los artículos Estratégicos y los
Especializados
representan
usualmente
el
80%
del
presupuesto de compras.
• Los artículos No Críticos
representan usualmente el
20% del presupuesto de
compras y utilizan el 80% de
los recursos.
RELACIÓN ENTRE MATERIALES
ESTRATÉGICOS Y NO ESTRATÉGICOS
Materiales
No Estratégicos
Materiales
Estratégicos
80%
20% 20%
80%
80%
20%
80%
80%
20% 20%
Diversidad
Valores Compra
Proveedores
Tiempo de Compra
Costos Operativos
RELACIÓN ENTRE COMPRAS
Y EL COSTO TOTAL
• Aproximadamente entre el 30-75% del costo total de
las empresas lo controlan proveedores externos...
100%
100%
100%
100%
60-70%
~75%
40-50%
30-40%
Automotriz
Contratación
Ingeniería
Farmacéutica
Consumo
Masivo
Valor Agregado
+ Margen
Compras
Externas
OBJETIVO DE UN SISTEMA
DE COMPRAS
Proveer y dar seguimiento a los procesos de compra
(nacionales e internacionales), desde el momento en que
un departamento de la empresa (usuario) realiza una
solicitud de compra, hasta que el producto ha sido
recibido por éste.
Se tendrán en cuenta los siguientes factores:
•Recepción de bodegas en inventario
•Evaluación de costos
•Proveedores
•Tiempos de entrega de pedidos
•Necesidades del usuario
OBJETIVOS ESPECìFICOS DE
COMPRAS
1.
MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.
2.
INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:


SEGURIDAD.
PROVECHO ECONOMICO.
3.
EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS,
INUTILIZACIONES
4.
OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y
SERVICIO
5.
MANTENER NIVELES DE CALIDAD
6.
MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.
2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.
3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y
encargados de otros departamentos
4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la actualización de
tiempos de entrega y costos de los artículos.
5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra.
6.Generar las órdenes de compra.
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas.
8.Agilizar la recepción de la mercadería,
9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes de compras
(costeo estimado y costeo real).
10.Realizar la planeación de compras para un período dado.
11.Permitir la elaboración de un plan de compras.
COMPONENTES DEL
PROCESO DE COMPRAS
Procesos de
Direccionamiento
Estrategia
de
Aprovisionamiento
Organización y personal
Procesos de
Gestión
Procesos de
Apoyo
Búsqueda de Gestión y
mercados/ desarrollo de
proveedores proveedores
Gestión de desempeño
Día-a-Día
Informática
ETAPAS BÁSICAS EN EL
SISTEMA DE COMPRAS
Inicio
Reconocimiento
de
una necesidad
Descripción de
la necesidad
Determinación y
análisis Fuentes
de Abastecimiento
Determinación de
precios y términos
Preparación y
asignación de la
Orden de Compra
Seguimiento y/o
expedición de la
Orden de Compra
Recepción e
inspección de
los artículos
Liquidación de la
factura y pago
al proveedor
Mantenimiento
de registros
Fin
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
1.
Inicio
El origen del proceso de compra en las empresas está determinado
por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área
productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa),
ya sea de bienes o servicios.
Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las
políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programación de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
2. Formalización de la solicitud
Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos
formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.
Específicamente, se puede considerar un formato de requisición,
en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.
En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes
cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorización
REQUISICIÓN DE COMPRA
La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el
cliente
interno
identifica
y
define
las
características
y
especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del
proceso y/o el producto
REQUISICIÓN DE COMPRA
Requisición de compra
Dependencia solicitante:
Cantidad requerida
Fecha elaboración:___________ N°_______
Cuenta Presupuesto:_________
Unidad
Descripción y especificaciones
Fecha requerida:_________
Notifíquese en caso de problema a________________________________
Instrucciones especiales de envío:_________________________________
Elaboró:________________________Aprobó________________________
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
3. Análisis de Proveedores
Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se
refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
4.
Solicitud de Cotizaciones
Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los
requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.
Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con
el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, términos de negociación y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
5. Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma
Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la
factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas
adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una
Orden de Compra, que debe conservar las características y
condiciones de la cotización o la factura pro forma.
Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para
detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
6. Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho
El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos
preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.
Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la
calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentación permanente).
COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA
• Precio
• Cantidades
• Número de orden de
compra
• Fechas de entrega
• Sitio o lugar de entrega
• Empaque
• Términos comerciales
• Pago
• Garantía de inspección
• Devolución
• Calificación y
certificación de
proveedores
• Facturación
• Códigos EAN
• Número de entregas
• Reclamos
• Firmas Responsables
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
7. Gestión Logística
El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el
éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.
La empresas pueden optar por la creación de un área interna que
asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
8. Aspecto Financiero
En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y
comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos
comerciales.
Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,
contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociación, que deben estar contemplados previamente en las
políticas de las empresas.
PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS
DE MATERIALES NO ESTRATÉGICOS
Almacenes
Usuario
Materiales
Factura
Solicitud del Pedido
Solicitud de Ofertas
Req. de Compra
Autorización de Compra
Ofertas
Comprador
Pedido
Supervisor
Proveedores
Pagos
Cuentas x Pagar
Diagrama de flujo para compras
Almacén
Inicio
Departamentos
Requerimiento
Control de
requerimiento
Requerimiento
Depósito
Selección de
proveedores
Archivo
proveedores
Archivo partes
Solicitudes
Fuentes
Proveedores
Ofertas
Proveedor
Negativa
Almacén de
ofertas
Comparación
de ofertas
Pedido
Almacén de
pedidos
Archivo de
pedido
Proveedor
Confirmación
Proveedor
Reclamación
Control de
fechas
Proveedor
Comprobante
de suministro
Suministro
Entrada
proveedores
Almacenar
entradas
Recepción de
mercancias
Proveedor
Factura
Comparación
suministro/factura
Almacén de
confirmaciones
Reporte de entrada
Bodega
Comprobante
de entrada
Contabilidad
PROCESO IDEAL: COMPRAS
Catálogo
Autorizadores
Áreas Técnicas
Compras Corp.
Catálogo
Productos y
Servicios
Procedimientos
de
Compra
Elabora
requisición
Contratos
Marco
Ciclo de
aprobación
Orden de
compra
Proveedores
Certificados
Necesidad
Atención del
proveedor
Entrega al
usuario
Pago y
conciliación
Recepción
Almacén
Envío
Información
Destinatario
Pago en Línea
Recepción en Línea
EVALUACIÓN DE OFERTAS
• Las
ofertas
de
proveedores
no
seleccionados
previamente
deben
evaluarse y calificarse previamente para
participar en el proceso de adquisiciones
• Participación en Preparación de ofertas:
Ingeniería, Calidad, Ventas, Administrativa,
Compras y Financiera
• Aspectos
que
debe
contemplar:
Especificaciones, dibujos, hojas de datos,
requisitos de entrega, planes de inspección
y prueba
SUMINISTRO DE PLIEGOS DE
OFERTAS
• Elaboración y entrega del paquete de
propuestas, pliegos o licitaciones
• Revisión para verificar integralidad y
exactitud
• Presentación uniforme con un índice
estándar
EVALUACIÓN DE OFERTAS
• Asignación de personal idóneo de
las áreas administrativa, jurídica,
ingeniería, compras y calidad
• Supervisión
por
aseguramiento
o
los
el
de
auditores
correspondientes
área
la
de
calidad
internos
EVALUACIÓN DE OFERTAS
• Revisar y calificar las propuestas de conformidad con los
criterios, factores
• Características
y
especificaciones
definidas
en
las
condiciones de las requisiciones de la compra y los
paquetes de oferta
EVALUACIÓN TÉCNICA
ISO 9000: Proveedores de Industria,
comercio y servicios:
- Sistema de gestión de Calidad
- Responsabilidad de la Dirección
- Gestión de los recursos
- Realización del producto
- Medición, análisis y mejora
EVALUACIÓN TÉCNICA
Requisitos generales para la competencia
técnica de laboratorios de inspección y
ensayo:
- Equipos y métodos de inspección para
determinar características del material
- Organización, Sistema de Calidad
- Personal administrativo
- Equipos, métodos y procedimientos de
medición, ensayo, manejo de muestras
- Gestión ambiental
EVALUACIÓN TÉCNICA
AFNOR (Association Francaise de Normalisation) NF- X50-102: aptitud potencial y cualitativa
de un proveedor:
- Información sobre la empresa, organización,
personal y productos.
- Operaciones previas como proveedores y
trámite de pedidos.
- Fabricación y aspectos relacionados.
- Operaciones complementarias.
- Aseguramiento
organización.
de
la
calidad
y
su
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
CANALES DE ADQUISICIÓN
1. Selección
2. Calificación
CANALES DE ADQUISICIÓN
1. Selección
1.1. Listado de proveedores potenciales
1.2. Información de proveedores / productos o servicios:
datos administrativos, financieros y técnicos.
1.3. Identificación de los factores de evaluación en
comité compuesto por Mercadeo, Ventas, Logística,
Ingeniería, Administración, Calidad, Finanzas y
Compras.
ÁREAS DE ACCIÓN
PARA LA
PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES
1. ÁREA DE CALIDAD
A. Características de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas
Técnicas)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES
2. ÁREA FINANCIERA
A. Fortaleza Financiera
(Manejo económico y estabilidad financiera)
B. Fluidez Financiera
Corriente, Capital de Trabajo)
(Razón
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES
3. ÀREA TECNOLÓGICA
A. Manejo de la Tecnología
(tiempos y calidad)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES
4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA
A. Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor eficiencia)
B. Tiempos Pactados
(relación de tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES
5. ÁREA DE PRECIOS
A. Precios Pactados
B. Precios Competitivos
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES
6. ÁREA ADMINISTRATIVA
A.
B.
C.
D.
E.
F.
Normatividad y legislación
Actitud Gerencial
Modelo de Comunicación
Experiencia y pericia gerencial
Proyección a Largo Plazo
Disponibilidad de Instalaciones
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES
7. ÁREA DE INVENTARIOS
A. Establecimiento de parámetros de
control de inventarios
B. Especificaciones de manipulación de los
inventarios
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES
8. ÁREA DE MERCADEO
A. Tradición e imagen de la marca
B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios
Criterios
Nivel de precios
1. Criterios de precios
y condiciones
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
Créditos de proveedores
Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
2. Criterios de calidad
de materiales
Calidad técnica
Normas
Garantías de calidad
Plazos de entrega
3. Criterios de tiempo
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
Periodicidad de las entregas
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
4. Criterios de servicio
Elaboración de reclamos
Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios
Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el
Medio Ambiente
Transporte y Manipulación
Empaque
Desechos
Retiro de la ubicación del proveedor
6. Criterios de
ubicación
Conexiones de transporte
Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor
Investigación y Desarrollo (know-how técnico)
7. Criterios relativos a
la empresa
Capacidades productivas y financieras
Participación en análisis de valores
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
EVALUACIÓN DE OFERTAS
2. Calificación
2.1. Calidad: Especificación, lotes recibidos - rechazados,
% de aceptación, índice de calidad
2.2. Precio: Unitario, descuentos, transporte, costos /
defectos, costo total, índice de precio.
2.3. Servicio: Cantidad pedida - entregada, porcentaje de
cumplimiento, índice de servicio.
2.4. Atención: Número de visitas, esperadas, porcentaje de
cumplimiento, índice de atención
2.5. Calidad consolidada: total de índices.
PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(I)
Criterios
Peso del
grupo
1. Criterios de precios y condiciones
1.1. Nivel de precios
1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
1.3. Créditos de proveedores
1.4. Aceptación de costos de flete y transporte
1.5 Posibilidad de negocios recíprocos
Suma
0,20
2. Criterios de calidad de materiales
2.1. Calidad técnica
2.2. Normas
2.3. Garantías de calidad
Suma
0,25
3. Criterios de tiempo
3.1. Plazos de entrega
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
3.3. Disposición de entregas
3.4. Notificación en la demora / suspensión de entregas
Suma
0,20
4. Criterios de servicio
4.1. Asesoría
4.2. Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
4.3. Elaboración de reclamos
4.4. Ofertas de capacitación de los proveedores
4.5. Gama de productos
Suma
0,10
Peso del
criterio
absoluto
Peso del
criterio
relativo
25
20
20
15
20
100
5,0
4,0
4,0
3,0
4,0
40
20
40
100
10,0
5,0
10,0
20
30
20
30
100
4,0
6,0
4,0
6,0
25
30
20
10
15
100
2,5
3,0
2,0
1,0
1,5
PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(II)
Criterios
Peso del
grupo
5. Criterios sobre el Medio Ambiente
5.1. Política de medio ambiente del proveedor
5.2. Transporte
5.3. Empaque
5.4. Desechos
Suma
6. Criterios de ubicación
6.1. Retiro de la ubicación del proveedor
6.2. Conexiones de transporte
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor)
6.4. Fuentes de compra del proveedor
Suma
0,15
7. Criterios relativos a la empresa
7.1. Investigación y Desarrollo
7.2. Capacidades
7.3. Participación en análisis de valores
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
Suma
0,05
0,05
Peso del
criterio
absoluto
Peso del
criterio
relativo
30
10
40
20
100
4,5
1,5
6,0
3,0
20
20
40
20
100
1,0
1,0
2,0
1,0
10
20
20
20
30
100
0,5
1,0
1,0
1,0
1,5
MATRIZ DE CRITICIDAD DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR 1
CRITERIO 1
0.5
0.4
0.1
PUNTAJE TOTAL
15
12
4
31
20
15
3
38
12
16
2
30
35%
Calidad
Normas
Garantía
TOTAL
CRITERIO 6
Ubicación
Conexiones de Transp.
Riesgos de suministro
Fuentes de compra
TOTAL
PROVEEDOR 3
40%
Precio
Crédito
Negocios Recíprocos
TOTAL
CRITERIO 2
PROVEEDOR 2
0.4
0.3
0.3
14
9.5
10.5
34
12
6
8
26
8
10
8
26
25%
0.35
0.15
0.20
0.30
7.5
3.75
4
2
8.75
2.5
2
4
6.5
3
5
6
17.25
17.25
20.5
82.25
81.25
76.5
MEDICIÓN DEL ALCANCE DE
OBJETIVOS
Categoría 1
Excelente
n = 20
Categoría 2
Bueno
n = 15
1.1. Nivel de precios
abajo de todos
los competidores
abajo de algunos
competidores
igual que los dearriba de algunos
más competidores competidores
arriba de todos
los competidores
2.3. Garantías de calidad
absoluto
con pequeñas
restricciones
normal
insignificante
apenas
3.3. Disposición de entregas
muy bien
bien
satisfactorio
mal
muy mal
4.4. Ofertas de capacitación
de los proveedores
muy bien
bien
satisfactorio
existe se puede
desarrollar
no existe
5.4. Desechos
se pueden regresar los desechos,
reciclaje completo
la mayoría de las
veces
parcialmente
de vez en cuando
ninguno
6.2. Conexiones de
transporte
muy bien (tren,
avión, bus)
bien (casi todos
los medios de
transporte)
no todos
muy pocos
solo uno
7.2. Capacidades
muy alto
alto
suficiente
poco
muy escasas
7.5. Flexibilidad (suministros
al detal, cambios, etc.)
adaptación muy
rápida
sin problemas
con dificultades
pesado
ninguna
adaptación
Criterios
Categoría 3
Aceptable
n = 10
Categoría 4
Deficiente
n=5
Categoría 5
Muy mal
n=0
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
EL ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Pasos fundamentales
Descripción global de medidas
1.
Definición y
estructuración de
criterios definidos
Selección de los criterios tomados como base para el juicio.
Los criterios definidos se derivan del sistema objetivo, bajo
cuya base está el problema
2.
Importancia de los
criterios definidos
Con ayuda de factores de peso correspondiente se evalúan los
criterios definidos. La importancia muestra el significado de
los criterios individuales
3.
Determinación de las
ventajas parciales
Para cada alternativa se examina en qué medida ésta
satisface los criterios. Gráfica de las alternativas en el sistema
de valores
4.
Emisión del valor útil
para cada alternativa
Para cada alternativa se indaga el valor útil; a esto sigue un
resumen de las utilidades parciales emitidas (síntesis de
valores)
5.
Juicio de los
beneficios
Selección de la alternativa con el máximo valor útil
ESQUEMA DE CÁLCULO DEL
ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Alternativa A1
Alternativa A2
Peso
Puntos según
evaluación (ver
categoría)
Valores útiles
ponderado
Puntos según
evaluación (ver
categoría)
Valores útiles
ponderado
1.1. Nivel de
precios
5
15
75
20
100
3.3. Disposición
de entregas
4
10
40
5
20
5.3. Empaque
6
5
30
5
30
Criterio
Puntos totales
145
150
¿CUANTO DEBO
COMPRAR?
ESTADO DE RESULTADOS
• VENTAS TOTALES
– Bienes y servicios adquiridos
– Costos de M.O.D.
– Gastos Generales
Beneficios antes de impuestos
100
50
30
15
5
¿SI USTED DESEA DUPLUCAR LAS UTILIDADES
DE ESTA EMPRESA, QUE PODRÍA HACER?
SOLUCIONES
• AUMENTAR LAS VENTAS TOTALES EN UN
100%
• AUMENTAR LOS PRECIOS EN UN 5%
• DISMINUIR LOS SALARIOS EN UN 16,6%
• DISMINUIR LOS COSTOS GENERALES EN
UN 33,3%
• DISMINUIR EL COSTO DE LOS BIENES Y
SERVICIOS ADQUIRIDOS EN UN 10%
TALLER 4
Taller Selección de Proveedores:
Comercializadora de Calzado La Huella S.A.
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