Transcript Planejamento Estratégico - Universidade de Brasília

Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas
Prof.: Lillian Alvares

Existem três níveis distintos de planejamento:
› Planejamento Estratégico
› Planejamento Tático
› Planejamento Operacional
1.
É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização.
2.
Suas características são:
o
É projetado no longo prazo e seus efeitos e
conseqüências são estendidos para vários anos (em
geral, cinco) pela frente.
O planejamento estratégico é, normalmente, de
responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz
respeito tanto à formulação de objetivos quanto à seleção
dos cursos de ação a serem seguidos para sua consecução,
levando em conta as condições externas e internas à
empresa e sua evolução esperada.
o
Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos
os recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir
os objetivos em nível organizacional.
o
É definido pela cúpula da organização (no nível
institucional) e corresponde ao plano maior ao qual
todos os demais estão subordinados.
•
É um processo gerencial que possibilita ao executivo
estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas
a obter um nível de otimização na relação da empresa
com seu ambiente.
•
O nível estratégico de influência considera a estrutura
organizacional de toda a empresa e a melhor interação
desta com o ambiente.
•
A etapa de implementação dos processos de mudança
estratégica ou estrutural nas organizações é a mais difícil de
todo o processo.
•
Geralmente, não existem problemas nas etapas de definição
da missão e estabelecimento de estratégias.
•
Os problemas aparecem quando estas devem ser
executadas na prática
•
Ausência de liderança e acompanhamento do executivo
principal da instituição;
•
Falta de cultura de planejamento por parte dos funcionários
e falta de cultura estratégica por parte dos dirigentes;
•
Inexistência de sistemas de informação que possibilitem a
coleta e sistematização das informações;
•
Falta de capacitação da equipe de implementação;

Incompreensão da importância da influência da cultura e do
clima organizacional;

Competição pelo poder, que acaba afetando o desempenho
das equipes de trabalho;

Falta de acompanhamento e controle da execução das
ações planejadas.
•
Estrutura – refere-se ao modo de organização das tarefas e das pessoas,
o que inclui o organograma da empresa e suas principais políticas
internas;
•
Sistemas – dizem respeito ao workflow da organização, ao fluxo de
processos e informações e aos sistemas de tomada de decisão gerencial;
•
Estilo – refere-se aos aspectos do clima organizacional relacionados ao
comportamento e à mentalidade dos membros da instituição;

Equipe – são as pessoas certas na equipe de planejamento e
implementação;

Habilidades – trata-se do conjunto de habilidades das pessoas que
compõem a organização, o qual se traduz na habilidade da própria
organização;

Estratégia – refere-se à maneira pela qual a instituição implementa sua
visão de futuro;

Valores Compartilhados – trata-se do conjunto de valores, princípios e
diretrizes que motiva o comprometimento e o empenho de todos na
empresa.
1. O princípio da contribuição aos objetivos, e neste aspecto
o planejamento deve sempre visar aos objetivos
máximos da empresa. No processo de planejamento
deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos e procurar
alcançá-los em sua totalidade, tendo em vista a
interligação entre eles.
2. O princípio da precedência do planejamento,
corresponde que essa função administrativa que vem
antes das outras. De maneira geral, o planejamento “do
que é e como vai ser feito” aparece na ponta do processo.
3.
O princípio da maior penetração e abrangência, pois o planejamento
pode provocar uma série de modificações nas características e
atividades da empresa.
As modificações provocadas nas pessoas podem corresponder à
necessidade de treinamento, substituição, transferências, funções,
avaliação, etc.; na tecnologia pode ser apresentada pela evolução dos
conhecimentos, pelas novas maneiras de fazer os trabalhos, etc.; e
nos sistemas podem ocorrer alterações nas responsabilidades
estabelecidas nos níveis de autoridade, descentralização,
comunicações, procedimentos, instituições, etc.
4. Princípio da maior eficiência, eficácia e efetividade. O
planejamento deve procurar maximizar os resultados e
minimizar as deficiências. Através desses aspectos, o
planejamento procura proporcionar a empresa uma situação
de eficiência, eficácia e efetividade
•
Eficiência é:
• Resolver problemas;
• Salvaguardar os recursos aplicados;
• Cumprir o seu dever;
• Reduzir os custos.
(Como fazer)

Eficácia é:
• Fazer as coisas certas;
• Produzir alternativas criativas;
• Maximizar a utilização de recursos;
• Obter resultados;
• Aumentar o lucro.
(Resultados)
•
Efetividade é:
• Manter-se no ambiente.
• Apresentar resultados globais positivos ao longo do
tempo.
(Permanência)
•
Identifica áreas que exigem decisões e garante que a devida atenção lhe será
dispensada, tendo em vista os resultados esperados;
•
Estabelece um fluxo mais rígido de informações importantes para os tomadores de
decisão e que sejam as mais adequadas para o processo;
•
Facilita a mudança organizacional durante a execução dos planos estabelecidos,
através de uma comunicação adequada e apropriada;
•
Procura o envolvimento dos vários elementos da empresa para os objetivos,
desafios e metas através do direcionamento dos esforços;
•
Facilita e agiliza o processo de tomada de decisão;

Facilita a alocação dos recursos da empresa;

Possibilita maior consenso, compromisso e consistência;

Cria alternativas gerenciais;

Possibilita o comportamento sinérgico das várias unidades
organizacionais;

Possibilita a empresa manter maior interação com o ambiente;

Incentiva e facilita a função de direção da empresa;

Transforma a empresa reativa em empresa proativa

Facilita e desenvolve um processo descentralizado de decisão na
empresa;

Cria situações em que os administradores da empresa se sentem
obrigados a se afastarem das atividades rotineiras da empresa;

Incentiva a utilização de modelos organizacionais adequados aos
diversos contextos ambientais atuais e futuros;

Orienta o desenvolvimento de outros planejamentos a nível tático ou
operacional.

Uma das causas mais comuns do fracasso do planejamento é
a falta de um conjunto de objetivos claramente definidos.

Sem planejamento, uma empresa não terá certeza do seu
caminho. Sem objetivos, uma empresa não terá condições
de medir seu desempenho.

É um processo permanente e contínuo.

É sempre voltado para o futuro.

Visa a racionalidade da tomada de decisões.

Visa selecionar uma entre várias alternativas.

É uma técnica de alocação de recursos.

É uma técnica de mudanças e inovações.
Níveis da
Empresa
Institucional
Planejamento
Conteúdo
Extensão de
Amplitude
Tempo
Longo prazo
Macroorientado.
Aborda a empresa
como uma
totalidade.
Estratégico
Genérico e
sintético
Intermediário
Tático
Menos
Médio prazo
genérico e mais
detalhado
Aborda cada
unidade da
empresa ou cada
conjunto de
recursos
separadamente.
Operacional
Operacional
Detalhado e
analítico
Microorientado.
Aborda cada
tarefa ou operação
isoladamente.
Curto prazo

Planejamento Estratégico: é realizado nas funções mais elevadas da
empresa, tem maior alcance de tempo e as decisões envolvidas
englobam a organização como um todo.

Planejamento Tático: é realizado pelos executivos, traduz e interpreta as
decisões da direção e as transforma em planos concretos dentro dos
departamentos da empresa. Geralmente tem um médio alcance de
tempo.

Planejamento Operacional: é aquele que coloca em prática os planos
táticos dentro de cada setor da empresa. Geralmente tem curto alcance
de tempo.

Nível das decisões: o Plano Estratégico é sempre realizado
nos escalões mais elevados da empresa.

Dimensão temporal: o Plano Estratégico tem sempre um
alcance maior no tempo do que o Plano Operacional.

Amplitude de efeitos: as decisões envolvidas no Plano
Estratégico englobam a organização como um todo e não
simplesmente um parte dela.
1.
É o planejamento que abrange cada departamento ou
unidade da organização.
1.
Suas características são:
o
É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício
anual.
o
Envolve cada departamento, abrange seus recursos
específicos e preocupa-se em atingir os objetivos
departamentais.
o
É definido no nível intermediário, em cada departamento da
empresa.
Tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e
não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com
decomposições dos objetivos, estratégias e políticas
estabelecidos no planejamento estratégico.
O planejamento tático é desenvolvido a níveis
organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade à
utilização eficiente dos recursos disponíveis para a
consecução dos objetivos previamente fixados, segundo
uma estratégia pré-determinada bem como as políticas
orientativas para o processo decisório da empresa.
1.
É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade
específica.
1.
Suas características são:
o
É projetado para o curto prazo.
o
Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e
preocupa-se com o alcance de metas específicas.
o
É definido no nível operacional, para cada tarefa ou
atividade.
Pode ser considerado como a formalização, principalmente
através de documentos escritos, das metodologias de
desenvolvimento e implantação estabelecidas. Portanto,
nessa situação tem-se, basicamente, os planos de ação ou
planos operacionais.

Cada um dos planejamentos operacionais devem conter com detalhes:
▪ Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação;
▪ Os procedimentos básicos a serem adotados;
▪ Os produtos ou resultados finais esperados;
▪ Os prazos estabelecidos;
▪ Os responsáveis pela sua execução e implantação.

O planejamento operacional cria condições para a
adequada realização dos trabalhos diários da empresa.

Os orçamentos são planos estratégicos quando envolvem
a empresa como uma totalidade e abrangem um período
longo, como é o caso do planejamento financeiro
estratégico.

São planos táticos quando cobrem determinada unidade ou
departamento da empresa por médio prazo, como são os
orçamentos departamentais de despesas e que envolvem
o exercício anual.

São planos operacionais quando a dimensão é local e sua
temporalidade é de curto prazo, como é o caso do fluxo de
caixa.