Transcript DIPS

DIPS
DOUBLE IP SYSTEM
부가가치 창출할 시간 늘려야
사무간접 분야 생산성은 어떻게 정의할 수 있을까. 생산현장과 달리 사무간접 분야 업무는 눈
에 보이지 않기 때문에 그 생산성을 먼저 정의하는 일이 필요하다.
가장 합리적인 사무간접 분야 생산성 지표는 ‘시간’이다. 그래서 사무간접 분야 생산성 혁신
활동은 시간을 중심으로 이뤄진다.
시간을 중심으로 이뤄지는 생산성 혁신은 두 가지로 구성할 수 있다.
첫째, 부가가치를 생성하는 본연의 업무에 투자할 수 있는 시간을 창출하기 위한 활동과 둘째,
시간 내에 높은 품질을 유지하기 위한 활동으로 구분할 수 있다.
사무간접 분야 업무는 도움을 받기 보다는 방해 받기 쉬운 일이다. 동료의 ‘커피한잔’ 요청에
서부터 상사로부터의 ‘돌발업무’ 지시까지 방해 받을 수 있는 요소는 무궁무진하다. 특히 돌발
업무 접수는 업무 생산성을 떨어뜨리는 대표적 사례다. 또 이렇게 방해의 횟수가 많아지고 시
간이 길어지면 업무의 집중도가 떨어져 생산성은 저하된다. 많은 기업에서 집중업무 시간을
정해 본연의 업무에 투자할 수 있도록 하는 노력만 봐도 알 수 있다.
우선 본연의 부가가치를 생성하는 시간을 확보하기 위해서는 우선 자신이 해야 할 업무나 과
업에 대해 세부적으로 일을 브레이크 다운(Breakdown)해 내 스스로 할 일에 대해 얼마만큼
시간이 필요할 지와 다른 사람이나 부서로부터 도움을 받고 협조를 받아야 할 일이 얼마나 시
간이 필요할 지에 대한 ‘합의된’ 계획이 필요하다.
이 합의된 계획을 부서원이 서로 공유하고 볼 수 있도록 함으로써 서로가 자신과 타인의 납기
에 대한 계획을 준수할 수 있도록 하는 행동규범적 문화조성이 필요하다. 간단한 일은 아니지
만 약간의 도구(Tool)와 습관화될 때까지 전문가로부터의 지원이 있다면 충분히 가능하다.
미리미리 발생할 일을 관리 - 업무의 선행관리, 가시화로 효율 극대화
또 자신과 상사가 합의한 시간 내에 고품질의 업무를 수행하기 위해서는 상사의 역할이 상당
히 중요하다. 상사는 부하 직원이 고품질의 업무를 수행할 수 있도록 문제가 있는 부분을 해결
하는데 결정적으로 코칭을 해 주거나 대안을 제시할 수 있기 때문이다.
이를 실현하기 위해서는 ‘선행관리’와 ‘업무의 가시화’에 대한 개념을 명확하게 이해하고 업무
에 적용해야 한다.
선행관리란 말 그대로 미리미리 관리하는 것이다. 일을 기획하는 단계에서부터 관리가 필요하
다. 선진 기업들은 대부분 프로세스를 관리한다. 프로세스의 핵심성과지표(KPI)를 정해 놓고
KPI가 달성됐는지 점검한다. 프로세스 관리는 당연한 것이지만, 특히 기획단계에서 발생할 수
있는 이슈와 장애물 등을 미리 예측해 계획을 세우지 않으면 납기가 지연되는 사태가 벌어지고
업무의 품질이 낮아질 가능성이 높다.
상사는 부하직원이 계획을 세울 때 자신이 하는 일뿐 아니고 협조를 받을 일, 협상을 해야 할
일, 준비할 일 등에 대한 다양한 관점으로 계획을 면밀히 세우고 어려운 일을 미리 예측할 수
있도록 해야 한다. 이것이 선행관리다.
선행관리를 통해 업무계획을 세우면 이를 모두가 인식할 수 있도록 하는 것이 가시화다. 이런
가시화는 아주 쉬운 툴로 해결할 수 있다. 모두가 하고 있는 연간 계획, 월간 계획, 주간 계획 등
을 조금만 더 면밀하고 구체적인 툴로 해 나가면 충분히 상사와 동료들간 서로 공유할 수 있다.
이를 통해 자신이 하는 일과 동료, 상사가 하는 일을 눈에 보이게 할 수 있다.
이처럼 사무간접 생산성은 그 일이 눈에 보이지 않아 놓치기도 쉽지만 이를 올바르게 관리하
는 노력이 있다면 충분히 높일 수 있다.
Ⅰ. 세일즈는 재미있는 일
 DIPS는 생산성을 극대화하는 혁신방법론이다.
 세일즈는 지적 게임
- 고객의 특성이나 요구에 맞게 기록한 ‘자신만의 제안서’ 제시
 세일즈 기능 강화
- 세일즈 기술 개선과 개발
 세일즈맨의 두가지 특권
- 사회의 변화, 고객의 변화 감지를 통한 빠른 정보의 획득
- 다양한 인맥의 형성
Ⅱ. 매출 목표 달성이 어려운 이유
 적당히 설정하는 매출 목표
- 현재의 시장 상황과 자사 상품 상황을 고려한 매출 목표 설정이 중요.
(정확한 매출 목표를 세우고자 한다면 고객의 상황이나 시장의 상황에 대한 정보가 필요)
 엉터리 판매 계획
- 매출 예산 수치를 매출 목표 수치에 접근시키고 일치시키기 위해서 어떤 활동
을 할지를 계획하는 것이 영업활동 계획
(효과적이고 확실한 영업활동 계획을 세우기 위해서는 먼저 목표 수치와 매출 예측 수치
의 갭을 가능한 정확하게 파악)
⇒ 매일, 매주 세일즈 리뷰를 하는 것으로 인해 세일즈맨은 치밀한 활동 계획을 세우게 할
수 있고, 관리자는 세일즈 현장의 실상을 정확히 파악할 수 있다.
 필요한 데이터의 결여
- 과학적인 분석 자세의 결여
(과학적이라는 것은 사상을 관찰하고 논리적인 가설을 사실에 맞춰 보고 검증하는 태도)
- 영업 활동의 표준화 (영업 활동 단계의 표준화 – 각 단계를 올라가기 위한 방법
의 표준화) 미확립
(충분히 검토된 표준적 영업활동이 확립되어 있으면 모든 세일즈맨이 일정 수준에 도달
해 있기 때문에, 그 위에 추가할 각 고객에 맞는 대책은 그에 상응하는 가치가 있는 것이
될 수 있다.)
- 데이터 수집활동의 번거로움(비협조적)
 시간당 생산성(Time Budget) 의식 결여
- 처리해야 할 모든 일을 철저히 마무리하기 위해서 제한된 시간을 어떻게 이용
할지를 세밀하게 계획
- 향 후 1개월간의 시간 스케쥴을 세밀하게 작성해 매주 그것을 재검토하고, 보다
효과적인 시간배분은 없는지를 생각.
(고객과의 상담 양상에 따라 계속해서 활동 계획을 변경해야 함. 어떤 변경이 있었더라도 1
개월이 지났을 때에는 계획했던 것만은 모두 완벽하게 끝난 상태 실현)
 환경 변화에 대한 느린 대응 스피드
- 목표 미달 정도는 ‘환경 변화를 감지하는 스피드’와 ‘환경 변화에 대한 대응책을
기획하고 실시하는 스피드’에 의해 크게 변화 → 실적수치라는 선행지표로 관리
(스스로의 영업활동 데이터를 근거로 한 선행지표 작성, 관리)
⇒자신의 영업활동 데이터를 명쾌한 목적 아래 수집해 선행지표를 선택하고, 이
지표를 신중하게 관리하는 활동으로 환경 변화에 대한 대응 스피드 UP.
Ⅲ. 100% 목표 달성을 실현하는 세일즈맨들
 목표 이미지는 선명하게 되어 있는가
- 목표 설정의 방법
(회사의 방침을 바탕으로 해 자신이 담당하는 시장 상황에서 숫자를 내고, 가능한 한 의욕
적인 목표 수치를 설정하는 방법)
- 공인된 목표 수치가 설정되면 그 목표 수치가 달성되었을 때의 상황을 ‘목표’로
서 이미지화 (고객에 대하여 상세한 목표수치가 정내져 있어도 그 수치가 달성되기 위한
‘이루어져야 할 이미지’가 명확하게 되어 있지 않으면 그들은 대책과 노력의 타당성과 유효
성을 엄밀히 판단할 수 없다고 생각할 수 있음.)
- 선명한 목표의 공유화 (도표1)
- 이루어져야 할 이미지 실현을 통한 매출 목표 달성.
 철저하고 치밀한 활동 계획의 수립과 관리
- 목표에 도달하기까지의 과정에 분기마다 이정표를 두고 달성해야 할 레벨 명
시(도표2)
- 활동 결과를 돌아보면서 계획의 수정과 추가 활동 철저
→ 주간 활동 실적표(도표3)
Ⅳ. 매년 매출 증대를 실현하는 세일즈 조직
 영업 활동을 과학화 한다. ⇒ 능숙한 세일즈 방식을 찾아내는 조직 활동
- 세일즈 활동을 경험적으로 논증할 수 있는 체계적인 활동으로 인식한다.
(세일즈 활동을 반복하고 있는 동안에 경험하는 다양한 사상을 고찰하고 분석해 어떻게
하면 효과적인 세일즈 활동이 가능한 지를 논리적이고 체계적으로 분명하게 하는 것)
- 자신들의 영업활동을 철저히 관찰∙분석할 뿐 아니라, 시장의 모습과 변화, 나아가서는 경
쟁 기업의 움직임과 상품의 특성이라고 하는 사상까지도 관찰, 데이터로 취합해서 분석
→그 데이터 중에서 ‘효과적인 판매 방법’에 대해서 가설을 세워, 실천, 효과성 검증.
①시장에서의 타킷 선정의 과학화
②상품(서비스)의 개선∙개량도 과학화의 대상에 추가(상품 정책까지 생각하는 세일즈맨)
③과학화하는 스피드를 높인다(가급적 신속하게 매뉴얼화)
④과학화하는 대상은 영업(판매) 도구의 개발까지도 포함
⑤영업활동을 과학화하는 주체자는 바로 세일즈맨 자신

-
영업활동의 과학화
지점장이 가장 흥미를 가지는 것은 다른 지점의 우수 사례이다
캠페인이 시작되면 조속히 가설을 세워 검증하고 매뉴얼을 만들라
타 지점의 노하우를 시기 적절하게 입수하라
본부직원의 지시가 아니라 현장에서 영업활동을 과학화해야 한다
 세일즈 단계의 설계와 개선
- 세일즈 활동
(대상 고객을 찾아서→고객을 만나고→고객의 니즈를 파악(창출)해서→제안을
하고→저해 요인을 제거→설득→매매 성사)
 세일즈 단계를 밟아가는 방법, 도구의 개발∙개선
- 누구에게 어떤 방법으로, 어떤 도구를 사용해서 영업을 할 것인가


성공적인 세일즈 조직의 특징
- KEEP BUSY(늘 바쁘게 지내는) ‘생각하는 세일즈 조직’
① 상당한 Desk Work(사무)를 하는 생각하는 세일즈맨들이다
항상 미래를 생각하고 지금 잘 팔린다고 결코 안심하지 않는다
만족도와 제품구매 메리트, 경쟁력에 대한 대책과 방법을 끊임없이 생각
② 늘 Keep Busy(늘 바쁘게 지내다) 사람으로 실적 부진 때도 마찬가지다
바쁜 것처럼 보이는 것이 아니라 하지 않으면 안될 일을 생각하고 행동한다
그렇다고 사생활을 소홀하지 마라
세일즈 교육과 혁신되었다고 갑자기 실적이 오르지 않는다
- 세일즈맨의 능력 향상에는 그에 상응하는 시간과 노력이 필요하다
- 하지만 생각하는 세일즈 조직은 짧은 시간에 성과를 낼 수 있다
Ⅴ. DIPS의 노하우를 활용한 세일즈 혁신
 세일즈맨의 성공 요인을 발견하도록 하라.
 세일즈맨의 매출액을 2배로 증가시키는 방법
1) 영업활동 기간을 2배로 한다
2)일정기간, 영업활동에 소비하는 시간을 2배로 한다
3)일정 시간 내에 실시하는 영업활동 스피드를 2배로 한다
4)세일즈 스텝을 개선, 개발하고 판매에 소요되는 시간을 반감시킨다
5)세일즈 스텝의 각 단계를 올라가는 확률과 스피드를 2배로 한다
 몸에 익힐 세가지 기술 및 방법
1)계획을 짜는 기술
2)세일즈 단계의 설계 기술과 개선 방법
3)세일즈 단계를 밟아 올라가는 방법과 도구의 개선, 개발 기술이다.
세일즈 활동은 확률적으로 성과가 나온다
- 데이터관리야말로 세일즈 활동개선의 시작이다
- 확률을 근거로 삼아 노력의 정도를 변경하거나 확률을 높이도록 하라
 스케줄을 짠다는 것은 시간당 생산성을 관리하는 것이다
- 한정된 시간 안에 해야 할 많은 일을 생각하는 활동이다
- 하루 8시간, 주 5일, 40시간 세일즈 활동의 자세한 계획을 말한다
- 노동시간을 늘리거나 맹렬히 분발하는 것은 소용없는 일이다
- 시간의 절약과 효율적 사용에 고민해야 한다
→ 스케줄은 지키는 게 목적이 아니라 이행 후 최대의 성과획득을 하는 것이다
 지키지 못하는 스케줄도 낭비가 아니다
- 오히려 지키지 못하기 때문에 더더욱 철저히 계획하여 지키려고 해야 한다
- 그렇게 하면 비효율적인 부분을 개선할 수 있다
 매월, 매주의 스케줄 관리가 실적 향상의 열쇠이다
- 실적 수치 목표를 주간단위로 정해 매주 도전하라
- 월간 또는 최종 수치를 목표로 정할 경우보다 훨씬 성과를 높일 수 있다
- 1주일에 종래의 1.25배 증가시키되 노동시간은 증가시키면 안 된다
 ASTFV의 P(생산성 향상을 위한 업무의 우선순위 결정 5가지 시점)
 Approve (승낙, 동의, 양해)의 우선순위
- 승낙, 동의, 양해를 받을 수 있다면 우선순위의 변경은 가능하다
 Save (절약)의 우선순위
- 동시에 해낼 수는 없는가?
- 두 번 출장을 한번으로 처리할 수 없는가?
- 답을 얻는다면 업무의 능률은 놀라울 정도로 높일 수 있다
 Time (시간)의 우선순위
- 미팅, 납기, 만기를 신중히 할수록 엄청난 시간을 절약할 수 있다
- 시작시간 뿐만 아니라 종료시간도 중요하다
- 회의자료 사전배포, 발언시간 제한, 사전설명, 시간홍보에 많은 준비를 하라
 Fill Up (매워넣기) 우선순위
- 어중간한 시간, 틈새시간을 유용하게 활용하라
- 그 시간에 할 수 있는 일을 사전에 준비하라
- 안부전화, 편지, 서류정리 등 자투리 시간에 할 수 있는 일의 리스트를 작성
 Value (가치)의 우선순위
- 업무의 우선순위를 정하라
- 보다 가치가 높거나 확실하거나 빠르다고 생각되는 업무를 우선하라
- 사람이나 상황에 따라 다를 수 있으므로 깊이 생각하라
Ⅵ. 세일즈 혁신 ‘DIPS 운동’
 세일즈 방법과 도구를 다 함께 개발하라
- 성공, 우수사례를 수집하여 정보 교환하라
- 세일즈 토크 개발회의를 매주 금요일 저녁 6시에 실시하라
- 세일즈 도구 개선회의를 통해 세일즈 생산성 향상을 위해 노력하라
→ 지혜를 짜내고 체험을 공유하고 스스로 개선해 나가고자 하는 운동이다
 세일즈맨의 평가제도 개혁
- 실적급여 부분과 연공 급여 부분의 밸런스가 문제가 될 수 있다
- 매출실적이 2배 이상 내는 직원에게 급여는 고작 20% 더 준다면 문제다
- 세일즈맨의 잠재능력을 끌어내기 위해 개개인을 정당하게 평가하라
- 축구 같은 팀플레이라도 연봉차이가 엄청난 특급선수가 있다
- 더나은 동기부역를 위해 노력하라
→ 실적급여 부분을 50%이상 확보하고 1:3정도의 차이를 유지하라
도표 1
목 표
설 계 서
검인
• 프로젝트 명 (
)
① 목표란 무엇인가?
작성일 :
년
월
일
② 목표물과 장애물의 명료화 (과제와 제약조건의 명확히 함)
목표물명
이루어 져야 할 이미지를
선명하게 그림
이름
장애물이란 무엇인가?
R : 리서치 부족
M : 면회 저해 요인
P : 입장의 문제
U : 이해 부족
∇ Break Down (구체적으로는?)
목표물 한산람 한사람과의 관
계를 강화해 가는 중에 발생하
는 장애를 정리해서 기술
고객의 최대 관심사에부응하
고 있는 상태를 가능한 한 구
체적으로 세분화해서 기술
③ 기본 전략
No.
내용
제1분기
달성 레벨
과제와 제약 조건을 해결하기
위한 대책
제2분기
제3분기
제4분기
도표 2
이 달 의
과 제
거점명 :
1
No.
2
대상
3
활동내용
담당 :
4
단계별
No.
도표 3
주간
활동
거점명 :
실적표
작성일 :
1. 방문 실적
월
일
성명 :
2. 활동 실적
월/일
방문처∙면담자
시간
방문 내용
직무
담당
지원
기타
과제 :
직무
담당
지원
기타
과제 :
직무
담당
지원
기타
과제 :
직무
담당
지원
기타
과제 :
직무
담당
지원
기타
과제 :
3. 사내 업무
년
방문자
당월 과제에 대한 달성 상황과 향후 대책
타실적 :
타실적 :
타실적 :
타실적 :
타실적 :
월/일
내용
월/일
내용
공수 부담이 된 주변 업무/ 생산성을 방해한 업무 내용
도표 a
데일리
▶당일 처리해야 할 업무, 당월 중에 처리 순서를 정해야 할 업무는?
업무 내용∙목적
접수일
제출처
예정일
시 트 (1)
▶당일 처리해야 할 업무, 당월 중에 처리 순서를 정해야 할 업무는?
최종
납기
업무 내용∙목적
접수일
제출처
예정일
최종
납기
도표 b
데일리
▶당일 처리해야 할 업무, 당월 중에 처리 순서를 정해야 할 업무는?
당일 해야할 업무 내용
제출처
의뢰처
시 트 (2)
▶당일 처리해야 할 업무, 당월 중에 처리 순서를 정해야 할 업무는?
ASTFV
먼저 정한 작업 순서
예정
08:00
ASTFV
ASTFV
09:00
ASTFV
ASTFV
10:00
ASTFV
ASTFV
11:00
ASTFV
ASTFV
12:00
ASTFV
ASTFV
승낙, 동의, 양해
A 받는 쪽 승낙?
절약
가치
S 가능한 절약? T 시간 엄수는? F 비는 시간 V 성과전망?
▶연락처, 연락 대기처
업체명
메우기
시간
13:00
▶당일 사용한 주요 시트
연락 내용
수발
수발
수발
수발
주요 시트
TB시트
TS시트
5개 P정리
타킷 시트
주요행동
시트
▶오늘 처음 만난 사람은?
수발
기억해야 할 주요사항
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
MEMO
19:00
확정된 스케쥴
1일 반성
도표 C
예약 관리 시트
월/일시가 정해지지 않은 당월의 중요 사항
▶담당 :
일/시
일/시
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
7
16
1
17
2
18
3
19
4
20
5
21
6
22
7
23
8
24
9
25
10
26
11
27
12
28
13
29
14
30
15
31
6
성명 :
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
7
도표 D
TB(Task Break Down) 시트
▶의뢰자 :
의뢰 받은 업무 내용
최종 완성 ‘물품’의 구성
▶완성예정일시 :
년
월
일
미확인 사항
▶최종 제출처 :
▶확인자 :
▶확인일시 :
▶최종납기 :
활동
대상
자
▶완성예정일시 :
업무 의뢰를 받으면 우선 최종 완성’물품’을 결정. HIROEN관점에서 해야 할
일의 전 목록을 기입
HIROEN 항목 각각을 ‘활동 대상자’와 ‘사람 외의 활동 대상’의 관점에서
분류∙통합 정리하여 ‘활동 방법’으로 마무리함.
‘활동 방법’을 일정에 기입해 넣고 금주 1주일의 상세한 스케쥴 작성과 내주
이후에 해야 할 일을 정리.
Hear
H 듣고 싶은 것 I
Inform
통보할 일
Request
R 의뢰할일
Operate
Examine
사람
외
활동
대상
Negotiate
O 작업할 일 E 검토할 일 N 교섭할 일
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
HIROEN
 활동대상(물건,상황), 의뢰대상(사람)이 공통되는 항목은 1개의 ‘활동계획’에 기입
기타 주의해야 할 사항
활동 방법
일
일
일
일
일
일
요
일
요
일
요
일
요
일
요
일
요
일
차
후
일
정
도표 E
TS (Trouble Shooting) 시 트
발생한 문제
▶기입일 :
년
월
최종 결정(해결)
자료를
자 바꿀 수 없는가
Shooting
‘양’을
양 바꿀 수 없는가
Shooting
‘납기’를
‘방법,수단’을
납 바꿀 수 없는가
法 바꿀 수 없는가
Shooting
Shooting
미해결 납으로
‘金’’止’와 비교
‘무엇(누구)’로
代 바꿀 수 없는가
‘돈’으로
金 바꿀 수 없는가
Shooting
Shooting
‘金’’止’와 비교
‘金’’止’와 비교
‘포기’의
止 방법은 없는가
Shooting
▶어떤 부분에 영향이 나타날 것 같은가?
해결해야 할 문제 ①
비용이 드는가?
복잡한가?
기타 영향이 오지 않는
가?
해결해야 할 문제 ②
비용이 드는가?
복잡한가?
기타 영향이 오지 않는
가?
해결해야 할 문제 ③
비용이 드는가?
복잡한가?
기타 영향이 오지 않는
▶여기서
해결 되었는가?
가?
일
미해결 양으로
미해결 납으로
‘金’’止’와 비교