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社團組織資料講習-活動資料 公關部部長 余慧瑩 Hedy 文書部部長 林芷羽 Agenda • • • • • • • 為何做社團資料？ 何謂 活動資料？ 籌備→執行→檢討 評分標準 評分斷層掃描 小錯誤大覺悟 Q & A 為何做社團資料？ • 呈現經營與特色 Characteristic • 記憶與留下經驗 Memory • 傳承Inheritance 目的是呈現經營成果、留下經驗、嘉惠後進 最主要的目的是為了要傳承給下一屆 何謂 活動資料？ • 活動資料佔評鑑分數的30% • 按部就班 敘述該活動 籌備→執行→檢討 籌備 籌備→執行→檢討 • 籌備(事前)：活動計畫完整性、會議內容、相關 宣傳品等等 • ↓ • 執行(當天)：當日活動紀錄（PPT、影片、照片、 簽到單、相關活動資料等等） • ↓ • 檢討(事後)：檢討會、參與心得、問卷統計與分 析、成果報告表…等等。 • 活動申請書/計畫書 • 已簽核之活動計畫表/活動申請書影本，含活動計晝書(若為交辦 活動，可列說明及執行計畫) • • • • 籌備會/行前會 會議記錄 合約書相關資料：合約、遊覽車資料 蓋章後才算是正式文件 何時蒐集社資呢!? NOW 學生會費 活動申請表 非學生會費 活動申請表 會議記錄 • 會議記錄 應當有結論、結語、不可只有報 告：報告→提出問題→主席統整→結語 • 開會通知單：預定流程的重要性 • 簽到單：沒簽名的人 應註記說明（不可用 鉛筆簽名） 執行 • 相關宣傳品：活動通知單、報名表（網路報名系統）、注意事項、 海報等等 • 活動簽到單：(應到人數為繕打，實到人數為手寫) • 活動流程：包含時間、內容、地點、人員配置、總召、演講人簡介、 大綱、影片綱要…等等 • • • • 活動手冊 活動照片：附說明、時間、名稱。（籌備會至活動場復） 活動文宣品：、宣傳單等等 其他：交流內容、新聞稿、成果展場佈 活動照片 • 說故事 Tell a story • 籌備會→場佈→活動開始→活動過程→場 復 • 彩排簽到：建議可留照片、因為沒紀錄作 證 • 活動宣傳照：建議以電子化呈現 檢討 檢討 • • • • • • • 檢討會 會議紀錄 問卷調查、統計、說明 成果報告表 心得報告表/ 心得反思表 經費差異分析表 活動執行成效表 活動檢討表 檢討會 會議紀錄 • 對事不對人：提出問題→具體建議 • 決定活動續辦性 • 檢討：各組檢討→整體檢討 活動特色 • 續辦活動/例行性活動比較：續辦與否、今 年與去年相比 • 服務活動：社區營造 • 活動創新：特色點？ 問卷調查、統計、說明 • 圓餅圖 – 具體數據 ％ – 問卷說明：非常同意、同意、尚可、不同意等數據 • 建議應標明清楚 有效、無效問卷之數量 • 採訪、書面問卷、畫圖呈現並分析 9%不同意 37% 非常 同意 27%尚可 27% 同意 心得報告表/ 心得反思表 • 主辦人、工作人員、參與人員 • 反思 ≠ 一般心得 • 反思vs檢討：改善、對未來、自我對話 • 服務學習心得：（do what做完後→so what對 社團→now what瞭解現在） • 小朋友的反思表：特色呈現 活動執行成效表 • 成果報告表&執行成效 表→配合活動計畫表 • 成果報告表：建議寫 多一些、具體成效應 當條列式 • 具體成效：缺點、優 點、具體建議、參與 人數多寡 成果報告表 評分標準 評分標準 • 籌備 – 活動申請書及計畫是否具備? – 會議記錄是否完整？是否有達到該會議意義？ – 活動籌備工作是否周詳? 評分標準 • 執行 – 活動紀錄、照片是否齊全? – 照片是否可完成呈現該活動呢？ – 人員參與情況? – 其他活動相關資料：如手冊、節目冊。 – 相關活動資訊 評分標準 • 檢討 – 是否有召開活動檢討會? – 是否具備參與人員心得報告及問卷統計? – 問卷是否能看出此活動效益？ – 心得報告是否確實達到反思？ – 是否填寫活動成果報告表? 評分斷層掃描 評分斷層掃描 • 社團特色活動，創新是非常重要的！ • 服務學習(服務活動)←建議 (籌備→執行→檢討→反思→成果發表) • • • • • • 自我推薦 仔細&整齊各 活動應當分資料夾 服務活動：社區營造 主辦、合辦活動：社資應當分開做 目錄應細項分列 一案一卷 • 何謂一案一卷? • 何時需要? • 特殊需求： – 學務經費使用、帶動中小學、青輔會補助、卓 越計畫…等等 – 繳交期限：一個月內 – 製作方式 活動評鑑 1.社團活動規劃情形 2.各項活動計劃與執行情形 3.社員參與活動情形 4.社團活動創新情形 5.社團成果展現 7.辦理或參與校際性活動 8.參與社區服務 9.參與帶動中小學社團發展 10.各項活動成效檢討和問卷調查統計 11.各項活動成果製作 小錯誤，大覺悟 小錯誤大覺悟 • • • • • • • • • 備詢人員對評鑑資料不熟悉 過多耳貼 各活動應當分資料夾 活動申請表應為影本 計畫書不夠完整 內容紙張建議調成直式 主辦、合辦活動：社資應當分開製作、各作各的 目錄應細項分列 影印稿：於該頁面右下角，建議標上 「原稿在 哪？」 Q&A 謝謝大家