Transcript Pergub DIY tentang Pengelolaan Informasi & Dokumentasi

PERATURAN GUBERNUR
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
NO. 30 TAHUN 2013
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN
INFORMASI DAN DOKUMENTASI
Martan Kiswoto
[email protected]
Disampaikan oleh:
Drs. I Made Arjana Gumbara
A. Maksud dan Tujuan:
1. Memberikan pedoman bagi SOPD dalam
mengumpulkan,
mengolah,
mendokumen
tasikan, menyediakan dan menyampaikan dan
menyampaikan informasi ttg rencana, kegiatan
dan hasil yg dicapai secara akurat, cepat dan
tepat waktu;
2. Memberikan pedoman kepada PPID, PPID
Pembantu dan Pejabat Fungsional Pengelo
Informasi dan Dokumentasi dalam menyediakan
dan memberikan pelayanan informasi secara
cepat, tepat waktu, cara yg sederhana & biaya
ringan
B. PPID
1.
2.
3.
4.
5.
Pajabat struktural yg ditunjuk Gubernur dan bertugas mengelola
dan melayani informasi publik di lingkungan Pemda DIY
(Keputusan Gubernur nomor 338/Kep/2010, jo Keputusan
Gubernur nomor 302/Kep/2011);
Memiliki kompetensi di bidang pengelolaan dokumen, pengolahan
data, pelayanan informasi & kehumasan;
Bertugas merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan
mengevaluasi pengelolaan dan pelayanan informasi;
Berfungsi penghimpunan, pendokumentasian dan penyimpanan
informasi publik, pelayanan informasi publik, pelaksanaan uji
konsekuensi Informasi Yang Dikecualikan, penyelesaian sengketa
informasi publik di Komisi informasi;
Dalam melaksanakan tugas dibantu PPID Pembantu dan Pejabat
Fungsional Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi;
C. PPID Pembantu
1. Memiliki kompetensi di bidang pengelolaan informasi
publik, dokumentasi dan pelayanan informasi di SOPDnya;
2. Bertugas merencanan, mengorganisasikan, melaksanakan
dan mengevaluasi pengelo laan informasi dan
dokumentasi di satuan kerjanya, serta memasok informasi
dan laporan berkala maupun insidental kepada PPID;
3. Berfungsi mengumpulkan dan mendokumen tasikan
informasi publik (wajib tersedia dan diumumkan berkala,
informasi serta merta dan tersedia setiap saat),
menginventarisasi informasi yang dikecualikan dalam
SOPDnya,pengolahan dan penyediaan informasi publik
dan penyimpanannya, menyelesaikan sengketa informasi
di Komisi Informasi dan berkoordinasi dengan PPID dalam
pengelolaan informasi dan dokumentasi serta pelayanan
informasi.
D. Organisasi PPID dan PPID Pembantu
1. PPID Pemda DIY Personalianya (Sekda / atasan PPID, PPID,
Sekretaris, Urusan Pengelolaan Informasi, Urusan
Dokumentasi dan Arsip, Urusan Pelayanan Informasi, Urusan
Penyelesaian
Sengketa
Informasi
di
Komisi
Informasi/Pengadilan, dan PPID Pembantu);
2. Ditetapkan oleh Gubernur;
3. PPID Pembantu di SOPD Pemda DIY, Personalianya Kepala
SOPD (Atasan PPID Pembantu), PPID Pembantu, Sekretaris,
Urusan Pengelolaan Informasi (pengumpulan, pengolahan,
penyediaan dan pengklasifikasian), Urusan Dokumentasi dan
Arsip, Urusan Pelayanan Informasi, Urusan Penyelesaian
Sengketa Informasi di Komisi Informasi, dan Anggota.
4. Ditetapkan Kepala SOPD.
E. Informasi Publik
1. Wajib disediakan dan diumumkan berkala:
Profil Badan Publik (alamat, struktur organisasi,
tugas dan fungsi, program kerja dll); Kegiatan dan
Kinerja, Laporan Keuangan, hal lain yg diatur dalam
PERKI no. 1 Tahun 2010 ttg Standar Layanan
Informasi Publik
2. Informasi Serta Merta ( bencana, limbah berbahaya,
kegagalan teknologi, gangguan utilitas publik);
3. Tersedia setiap saat (peraturan, keputusan renstra,
perjanjian dengan pihak ketiga, SOP Kerja, Laporan
layanan akses informasi)
F. Penegcualian Informasi
1. Menganut ketentuan perundangan;
2. Prinsip  ketat (mengacu validitas dan
obyektivitas), terbatas (menghindari tafsir
subyektif dan sewenang-wenang), tidak
mutlak;
3. Dilakukan melalui metode uji konsekuensi;
4. Mnedasarkan pada kepentingan publik;
5. Penetapan melalui mekanisme rapat sesuai
ketentuan
G. Pendokumentasian Informasi
1. Sesuai dengan peraturan perundangan kearsipan dan
persuratan;
2. Dikoordinasikan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah;
3. Secara bertahap (dsekripsi, verifikasi, dan otentifikasi);
H. Pelayanan Informasi
1. PPID melakukan pelayanan informasi (melalui pengumuman,
permohonan maupun langsung);
2. Berkala melalui situs, bahasa yg mudah difahami, BPBD
wajib umumkan prosedur evakuasi keadaan darurat;
3. Pelayanan langsung atas perhonan tertulis dan tidak tertulis;
4. Pelayanan langsung melalui Plaza Informasi;
5. SOP Pelayanan diatur dengan Keputusan PPID (Kepala Dinas
Hubkominfo)