Transcript Kiprah PPID Kota Yogyakarta Dalam Layanan Informasi Publik dan

KIPRAH PPID KOTA YOGYAKARTA DALAM LAYANAN
INFORMASI PUBLIK DAN KELUHAN MASYARAKAT
Oleh, Ig .Trihastono,S.Sos., MM.
Kabag Humas & Informasi Setda Kota Yogyakatrta pada
Penjaringan Aspirasi Masyarakat dengan Tema
BERSAMA MENYAMAKAN LANGKAH MENINGKATKAN KUALITAS
LAYANAN INFORMASI PUBLIK,
Rabu, 23 Oktober 2013 di Plaza Informasi Yogyakarta
PPID dan PPIDP KOTA YK
• Ditetapkan berdasarkan Keputusan Walikota
Yk No 335/KEP/2013, tentang Penunjukan
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
(PPID) dan PPID Pembantu di SKPD Pemkot
Yogyakarta
• Kesatu :
• Menunjuk Pejabat Struktural sbgmana tsb dlm
Lamp Kep ini sbg PPID dan PPIDP di Kota Yk
PPID dan PPIDP KOTA YK
• PPID Kota Yk bertanggungjawab kepada
Walikota melalui Sekda Kota Yk;
• Dlm melaksankan tugasnya PPID Kota Yk
dibantu oleh PPID Pembantu di lingkungan
SKPD &/Unit Kerja Kota Yk;
• PPIDP bertanggungjawab kepada PPID.
Tugas PPID Kota Yk
1. mengkoordinasikan, mengonsolidasikan menghimpun
informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu di lingk
PemKot Yk;
2. menata, menyimpan/mendokumentasikan, menyediakan
informasi yang diperoleh dari seluruh PPIDP di ling
PemKot Yk & memberi pelayanan informasi/dokumentasi
kepada pemohon informasi publik;
3. Menyeleksi, melakukan pengujian informasi
publik/ferifikasi bahan informasi publik yang termasuk
dalam katagori dikecualikan dari informasi yang terbuka
untuk publik;
4. melakukan uji konsekuensi atas informasi yang
dikecualikan;
Tugas PPID Kota Yk
Lanjutan
5. melakukan pemutakhiran informasi dan
dokumentasi;
6. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk
diakses oleh masyarakat via media internet.
7. melakukan koordinasi dengan PPID Pembantu;
dan
8. Bersama Tim Pertimbangan melakukan
koordinasi dengan Komisi Informasi untuk
menyelesaikan sengketa pelayanan informasi.
Wewenang PPID Kota Yk
1. Menolak memberikan info yg dikecualikan sesuai dg
ketentuan peraturan per uu an;
2. Meminta & memperoleh info dr unit kerja/komponen
/satuan kerja yg menjadi cakupan kerjanya;
3. Mengkoordinasaikan pemberian pelayanan info dg
PPID Pembantu yg menjadi cakupan kerjanya;
4. Menentukan & menetapkan suatu info dpt/tidaknya
diakses oleh publik; dan
5. Menugaskan PPID pembantu utk membuat,
mengumpulkan, serta memelihara info & dok utk
kebutuhan organisasi.
Tata kerja PPID Kota Yk
1. Mencatat nama & alamat pemohon
informasi publik, subyek & format info serta
cara penyampaian yg diminta pemohon;
2. Memberikan tanda bukti penerimaan
permintaan info publik berupa nomor
pendaftaran;
Tata kerja PPID Kota Yk
Lanjutan
3. Paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya
permintaan info publik, PPID menyampaikan pemberitaan tertulis
yg berisikan :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau pun
tidak di bawah penguasaannya;
Informasi tidak berada di bawah penguasaanya namun di ketahuinya;
Penerimaan atau penolakan permintaan untuk mendapatkan
informasi publik dengan alasan yang tepat;
Dalam hal permintaan untuk mendapatkan informasi publik diterima
seluruhnya atau sebagian dicantumkan materi informasi yang
diberikan;
Dalam hal suatu dokumen mengandung materi yang dikecualikan
sesuai dengan ketentuan pasal 17 Undang-undang Nomor 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, maka informasi yang
dikecualikan dihitamkan dengan disertai alasan;
Alat penyampai, format informasi, biaya serta cara pembayaran untuk
memperoleh informasi yang diminta
Tata kerja PPID Kota Yk
Lanjutan
4. Dpt memperpanjang waktu utk
mengirimkan pemberitaan paling
lambat 7 (tujuh) hari kerja berikutnya
dg memberikan alasan tertulis.
Tugas PPID Pembantu Kota Yk
• Mengidentifikasi, mengumpulkan data dan/atau
informasi dari seluruh unit kerja, di lingkungan
SKPD masing-masing;
• mengolahan, menata dan menyimpan data/atau
informasi yang diperoleh dari seluruh unit kerja di
lingkungan SKPD masing-masing;
• menyeleksi dan menguji data dan informasi yang
termasuk dalam kategori yang dikecualikan dari
informasi yang dibuka oleh publik;
Tugas PPID Pembantu Kota Yk
Lanjutan
4. bekerjasama dengan pejabat pada unit
kerja di lingkungan SKPD masing masing
untuk melakukan pengujian guna
menentukan aksesibilitas suatu informasi;
5. melakukan koordinasi dengan PPID jika
diperlukan dalam penyelesaian sengketa
informasi;
6. melakukan koordinasi dengan PPID dalam
pengelolaan dan pelayanan informasi serta
dokumentasi.
Wewenang PPIDP Kota Yk
• memberikan informasi sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
• meminta dan memperoleh informasi dari unit
kerja/komponen/satuan kerja yang menjadi cakupan
kerjanya;
• mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi
kepada PPID yang menjadi cakupan kerjanya;
• menentukan dan menetapkan suatu informasi
dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan
• mengumpulkan, serta memelihara informasi dan
dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.
Tata kerja PPIDP Kota Yk
• mencatat nama dan alamat pemohon
informasi publik, subyek dan format informasi
serta cara penyampaian yang diminta
pemohon;
• memberikan tanda bukti penerimaan
permintaan informasi publik berupa nomor
pendaftaran;
3. paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya
permintaan informasi publik, PPID menyampaikan
pemberitaan tertulis yang berisikan :
• a. Informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau pun tidak
di bawah penguasaannya;
• b.Informasi tidak berada di bawah penguasaanya namun di ketahuinya;
• c.Penerimaan atau penolakan permintaan untuk mendapatkan informasi
publik dengan alasan yang tepat;
• Dalam hal permintaan untuk mendapatkan informasi publik diterima
seluruhnya atau sebagian dicantumkan materi informasi yang diberikan;
• Dalam hal suatu dokumen mengandung materi yang dikecualikan sesuai
dengan ketentuan pasal 17 Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik, maka informasi yang dikecualikan
dihitamkan dengan disertai alasan;
• Alat penyampai, format informasi, biaya serta cara pembayaran untuk
memperoleh informasi yang diminta
KIPRAH PPID KOTA DALAM LAYANAN
INFORAMSI PUBLIK
• 1. menyempurnakan Kepwal ttg PPID
• 2.Sarasehan/Workshop ttg PPID
• 3.Sosialisasi ttg PPID dg menghadirkan Nasum
dari KI Provinsi
• 4. Koorbinasi dg SKPD/UK ttg Info yg
dikecualikan
• 5. Menghadiri undangan Koord forum PPID
DIY dsb
KIPRAH PPID KOTA DALAM LAYANAN
INFORMASI PUBLIK
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
DIALOG INTERAKTIF DI JOGJA TV dan RB TV
OBROLAN BALAIKOTA DI TVRI
WALIKOTA MENYAPA DI 4 RADIO
DIMENSI DI RRI
DIALOG KOTA DI LUAR RUANG/LAPANGAN
UPIK
GREGET KAMPUNG
I LOVE JOGJA
DIALOG INTERAKTIF JOGJA TV
• Program Pengembangan Komunikasi Informasi
dan Media Massa
• Kegiatan Dialog Interaktif di Jogja TV = apa
• Mengangkat potensi kampung
bagaimana/mengapa
• Nasum Kampung ybs dan SKPD terkait siapa
• Durasi 1 jam efektif 45 menit kapan/lama
DIALOG INTERAKTIF di RBTV
• Program PengembanganKomunikasi Informasi
dan Media Massa
• Kegiatan Dialog Interaktif di RBTV = apa
• Mengangkat potensi kampung
bagaimana/mengapa
• Nasum Kampung ybs dan SKPD terkait siapa
• Durasi 30 menit menit kapan/lama
OBROLAN BALAIKOTA TVRI
• Program PengembanganKomunikasi Informasi
dan Media Massa
• Kegiatan Obrolan Balaikota TVRI
• Mengangkat Program Pemkot
• Nasum SKPD terkait siapa
• Durasi 1 jam efektif 45 menit kapan/lama
• Isian potensi kesenian Wilayah
WALIKOTA MENYAPA DI 4 RADIO
Program PengembanganKomunikasi Informasi dan
Media Massa
Kegiatan Walikota menyapa di 4 Radio
1. Interaktif by phon
2. Nasum Wali dan Wawali (Dpt Di delagasikan
kpd Nasum yg lain)
3. Di 4 Radio: RRI, MBS, Sonora, Star Jogja
4. Durasi 30 menit
5. Setiap Senin & Kamis pagi pukul 07.30 s/d
08.00
6. Tema2 aktual
DIMENSI DI RRI
• Program PengembanganKomunikasi Informasi
dan Media Massa
• Kegiatan Dimensi di RRI
• Interaktif dg nasum SKPD
• Tema Tentatif aktual
• Durasi 30 menit
• Interaktif by phone
UPIK
• Program PengembanganKomunikasi Informasi
dan Media Massa
• Kegiatan Pengelolaan UPIK
GREGET KAMPUNG
• Acara dialog scr interaktif, ditayangkan live di
Jogja TV
• Durasi 60 menit, dua bulan sekali, hari Kamis
minggu ke-3
• Disiarkan 17.00 – 18.00
• Mengangkat potensi wilayah/kampung di kota
Yogyakarta
I LOVE JOGJA
•
•
•
•
Ditayangkan di RB TV
Durasi 30 menit
Disiarkan tiap hari Senin, jam 10.30 – 11.00
Menghadirkan Nara sumber dari Pemkot
Yogyakarta atau organisasi/instansi
masyarakat terkait
Bagan Organisasi Pelayanan Informasi dan
Dokumentasi
Sekda Kota
Yk
Tim
Pertimbangan
PPID Pembantu
Pengelola
Informasi
PPID
Dokumentasi
& Arsip
Pelayanan
Informasi
Alur dan Mekanisme pengumpulan
informasi
1. Setiap informasi di SKPD/Unit Kerja menjadi
tanggung jawab pimpinan SKPD/Unit Kerja;
2. Setiap informasi yg dikelola oleh SKPD/Unit Kerja
merupakan satu kesatuan informasi dari masing2
satuan kerja di lingkupnya;
3. Setiap informasi publik di SKPD/Unit Kerja
disampaikan ke PPID melaui Sekretariat PPID
selaku pengolah informasi.
4. Setiap informasi yg diterima oleh Sekretariat PPID
diolah dan disediakan utk kepentingan pelayanan
informasi yg dilakukan oleh PPID
Bagan Alur & Mekanisme pengumpulan
informasi
PPID
SKPD/UK/
PPIDP
SKPD/UK/
PPIDP
Sekretariat
Pengolahan
PPID/Pengola
Informasi
h Informasi
SKPD/UK/
PPIDP
Tim
Pertimbangan
SKPD/UK/
PPIDP
SKPD/UK/
PPIDP
Mekanisme pengumpulan informasi di masing2
SKPD/UK sebagai berikut :
1. Setiap Pimpinan SKPD/UK menugaskan para pejabat utk
membuat catatan pelaksanaan kegiatan &
mendokumentasikannya baik scr elektronik maupun non
elektronik & selanjutnya disampaikan kpd PPID Pembantu;
2. Setiap pimpinan SKPD/UK menugaskan PPID Pembantu utk
melaksanakan pengumpulan, pendokumentasian &
pengklasifikasaian informasi pelaksanaan kegiatan tupoksinya
baik yg sudah, sedang maupun yg akan dilaksanakan;
3. Informasi yang dikumpulkan terkait dg :Info yg tersedia setiap
saat; wajib diumumkan scr serta merta; info lain yg dikuasinya
& info yg di kecualikan
Mekanisme pengumpulan informasi di masing2
SKPD/UK dpt dilihat dlm bagan berikut :
PPID
Sekretariat
PPID/Pengolahan
Informasi
KSPD/
UK
SKPD/
UK
SKPD/
UK
Pengklasifikasian Informasi
Dalam proses pengklasifikasian,
informasi dibagi menjadi 2 kelompok yaitu :
informasi yang bersifat publik dan
informasi yang dikecualikan.
Informasi yg bersifat publik dikelompokan
berdasarkan subyek informasi sesuai dg tupoksi &
kegiatan setiap satuan kerja, meliputi :
1. Informasi yg berkaitan dengan Pemerintah Kota Yogyakarta;
2. Informasi mengenai kegiatan & kinerja Pemkot Yogyakarta;
3. Informasi mengenai laporan; dan/atau
4. Informasi lain yg diatur dalam peraturan perundang-undangan
5. Informasi yg lebih detail atas permintaan pemohon.
Pengumpulan informasi publik butir 1 s/d 5 diatas dilakukan oleh
Pejabat SKPD
Informasi publik yang wajib
diumumkan secara serta merta
Informasi publik yang wajib diumumkan secara
serta merta, yaitu informasi yang dapat
mengancam hajad hidup orang banyak dan
ketertiban umum
Informasi publik yang wajib tersedia
setiap saat meliputi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Daftar seluruh informasi publik yg berada di bawah
penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan;
Hasil keputusan pimpinan Pemkot Yk dan latar belakang
pertimbangannya;
Seluruh kebijakan yg ada berikut dokumen pendukungnya;
Rencana kerja, program/kegiatan termasuk didalamnya perkiraan
pengeluaran tahunan;
Perjanjian Pemkot Yk dg pihak ketiga;
Informasi & kebijakan yg disampaikan pejabat publik dlm
pertemuan yg terbuka untuk umum;
Prosedur kerja Pegawai Pemkot Yk yg berkaitan dg pelayanan
masyarakat dan/atau
Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana
diatur dalam Undang-undang.
Dlm mengelompokan informasi yang dikecualikan
perlu diperhatikan hal-hal sbb :
1. Informasi yg dikecualikan adalah informasi sebagaimana
diatur dlm UU.14 / 2008 Pasal 17 dan 18;
2. Prinsip2 yg hrs diperhatikan dlm mengelompokan informasi
yg dikecualikan :
a)Ketat, artinya utk mengatagorikan informasi yg
dikecualikan hrs benar2 mengacu pd metode yg valid &
mengedepankan obyektivitas;
b)Terbatas, artinya informasi yg dikecualikan hrs
terbatas pd informasi tertentu utk menghindari
penanfsiran yg subyektif dan kesewenangan
c)Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yg scr
mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yg lebih
besar menghendakinya.
Lanjutan
1.
Pengeculian hrs melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm
test) yg mendasari penentuan suatu informasi hrs dirahasiakan apabila
informasi tersebut dibuka;
2.
Utk lebih menjamin suatu informasi dpt dibuka/ditutup scr obyektif, maka
metode diatas dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing public
interest test) yg mendasari penentuan informasi hrs ditutup sesuai dengan
kepentingan publik;
3.
Pengklasifikasian akses informasi hrs disertai pertimbangan tertulis tentang
implikasi informasi dr sisi politik, ekonomi, sosial-budaya, & pertahanan
keamanan
4.
Usulan klasifikasi akses informasi sebagaimana tersebut pd angka 1 & 2
diajukan oleh satuan kerja yang memiliki kemandirian dlm mengelola
kegiatan, anggaran dan administrasi;
5.
Penetapan sebagaimana tsb pd angka 3 dilakukan melalui rapat pimpinan
Pendokumentasian informasi = kegiatan penyimpanan
data,informasi, catatan, keterangan yg dibuat ,diterima oleh
satuan kerja diling Pemkot Yk utk membantu PPID dlm
melayani permintaan informasi.
Deskripsi Informasi
Setiap satuan kerja membuat ringkasan utk masing2 jenis
informasi
Memverifikasi Informasi
Setiap informasi diverifikasi sesuai dg jenis kegiatannya;
Otentikasi Informasi
Dilakukan utk menjamin keaslian informasi melaui validasi
informasi oleh setiap satuan kerja
Pemberian kode Informasi
Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yg
dibutuhkan melalui metode pengkodean yang dilakukan
oleh masing-masing satuan kerja.
SEKIAN
TERIMA KASIH