Transcript D20110829152458 - มหาวิทยาลัยฟาร์อีสเทอร์น

โครงการ
“ การจัดทาเอกสารขั้นตอนการ
ทางาน”
มหาวิทยาลัย ฟาร์อีสเทอร์น
5 – 6 กุมภาพันธ์ 2554
หัวข้อ
 วัถตุประสงค์
 โครงสร้างเอกสารตามหลักISO
 หลักเกณฑ์ในการจัดทาเอกสาร
 รู ปแบบของเอกสาร
 ตัวอย่างการจัดทาเอกสาร
 วิธีการควบคุมเอกสาร
วัตถุประสงค์
เพื่อให้เกิดความชัดเจนของการทางานและให้ทุกคนสามารถที่จะทางาน
ได้เหมือนกัน
 เพื่อให้ทุกแผนกหรื อคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้ทราบถึงขั้นตอนต่างๆ และ
จะได้ปฎิบตั ิตามได้อย่างถูกต้อง
 เพื่อใช้เป็ นเกณฑ์ในการทวนสอบความถูกต้องของการทางาน
 เพื่อใช้สอนงานกับพนักงานใหม่

โครงสร้างเอกสาร ตามระบบISO
คู่มือ
( Manual)
ระเบียบปฎิบตั ิในการทางาน
(Work Procedure)
วิธีปฎิบตั ิทางาน
(Work Instruction)
เอกสารสนับสนุน เช่น แบบฟอร์ ม JD คู่มือใช้งาน
(Support Document)
ใช้โดยร่ วมกันทุกแผนกในองค์กร เช่น การ
ควบคุมเอกสาร การควบคุมบันทึก
เอกสารสาหรับงานใดงานหนึ่ง ใช้สาหรับ
เฉพาะคนหรื อส่ วนงานที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
เอกสารสาหรับอ้างอิง เพื่อสนับสนุนการ
ทางานและบันทึกผลการทางาน
หลักเกณฑ์ในการจัดทาเอกสาร
ข้อพิจารณาก่อนจัดทาเอกสาร
 ต้องเขียนเอกสารอะไรบ้าง
 ใครเป็ นผูเ้ ขียนหรื อผูจ้ ด
ั ทา
 เอกสารจะจัดเก็บไว้ที่ไหน
 ผูท
้ ี่มีหน้าที่ในการพิจารณา อนุมตั ิเอกสารคือใคร
 เขียนอย่างไรให้ถกู ต้องครบถ้วน


จะเขียนในรู ปแบบใหน แบบฟอร์ มต่างๆ
จะควบคุมเอกสารอย่างไร
???
ในหน่วยงานของท่าน มีความจาเป็ นต้องเขียนเอกสาร
วิธีปฎิบตั ิงานกี่ฉบับ
ใครเป็ นผูจ้ ดั ทา ใครพิจารณา ใครอนุมตั ิ
เอกสารจะแจกจ่ายไปยังหน่วยงานใดบ้าง
เอกสารตัวต้นฉบับจะจัดเก็บไว้ที่ใหน
ใครมีหน้าที่ในการดูแลในการออกเอกสาร, จัดเก็บเอกสาร
(ผังองค์กร, Job description, แผนกที่เกีย่ วข้ อง )
หลักเกณฑ์ในการจัดทาเอกสาร
เทคนิคในการเขียนเอกสาร ควรที่จะพิจารณาถึงสิ่ งต่อไปนี้
1. ชัดเจน ถูกต้อง และครบถ้วนทุกขั้นตอน
2. ผูใ้ ช้งาน(ผูท้ ี่จะปฎิบตั ิตามเอกสารนั้น) สามารถที่เข้าใจได้ง่าย
3. ให้ส้ นั กระชับ และได้ใจความ
4. คาศัพท์ ภาษาที่เป็ นที่เข้าใจง่าย และเป็ นภาษาที่ถกู ต้อง
5. มีการอธิ บายคาศัพท์ และ คาย่อที่ใช้งาน เพื่อให้บุคคลอื่นสามารถที่จะ
เข้าใจได้
6. มีการใช้ภาพ หรื อ แผนผังประกอบ
รู ปแบบของเอกสาร

รู ปแบบโครงสร้างเอกสารวิธีปฎิบตั ิงาน(Work Instruction)นั้น จะมี
ดังต่อไปนี้
 วัตถุประสงค์
 ขอบเขต
 เอกสาร/สิ่ งที่เกี่ยวข้อง
 คานิ ยาม
 รายละเอียดการปฎิบตั ิงาน
 การจัดเก็บเอกสาร บันทึก
 เอกสารแนบท้าย
รู ปแบบของเอกสาร
 วัตถุประสงค์
เพื่อแสดง วัตถุประสงค์ของการทางานนั้นๆ เพื่ออะไร เช่น ควบคุม ดูแล แจ้ง
กลับ ซ่อมแซม เป็ นต้น
 ขอบเขต
เพื่อแสดงว่า การทางานนั้นๆ ทาอะไร เท่าไหร่ อย่างไร เพื่อกาหนดขอบเขต
ของการทางานให้ชดั เจน ครอบคลุม ครบถ้วน
 เอกสาร/ สิ่ งที่เกี่ยวข้อง
แสดงถึงเอกสารอื่นที่ใช้อา้ งอิงหรื อเกี่ยวข้อง ตลอดจนหน่วยงาน อุปกรณ์
บุคคล ที่เกี่ยวข้องกับการทางาน
รู ปแบบเอกสาร
 คานิ ยาม
คาศัพท์ เครื่ องมือ อุปกรณ์ที่บุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผทู ้ ี่ปฎัติบตั ิงานเป็ นประจาจะไม่
ทราบหรื อไม่รู้จกั และอาจจะส่ งผลกระทบต่อการทางานได้ หากว่าไม่มีความ
เข้าใจที่ตรงกัน
 รายละเอียดการปฎิบตั ิงาน
ในการเขียนรายละเอียดการปฎิบตั ิงานนั้นจะใช้หลักการ 5W1H
 เอกสารแนบท้าย
เอกสาร แบบฟอร์ มต่างๆ ที่ใช้บนั ทึกหรื อใช้เป็ นคู่มือในการปฎิบตั ิงานนั้นๆ
หลักการเขียนแบบ 5W1H






What
When
Where
Why
Who
How
การทางานนั้นทาอะไร
การทางานนั้น ทาเมื่อไหร่ เช่น ตามระยะเวลา เมื่อมีการร้องขอ เป็ นต้น
ทาที่ใหน
ทาไมถึงต้องทางานนั้น
ใครเป็ นผูร้ ับผิดชอบในการทางานนั้น
การทางานนั้นทาอย่างไร
 วิธีการเขียนรายละเอียดการปฎิบตั ิงาน
โดยส่ วนใหญ่มกั นิยมวิธีการใช้ Flow chart ประกอบคาอธิบาย
เพื่อให้เห็นภาพได้ชดั เจน และลาดับเหตุการณ์ต่างๆ ได้ดี หรื ออาจจะใช้รูปภาพแสดง
พร้อมคาอธิบาย วิธีการปฎิบตั ิงานที่กไ็ ด้
สัญญลักษณ์ของFlow chart
กิจกรรม อธิบายการทางาน(5W1H)
การตัดสิ นใจ (ตรวจสอบ ผ่าน ไม่ผา่ น)

การใช้Flow chart ประกอบคาอธิบาย
ลาดับเหตุการณ์
ผูใ้ ช้รถ เขียนขอใช้รถ
ผูต้ อ้ งการใช้รถ เขียนขอรถ โดยกรอกรายละเอียดให้ครบ ตามเอกสาร
1 ใบขอใช้รถ และส่ งให้หวั หน้าทาการพิจารณาอนุมตั ิ
หัวหน้างานพิจาณา ความจาเป็ นและรายเอียดในเอกสาร 1
หัวหน้างานพิจารณา อนุมตั ิ
• อนุมตั ิ ส่ งเอกสารต่อให้กบั ผูด้ ูแลจัดคิวรถ
•ไม่อนุมตั ิ ส่ งเอกสารกลับคืนให้กบั ผูข้ อใช้รถเพื่อดาเนินการแก้ไข
ผูด้ ูแลจัดคิวรถ ทาการจัดรถ
ผูด้ ูแลจัดคิวรถ ทาการตรวจสอบเอกสาร และจัดหารถตามที่ระบุมา
ระบุรายละเอียดของรถ คนขับ วันและเวลา สถานที่ในใบขอใช้รถ
แจ้งกลับผูข้ อใช้รถ และคนขับรถ
ผูด้ ูแลจัดคิวรถ ทาการแจ้งกลับผูข้ อใช้รถ ทางอีเมล์ และสาเนาใบขอ
ใช้รถให้กบั คนขับรถ
คนขับรถแจ้งผลกลับผูจ้ ดั คิวรถ
คนขับรถ เมื่อกลับมาแล้วให้ทาการกรอกรายละเอียด เวลาที่กลับ เลข
ไมล์ ลงในสาเนาใบขอใช้รถ และส่ งกลับยังผูจ้ ดั คิวรถ (ถ้าไม่กลับมา
ภายในวันที่ใช้รถ ให้ส่งในวันรุ่ งขึ้น)
???
ลาดับ
ให้ทาการคัดเลือกงาน ตามที่กาหนดไว้ มาหนึ่งงาน
เพื่อนามาเขียน Flow chart และคาอธิ บายร่ วมกัน
Flow chart
(มีหรื อไม่กไ็ ด้)
(จัดตามกลุ่มงานทีเ่ หมือนกัน)
คาอธิบาย
ตัวอย่างการจัดทาเอกสาร

เอกสาร ระเบียบปฏิบตั ิในการทางาน ( Work Procedure)

เอกสาร วิธีปฏิบตั ิในการทางาน ( Work Instruction)