Transcript บทที่ 3
บทที่ 5 ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 5 วิวฒ ั นาการของการจัดการเอกสาร ได้ มีการพัฒนามาอย่างต่อเนื่องเมื่อโลกได้ ก้าว เข้ าสูย่ คุ สารสนเทศการจัดทาและจัดเก็บ เอกสารได้ พฒ ั นามาจัดทาและจัดเก็บไว้ ใน คอมพิวเตอร์ เป็ นไฟล์ในรูปแบบต่าง ๆ การ กระจายเอกสารก็เช่นเดียวกัน ได้ มีการพัฒนา เป็ นการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการ สร้ างความคงทนของเอกสารก็ได้ เปลี่ยนแปลง ไปตามสภาพการจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้ เทคโนโลยีสารสนเทศในการจัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ความหมายของเอกสาร "กระดาษ หรื อวัตถุอื่นใดซึง่ ได้ ทาให้ ปรากฏ ความหมายด้ วยตัวอักษร ตัวเลข ผัง หรื อแผน แบบอย่างอื่น จะเป็ นโดยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรื อวิธีอื่นอันเป็ นหลักฐานแห่งความหมายนัน"้ บทบาทของเอกสาร มีสว่ นสาคัญดังนี ้ 1. พิสจู น์เจตนา ช่วยยืนยันถึงข้ อผูกพันที่กาหนดไว้ ในเอกสาร ที่ผ้ ลู งนาม จะต้ องถือปฏิบตั ิ 2. พิสจู น์วา่ ได้ ปฏิบตั ิตามเอกสารนันแล้ ้ ว ด้ วยการลงลายมือชื่อรับรอง 3. พิสจู น์ความถูกต้ อง เอกสารหากมีการลงลายมือชื่อถือเป็ นข้ อสันนิฐาน เบื ้องต้ นว่าเป็ นเอกสารที่แสดงเจตนาตามที่กาหนดไว้ ในเอกสารดังกล่าวจริง และจะ มีผลอย่างมากในการพิสจู น์ความถูกต้ องในการใช้ เป็ นพยานหลักฐาน วงจรชีวิตของเอกสาร (Document Lift Cycle) ผลิต เริ่ มจากการผลิตหรื อสร้างเอกสาร ซึ่งอาจจะสร้างจากแบบฟอร์มที่กาหนด หรื อได้รับ เอกสารมาจากหน่วยงานอื่น อนุมตั ิ ก่อนที่จะนาไปใช้งาน ต้องได้รับอนุมตั ิหรื อได้รับอนุญาตจากผูม้ ีอานาจ ซึ่งอาจจะ ใช้วธิ ีการลงลายมือชื่อหรื อวิธีการอื่นใดที่เป็ นการพิสูจน์ตวั ตนของผูม้ ีอานาจ ในบาง หน่วยงานอาจจะต้องมีการกลัน่ กรองตามลาดับชั้นตามกระบวนการทางาน (work Flow) ของแต่ละหน่วยงาน ส่ ง-รับ และใช้ งาน เมื่อผูม้ ีอานาจอนุมตั ิเอกสารแล้วจึงส่ งไปยังบุคคลหรื อหน่วยงานที่ ต้องการ เพื่อใช้งานตามเจตนารมณ์ของเอกสารที่ผลิตขึ้น จัดเก็บ/ทาลาย เอกสารที่ส่งออกไปหรื อได้รับมา จะทาการจัดเก็บเอกสารเพื่อใช้งานซ้ า หรื อทาลายเมื่อถึงวาระตามที่กาหนดจึงถือว่าจบชีวติ ของเอกสาร ผลิต ส่ ง-รับและใช้ งาน อนุมตั ิ จัดเก็บ/ทาลาย สถานะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตามกฏหมาย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงถือได้วา่ เป็ นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และมีผลทาให้ตอ้ ง ปฏิบตั ิตามหลักกฎหมายที่สาคัญ คือ ห้ามมิให้ปฏิเสธความมีผลผูกพันและการบังคับใช้ทาง กฎหมาย ต่อข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ต่อการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ดว้ ยวิธีการ ตามที่กฎหมายกาหนด ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการรับ-ส่ ง การเก็บรักษาและการ รักษาสภาพเอกสารต้นฉบับตามวิธีการที่กฎหมายกาหนด เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยูใ่ นรู ปแบบของ อีเมล์ เว็บ เพจ หรื อสื่ ออิเล็กทรอนิกส์อย่างอื่น สามารถเป็ นพยาน หลักฐานในกระบวนการ พิจารณาตามกฎหมายได้ นิติกรรมบางอย่างที่กฎหมายระบุให้ตอ้ งทาเป็ น หนังสื อ สามารถทาผ่านสื่ ออิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการแสดงเจตนาในการทานิติ กรรมสัญญาผ่านสื่ ออิเล็กทรอนิกส์สามารถมีผลใช้บงั คับตามกฎหมาย แหล่ งกาเนิดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 1) เครื่ องมือทางซอฟต์แวร์ ส่ วนใหญ่จะเป็ นโปรแกรมสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ได้แก่ เวิร์ดโปรเซสเซอร์ เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด ปลาดาวออฟฟิ ศ เวิร์ดราชวิถี เวิร์ดจุฬา หรื อ โปรแกรมสเปรดชีต เช่น ไมโครซอฟต์เอกเซล ปลาดาวออฟฟิ ศ ผลผลิตที่ได้ จะเป็ น ไฟล์ขอ้ มูลอิเล็กทรอนิกส์ชนิดต่าง ๆ ตามแต่โปรแกรมจะผลิตขึ้นมา 2) เครื่ องมือทางฮาร์ดแวร์ ส่ วนใหญ่จะเป็ นเครื่ องมือทางแสง โดย ใช้หลักการถ่ายจากภาพจริ งหรื อถ่ายภาพจากเอกสารกระดาษ แปลงไปเป็ นไฟล์ขอ้ มูล อิเล็กทรอนิกส์ชนิดรู ปภาพ เช่น สแกนเนอร์ โทรสาร กล้องถ่ายภาพดิจิตอล รูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบเอกสารข้ อความ (Text format) TEXT format Document format PDF format (Portable Document Format) XML (Extensible Markup Language) รูปแบบเอกสารภาพ (Image) JPEG format เป็ นรู ปแบบที่ออกแบบมาเพื่อเก็บภาพได้หลายสี มีการ บีบอัดข้อมูล PNG or GIF formats เป็ นรู ปแบบที่ออกแบบมาเพื่อเก็บภาพ มี การบีบอัดข้อมูลแบบไม่มีการสู ญเสี ยของคุณภาพ (Lossless compression) และสามารถใช้ได้ดีกบั ภาพสี ภาพสี เทา และขาว ดา Bitmapping formats เป็ นรู ปแ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management) กระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็ นการใช้เทคโนโลยี สารสนเทศ มาจัดการต่อวงจรชีวิตของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตั้งแต่ การผลิตโดยการจัดทาเอกสารฉบับร่ าง (Draft) จากเอกสารเดิมที่ จัดเก็บไว้หรื อได้รับจากหน่วยงานอื่น จากแบบฟอร์มหรื อสร้างขึ้น ใหม่ แล้วส่ งเข้ากระบวนการควบคุมเอกสาร โดยการส่ งไปให้ผมู ้ ี อานาจอนุมตั ิพิจารณาอนุมตั ิ ทาการการพิสูจน์ตวั ตนของเอกสาร ด้วย วิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรื อวิธีอื่น ๆ สร้างความปลอดภัย ให้กบั เอกสาร ดาเนินการแจกจ่ายใช้งาน และจัดเก็บหรื อทาลาย การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management) การผลิตเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ มีกระบวนการในการใช้เวิร์ดโปรเซสเซอร์ การนาเข้าเอกสารจากเครื่ องสแกนเนอร์ เครื่ อง แฟ็ ก การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจจะอ้างอิงมา จากเอกสารเดิมที่จดั เก็บไว้ในระบบการจัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เรี ยกกลับมาใช้ใหม่ หรื อเอกสารที่ส่งมาจากหน่วยงานอื่น หรื อ สร้างขึ้นใหม่ เอกสารที่ผลิตได้จะเป็ นฉบับร่ าง (Draft) ยังไม่มีผลจนกว่าจะได้รับอนุมตั ิจาก ผูม้ ีอานาจ การควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะต้ องมีการควบคุม ตั้งแต่ การจัดการ ทะเบียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การอนุมัตเิ อกสารจากผู้มีอานาจ ซึ่งอาจจะมีหลายระดับตามเวิร์คโฟล์ วของแต่ ละหน่ วยงาน การ ควบคุมความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในทุก ๆ ด้ าน การจัดการการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และการควบคุม การกระจาย การใช้ งาน การยืมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การอนุมตั เิ อกสารอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการกลัน่ กรองเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ในหน่ วยงานที่มีสายการ บังคับบัญชาตามลาชั้น จาเป็ นต้ องมีเวิร์คโฟล์วของการกลัน่ กรองขึน้ ไป ตามลาดับชั้น จนถึงผู้มีอานาจอนุมัติ โดยวิธีการอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์ อาจจะใช้ วธิ ีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือวิธีการลงทะเบียน หรือวิธีทาง อิเล็กทรอนิกส์ อนื่ ๆ การอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็ นส่ วนหนึ่งของการ พิสูจน์ ตัวตนในการรักษา ความปลอดภัยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ความปลอดภัยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิ กส์เป็ นสิ่ งที่สาคัญต่อ กระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซอฟต์แวร์จดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสามารถจัดการได้ ประกอบด้วย 1. การรักษาความลับ (Confidentiality) ไม่ให้ผไู ้ ม่มีอานาจ สามารถเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิ กส์น้ นั ๆ ได้ 2. ความถูกต้องสมบูรณ์ (Integrity) ครบถ้วนของเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ ตัวเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้อง ไม่ขาดหาย ไม่ถกู แก้ไข และต้องมัน่ ใจได้วา่ เอกสารฉบับที่ส่งไปถึงผูร้ ับหรื อจัดเก็บ ไว้เป็ นฉบับจริ ง 3. ความพร้อมใช้งาน (Availability) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้องสามารถเรี ยกใช้งานได้ตลอดเวลาที่ตอ้ งการ 4. การพิสูจน์ตวั ตน (Authenticity) ว่าเป็ นเอกสารฉบับจริ ง ไม่ใช่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ถกู คัดลอก ปลอม แปลง การกระจายและใช้ งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การกระจายและใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็ นส่ วนหนึ่งที่สาคัญ ใน กระบวนการควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การกระจายเอกสาร จะต้องสามารถ รับ-ส่ ง ในรู ปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เป็ น หนังสื อเวียนอิเล็กทรอนิกส์ เป็ นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรื อส่ งไป ในมีเดียต่าง ๆ ได้อย่างปลอดภัย โดยต้องมัน่ ใจได้วา่ เอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกจัดส่ งไปนั้น ไปถึงผูร้ ับได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ ว มีการรักษาความปลอดภัยเป็ นอย่างดี การจัดการการจัดเก็บ การค้ นหาและ เรียกใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • เป็ นกระบวนการในการจัดเก็บในซอฟต์แวร์ หรื อมีเดียต่าง ๆ โดยใช้ ซอฟต์แวร์ ช่วยในการจัดเก็บ • สิ่ งที่ควรคานึงถึงในการเลือกซอฟต์แวร์ ในการจัดการการจัดเก็บควรพิจารณา ใช้ ไฟล์รูปแบบที่ไม่มีใครเป็ นเจ้าของ(Non-proprietary file storage format) ไม่ผกู ติดกับฮาร์ ดแวร์ การกาหนดมาตรฐานในการ จัดเก็บ • การทาลายเอกสาร การค้นหาและเรี ยกใช้ การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร การ สารองข้อมูล การกูค้ ืนและการป้ องกันความเสี ยหาย • มีการกาหนดผูม้ ีอานาจหน้าที่รับผิดชอบ สิ่ งเหล่านี้จะช่วยให้มีความมัน่ ใจได้วา่ เอกสารที่ถกู จัดเก็บจะมีความมัน่ คง ปลอดภัย สามารถนากลับมาใช้ใหม่ได้ และสามารถค้นหาได้ง่าย ซอฟต์ แวร์ จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทพี่ งึ ประสงค์ • ความสามารถในการจับภาพ (Capture) หรื อ นาเข้าเอกสารชนิ ดต่าง ๆ เข้ามา ในระบบได้ • ความสามารถในการเก็บรักษา และการจัดเก็บเอกสารสาคัญ ที่สามารถขยายและ เปลี่ยนแปลงได้ จะต้องมีระบบจัดเก็บเอกสารที่เชื่อถือได้ รองรับการขยายและ การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีได้ • ความสามารถในการทาสารบาญหรื อดัชนี การค้นหาและการนากลับมาใช้ • ความสามารถในการกระจายเอกสารถึงผูร้ ับที่ถกู ต้อง โดยต้องสามารถกระจาย แบบถึงผูร้ ับหลายคน ส่ งได้หลากหลายสื่ อทั้งภายในและภายนอกองค์กร ในหลาย รู ปแบบ • ความสามารถในการรักษาความปลอดภัย และการปกป้ องเอกสารจากการสูญหาย และความสับสน การกาหนดแผนแม่ บทและวางแผนกลยุทธ ในการนาระบบจัดการเอกสาร • การนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ตอ้ งได้ประโยชน์อย่าง แท้จริ ง • ต้องพิจารณาถึงความเข้ากันได้กบั ระบบการทางานงานของหน่วยงาน เหมาะ สาหรับข้อมูลที่อยูใ่ นเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงอยูต่ ลอดเวลา • มื่อนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ จะต้องทาให้ประสิ ทธิภาพ การทางานเพิ่มขึ้น เช่น ประสิ ทธิ ภาพของกระบวนการผลิตเอกสาร ประสิ ทธิภาพในการกระจายเอกสาร • ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตอ้ งมีความปลอดภัยจากภัยคุกคามต่าง ๆ ระบบมีการป้ องกันอย่างเพียงพอจาก ข้อมูลถูกทาลาย การสู ญเสี ยข้อมูล การฝ่ าฝื นความลับและความปลอดภัย วางแผนกลยุทธในการนาระบบจัดการเอกสาร