Transcript ประโยชน์ของ Google Apps

Google Apps
Google Apps
•
•
•
•
เป็ น Application ที่ถกู พัฒนาขึ ้นมาโดย Google
ให้ บริการทางด้ านการบริหารจัดการภายในองค์กร
มีการรวมแอปพลิเคชันต่างๆ ที่จาเป็ นต่อองค์กรในปั จจุบนั ไว้ ภายใน
เป็ น Solution การจัดการข้ อมูลทุกชนิด เพื่อให้ ข้อมูลต่าง ๆ
สามารถเข้ าถึงได้ ง่าย และคงทนถาวรมากที่สดุ
กลุ่มเป้ าหมายหลัก
• ช่วงอายุ 12-60 ปี โดยประมาณ
• เพราะเป็ นวัยนักเรี ยน นักศึกษา และวัยทางาน
• และยังรวมถึงกลุม่ บริษัท องค์กร ธุรกิจ ชมรม ต่าง ๆ
Application ที่จาเป็ นต่อองค์กรในปัจจุบนั
1. Gmail
• บริการฟรีอเี มลภายใตการบริ
หารของ Google ให้
้
พืน
้ ทีฟ
่ รีถงึ 5 GB (เพิม
่ ขึน
้ เรือ
่ ยๆ)
• สามารถทางานไดทั
้ ง้ บนเว็บไซต ์ http://gmail.com
และบนเครือ
่ ง PC โดยใช้โปรแกรม Mail Client เช่น
Outlook , Thunderbird เป็ นตน
้
• สามารถอาน
Gmail บนมือถือไดง้ ายๆ
่
่
• มีระบบป้องกันสแปม ป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ และระบบคัดกรองจดหมายขยะ
ด้ วยตนเองได้
• มีระบบบันทึกอีเมลก่อนส่ง และระบบบันทึกอัตโนมัติ สามารถบันทึก mail ที่เรา
กาลังพิมพ์อยูไ่ ด้ หากเกิดปั ญหาจะเก็บบันทึกไว้ เป็ บแบบร่างได้ ทนั ที
Application ที่จาเป็ นต่อองค์กรในปัจจุบนั
2. Google Calendar
• เป็ นโปรแกรม Calendar ออนไลน์ทางานบนเว็บไซต์
• โดยผู้ใช้ งานสามารถสร้ างตารางงาน หรื อตารางนัดหมายงานของตัวเองได้
• สามารถแจ้ งเตือนล่วงหน้ าได้ ทาให้ ไม่พลาดกิจกรรมหรื อนัดหมายต่าง ๆ
• สามารถแจ้ งเตือนผ่าน SMS, E-Mail, Popup Free
• สามารถใช้ ปฏิทินร่วมกันได้
• สามารถใช้ บริ การได้ ทกุ ที่ทกุ เวลา ทาให้ สะดวกต่อการใช้ งาน
Application ที่จาเป็ นต่อองค์กรในปัจจุบนั
3. Google Docs
• เป็ นการนาโปรแกรมประเภท Word Processing และ
Spreadsheet ไปไว้ บนเว็บไซต์
• ผู้ใช้ งานสามารถสร้ างเอกสาร Word หรื อ Excel ได้ เหมือนกับ
โปรแกรม Word และ Excel ของ Microsoft
• สามารถ Export ให้ เป็ นไฟล์ PDF ได้
• ไฟล์เอกสารต่าง ๆ ที่สร้ างขึ ้นจะถูกเก็บไว้ ที่
เว็บไซต์ของ Google
Application ที่จาเป็ นต่อองค์กรในปัจจุบนั
4. Google Drive
• เป็ น Online Service ประเภท Cloud Technology ที่มีไว้ สาหรับให้
ผู้ใช้ จดั เก็บข้ อมูลได้
• สามารถใช้ ได้ ฟรี แต่ต้องมี Gmail Account โดยจะมีเนื ้อที่ให้ ใช้ 5GB ถ้ าหาก
ต้ องการเนื ้อที่เพิ่มเติม สามารถเสียค่าบริการเป็ นรายเดือนหรื อรายปี ได้
• ไฟล์ข้อมูลต่างๆ ที่เก็บไว้ สามารถแชร์ ให้ ผ้ ใู ช้ คนอื่นมาเข้ าถึงข้ อมูลเหล่านันได้
้ และ
ทางานไปพร้ อมๆ กันเวลาเดียวกันได้
Application ที่จาเป็ นต่อองค์กรในปัจจุบนั
5. Google Talk
• เป็ นโปรแกรมสาหรับใช้ สนทนากันผ่านระบบเครื อข่ายอินเทอร์ เน็ต
เหมือนกับโปรแกรม Yahoo , MSN
• สามารถสื่อสารกันได้ แบบ Real-time ได้ หลากหลายวิธีดงั นี ้
- สนทนาแบบพิมพ์ข้อความ
- สนทนาโดยการโทรคุยกัน
- ส่งข้ อความเสียง
- ฟั งเพลงร่วมกันได้
- ส่งไฟล์ถึงกันได้
Application ที่จาเป็ นต่อองค์กรในปัจจุบนั
6. Google Site
•
•
•
•
โปรแกรมของ Google ที่ใหบริการสร้ างเว็บไซต์ฟรี สามารถสร้ างเว็บไซต์ได้
ง่าย และปรับแต่งรูปลักษณ์ได้ อย่างอิสระ
สามารถรวบรวมความหลากหลายของขอ้ มลู ไว้ ในที่เดียว เช่น วีดิโอ, ปฏิทิน ,
เอกสาร และอื่นๆ ทาให้ ช่วยอานวยความสะดวกได้ เป็ นอย่างมาก
ในการแก้ ไขหน้ าเว็บ จะเป็ นกลุม่ หรื อ ทังองค์
้ กรก็ได้
การใช้ งานเหมือนกับการสร้ างเว็บบล็อกทัว่ ๆไป
ทำไมต้ อง Google Apps
• เป็ น Cloud-based Solution ทาให้ ข้อมูลจัดเก็บได้ นาน
• ข้ อมูลไม่สญ
ู หาย และไม่ต้องเสียเวลากับการ Update Version ด้ วยตนเอง
• ใช้ พนักงาน IT ดูแลน้ อย เพราะสามารถ Services ได้ ง่าย ดูแลได้ เอง และมี
ปั ญหาการใช้ งานน้ อย
• ปลอดภัยกว่า เพราะข้ อมูลถูกเก็บที่ฝั่ง Google ซึง่ มีการป้องกันอย่างแน่นหนา
และรอบคอบ
• ระบบการทางานแบบ Online Application เพื่อให้ ทกุ ระบบปฏิบตั ิการ
ไม่วา่ จะเป็ นWindows Mac หรื อ Smartphone สามารถเข้ าใช้ งานได้
อย่างง่ายดาย
ทำไมต้ อง Google Apps
• เอกสารต่างๆ มีการจัดเก็บแบบแยก Version เพื่อง่ายในการดูย้อนหลัง และ
ตรวจสอบข้ อผิดพลาดต่าง ๆ ได้ ง่าย
• มีระบบพูดคุย และ Video Chat ที่ใช้ งานได้ อย่างสะดวกสบายในองค์กร
• ไม่เสียค่าใช้ จ่าย
• มีพื ้นที่จดั เก็บมาก ให้ ใช้ งานได้ ไม่จากัด
• หมดความกังวลเรื่ องการเชื่อมต่อ ระหว่าง Server-Client
ข้อดีของ Google Apps
•
•
•
•
เป็ นชุดเครื่ องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทางานในระบบคลาวด์
ช่วยให้ สามารถติดต่อและทางานร่วมกันภายในทีมงานได้ จากทุกที่
อุปกรณ์ทกุ อย่างสามารถตังค่
้ า ใช้ งาน และจัดการได้ ง่าย
ทาให้ สามารถทางานและบรรลุเป้าหมายได้ อย่างรวดเร็ว
ประโยชน์ ของ Google Apps
1. ความปลอดภัยต้ องมาก่ อน
• ออกแบบมาเพื่อให้ ข้อมูลของคุณปลอดภัย ทาให้ สามารถควบคุมข้ อมูลได้
• รวมถึงกาหนดว่าจะแบ่งปั นกับใครและแบ่งปั นอย่างไรด้ วย
• เครื อข่ายศูนย์ข้อมูลมีการรักษาความปลอดภัยในระดับสูง
• รับประกัน การเข้ าถึงข้ อมูลที่เชื่อถือได้ ตลอด 24 : 7 : 365
( 24 ชัว่ โมง/วัน : 7 วัน/สัปดาห์ : 365 วัน/ปี )
ประโยชน์ ของ Google Apps
2. เชื่อมต่อได้ ตลอดเวลา
• เพราะงานทังหมดของจะถู
้
กบันทึกไว้ ในระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ
• ทาให้ สามารถเข้ าถึงอีเมล์ ปฏิทิน เอกสาร เว็บไซต์ และสามารถทางาน
ได้ อย่างปลอดภัย
• ทีมงานทังหมดจะสามารถท
้
างานได้ อย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่ ด้ วย
อุปกรณ์ทกุ ชนิดที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์ เน็ต
ประโยชน์ ของ Google Apps
3. ทางานร่วมกันได้ ดียิ่งขึ ้น
• ช่วยให้ ทีมงานทางานได้ เร็วขึ ้นและชาญฉลาดยิ่งขึ ้น
• โดยทาให้ ทกุ คน สามารถทางานร่วมกันได้ สะดวกระหว่างทีม ระหว่าง
บริษัท และในหลากหลายสถานที่
• ช่วยให้ สามารถแบ่งปั นและแก้ ไขไฟล์หลากหลายประเภทได้ ทังเอกสาร
้
สเปรดชีต งานนาเสนอ และอื่นๆ ได้ แบบเรี ยลไทม์
ประโยชน์ ของ Google Apps
4. ทางานเสร็จเร็วขึ ้น
• ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทางานประจาวัน เช่น การออกใบแจ้ งหนี ้
การทางบประมาณ การวางกาหนดการ และอื่น ๆ เช่น
• สามารถสร้ างเทมเพลตใบแจ้ งหนี ้ใน Google เอกสาร
• ทางบดุลด้ วยการแบ่งปั นสเปรดชีตฉบับเดียว
• ให้ Google ปฏิทินแนะนาเวลาประชุมสาหรับทีมงาน
• ทาให้ มีเวลาให้ กบั งานที่มีความสาคัญอื่น ๆ ได้ อีกด้ วย
ประโยชน์ ของ Google Apps
5. ฝ่ ายไอทีลอ่ งหนที่ทางานได้ จริง
• ใช้ เวลาในการจัดการโครงสร้ างพื ้นฐานด้ านไอทีน้อยลง
• พนักงานจะได้ ใช้ ซอฟต์แวร์ ลา่ สุดเสมอ รวมถึงคุณลักษณะใหม่ๆ
• การอัปเดตด้ านการรักษาความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง
• ไม่จาเป็ นต้ องซื ้อหรื อดูแลรักษาเซิร์ฟเวอร์
• สามารถจัดการทุกอย่างได้ จากส่วนติดต่อเดียว
• สามารถตังค่
้ าได้ เร็ว และขยายตัวไปพร้ อมกับธุรกิจ
ประโยชน์ ของ Google Apps
6. เพื่อโลกสีเขียว
• ช่วยลดค่าใช้ จ่ายโดยรวมของบริษัทและลดผลกระทบต่อสิง่ แวดล้ อม
• เนื่องจาก Apps ขับเคลื่อนโดยศูนย์ข้อมูลของ Google ที่ใช้
พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ
• ทาให้ มีการใช้ พลังงานและปล่อยก๊ าซคาร์ บอนน้ อยกว่าเซิร์ฟเวอร์ ที่อยู่
ในหน่วยงาน