Transcript การเงิน-บัญชี - ฝ่ายบริหารงานบริการวิชาการและการถ่ายทอดเทคโนโลยี

ยินดีตอ้ นรับ
เข้าสู่การเรียนรูเ้ กีย่ วกับระบบการเงิน
และบัญชีของฝ่ ายบริการวิชาการ
ไม่ตอ้ งเครียดค่ะ
การปฏิบัติงานด้ านการเงินและ
บัญชี
นางสาวเสาวลักษณ์ วิจติ รโสภา
นักวิชาการเงินและบัญชี
ฝ่ ายบริการวิชาการ
การเงินและบัญชีฝ่ายบริ การวิชาการ
แบ่ งออกเป็ น 2 ส่ วน
1. การเงินและบัญชีของ
โครงการ
2. การเงินและบัญชีของฝ่ ายฯ
การเงินและบัญชีของโครงการ
แบ่ งออกเป็ น 2 ส่ วน
1. ด้ านการเงิน
2. ด้ านบัญชี
ขัน้ ตอนการขอเบิกเงิน
1. เจ้าหน้าที่โครงการประมาณการจานวนเงินที่ใช้จา่ ยแต่ละสัปดาห์ ๆ 1
ครัง้ โดยส่งขอเบิกทุกวันศุกร์
2. ส่งให้เจ้าหน้าที่การเงินตรวจสอบพร้อมพิจารณาการจ่ายเงินและส่งต่อยัง หนฝ.
เพือ่ อนุมตั ิประมาณการจ่ายเงินในแต่ละสัปดาห์
3. เมื่อ จนท.โครงการจะเบิกเงินให้บนั ทึกจานวนเงินที่เบิกในแต่ละครัง้ ในสมุดเบิก
เงินสดย่อยของแต่ละโครงการเจ้าหน้าที่โครงการลงลายมือชือ่ รับ
เงินและเจ้าหน้าที่การเงินลงลายมือชือ่ การจ่ายเงินทัง้ ในสมุดเบิกเงินสดย่อย
ของโครงการและสมุดคุมเงินสดย่อยของ จนท.การเงิน
การจ่ายเงิน (กรณีการโอนเข้าบัญชี)
1. เจ้าหน้าที่โครงการจัดทาสรุปค่าตอบแทนหรือค่าใช้จา่ ยเสนอผ่าน
เจ้าหน้าที่การเงิน หัวหน้าฝ่ ายฯ และ ผูจ้ ดั การโครงการ/รองผูจ้ ดั การ
โครงการพิจารณาอนุมตั ิการจ่าย
2 เจ้าหน้าที่การเงิน โอนเงินตามรายการดังกล่าว
3. จนท.โครงการแจ้งการจ่ายเงินให้วิทยากร/ที่ปรึกษาทราบทันทีเมื่อ
ได้รบั แจ้งจากเจ้าหน้าที่การเงินว่ามีการเงินโอนแล้ว
4. เจ้าหน้าที่โครงการจัดทาใบสาคัญรับเงิน พร้อมแนบหลักฐานการโอน
(ถ้ามี) และให้วิทยากรลงลายมือชือ่ รับเงิน
การบันทึกค่าใช้จา่ ยในสมุดเบิกเงิน
(ของเจ้่ าหน้าที่โครงการ)
1. บันทึกค่าใช้จา่ ยเมือมีการจ่ายเงินทุกครัง้
2. สรุปยอดเงินคงเหลือเมื่อมีการจ่ายเงินทุกครัง้
การส่งหลักฐานทางการเงิน (สัปดาห์ละ : 1 ครัง้ )
1. เจ้าหน้าที่โครงการตรวจสอบรายละเอียดเกีย่ วกับหลักฐานให้ครบถ้วน
2. ประทับตรา "ตรวจรับสิ่งของ" ของโครงการในหลักฐานพร้อมลงลายมือชื่อตรวจรับใน
หลักฐานช่ องของเจ้าหน้าที่โครงการพร้อมลงวันที่ตรวจรับตามใบเสร็จรับเงินพร้อมลงราบ
การบัญชีในโปรแกรม พร้อมทัง้ ประทับตราการตรวจสอบหลักฐานทางการเงินและเซ็นผู ้
ตรวจสอบ กรณีเป็ นหลักฐานทางการเงินที่ติดในกระดาษ A4 ให้ปั้มมุมล่างซ้ายในกระดาษ
A4 หากเป็ นใบสาคัญรับเงินหรือใบรับรองแทนใบเสร็จให้ปั้มด้านหลังมุมล่างซ้าย
3. รวบรวมหลักฐานทัง้ หมดส่งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบ พร้อมบันทึกข้อมู ลการส่งเคลียร์หลักฐาน
ค่าใช้จา่ ยในสมุดเบิกเงิน
4. เจ้า หน้า ที่ ต รวจสอบ ตรวจสอบความถู ก ต้อ งของหลัก ฐานและรายการบัน ทึ ก บัญ ชี ใ น
โปรแกรมและเสนอหัวหน้าฝ่ ายฯ อนุมตั ิในหลักฐาน
การเก็บรักษาเงินสดในมือ
1. จนท.โครงการ สามารถจัดเก็บรักษาเงินสดในมือได้ไม่เกิน
1,000.- บาท
2. กรณีมเี งินสดในมือเกิน 1,000.-บาท และ มีแผนในการจ่ายเงินใน
วันถัดไป ให้ จนท.โครงการนาเงินฝากเซฟ (รายละเอียดการฝาก
เซฟหน้าถัดไป)
3. กรณีไม่มีแผนการใช้เงินแล้ว ให้ จนท.โครงการคืนเงินกับ จนท.
การเงิน พร้อมลงรายละเอียดการคืนเงินในสมุดเบิกเงินสดย่อย
การเก็บรักษาเงินในเซฟ
1. นาเงินที่จะจัดเก็บเข้าเซฟมาให้ จนท.การเงิน โดยบันทึกฝาก
ในสมุ ดฝากเงินเข้าเซฟ ซึ่งจะมีเจ้าหน้าที่ตรวจนับเงินและถือ
รหัส และเจ้าหน้าที่ถือกุ ญแจ เป็ นบุคคลคนละคน พร้อมทัง้
เจ้าหน้าที่โครงการต้องลงลายมือชือ่ ผูส้ ่งเงินทุกครัง้
2. บันทึกรายละเอียดการนาฝากเงินให้ครบถ้วนและถูกต้อง
3. เมื่อจะขอเบิกเงิน ให้บนั ทึกการเบิกจากเจ้าหน้าที่การเงิน ซึ่ง
สมุ ด ที่ ใ ช้เ บิก เป็ นสมุ ด เล่ ม เดีย วกับ สมุ ด น าฝากเงิน เข้า เซฟ
พร้อมทัง้ เจ้าหน้าที่โครงการต้องลงลายมือชือ่ รับเงินทุกครัง้
4. เวลาเซฟเปิ ด-ปิ ด 09.00 - 15.30 น. วันละ 1 ครัง้
เอกสารที่สามารถใช้ เป็ นหลักฐานทางบัญชี
1. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกากับภาษี
2. ใบสาคัญรับเงิน (กรณีค่าวิทยากร/ค่าที่ปรึกษา/ค่านา้ มันรถเหมาจ่าย/ค่า
เบี้ยเลี้ยงหรือใช้ในการซื้อของที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินซึง่ ให้ผูข้ ายเป็ นคนเซ็นรับเงิน)
3. บิลเงินสด
4. ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บก.111)/ใบสาคัญรับเงิน (กรณีเป็ นการจ่ายเงินที่
ร้านค้าไม่มีใบเสร็จหรือเป็ นหลักฐานการจ่ายเงินที่ไม่สมบูรณ์ ซึง่ ต้องแนบหลักฐาน
หรือเอกสารต่าง ๆ พร้อมกับ บอ.111 ทุกครัง้ โดยคนลานามในเอกสารต้องเป็ น
บุคลากรในมหาวิทยาลัยเท่านัน้ ไม่สามารถให้คนนอกเซ็นได้)
หลักฐานทางการเงินกรณีเข้าพักโรงแรม
1. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกากับภาษี ซึง่ จะระบุนามของ
คณะฯ มหาวิทยาลัย ฯ และชือ่ ผูเ้ ข้าพัก
2. FOLIO ซึง่ จะระบุชอ่ื ของผูเ้ ข้าพักทุกคนสาหรับแต่ละ
ห้อง 1 ใบ ต่อ 1 ห้องพร้อมระบุหน่วยงาน
3. กรณีไปเป็ นหมู่คณะสามารถออกใบเสร็จใบเดียวกันได้
โดยระบุชอ่ื หน่วยงานแต่ตอ้ งแนบ FOLIO ทุกห้อง
****ต้องแนบทัง้ 2 ข้อในการเคลียร์หลักฐาน****
หลักฐานทางการเงินกรณีเดินทางโดยเครื่องบิน
1. ใบเสร็จรับเงิน ระบุนามของคณะฯ มหาวิทยาลัย ฯ
และชือ่ ผูเ้ ดินทางพร้อมใบแสดงรายละเอียดการ
เดินทาง(ตัว๋ ซึง่ ระบุชอ่ื ผูเ้ ดินทาง)
2. กรณีจองตัว๋ เครือ่ งบินผ่านระบบ Online ให้ใช้ใบรับ
เงินผ่านบัตรเครดิตและแสดงรายละเอียดการเดินทาง
*
รายละเอียดทีต่ ้ องระบุในหลักฐานการเงิน
1. เล่มที่ เลขที่ ของหลักฐาน (อาจจะไม่มีกไ็ ด้)
2. ระบุวนั / เดือน / ปี ที่จ่ายเงิน
3. ชื่อ และทีอ่ ยู่ของบริษัท / ห้ างร้ าน
4. ระบุชื่อ และทีอ่ ยู่ของผู้จ่ายเงิน (คณะวิศวกรรมศาสตร์
มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ อ.หาดใหญ่ จ.สงขลา)
5. รายละเอียดค่ าใช้ จ่าย จานวนเงินทัง้ ตัวเลขและอักษร
6. ลงชื่อผู้รับเงิน
7. ลงชื่อผู้จ่ายเงิน
ข้ อควรปฏิบัติในการเบิกจ่ ายเงิน
 การขอเบิกเงินสดย่ อยหากเร่งด่วนให้แจ้ง จนท.การเงิน
ทราบด้วยทุกครัง้
 การขอเบิกเงินจะต้ องมีการประมาณการเบิกเงินใน
ยอดทีใ่ กล้ เคียงกับที่ใช้ จ่ายจริง
ข้ อควรปฏิบัติในการเบิก-จ่ ายเงิน (ต่ อ)
 กรณีทลี่ ูกค้ าโอนเงินโดยผ่ านเข้ าบัญชีโครงการ
จะต้ อง
แจ้ งให้ เจ้ าหน้ าที่การเงินทราบ โดยการยืน่ สลิปการโอน
เงิน เพือ่ ใช้ ลงบัญชี และแจ้งรายละเอียดทุกครัง้
ข้ อควรระวัง ในการเบิก-จ่ ายเงิน
 ตรวจสอบความถูกต้ องของ ชื่อ และที่อยู่ ทั้งของผู้รับ
เงิน และผู้จ่ายเงิน
 เซ็นชื่อกากับทุกครั้งเมื่อมีรอย ขูด ลบ ขีด ฆ่ า ใน
หลักฐานทางบัญชี โดยผูเ้ ซ็นจะต้องเป็ นผูร้ บั เงินเท่านัน้ ที่มี
อานาจแก้ไขหลักฐานและเซ็นชือ่ กากับได้
รายละเอียดในใบเสร็จรับเงินผูข้ ายต้องเป็ นคนเขียน เว้นแต่
ผูข้ ายมีเหตุผลจาเป็ น ที่ไม่สามารถเขียนได้กใ็ ห้ผูข้ ายระบุ
จานวนเงินและเซ็นรับเงินให้เรียบร้อย
ในการส่งหลักฐานกรุณาระบุรายละเอียดของการจ่ายเงิน ใน
กระดาษ A4 ที่ใช้ติดหลักฐานการเงินว่า เป็ นค่าใช้จา่ ยที่เกิดจาก
กิจกรรมอะไร วันไหน ที่ไหนด้วย
ข้ อควรระวัง ในการเบิก-จ่ ายเงิน (ต่ อ)
 หลักฐานประเภทใบสาคัญรับเงิน จะต้ องแนบสาเนา
บัตรประชาชน หรือบัตรข้ าราชการทุกครั้งทีม่ ีการจ่ ายเงิน
(กรณีโครงการ ITAP)ส่วนของโครงการอืน่ ๆ ไม่ตอ้ งแนบ
แต่ให้ระบุเลขที่บตั รประชาชน
 ชื่อผู้รับเงินกับสาเนาบัตรทีใ่ ช้ แนบหรือเลขที่บตั ร
ประชาชน จะต้ องเป็ นคนคนเดียวกัน
ข้อปฏิบตั ิเกี่ยวกับการจ่ายเงินให้ท่ปี รึกษา(กรณี
ที่ปรึกษา/คณะทางาน ทดรองจ่ายเงินไปก่อน)
1. สอบถามจานวนเงินและเก็บบิลจากที่ปรึกษาเพือ่ ทาการ
ตรวจสอบความถูกต้องของบิล
2. จนท.โครงการ นาบิล/หลักฐานต่าง ๆ มาเขียนเบิกจาก
จนท.การเงินกรณี จนท.โครงการไม่มีเงินสดในมือ
3.นาเงินจ่ายคืนให้กบั ที่ปรึกษา พร้อมแจ้งที่ปรึกษาเซ็นชือ่
กากับและเขียนว่าผูจ้ า่ ยเงินบริเวณมุมล่างขวา
4.ตรวจสอบความถูกต้องอีกครัง้ และนาหลักฐานส่ง จนท.
บัญชีตามขัน้ ตอนต่อไป