Transcript Sistema Integrado de Gestión Calidad

INSTITUTO COLOMBIANO DE
DESARROLLO RURAL
INCODER
Sistema Integrado de Gestión Calidad
y MECI
OBJETIVO
Familiarizar a los participantes
con los aspectos consideraciones
y conceptos referentes a los
sistemas de gestión de la calidad.
CONTEXTO INTERNACIONAL
Y NACIONAL
EL MODELO DE GESTION
Clientes
(y otras partes
interesadas)
Clientes
(y otras partes
interesadas)
satisfacción
requisitos
entrada
resultado producto
Gestión de la Calidad
ISO 9001:2008 y MECI 1000:2014
CALIDAD
(ISO 9000)
Grado en el que un
conjunto de
características inherentes
cumple con los requisitos.
GESTION DE CALIDAD
GESTION
Actividades coordinadas para dirigir y controlar
una organización
GESTION DE LA CALIDAD
… En lo relativo a la calidad
Planificación
de la calidad
Control de la
calidad
Aseguramiento
de la calidad
Mejora de la
calidad
SATISFACCION
DEL CLIENTE
CALIDAD
Percepción del
cliente sobre el
grado en que se
han cumplido
los requisitos
PLANIFICACION DE LA CALIDAD
Parte de la gestión de
calidad enfocada en el
establecimiento de
objetivos de calidad y en
la especificación de los
procesos operacionales y
de los recursos
relacionados para cumplir
los objetivos de calidad
CONTROL DE LA CALIDAD
Parte de la gestión de la calidad orientada al
cumplimiento de los requisitos de la calidad
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Parte de la Gestión de la
Calidad orientada a
proporcionar confianza en
que se cumplirán los
requisitos de la calidad.
MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
Parte de la Gestión
de la C orientada a
aumentar la
capacidad de
cumplir con los
requisitos de la
calidad.
Familia de normas ISO 9000
NTC GP1000:2009
REQUISITOS PARA SGC
ISO 9000
Fundamentos
y vocabulario
ISO 9004
Sostenibilidad
ISO 19011
Auditorias
2. LIDERAZGO
1. ENFOQUE AL CLIENTE
3. PARTICIPACION DEL
PERSONAL
4. ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS
5. ENFOQUE DE SISTEMA
PARA LA GESTION
7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS
PARA LA TOMA DE DECISIONES
9.COORDINACION,
COOPERACION Y
ARTICULACION
6. MEJORA CONTINUA
.
8 RELACION
BENEFICIOSA CON
PROVEEDORES
10. TRANSPARENCIA
PRINCIPIOS DE MECI
Autocontrol
Capacidad de cada
servidor público de
considerar
el
control
como
inherente
e
intrínseco a sus
responsabilidades.
Autoregulación
Capacidad institucional para aplicar de
manera participativa
los métodos y
procedimientos establecidos en la
normatividad.
Autogestión
Capacidad en la entidad pública
para
interrelacionar
la
Autorregulación y el autocontrol,
con el propósito de ejecutar de
manera efectiva su función
administrativa.
ESTRUCTURA DEL MECI
Módulo de Control de Planeación y
Gestión
Módulo de Control de Evaluación y
Seguimiento
Información y comunicación
Talento Humano
Direccionamiento Estratégico
Administración del Riesgo
Autoevaluación Institucional
Auditoría Interna
Planes de Mejoramiento
Acuerdos,compromisos y protocolos éticos, desarrollo
del talento humano, planes programas y proyectos,
operación por procesos, estructura organizacional,
indicadores, política de operación, política de
administración del riesgo, identificación y análisis y
valoración del riesgo, autoevaluación, auditoría interna
y plan de mejoramiento
MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD Y MECI
•
Noviembre 7 de 2006
•
Noviembre 26 de 2006
•
•
Se adoptan el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión
de Calidad mediante Resolución 2215 de 2006.
•
La Alta Dirección firma Acta de Compromiso con el Sistema Integrado de
Gestión Calidad y MECI .
Año 2007
•
Se inician el diseño e implementación del Sistema Integrado de Gestión
Calidad y MECI
•
Agosto 14 de 2008
•
Se logran las siguientes certificaciones por parte del Icontec con una
vigencia hasta el 2011 así : NTCGP1000-2004 de carácter nacional
ISO9001-2000-NTC9001-2000 e ISO9001-2000 de IQNET de carácter
Internacional
•
Año 2008
•
Se realizan acciones para el Mantenimiento y Mejora del Sistema
Integrado de Gestión Calidad y MECI.
•
Marzo de 2008
•
Se declara inexequible la Ley 1152 de 2007 y se realizan ajustes al
sistema en sus procesos misionales
•
Octubre de 2009
•
Se logra por parte de Icontec concepto favorable para mantener,
actualizar y ampliar el certificado de calidad con las nuevas funciones del
Instituto mediante documentos: NTCGP1000-2004 de carácter nacional e
ISO9001-2000-NTC9001-2008 e ISO9001-2008 de IQNET de carácter
internacional
•
Agosto de 2010
•
Concepto favorable de Icontec para Mantener la Certificación hasta el
2011
•
Agosto de 2014
•
Concepto favorable de Icontec para mantener la certificación hasta el año
2017
NORMATIVIDAD SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI
MECI
Artículo 209
Ley 87 de 1993
Decreto
1537 de 2001
Artículo 269
Ley 489 de
1998
Decreto
2145 de 1999
Ley 872 de
2003
Decreto
4110 de 2004 y
Decreto 4485 de
2009
Decreto
2913 de 2007
Constitución
Política de
Colombia
Calidad
Decreto
1826 de 1994
FUNDAMENTACIÓN LEGAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
CALLIDAD MECI DEL INCODER
NORMAS EXTERNAS
Normas Internas
LEY 87 DE 1993 ESTABLECE NORMAS PARA Resolución 1633 de 2006.
EL EJERCICIO DE CONTROL INTERNO EN LAS Estándar de Control Interno.
ENTIDADES DE ESTADO
Adopta el Modelo
Resolución 2215 de 2006. Integra los dos sistemas
LEY 872 DE 2003 SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD EN LA RAMA EJECUTIVA DELPODER
PUBLICOEL SECTOR PUBLICO
Resolución 3270 de 2007. Adopta los Códigos de
Ética y Buen Gobierno.
NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA
Resolución
186
de
2008.
continua
GESTIÓN
PÚBLICA NTCGP 1000:2004 Y
implementación del sistema integrado.
2009
la
Resolución 1133 de 2008.
Adopta el Manual
Integrado de Gestión Calidad – MECI, Manual de
procedimientos y Mapa de Riesgos.
DECRETO 1599 de 2005 POR EL CUAL SE
ADOPTA EL NUEVO MODELO DE CONTROL
Resolución 1696 de junio 16 de 2010. Ordena la
INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO
continuidad del mantenimiento y mejora del
MECI 100 2005
Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI y
reorganiza las instancias de gestión del mismo
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA DE
LA ORGANIZACIÓN
POLITICA DE CALIDAD
Necesidades
presentes y futuras
Revisiones de
dirección
Productos actuales
Desempeño del
proceso
Niveles de
satisfacción
OBJETIVOS DE
CALIDAD
Despliegue a toda la
organización
Asignación de
responsabilidades
Comunicación a
niveles pertinentes
Trasladar a
contribuciones
individuales
Revisión periódica
Asociar a
indicadores
Algunos requisitos exclusivos de MECI o de la NTCGP1000.
MECI
Misión y Visión
Autoevaluación y Planes
de mejora individual.
1000
NTCGP
Objetivos y Política de Calidad
Control de documentos
Entre otros
MISION
Ejecutar políticas de
desarrollo rural, en
coordinación con las
comunidades e instituciones
pública y privadas
relacionadas con el sector
agropecuario, forestal y
pesquero, facilitando el
acceso de los pobladores
rurales a los factores
productivos y sociales, para
contribuir a mejorar su
calidad de vida y al
desarrollo socio económico
del país.
VISION
Para el año 2019,
el
INCODER será
reconocido como
la entidad líder en
la ejecución de
políticas de
desarrollo rural de
manera
participativa,
competitiva,
equitativa y
sostenible.
Oficina de Prensa – Coordinación Talento Humano/2008
• POLITICA DE LA CALIDAD
El INCODER se compromete a prestar un servicio oportuno, transparente,
concertado y amable, propendiendo por el mejoramiento continuo que
asegure la ejecución eficiente, eficaz y efectiva de las políticas de
desarrollo rural, con el fin de contribuir al logro de una vida digna de los
pobladores rurales
• OBJETIVOS DE LA CALIDAD
1. Mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales
2. Aumentar la capacidad de autogestión de los pobladores
rurales y entidades territoriales
3. Incrementar la dotación de factores productivos y sociales.
INSTRUMENTOS DE GESTION ETICA
CÓDIGO DE BUEN
GOBIERNO
CODIGO DE ETICA
Compromisos éticos de la Alta
Dirección respecto a la gestión
íntegra, eficiente y transparente
en su labor de dirección y/o
gobierno, promulgados ante los
diversos públicos y grupos de
interés.
Se constituye en la principal
herramienta para alinear a todo
el equipo de trabajo dentro de
un estilo de dirección unificado.
Conjunto de Principios, valores,
y
Directrices
dirigidos
a
incorporar en la cultura de la
entidad
buenas
prácticas
organizacionales de integridad y
transparencia, en coherencia
con el CBG.
PRINCIPIOS DE LA ENTIDAD
•
El interés general prima sobre el interés particular.
•
La equidad, la justicia y la verdad se manifestarán permanente en las
actuaciones y decisiones del instituto.
•
La finalidad fundamental del Instituto es contribuir al mejoramiento de la
calidad de vida de los pobladores rurales.
•
El INCODER reconoce que las diferencias individuales son naturales y
fundamentales para la integración y desarrollo de la Entidad y su
posicionamiento en la sociedad.
PRINCIPIOS DE LA ENTIDAD
•
Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los
afecten.
•
Reconocimiento a la preservación y conservación del medio ambiente como
medida de aseguramiento del equilibrio del medio rural desde una
perspectiva global.
•
El servidor público tiene como función servir con eficiencia, eficacia y
efectividad a la ciudadanía.
•
La administración de los recursos públicos exige la rendición de cuentas a la
sociedad sobre su manejo, utilización y los resultados de su gestión.
VALORES INSTITUCIONALES
•
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•
•
•
•
•
•
•
•
Responsabilidad y Cumplimiento
Honestidad
Compromiso
Pertenencia e Identidad
Solidaridad y Colaboración
Respeto
Calidad
Confianza y Transparencia
Tolerancia
Servicio
Operatividad del Sistema
Integrado de Gestión
Calidad MECI
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Los resultados
deseados se logran
más eficientemente
cuando las
actividades y los
recursos
relacionados se
gestionan como un
proceso
Enfoque basado en Procesos
• Identificar sistemáticamente las actividades
necesarias para obtener un resultado esperado
• Identificar procesos que inciden en la calidad
• Identifica y medir las entradas y salidas de un
proceso
• Identificar clientes y proveedores de un proceso
• Identificar las interrelaciones entre los procesos
Enfoque basado en Procesos
• Establecer responsabilidad autoridad y
criterios de medición del desempeño de
los procesos
• Identificar factores que mejorarán los
procesos
• Evaluar riesgos de los procesos respecto a
los interesados
• Reducir riesgos y variación de procesos
PROCESO
ENTRADAS
Todo lo que
se transforma
RECURSOS
SALIDAS
Conjunto de actividades
interrelacionadas
o que interactúan,
que transforman
entradas en salidas
Permiten la
transformación de
las entradas
Resultados de
un proceso
PHVA: GESTION DE LA CALIDAD
ACTUAR
PLANEAR
Actuar
correctamente
Establecer
metas
A
P
V
H
Verificar
VERIFICAR
Ejecutar y
recolectar
datos
Establecer
métodos
Educar y
entrenar
HACER
TIPOS DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATEGICOS Establecen el norte del proceso operativo
enfocan a la organización a los propósitos fundamentales
PROCESOSMISIONALES Razón de ser de la empresa.
PROCESOS DE APOYO Permite Que procesos operacionales se desarrollen
A partir del suministro de recursos
PROCESOS DE EVALUACION Permite hacer el control y seguimiento al desempeño
de los proceso para verificar la calidad del producto o servicio
¿Por qué son complementarios los sistemas de calidad y MECI?
1. Los dos contribuyen a alcanzar los fines esenciales del
estado, establecidos en el artículo 209 de la Constitución
Política de Colombia.
2. Tienen elementos comunes
3. Aquellos elementos que no son comunes a las dos, igual
contribuyen a alcanzar los fines esenciales del estado.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
UBICACIÓN EN EL MAPA DE PROCESOS
OBJETIVOS
REQUISITOS POR CUMPLIR
ENTRADAS
SALIDAS
DUEÑOS
CLIENTES
ACTIVIDADES
RECURSOS
DOCUMENTACIÓN
MEDICIÓN- INDICADORES DE GESTIÓN
REQUISITOS ISO 9001 -RELACIONADOS
Procesos y procedimientos del Sistema Integrado de
Gestión Calidad MECI
Procesos Certificados
•Tres procesos estratégicos con 18 procedimientos
•Diez procesos misionales 44 procedimientos
•Nueve procesos de apoyo con 53 procedimientos
•Un proceso de evaluación y control con 7
procedimientos
•TOTAL 23PROCESOS
• TOTAL 122 PROCEDIMIENTOS
CERTIFICACIÓNES
NTCGP 1000
ISO 9001 - 2008
IQNET
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NTC-GP 1000:2009 CAPITULO 4
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
4.1
REQUISITOS
GENERALES
Establecer
Documentar
Implantar
Mantener
Y Mejorar
4.2.1
GENERALIDADES
4.2.2
MANUAL
DE CALIDAD
4.2.3
4.2.4
CONTROL DE
DOCUMENTOS
CONTROL DE
REGISTROS
DOCUMENTACIÓN DEL SGC
• Política y Objetivos de la calidad
• Manual de calidad
• Procedimientos documentados requeridos
por ISO 9001: 2008
• Registros requeridos por la norma
• Documentos necesitados por la
organización para asegurarse de la eficaz
planificación , operación y control de sus
procesos
Procedimientos Obligatorios del
sistema
• Para el control de documentos
• Para el control de registros
• Para el Tratamiento de Producto no
conforme
• Para Acciones correctivas
• Para Acciones preventivas
• Para auditorias internas
ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
DUEÑO O
RESPONSABLE DEL
PROCESO
SERVIDOR
DESIGNADO
GRUPO DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
INICIO
NO
IDENTIFICA
NECESIDAD
PROYECTA
DOCUMENTO
SI
REVISA Y APRUEBA
ASIGNA
RESPONSABLE
DE
ELABORACIÓN
SOCIALIZA
DOCUMENTO
FIN
REMITE PARA
APROBACIÓN
CODIFICA
ACTUALIZA LISTADO
DOCUMENTOS
DEVUELVE
DOCUMENTO
CODIFICACION
GG
Gestión Gerencial
ASIG
Administración Sistema Integrado de Gestión
P
Planeación
OS
Otorgamiento de Subsidio
IPDR
Implementación de Proyectos de Desarrollo Rural
PAREL
Fomento de la Pesca Artesanal y la Acuicultura de Recursos Limitados
DPAT
Desarrollo de Proyectos de Adecuación de Tierras
GAE
Gestión de Asuntos Étnicos
PAS
Promoción, Acompañamiento y seguimiento
PA
Procesos Agrarios
OP
Ordenamiento Productivo
TB
Titulación de Baldíos
AC
Atención al Ciudadano
GTH
Gestión de Talento Humano
CID
Control Interno Disciplinario
GRF
Gestión de Recursos Financieros
GC
Gestión de Contratación
GLBS
Gestión Logística de Bienes y Servicios
GD
Gestión Documental
CP
Comunicación Pública
GIT
Gestión de Información y Tecnología
GJ
Gestión Jurídica
EC
Evaluación y Control
SOLICITUD PARA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS
PROCESO:
NOMBRE
EMITIDO POR
FECHA
UBICACIÓN
ACCESO LIBRE /
RESPONSABLE DEL
ACCESO
DOCUMENTO
RESTRINGIDO
DISTRIBUCIÓN
No
ejemplares
Proceso
CONTROL DE REGISTROS
INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL - INCODER
INICIO
OFICINA PRODUCTORA
CÓDIGO
CÓDIGO SERIE
NOMBRE DE LA SERIE
SERIE DOCUMENTAL
IDENTIFICA LOS
REGISTROS
TITULO DE CARPETA
CONSECUTIVO O RANGO
ORGANIZA CARPETAS
ROTULADAS
FECHAS EXTREMAS DE LA
CARPETA
FOLIOS: DEL
LOCALIZACIÓN
OBSERVACIONES:
LEGAJA
CRONOLOGICAMENTEY
FOLIA
ELABORA LISTADO F6PE-ASIG
FIN
DIA/MES/AÑO / INICIAL
CARPETA
DIA/MES/AÑO - FINAL
FOLDER
DE
CAJA
NTC- GP1000:2009 CAPITULO 5
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 COMPROMISO
DE LA
DIRECCIÓN
5.4 PLANIFICACIÓN
Objetivos
de la calidad
Planificación
5.2 ENFOQUE
AL CLIENTE
5.5 RESPONSABILIDAD
AUTORIDAD Y
COMUNICACIÓN
5.5.1 Responsabilidad y
Autoridad
5.3 POLITICA DE CALIDAD
5.6 REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
5.6..1 Generalidades
5.5.2 Representante de
La Dirección
5.6.2 Información para
5.5.3 Comunicación
Interna
5.6.3 Resultados de
la revisión
La revisión
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
DETERMINAR Y
PROPORCIONAR RECURSOS
NECESARIOS PARA :
AUMENTAR LA SATISFACCIÓN
DEL CLIENTE MEDIANTE
EL CUMPLIMIENTO DE
SUS REQUISITOS
IMPLEMENTAR Y MANTENER
SGC Y MEJORAR
CONTINUAMENTE SU
EFICACIA
R. HUMANOS
(6.2)
INFRAESTRUCTURA
(6.3)
AMBIENTE DE TRABAJO
(6.4)
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
7.2 PROCESOS
RELACIONADOS
CON LOS CLIENTES
7.1 PLANIFICACIÓN
DE LA
RELIZACIÓN
DEL PRODUCTO
7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES
7.5 PRODUCCIÓN
Y PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
7.3 DISEÑO
Y
DESARROLLO
7.6 CONTROL DE
LOS EQUIPOS
DE SEGUIMIENTO
Y MEDICIÓN
8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA
DESEMPEÑO DE PROCESOS
Satisfacción del
cliente
Seguimiento y medición de
los Procesos
Auditoria
Interna
Seguimiento y medición de
producto
Mejoramiento
Acciones correctivas
Acciones Preventivas
Análisis de
Datos
Control del
Producto
No conforme
8. “MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA”
8.1
Generalidades
8.2
Seguimiento y
Medición
8.2.1
Satisfacción del Cliente
8.3
Control del
Producto y/o
Servicio No
Confor m e
8.4
Análisis de
Datos
8.5
Mejora
8.5.1
Mejora Continua
8.2.2
Auditoría Interna
8.5.2
Acción Correctiva
8.2.3
Seguimiento y Medición de
los Procesos
8.2.4
Seguimiento y Medición del
Producto y/o Servicio
8.5.3
Acción Preventiva
CONTROL DEL
PRODUCTO Y/O
SERVICIO NO
CONFORME
CONCEPTO
Producto no conforme
Resultado de un proceso que no cumple
con los requisitos específicos, lo que
impide darle visto bueno a su conformidad.
IDENTIFICACI Ó N
Desempeño del proceso
F U ENTES
A u d i t o r í as
Controles de Calidad
TRATAMIENTO
Deshecho
Acción tomada sobre un producto no conforme
para impedir su uso inicialmente previsto
Liberación
Acción mediante la cual se aprueba un Producto
No Conforme. Autorización para proseguir con
la siguiente etapa de un proceso
Reproceso
Acción tomada sobre un producto o servicio no
conforme para que cumpla con los requisitos.
Reparación
Acción tomada sobre un producto o servicio no
conforme para convertirlo en aceptable para su
utilización prevista.
Reclasificación
Variación de la clase de un producto no
conforme, de tal forma que sea conforme con
los requisitos que difieren de los iniciales.
PROCEDIMIENTO
PR4-PE-ASIG Control de producto no conforme
Representante Alta
Dirección
Grupo de Desarrollo
Organizacional
Dueño de Proceso
D. Territorial
Quien identifique la no conformidad
Diligencia la parte del formato correspondiente a la
verificación y tratamiento y control del producto no
conforme
Trimestralmente elabora informe análisis del defecto sobre
las acciones de mejora
Trimestralmente elabora informe
análisis del defecto sobre las
acciones de mejora
FIN
PROCEDIMIENTO
PR4-PE-ASIG-02 Control de producto no conforme
Representante Alta
Dirección
Grupo de Desarrollo
Organizacional
Dueño de Proceso
D. Territorial
Quien identifique la no conformidad
INICIO
F7-PE-ASIG
Identifica el producto no conforme, describe situación.
R3-PE-ASIG
Determina el tratamiento a seguir y designa la persona
responsable, punto de control.
R3-PE-ASIG
Defina acciones para eliminar la no conformidad, punto de
control.
R3-PE-ASIG
Verifica la acción tomada que solucionó el producto no
conforme, identificando el punto de control
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
AUDITOR O QUIEN
DETECTE LA NO
CONFORMIDAD
INICIO
IDENTIFICA NO
CONFORMIDAD
DUEÑO O RESPONSABLE
DEL PROCESO
RECIBE INFORME Y
ASIGNA RESPONSABLE
PARA IMPLEMENTAR LA
ACCIÓN
RESPONSABLE
ANALIZA CAUSAS Y
TOMA ACCIONES
PERTINENTES
GRUPO DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
REVISA ACCIONES
TOMADAS Y ELABORA
INFORME PARA LA
ALTA DIRECCIÓN
HACE SEGUIMIENTO
HASTA CERRAR LA NO
CONFORMIDAD
FIN
REGISTRA NO
CONFORMIDAD EN EL
F3-PE-ASIG
REVISA QUE LAS
ACCIONES HAYAN SIDO
EFICACES
SITUACIÓN DETECTADA
NO CONFORMIDAD
PROBLEMA
NO CONFORMIDAD POTENCIAL
QUEJA O RECLAMO
OTRA
OBSERVACIÓN
ANÁLISIS DE CAUSAS – DIAGRAMA CAUSA POR QUÉ – POR QUÉ
CONSECUTIVO
EFECTO
POR QUÉ
POR QUÉ
POR QUÉ (CAUSA RAÍZ)
NOMBRE DE QUIEN REPORTA O AUDITOR:
FIRMA:
CORREO ELECTRÓNICO:
ACCION: CORRECTIVA________ PREVENTIVA________
DEPENDENCIA:
FECHA:
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN DETECTADA:
Numeral de
la Norma
NTCGP1000 o
MECI 1000
Nota: En el caso de queja o reclamo, registre día, hora y medio por el cual se
comunicó con el cliente informándole sobre el trámite
No
Acción
Fecha inicio
ACCION: CORRETIVA___________(Marcar x) PREVENTIVA__________(Marcar x)
Fecha
CORRECCIÓN PROPUESTA:
Responsable
Descripción de las actividades
de seguimiento
Nombre del
Responsable
Firma
OBSERVACIONES A LA EFECTIVIDAD, EFICIENCIA Y/O EFICACIA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS
ACCIONES PARA SOLUCIONAR LA SITUACIÓN DETECTADA:
Fecha de
cierre
Eficaz
SI
NO
PERSONA / GRUPO RESPONSABLE POR IMPLEMENTAR LA CORRECCIÓN
NOMBRE DEL RESPONSABLE:
Firma :________________________
Cargo: ___________________________
FECHA ________________ FIRMA_____________________NOMBRE______________
INDICADORES DE GESTIÓN
PARA EL SISTEMA DE CALIDAD CON
ENFOQUE POR PROCESOS.
Tipos de indicadores
1.Eficacia:
Grado en el que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan los resultados.
2.Eficiencia:
Relación entre el resultado alcanzado y
los recursos utilizados.
3.Efectividad:
Medida del impacto de la gestión
tanto en el logro de los resultados planificados, como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
REQUISITOS NTC GP 1000
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
•La entidad debe métodos apropiados para el seguimiento de los
procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea
posible, su medición. Estos métodos deben demostrar la capacidad
de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia)
así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia).
•El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la
gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el
manejo de los recursos utilizados pueden realizarse por proceso,
por conjunto de procesos o en forma global del sistema.
•Como resultado del seguimiento de la medición y seguimiento de
los proceso, deben llevarse a cabo correcciones, acciones
preventivas y/o correctivas, según sea conveniente.
REQUISITOS NTC GP 1000
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio
•La entidad debe hacer un seguimiento y medir
las características del producto y/o servicio, para
verificar que se cumplen sus requisitos. Esto debe
realizarse en las etapas apropiadas del proceso de
realización del producto y/o prestación del
servicio según las disposiciones planificadas
(véase el numeral 7.1). Debe mantenerse
evidencia de la conformidad con los criterios de
aceptación.
PROCESO / PROCEDIMIENTO: Describir el nombre del proceso objeto de la
medición.
PROPOSITO: Cual es el propósito y/o la razón de la medición.
META: Forma desde el punto de vista cuantitativo que se desea alcanzar, el
logro propuesto en el propósito. Parámetro medible, mensurable y
controlable.
FORMULA: Descripción de la formulación del indicador con el cual vamos a
realizar monitoreo del alcance y logro de la meta. (Fracción: Numerador /
Denominador).
QUE MIDE: El indicador y/o formula debe buscar uno de los siguientes
criterios: medir; eficacia, eficiencia, efectividad.
FRECUENCIA DE MEDICION: Definir la frecuencia de medición: (Mensual,
Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual)
• FUENTE DE DATOS: De donde sale la información y donde se almacena.
• RESULTADOS DE LA MEDICION: Colocar los resultados de la medición
en el cuadro indicado correspondiente al mes de la medición.
• ANALISIS DE LA INFORNACION: El responsable del proceso debe
evaluar los resultados del proceso, propósito, meta y formula, con el
fin de identificar oportunidades de mejoramiento del proceso objeto
de la medición y la consecuencia del logro de la meta. Dejando
evidencia de estos análisis.
• GRAFICA DE COMPORTAMIENTO: Graficar cual ha sido el
comportamiento de la medición realizada, puede ser en forma de
columnas, barras, circulares, anillos, líneas, etc.
• TOMA DE ACCIONES : Describir brevemente la decisión adoptada.
Acción preventiva cuando la tendencia es desfavorable, Acción
correctiva cuando incumple la meta, no tomar acción cuando no
incumple ni existe tendencia desfavorable o acción de mejora cuando
se desea ser más estricto.
AÑO
TERRITORIAL
PROCESO
PROPOSITO DEL INDICADOR
NOMBRE DEL INDICADOR
META
FORMULA
QUE MIDE
FRECUENCIA DE MEDICION
FUENTE DE DATOS
NOTA: A continuación, diligencie las casillas que no tienen fórmula, es decir las de color blanco.
META A MEDIR
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Cumplimiento Mes
(%)
RESULTADOS DE LA MEDICION
Cumplimiento
Acumulado (%)
Valor real mes
V/Real acum.
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Valor plan mes
V/ plan acum.
ANALISIS TENDENCIA INDICADOR DEL MES
ANALIZADO
GESTIÓN DEL RIESGOS
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI
1.3 Componente Administración del Riesgo
¿QUÉ ES UN RIESGO?
Según la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
(NTCGP 1000-2009), “es toda posibilidad de ocurrencia de
aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal
de las funciones de la entidad y le impiden el logro de sus
objetivos”.
Componente Administración
del Riesgo
Conjunto de elementos de control que al
interrelacionarse, permiten autocontrolar
aquellos eventos negativos, tanto internos
como externos, que puedan afectar o impedir
el logro de los objetivos propuestos
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
1. Subsistema de Control Estratégico
COMPONENTES
ELEMENTOS
1.1.Ambiente de control
•Acuerdos, compromisos o protocolos
éticos.
•Desarrollo del talento humano
•Estilo de Dirección
1.2. Direccionamiento estratégico
•Planes y programas
•Modelo de operación por procesos
•Estructura Organizacional
1.3.Administración de riesgos
•Contexto estratégico
•Identificación de riesgos
•Análisis de riesgos
•Valoración de riesgos
•Políticas de administración de riesgos
 Ley 87 de 1993: Por la cual se
establecen normas para el ejercicio
del control interno en las entidades
del Estado.
Artículo 2. Literal a). Proteger los
recursos de la organización,
buscando
su
adecuada
administración
ante
posibles
riesgos que los afecten.
Artículo 2. Literal f). Definir y aplicar
medidas
para
prevenir
los
riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en
la organización y que puedan
afectar el logro de sus objetivos.
Administración del Riesgo
Etapas de la administración del riesgo
Modelo Estándar de
Control Interno MECI
1000:2014
Tratamiento al Riesgo Residual
Plan de Contingencia
RIESGO
Situación o evento que afecta o puede
afectar el logro de los objetivos
institucionales.
Inventario de Riesgos
Políticas de Administración del Riesgo en el Incoder
ASUMIR EL RIESGO
Contexto estratégico
Elemento de Control
Permite establecer el lineamiento
estratégico que orienta las decisiones de la
entidad pública, frente a los riesgos que
pueden afectar el cumplimiento de sus
objetivos.
EXTERNO
Economía: Disponibilidad de Capital, emisión de
deuda o no pago de la misma, liquidez…
Políticos: Cambios de Gobierno, Legislación,
Políticas Públicas, Regulación.
Sociales: Demografía, Responsabilidad Social,
Terrorismo.
Tecnológicos: Interrupciones, Comercio
electrónico, datos externos, tecnología
emergente.
INTERNO
Infraestructura: Disponibilidad de activos,
capacidad de los activos, acceso al capital.
Personal: Capacidad del Personal, Salud,
Seguridad.
Procesos: Capacidad, diseño, ejecución,
proveedores, entradas, salidas, conocimiento.
Tecnología: Integridad de datos, disponibilidad
de datos y sistemas, desarrollo, producción,
mantenimiento.
Observación, distinción y análisis de las
circunstancias internas y externas que puedan
generar eventos que originen oportunidades o
afecten el cumplimiento de su función, misión y
objetivos institucionales.
Identificación de riesgos
Elemento de Control
Posibilita conocer los eventos potenciales,
estén o no bajo el control de la Entidad
Pública, que ponen en riesgo el logro de la
Misión
Categorías de Riesgos
•
•
•
•
•
Hurtos/fraude.
Sanciones legales.
Daño activos.
Costos excesivos.
Pérdida de confianza y Credibilidad
Pública.
• Decisiones erróneas de la Gerencia.
Estableciendo las causas y los
efectos.
¿Qué puede ocurrir?
¿Cómo puede suceder?
¿Quién puede generarlo?
¿Por qué se puede presentar?
¿Cuándo puede ocurrir?
¿Qué consecuencias traería su ocurrencia?
Análisis de riesgos
Elemento de Control
Permite establecer la probabilidad de
ocurrencia de los eventos (riesgos) positivos
y/o negativos y el impacto de sus
consecuencias (efectos)
Calificándolos y evaluándolos a fin de
determinar la capacidad de la entidad
pública para su aceptación y manejo.
Valoración de riesgos
Elemento de Control
Determina el nivel o grado de exposición de
la entidad pública al impacto del riesgo.
Permitiendo estimar las acciones
para su tratamiento (Riesgos
Residual).
Probabilidad
Aplicando estos criterios que se
desplaza a una casilla inferior, la
probabilidad o el impacto?????
Sí
RIESGO RESIDUAL
Sí
Impacto
Políticas de Administración del riesgos
Elemento de Control
Permite estructurar criterios orientadores
en la toma de decisiones
Respecto al tratamiento de los
riesgos y sus efectos al interior de
la entidad pública.
Políticas en el Incoder
REDUCIR
EVITAR
Tratamiento al Riesgo Residual
Actividades a desarrollar
Generar acciones
(Plan de Acciones
Correctivas)
Definir responsable
Del Plan
Definir tiempos de
respuesta
Tratamiento del Plan de
Contingencia
• Define las acciones necesarias
que se deben adelantar una
vez
el
riesgo
se
ha
materializado
• Genera acciones correctivas,
como
resultado
de
la
materialización de una no
conformidad