Transcript  Exposición  Talleres  Reflexiones  Conclusiones  Participación entidades  Fortalecer el conocimiento y forma de evaluar la implementación del MECI.  Generar plan de.

 Exposición
 Talleres
 Reflexiones
 Conclusiones
 Participación entidades
 Fortalecer el conocimiento
y forma de evaluar la
implementación del MECI.
 Generar plan de acción.

¿IMPLEMENTAR?

BENEFICIOS

MEDICION

EVALUACION

DIFICULTADES Y SALIDAS

RIESGOS

SOSTENIBILIDAD

AGENTES DE CONTROL
MECI
Planes
Visión
orienta
Programas
Misión
Satisfacción de
objetivos
Procesos
por medio de
Objetivos
orientados a cumplir
Principios
Subsistemas
desagregado en
orientados a
desarrollar
Actividades
Procedimientos
que tienen
Metas
Políticas
Control de
evaluación
Componentes
Recursos
y éstos en
Información
Elementos
Medios de
Comunicación
para garantizar
Valoración
permanente del
resultado
a través de
Mecanismos de
Mecanismos de
y
verificación
evaluación
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SUBSISTEMA
COMPONENTE
1.1 AMBIENTE DE CONTROL
1. CONTROL ESTRATÉGICO
2. CONTROL DE GESTIÓN
3. CONTROL DE
EVALUACIÓN
ELEMENTOS
1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
2. Desarrollo del talento humano
3. Estilo de Dirección
1.2 DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
4. Planes y programas
5. Modelo de operación por procesos
6. Estructura organizacional
1.3 ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
7. Contexto estratégico
8.Identificación de riesgos
9.Análisis de riesgos
10.Valoración de riesgos
11.Políticas de administración de riesgos
2.1 ACTIVIDADES DE
CONTROL
12.Políticas de operación
13.Procedimientos
14.Controles
15.Indicadores
16.Manual de procedimientos
2.2 INFORMACIÓN
17. Información primaria
18. Información secundaria
19. Sistemas de información
2.3 COMUNICACIÓN
PÚBLICA
20. Comunicación organizacional
21. Comunicación informativa
22. Medios de comunicación
3.1 AUTOEVALUACIÓN
23. Autoevaluación del control
24. Autoevaluación de gestión
3.2 EVALUACIÓN
INDEPENDIENTE
25. Evaluación independiente al SCI
26. Auditoría interna
3.3 PLANES DE
MEJORAMIENTO
27. Plan de mejoramiento institucional
28. Plan de mejoramiento por procesos
29. Plan de mejoramiento individual
1
2
3
4
Compromiso de
la alta dirección
Acto
administrativo
Designación
representante de la
dirección
Representante
legal y equipo
directivo
suscriben acta
Adopción del
MECI
Directivo de
primer nivel,
distinto al jefe de
CI
Organización del
equipo de trabajo
institucional
-Integración del CCCI
–Equipo MECI
-Grupo evaluador
(Oficina de CI)
Formato 1
Formato 2
Formato 3
Formato 3 y 4
7
6
5
Elaboración del
autodiagnóstico
Capacitación del
MECI
Sensibilización y
socialización del
MECI
•Preparación
•Realización
•Cierre
Formato 5
instructivo
Sobre marco
conceptual y el
manual de
implementación
Para todos los
servidores,
enfatizando la
responsabilidad de
implementar y
fortalecer el SCI
Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
METODOLOGÍA
1
2
Establecer criterios
y parámetros para
aplicar la encuesta
Aplicar la encuesta,
según muestra
CCCI
8
Mejoramiento
continuo
Equipo MECI
(anexo 1)
3
Tabular, valorar y
analizar la
información
4
Presentar
resultados y
propuestas del
equipo MECI al
representante legal
Equipo MECI
Equipo MECI
Representante
Dirección
7
6
5
Implantar
acciones y hacer
seguimiento con
liderazgo del área
Equipo MECI
Adoptar plan de
acción
Representante
Legal
Analizar
diagnóstico ético y
recomendar
acciones
CCCI
 Poner en marcha
 Poner en funcionamiento
 Implantar o instalar un sistema
 Incorporar
 Aplicar métodos y medidas necesarias para llevar a cabo algo
 Dotar de los medios necesarios para hacer algo
 Decisión directiva
 Asignar responsabilidades
 Elaborar diagnóstico situacional
 Contar con un diseño
 Disponer de un cronograma
 Disponer de recursos
 Ejecución
 Medición
 Evaluación
 Mejoramiento continuo
Documentos / productos del MECI
MATRIZ SITUACIONAL PRODUCTOS (DOCUMENTOS) DEL
MECI
(Septiembre 23 de 2008)
1. No se ha elaborado
2. Se desconoce
3. Se conoce pero no se aplica
4. Se aplica con regularidad
5. Se aplica satisfactoriamente y se mejora
ESTADO ACTUAL
PRODUCTO
.
1. Código de ética.
2. Manual de inducción y reinducción
3. Manual de funciones y Competencias
4. Manual de Capacitación
5. Plan Institucional de Capacitación
6. Sistema de méritos y sanciones
1
2
3
4
5
ANALISIS DE IMPACTOS
7. Manual de Bienestar social
8. Plan de bienestar social
9. Plan de Calidad de vida laboral
10. Plan de incentivos pecuniarios y no
pecuniarios
11. Manual de evaluación del
desempeño.
12. Manual de buen gobierno
13. Acuerdos de gestión
14. Sistema de acuerdos de gestión
(pacto de desempeño de los Directivos).
15. Plan de mejoramiento de las
competencias de los directivos.
16. Sistema de participación de los
servidores en los procesos
17. Participación de las partes
interesadas en el control social
18.Sistema de delegación de funciones
19. Sistema de asignación de cargas de
trabajo
20. Misión , Visión, valores
21. Plan estratégico
22. Plan anual de gestión de la Entidad
23. Manual de indicadores de gestión y
resultados.
24. Manual de calidad
25. Guía de análisis de cargas de
trabajo.
26. Mapa de riesgos
27. Políticas de administración de
riesgos.
28. Sistema de Quejas y reclamos.
29. Guía de manejo sugerencias de los
clientes
30. Guía de manejo de sugerencias de
los funcionarios
31. Sistema de participación ciudadana
32. Manual de Servicio al
Cliente
33.Guía de manejo Quejas y
reclamos
34. Canales de
comunicación interno
35. Mecanismos de
divulgación de gestión y
resultados
36. Rendición de cuentas a
la ciudadanía
37. Sistema para divulgar la
información hacia el interior
de la entidad.
38. Normograma
institucional
39. Modelo de informe de
autoevaluación de gestión.
40. Programa anual de
auditoría.
41. Plan de mejoramiento
institucional
42. Plan de mejoramiento
por procesos.
43. Plan de mejoramiento individual
Diciembre 8 de 2008
Beneficios del MECI
BENEFICIOS
PERSONAL
CLIENTE/USUARIO
ENTIDAD
1
2
3
4
Planeación al
Diseño e
Evaluación a la
diseño e
Normograma
implementación implementación
implementación
SCI
del SCI
del MECI
del SCI
Indicadores de implementación
Acciones preliminares y 1ª. Etapa
Capacitación de los directivos:
Total de directivos capacitados en MECI
Total de directivos
Capacitación de los funcionarios EN MECI:
Total de funcionarios capacitados
Total de funcionarios
Capacitación del equipo MECI:
Total de integrantes del equipo MECI capacitados
Total de integrantes del equipo MECI
Compromiso alta dirección:
Acta de compromiso expedida
Adopción del MECI:
Acto administrativo adoptando el MECI
Designación Representante de la Dirección y Equipo de Trabajo:
Formato designando al representante de la Dirección
Autodiagnóstico:
 Preparación
 Ejecución
 Cierre e informe
Aprobación del cronograma general:
Acta del CCI aprobando el cronograma
ETAPA 2: Implementación
No. de planes de acción implementados
No. de planes de acción propuestos para implementar
Reuniones equipo MECI:
No. de reuniones realizadas Equipo MECI
No. de reuniones programadas Equipo MECI
Implementación de soluciones:
No. de soluciones implementadas
No. de soluciones proyectadas
Implementación de mejoras:
No. De mejoras implementadas
No. de mejoras programadas
Equipos de apoyo:
No. de equipos de apoyo en funcionamiento
No. de equipos de apoyo proyectados
Etapa 2ª.
Ejecución de presupuesto:
Presupuesto ejecutado
Presupuesto programado
Adopción de planes:
No. de planes de acción adoptados
No. de planes de acción aprobados
Etapas desarrolladas:
Número de etapas desarrolladas
4
Subsistemas:
No. de subsistemas implementados
3
Elementos:
No. de elementos implementados
29
Responsables:
 Equipo MECI y Representante de la Dirección
 Oficina de Control Interno
 Comité de Coordinación de Control Interno
1. Nivel de desarrollo e implementación: Estado de
cumplimiento de las actividades programadas en
Etapa 1
2. Recursos necesarios a la implementación:
 Suficiencia
 Calidad y especificaciones
3. Actividades programadas:
 Forma en que se han desarrollado
 Si es conveniente cambiar, agregar o retirar alguna (s)
4. Desempeño de los grupos de trabajo
 Gestión de los grupos responsables de las actividades
 Necesidad de distribución de responsables
 Novedades y dificultades
5. Cronograma de actividades
 Revisar tiempos de ejecución
 Suficiencia del tiempo
 Cumplimiento del cronograma
6. Dificultades o debilidades detectadas durante la
implementación
7. Resultados y conclusiones
 Evaluación de la información a la implementación
 Medidas a adoptar
8. Conclusiones y recomendaciones
 Nivel de implementación de elementos
 Decisiones más importantes que deben tomarse
Normograma del Sistema
de Control Interno.
Problemas y salidas
 Desentendimiento directivo
 Escasez de tiempo
 Deficiencias humanas
 Fallas en la conformación de los
equipos
 Fallas en la contratación
 Creer que lo tiene todo hecho
Creer que no tiene nada
Limitación presupuestal
Falta de control por parte de todos
Sobredimensionamiento o
subdimensionamiento del MECI
Solo producir documentos
Falta de liderazgo
Cumplir por cumplir
FACTORES CLAVE DE ÉXITO
1. Asumir la integralidad del modelo,
subsistema, componente, elemento.
2. Manejar la secuencialidad de
desarrollo.
3. Persistir en los objetivos del modelo.
4. Enfoque participativo.
5. No dar por sentado nada.
6. Tomarse su tiempo con responsabilidad.
7. Actuar siempre con fundamento en los
principios del modelo: autocontrol,
autorregulación y autogestión.
8. Aplicar la metodología sugerida para cada
elemento.
9. Asumir los roles y responsabilidades
establecidos: CCCI, Representante de la
Dirección, Equipo MECI, Auditor Interno,
personal de apoyo.
10. Difundir previamente el MECI entre
Directivos y personal.
11. No se trata de una carga más.
12. Respetar al máximo el cronograma
de trabajo, acorde con la estructura
del modelo.
13. Mantener y mejorar el modelo.
Riesgos
RIESGOS
Falta de
sensibilización a
las directivas
Falta de
sensibilización a
la totalidad de los
funcionarios
Incumplimiento de
las reuniones del
Equipo MECI
Desatención de
cronogramas
Escaso apoyo
directivo
Ausencia o
deficiencia del
monitoreo
CAUSAS
CONSECUENCIAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Deficiente
conformación del
Equipo MECI
Limitaciones de
tiempo del Equipo
MECI
Rotación de los
equipos de
trabajo y equipos
de apoyo
Dificultades para
aplicar las
encuestas
Dificultades para
el paralelaje del
MECI y el SGC
Dificultades
presupuestales
 Participación de los funcionarios
 Paralelismo con SGC y SISTEDA
 Sostener la organización
 Sostener a los integrantes del equipo MECI
 Compromiso directivo
 Monitoreo, medición, evaluación, mejoramiento
continuo
 Actualización en guías y temas
 Evaluación en las reuniones del CCI – Calidad
 Cumplir con los roles y responsabilidades
Grado de aplicación de estrategias
1. Contraloría
2. Procuraduría
3. DAFP
4. Comité de Control Interno
5. Oficina de Control Interno
6. Representante de la Dirección
7. Representante Legal
8. Equipo MECI
9. Junta Directiva/Comité Directivo
10. Veedurías
11. Personería
12. Concejo / Asamblea
13. Funcionarios