Transcript Grundsätzliches zum internen Audit

Auditbeteiligte
Auftraggeber
der Audits
beauftragt
Auditprogrammleiter
Auditprogramm
informiert über Auditziele
Auditierter Prozess / Bereich
- Prozessbeteiligte
beauftragt
führen
Audit durch
Audit
Auditteam ggf.
- Auditleiter
- Co Auditor
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Alexandra
Zuber
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Folie 1
Der Auditprozess
Auditplanung:
Auditplanung
• Identifikation der Prozesse
• Auswahl des Auditteams
Vorbereitung / Vorgespräch:
Vorbereitung /
Vorgespräch
Begehung
Interviews,
Stichproben
• Klärung der Auditziele
• Klärung der Vorgehensweise im Audit
• Klärung der Anforderungen und Ergebnisse des Prozesses
• Klärung der Prozessstruktur / Prozessleistungen
Begehung:
• Sichtung des Prozessverlaufs
Interviews, Stichproben:
• Befragung der Verantwortlichen und Mitarbeiter
• Ziehen von Stichproben
• Diskussion und Dokumentation der Feststellungen
Nachbereitung:
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Nachbereitung
• Zusammenfassen der Feststellungen
• Beurteilung der Ergebnisse
• Ermittlung von vorhandenen Defiziten und möglichen Potentialen
Aufbereitung /
Workshop
Aufbereitung / Workshop:
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• Erreichung eines Konsens zum Ergebnis
• Diskussion der Feststellungen
• gemeinsame Einleitung der vereinbarten Massnahmen
Folie 2
Verantwortungen und Aufgaben des
Auftraggebers der Audits
• Definition des Auditrahmens und des
Auditumfangs
(Ziele, Referenzen, erwartete Ergebnisse )
• Definition der Vorgehensweise und der
gewünschten
Inhalte der Auditberichterstattung
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Folie 3
Auswahl der Auditoren
• Bei der Auswahl der Auditoren ist wichtig:
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– Unabhängigkeit, also keine direkte
Verantwortung in den Prozess
– kein Interessenskonflikt zum auditierten Prozess
– Kenntnisse der Vorgehensweise im Audit
– Fachkenntnisse der Aufgaben des auditierten
Prozesses
– Kenntnisse relevanter Referenzendokumente
– Konsensfähigkeit mit Auditkollegen und dem
auditierten Prozess
– Grundlagenwissen zum Prozessmanagement,
Prozessanalyse, Prozessoptimierung
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Folie 4
Verantwortungen und Aufgaben des
Auditteams (1)
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• Erfüllung der Anforderungen / Ziele an das
Audit
• Mitteilung der Anforderungen / Ziele an das
Audit
• Erarbeitung von Korrekturmassnahmen /
Verbesserungsmassnahmen mit den
Auditierten
• Planung des Audits (Auditplan) mit den
Auditierten
• Dokumentation der Feststellungen im Audit
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Folie 5
Verantwortungen und Aufgaben des
Auditteams (2)
• Berichterstattung (ggf. in Workshop) der
Ergebnisse des Audits an den Auftraggeber
des Audits und die Auditierten
• Konstruktive Zusammenarbeit mit den
anderen Mitgliedern des Auditteams
• und
–
–
–
–
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den Rahmen des Audits nicht überschreiten
die Objektivität bewahren
sachliche Fachgespräche führen
der auditierten Organisation nicht die eigene
Meinung / Lösung aufdrängen
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Folie 6
Befugnisse des Auditors
• Einsicht in relevante Dokumentationen
um die Prozessstruktur und Prozessleistung
überprüfen zu können.
• Unbeeinflusste Meinungsbildung
• Freies Bewegen in der Abteilung
• Befragung von Mitarbeitern des
auditierten Prozesses
• Möglichkeit der Stichprobenentnahme
• Recht ein Audit abbrechen zu dürfen
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Folie 7
Einarbeitung in den Prozess
• Die Einarbeitung des Auditors in den zu
auditierenden Prozess umfasst:
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– Verstehen der Ziele des Bereichs / Prozesse
– Verstehen der Positionierung und Schnittstellen
des Prozesses in der Gesamtorganisation
– Kennenlernen der Produkte / Ergebnisse des
Prozesses
– Ermitteln der Aufgaben / Funktion /
Verantwortlichkeiten im Prozess
– Wissen um die Mitarbeiterqualifikation in dem
Prozess
– Klärung des Koordinationsbedarfs des
Prozesses
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Folie 8
W - Fragen der Auditors
Warum ?
Wann ?
Prozessnutzen
Welche ?
Prozessziele
Was ?
Wie ?
Wer ?
Wer ?
immateriell
Kunde /
Lieferant
Prozessergebnis
intern / extern
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materiell
Prozess
Rahmenbedingungen
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Kunde
intern / extern
Welche ?
Folie 9
Prozessmodell - Erfassungsbogen
Prozess:
Input:
Output:
Ziele:
Prozesseigentümer:
Dokumente:
Methoden:
Prozessdurchführende:
Prozessbetroffene:
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Folie 10
Ergebnisse des prozessorientierten
Audits
• Nach Abschluss des Audits sollten folgende Fragen
beantwortet werden können ...
– Kennen wir unsere Stärken und können wir diese
darstellen ?
– Welche Stärken müssen erhalten bleiben ?
– Wo liegen Stärkenpotentiale, die noch ausbaubar sind ?
– Welche Verbesserungspotentiale liegen noch im
Kerngeschäft ?
– Welche zusätzlichen Verbesserungspotentiale bieten sich
an ?
– Wie kann man die Fortschritte beobachten und messen ?
– Wie liegen wir im Vergleich zu anderen Unternehmen ?
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Folie 11