Transcript Gestión de Proyectos

Gestión de Proyectos
Master en Evaluación de Proyectos
ITBA – UCEMA
Semana 7: Aprovisionamiento del Proyecto
Master en Evaluación de
Proyectos
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Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Master en Evaluación de
Proyectos
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Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Aprovisionamiento
Aprovisionamiento
• Estrategias y fuentes.
• Ciclo de requerimientos.
• Requerimientos, cotizaciones y propuestas.
• Tipos de Contratos. Cláusulas Típicas.
• Administración de contratos.
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Aprovisionamiento
• PROPOSITO
llevar a cabo todos los pasos =
procesos necesarios para
abastecer bienes y servicios,
desde el ámbito externo a la
organización que lleva adelante el
Proyecto
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Aprovisionamiento
• APLICACIÓN
 está desarrollado desde la perspectiva del cliente
 realza el compromiso en la relación cliente
proveedor en todos sus niveles y durante todo el
ciclo del proyecto
 el aprovisionamiento será llevado a cabo por
proveedores, suministradores y contratistas
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Ing Pedro del Campo
Aprovisionamiento
APLICACIÓN
 se destaca la criticidad de los términos
del contrato, especialmente cuando:
se abastecen elementos clave
tienen alta incidencia en los costos
significan hitos en el proyecto
limitan las opciones del equipo
de proyecto
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Estrategia
• La eficacia del aprovisionamiento contribuye a la
rentabilidad de las empresas.
• Durante el proyecto la estrategia aplicada puede
variar respecto de la corporativa por limitaciones
específicas:
 restricciones tareas
 disponibilidad de
elementos críticos
 requerimientos del cliente
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Contexto
• MACRO
• MICRO
 recesión
 inflación
 desempleo
 disponibilidad de
crédito
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 políticas
 procedimientos
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Riesgos
• Debido a que todo aprovisionamientos está
expuesto a distintos tipos de riesgos las partes
deben negociar no solo los valores de los bienes o
servicios a proveer sino el modo de contratación
• Factores a tener en cuenta:
 dimensión y experiencia de quien contrata
 urgencia para finalizar
 disponibilidad de proveedores calificados
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Aprovisionamiento
Planeamiento
Planeamiento
Requerimientos
Requerimientos
Etapas
Selección Fuentes
Administración
de Contratos
Cierre de
Contratos
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Proyectos
•Determinación de necesidades y plazos para
su disponibilidad
•Documentación de necesidades de productos
y servicios e identificación de posibles fuentes
de abastecimiento
•Obtención de cotizaciones, propuestas u
ofertas
•Elección de los responsables de la provisión
de productos y servicios
•Gestión de la relación con proveedores
•Cierre formal de las etapas del contrato
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Plan de Gestión de Aprovisionamiento
•
•
•
•
•
•
•
tipos de contrato a utilizar
estimaciones
criterios de evaluación
relación con departamentos de la
organización
fuentes de información
manejo provisión múltiple
coordinación con otros aspecto del proyecto
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Planeamiento Aprovisionamiento
• Definición de los límites del proyecto
 necesidades para el proyecto
 documentación
 SOW
 SPEC´S
 WBS
 análisis producir o comprar
 hitos en el programa de aprovisionamiento
 estimaciones de costos
 aprobación para proceder
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Especificaciones
Diseño
qué debe hacerse en términos
de características físicas
Performance
capacidades medibles que debe Riesgo contratista
cumplir el producto terminado
de sus características operativas
Funcionales
características relacionados con Riesgo contratista
el uso del producto
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Riesgo comprador
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Producir o
• Falta calidad en
proveedores
• Falta confiabilidad de
proveedores
• Necesidad de garantía
en la provisión
• Mantener actividad en
Planta
• Secretos diseño o
proceso
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Comprar
•
•
•
•
•
•
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Especialización
Patentes
Flexibilidad
Control
Pequeñas cantidades
Capacidad
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Requerimientos de Aprovisionamiento
• Especificaciones
• Fuentes de provisión
habituales
• Historia de resultados
• Documentos para
solicitar cotizaciones
(habitualmente
estandarizados)
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• Proveedores
calificados
• Criterios evaluación
• Manejo de cambios
• Sistema de Pagos
• Sistema reuniones con
postulantes
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Requerimientos de Aprovisionamiento
•
RESULTADOS
• Pedidos de cotización
• Solicitud Propuestas de trabajo
Condiciones
•
•
•
•
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Proyectos
Permitir respuestas adecuadas y completas
Debe incluir requerimientos de trabajo
(SOW)
Descripción de la respuesta esperada
Requerimientos contractuales
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Ciclo de adjudicación
• Objetivo:
 negociar tipo y condiciones de contrato que signifiquen
un riesgo razonable para el adjudicatario y le
proporcionen al proveedor los incentivos para un
aprovisionamiento efectivo y económico
• Elementos básicos
 mutuo acuerdo
 existe una retribución
 el proveedor es apto para
el resultado esperado
 el contrato sirve a los fines legales
 el contrato refleja todas las obligaciones
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Caminos hacia la adjudicación
• Licitaciones públicas o privadas
• Negociaciones
• Proveedores exclusivos
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Caminos hacia la adjudicación
•
RESULTADOS
• Criterios de evaluación de
capacidades de nuevas fuentes






•
Costos / precios relativos
Comprensión de la necesidad
Costo ciclo total
Capacidad Técnica
Capacidad Gerencial
Capacidad Financiera
Actualización de
requerimientos
de Trabajo
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Conocer al Proveedor
Areas Críticas
•
•
•
•
•
• Capacidad respuesta:
global y particular
• Compromiso con la
Calidad
• Situación Financiera
• Manejo RRHH
• Relaciones Cliente
Proveedor
Antecedentes
Posición Competitiva
Posición de Liderazgo
Alta Dirección
Orientación al cliente
o al producto
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Calificación del Proveedor
• Información Financiera
• Información Operativa
• Información Gerencial
• Información de Desempeño
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Evaluación Desempeño
C a lid a d
S erv icio
PRO VEEDO R
P recio
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Proyectos
D isp o n ib ilid a d
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Evaluación de Proveedores
Características de un buen sistema
• Orientado al cliente
que evalúa
• Confiable
• Que cubra todos los
aspectos de
desempeño
• Claro para el
evaluador y el
evaluado
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• Que brinde resultados
representativos
• Que posibilite la
oportunidad de
mejorar el desempeño
del proveedor
• Fácil de procesar
• Costo razonable
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Relaciones - Empresas
E n torn o
E stru ctu ra M ercad o
O rgan ización 1
IN T E R
O rgan ización 2
E strategia
A C C IO N
E strategia
E stru ctu ra
E stru ctu ra
T ecn ología
T ecn ología
C lim a C read o
C oop eración
C olab oración
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Zonas de Negociación
Ejemplo:
Determinación
del Precio
mínimo
dispuesto
a cobrar
máximo
esperado
a cobrar
B
A
A=Cliente potencial
B=Proveedor
Zona
Negociación
mínimo esperado
a pagar
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máximo dispuesto
a pagar
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Campos de Fuerza Negociación
-
+
POSITIVAS:
•Apoyan
•Refuerzan
•Sustentan
•Potencian
•Facilitan
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Proyectos
A
Zona
Negociación
Precio
=
Componentes
Técnicos
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B
NEGATIVAS
•Impiden
•Dificultan
•Obstaculizan
•Rechazan
•Antagonizan
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Alianzas con Proveedores
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Compromiso
Compatibilidad
Flexibilidad
Complementariedad
Credibilidad
Voluntad de agregar
valor durante toda la
relación
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Realista
Mutuo conocimiento
Riesgos compartidos
Apertura en la
comunicación
• Manejo equilibrado de
situaciones no
previstas
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Selección tipo de contrato
• Basado en:










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Proyectos
monto total y grado de riesgo conjunto
tipo y complejidad del requerimiento
grado de competencia de precios
análisis costo / precio
urgencia
período que abarca
responsabilidad del proveedor
sistema información contable del proveedor
contratos en curso con el proveedor
grado de subcontratación del proveedor
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Tipos de Contrato
• Precio Fijo más:
premios
fórmula ajuste
• Tiempo y Materiales
• Costo más:
tasa porcentaje o tasa fija
máximo garantizado
máximo más ahorros compartidos
Premios
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Elementos selección tipo contrato
•
•
•
•
•
•
• Provee incentivos
• Mínima auditoría
• Reduce negociación
de precios
• Incentiva reducción de
costos
• Grado definición de
elementos
Flexibilidad
Fijar rentabilidades
Permitir rápido inicio
Permite cambios
Fija costos máximos
Asegura rápida
información acerca de
variaciones
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Check list Contratos
•
•
•
•
•
•
Descripción del Proyecto
Alcance del Servicio
Administración del Contrato
Términos de pago
Obligaciones
Items que se proveen-cronograma y
especificaciones
• Garantías y Garantes
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Check list Contratos
•
•
•
•
•
•
•
Límites de responsabilidad
Tasas
Patentes
Información confidencial
Provisiones-previsiones
Cambios
Extras
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Check list Contratos
•
•
•
•
•
Demoras
Requerimientos de seguros
Manejo de disputas
Plazo de rescisión
Arbitros
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Administración de Contratos
•
ELEMENTOS
•
Contratos
•
Resultados
•
Requerimientos de cambio
•
Facturas
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Administración de Contratos
• OPERADORES
• Sistema de medición de
eficacia de cumplimiento
• Sistema de Pagos
• Sistema de control de
cambios del contrato
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Administración de Contratos
• RESULTADOS
•
Documentación / Correspondencia
•
Cambios en el contrato
•
Ordenes de Pago
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Cierre de Contratos
•
ELEMENTOS
•
Master en Evaluación de
Proyectos
Documentación de Contratos
•
Contrato
•
Documentos de Programación
•
Cambios requeridos y aprobados
•
Documentación técnica
•
Resultados
•
Facturas y registros de pagos
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Ing Pedro del Campo
Cierre de Contratos
•
HERRAMIENTAS / TECNICAS
•
•
Revisiones o auditorías del proceso de
aprovisionamiento
RESULTADOS
•
•
Master en Evaluación de
Proyectos
Archivo completo del Contrato
Identificación de éxitos y fallas
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