Transcript Gestión de Proyectos

Gestión de Proyectos
Master en Evaluación de Proyectos
ITBA – UCEMA
Semana 8: Presupuesto del Proyecto
Master en Evaluación de
Proyectos
1
Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Master en Evaluación de
Proyectos
2
Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Presupuesto del Proyecto
• Pasos en el desarrollo del Presupuesto del
Proyecto.
• Aplicación de la Estructura de Trabajo al
Calendario del Proyecto.
• Establecimiento de variables de monitoreo y
control de Proyectos.
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Proyectos
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Ing Pedro del Campo
Presupuesto
• Es el paso final del ciclo de planeamiento de
costos
• Base:
 costos históricos
 estándares
 mejor estimado disponible
• Se identifican:
 requerimientos de personal
 fondos para contrataciones
 reservas (tareas no previstas o contingencias)
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Proyectos
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Ing Pedro del Campo
Estimaciones de Costos = Base
1. Ecuaciones matemáticas basadas en
análisis de regresión
2. Relaciones costo-cantidad basadas en
curvas de aprendizaje
3. Relaciones costo-costo
4. Relaciones costo-variable basada en
características físicas, parámetros técnicos
o características de performance
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Proyectos
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Ing Pedro del Campo
Estrategias de Estimación
Tipo I:sin potencial de
repetición
• Lograr el contrato
• Ejecutarlo con
rentabilidad
• Satisfacer los
requerimientos
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Tipo II: con potencial
futuro
• Lograr el contrato
• Cumplirlo
• Posicionarse en un
nuevo segmento de
mercado
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Estimación del Proyecto
Nivel
WBS
Tipo de Estimado
Método de
Estimación
Precisión
1
Orden de
magnitud
aproximado
Paramétrico:
experiencia,
factor escala
+- 35%
2,3
Estimado
aproximado
Analógico
+- 15%
4,5,6
Estimado
definitivo
Usando
información
técnica
+-5%
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Ing Pedro del Campo
Información requerida para la preparación de Estimados
Nº
Capítulo
Detalle
1
General
Productos, capacidades, localizaciones, criterios
2
Procesos
Diagramas, listados , especificaciones
3
Localización
Condiciones: físicas, acceso
4
Equipamiento Principal
Tamaños, materiales
5
Lotes Materiales
Diseños preliminar y detallado
6
Ingeniería
Diagramas, planes y sistemas
7
Construcción
Salarios, productividades, planes detalle
8
Programa
Tiempos de ejecución y programas
9
Misceláneas
Transportes, seguros, tasas, royalties
10
Escalas
Análisis magnitud
11
Contingencia
Análisis de riesgos identificables
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Ing Pedro del Campo
Flujo de Información (Hs-Tareas)
GERENCIA PROYECTOS
WBS
GERENCIA FUNCIONAL
DEPARTAMENTOS
Sección Sección Sección
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Ing Pedro del Campo
Modificación Línea Ensamble
1
2
3
4
MESES POSTERIORES AL LANZAMIENTO
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
LANZAMIENTO PROGRAMA
PLANEAMIENTO INICIAL
CONTROL INGENIERIA
DESARROLLO ING.
ENSAMBLE
MODIFICACION
TESTEO
INFORME FNAL
HORAS
COSTO
COSTO ACUMULADO[miles]
Master en Evaluación de
Proyectos
200 200 200 200 200 200 200 200 400 400 400 400 400 400 400 400 600 600 600 600
3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 6000 6000 6000 6000 6000 6000 6000 6000 9000 9000 9000 9000
3
6
9
12
15
18
21
10
24
30
36
42
48
54
60
66
72
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Ing Pedro del Campo
81
90
99
108
1
Programa de
Actividades
Propuestas
2
SEMANAS POSTERIORES AL LANZAMIENTO
3
4
5
6
7
8
9
10 11
LANZAMIENTO
PROPUESTA
PROGRAMA ACTIVIDADES Y
PREPARACION WBS
DISTRIBUCION PROGRAMA
Y WBS
RECEPCION INFO
APROVISIONAMIENTO
RECEPCION INFO
TECNICA
PRIMER PROCESAMIENTO
DE INFO
REVISION COSTOS DE
LA GERENCIA
TIPEO Y CORRECCION
PRUEBA FINAL
E IMPRESIÓN
ENVIO PROPUESTA
AL VENDEDOR
COSTO PROPUESTO
PROYECTADO
REAL
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12
Elementos cálculo Overhead
Mantenimiento Edificio
Directores de nuevos negocios
Alquiler Edificio
Elementos de oficina
Cafetería
Tasas sobre la nómina
Personal de Oficina
Reclutamiento de Personal
Cuotas clubes asociaciones
Correo
Consultoría
Reuniones Profesionales
Gastos auditoría corporativa
Planos
Salarios corporativos
Planes de Retiro
Depreciación de equipos
Bajas por enfermedad
Salarios Ejecutivos
Suministros para máquinas manuales
Beneficios adicionales
Supervisión
Gastos Libro Mayor
Comunicaciones
Seguros
Transportes
Vacaciones
Servicios
Gastos movilidad y viáticos
Licencias
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Productos y Servicios
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Materiales
Partes o repuestos
Subcontrataciones
Fletes
Viajes
Otros
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Base de la Estimación
PERSONAL – ASESORES – ESPECIALISTAS




Sueldos + Cargas Sociales
Horas Consultoría
Horas Especialistas
Costo contrato
• EQUIPOS – MAQUINARIA
 Costo Hora Uso
 Costo alquiler
 Amortización (% según el uso)
• MATERIALES





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Cotizaciones
Precios publicados en revistas especializadas
Catálogos
Costos de adquisición
Costos de mantenimiento en inventario
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Base de la Estimación
•
EDIFICIOS





Alquiler
Amortización
Proyecto y Dirección
Vigilancia
Servicios
 Mantenimiento
 Comedor
 Limpieza
•
•
ENERGIA Y COMBUSTIBLES
LEGAL
 Patentes
 Marcas
 Royalties
•
•
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TASAS E IMPUESTOS
SEGUROS
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Ing Pedro del Campo
Método de Estimación
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Provea una completa definición de los requerimientos de
trabajo
Establezca una lógica de trabajo con puntos de control
Desarrolle la estructura de trabajo WBS
Valorice la WBS
Revea la WBS valorizada con los gerentes funcionales
Decida sobre los cursos de acción básicos
Establezca costos apropiados para cada elemento WBS
Revise con la alta gerencia los costos del caso base
Negocie el personal calificado con gerentes funcionales
Desarrolle una estructura de responsabilidades
Desarrolle una programación de detalle
Establezca informes de costos
Documente el resultado en un Plan
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Ing Pedro del Campo
Causas de fallas en estimaciones
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Requerimientos de Trabajo SOW mal interpretados
Alcance mal definido o con omisiones
Programas optimistas o mal definidos
Estructuras de Trabajo WBS imprecisas
Aplicación impropia del nivel de habilidades personales
Fallas para tener en cuenta riesgos
Fallas comprender tendencias o variaciones de costos
Uso de técnicas de estimación incorrectas
Fallas en el uso de ratios avanzados para overhead u
otros costos indirectos
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Reportes Típicos
Nº
Informe
Utilidad
1
Costo de cada elemento de la
estructura de trabajo WBS
Permite llegar al costo del proyecto integrando
los costos desde la base
2
Curvas de horas comprometidas por
departamento
Verificar el perfil de compromiso del personal
con los proyectos
3
Resumen de costos mensual por
departamento
Estudiar posibilidades ante necesidad de reducir
costos en el proyecto
4
Distribución costos anual
Visualizar requerimientos de fondos
5
Resumen de horas – costos
Asegurarse que se cuentan con los recursos
necesarios
6
Estimado mensual de costos y horas
Idem anterior
7
Estimado desembolsos materiales
Visualizar el flujo de fondos
8
Obligaciones totales mensuales
Mostrar el costo total mensual del proyecto
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Master en Evaluación de
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Master en Evaluación de
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•TAREAS Y RECURSOS ASIGNADOS (Diagrama
1
1
2
2
3
4
5
6
Escala de tiempos [unidad: mes, día, hora,..]
Duración de la tarea
•PERSONAS
Unidad
HORAS
Disponibilidad
% TIEMPO DEDICADO
•EQUIPOS
C/U
NRO UNIDADES
•LUGAR
C/U
% ESPACIO UTILIZADO
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•CONTROL DE DISPONIBILIDAD DE RECURSO
1
2
3
4
5
6
NECESIDAD / DISPONIBILIDAD [Horas / Unidades]
SUPERAVIT
DEFICIT
TIEMPO
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•CONTROL DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS:
Analista Económico-Financiero
Día
1
2
3
4
5
Proyecto
Lanzamiento
ABC
4
4
4
-
-
Ampliación
Envasado
-
4
4
4
-
Equipamiento
Laboratorio
4
4
-
-
-
Total
8
12
8
4
-
Disponibilidad
8
8
8
8
8
Diferencia
0
-4
0
+4
+8
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Consideraciones sobre costos
• Tiempo Normal TN: el necesario para completar la
actividad en tiempos normales
• Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal
• Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible
• Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo
• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el
costo de intensificación para acortar una semana
 Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI
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Costo directo (pesos)
Relaciones entre costos y tiempo
8000
7000
Costo Intensivo
Suposición de costo lineal
6000
Costo de reducir
el tiempo dos semanas
5000
4000
Costo Normal
3000
2000
0
5
6
7
8
9
Tiempo Intensivo
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Ing Pedro del Campo
10
Procedimiento revisión - 1
Management
Corporativo
1.- Aprobación Inicial
ALTA GERENCIA
CEO
2.- Aprobación Ejecutiva
Director Programa
Directores
3.- Selección del Program Manager
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Ing Pedro del Campo
Procedimiento revisión - 2
3.- Selección del
Program Manager
10.- Revisión con
Alta Gerencia
Program Manager
4.- Selección
del Equipo
7.- Caso
Base
Revisado
Miembros Equipo
5.- Autorización
WBS, programas
Ingeniería
Master en Evaluación de
Proyectos
8.- Análisis
Perturbaciones
9.- Perturb
Revisado
Team Estimación Precios
6.- Costos (Horas, Materiales )
Operaciones
Finanzas
Abastecimiento
30
Recursos Humanos
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Ing Pedro del Campo
Procedimiento revisión - 3
Management
Corporativo
1.- Aprobación Inicial
ALTA GERENCIA
CEO
2.- Aprobación Ejecutiva
Director Programa
Directores
3.- Selección del Program Manager
11.- Posición de
la Compañía
10.- Revisión con
Alta Gerencia
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Procedimiento revisión - 4
3.- Selección del
Program Manager
10.- Revisión con
Alta Gerencia
11.- Posición de
la Compañía
Program Manager
4.- Selección
del Equipo
7.- Caso
Base
Revisado
Miembros Equipo
5.- Autorización
WBS, programas
Ingeniería
Master en Evaluación de
Proyectos
8.- Análisis
Perturbaciones
9.- Perturb
Revisado
12.- Autoriza
o requiere
reducción
Team Estimación Precios
6.- Costos (Horas, Materiales )
Operaciones
Finanzas
Abastecimiento
32
Recursos Humanos
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