Transcript güçlü yönler

NEREDEYİZ?
STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ
DURUM ANALİZİ
BİTLİS MEM AR-GE STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA EKİBİ
1
Günün sözü
Bir problemi onu ortaya çıkaran bilinç düzeyi ile
çözemezsiniz!
Einstein
2
• 1946 dan sonra : Uzun Vadeli Planlama
• 1950 : Kalite Kontrollü Yaklaşım (son ürün
muayenesi)
• 1960 : Süreç Kontrollü Yaklaşım
• 1975 : TKY (TQM-Total Quality Management)
Anlayışı
-Sürekli Kalite Geliştirme
-Stratejik Planlama
-Stratejik Yönetim Sistemi
3
Stratejik yönetim
• “Stratejik yönetim, bir organizasyonun ne
yaptığını, varlık nedenini ve gelecekte ulaşmak
istediği hedefleri ortaya koyan bir yönetim
tekniğidir.” (Bryson)
• “Stratejik yönetim, bir organizasyonun
gelecekte varmak istediği hedefleri ve bu
hedefe nasıl ulaşılacağını gösteren süreci
analiz eder.” (Barry)
4
Stratejik yönetim
• Stratejik yönetim, stratejik planlama ve
denetimi de kapsayacak şekilde, kuruluşun
bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği
durum arasındaki yolu ifade eder (DPT).
5
Stratejik yönetim
A: İşi doğru yapma
B: Doğru işi yapma
A: Etkinlik
B: Etkililik
6
Stratejik Yönetim Ne Değildir?
• Sihirbaz oyunları ile dolu bir torba ya da bir teknikler paketi
? DEĞİL
Analitik düşünmektir, kaynakların harekete geçirilmesidir.
• Geleceğin tahmini? DEĞİL
Geleceği değiştirecek girişimlerin düşünülüp uygulanmasıdır.
• Gelecek kararlarla uğraşmak? DEĞİL
Bugünkü kararların geleceği ile uğraşmaktır.
7
Stratejik
Yönetim
Vizyon
Nerede olmayı
hayal ediyoruz?
Stratejik Amaçlar
5 yıl sonra nerede
olmak istiyoruz?
5
4
Misyon
Neden varız?
Mevcut Durum Analizi Şu
anda neredeyiz?
3
2
1
Yıllık hedefler
8
Stratejik Planlama
•
•
•
•
•
•
Sonuçların planlanmasıdır,
Değişimin planlanmasıdır,
Gerçekçidir,
Kaliteli yönetimin aracıdır,
Hesap verme sorumluluğuna temel oluşturur,
Katılımcı bir yaklaşımdır.
9
Stratejik Planda Bulunması Gerekenler
• DURUM ANALİZİ (ÖZET)
• MİSYON
• VİZYON
• TEMEL DEĞERLER
• AMAÇLAR
• HEDEFLER
• STRATEJİLER
• TAHMİNİ MALİYET 5 YILLIK
10
Performans Programında Bulunması Gerekenler
EYLEM PLANLARI/PROJELER
KAYNAKLAR
BÜTÇE
11
Stratejik Planlama Süreci
0. Planlamanın Planlanması
1. Neredeyiz ?
2. Nereye Ulaşmak İstiyoruz ?
3. Nasıl Ulaşabiliriz?
4. Nasıl Ölçer ve Değerlendiririz?
12
Mevzuat Analizi
Benimsetme
İLKELER
Stratejik Planlama Ekibinin
Oluşturulması
MİSYON
VİZYON
Kritik
Başarı
Faktörleri
Strateji Alanları
Takım Bilincinin Oluşturulması
Stratejik Amaçlar
Çalışma Normlarının
Belirlenmesi
Hedefler
2
İş Takviminin Oluşturulması
Durum
Analizi
Paydaş Belirleme
Paydaş Analizi
Paydaş
Görüşmeleri
1
GZFT ve Öneriler
Stratejik Konular
3
Stratejiler
Faaliyet ve
Projeler
4
Performans
Kriterleri
Görüşlerin Alınması
Nihai SP
Performans
Planı
13
UYGULAMA
0
0
• Stratejik plan
Benimsetme
Stratejik Planlama Ekibinin
Oluşturulması
Takım Bilincinin Oluşturulması
Çalışma Normlarının Belirlenmesi
İş Takviminin Oluşturulması
ekibinin
oluşturulması
• Üst belgelerle
Genelgelerin
incelenmesi
• SP anlayışı
konusunda
uzlaşma
• SP ekibinin
çalışmaları
• Takım oluşturma
çalışmaları
• Çalışmanın ana
Planlamanın Planlanması
unsurlarının
zamanlanması
14
Hiç birimiz, hepimiz kadar zeki değiliz.
15
DURUM ANALİZİ
NEREDEYİZ?
16
Mevzuat Analizi
Benimsetme
İLKELE
R
Stratejik Planlama Ekibinin
Oluşturulması
MİSYO
N
VİZYON
Kritik
Başarı
Faktörler
i
Strateji Alanları
Takım Bilincinin Oluşturulması
Stratejik Amaçlar
Çalışma Normlarının
Belirlenmesi
Hedefler
2
İş Takviminin Oluşturulması
Durum
Analizi
Faaliyet Alanları
Paydaş Belirleme
Paydaş Analizi
Paydaş
Görüşmeleri
1
GZFT ve Öneriler
Stratejik Konular
3
Stratejiler
Faaliyet ve
Projeler
4
Performans
Kriterleri
Görüşlerin Alınması
Nihai SP
Performans
Planı
17
UYGULAMA
0
Durum Analizi (Neredeyiz)?
1- Tarihi gelişim
2- Kuruluşun yasal yükümlülükleri ve mevzuat
analizi
3- Kuruluşun faaliyet alanları ile ürün ve
hizmetlerinin belirlenmesi
4- Paydaş analizi (iç ve dış paydaşlar, yararlanıcılar)
5- Kuruluş içi analiz ve çevre analizi (GZFT)
18
Tarihi Gelişim
Kuruluşun hangi tarihte hangi amaca
hizmet etmek için kurulduğu ve
geçirdiği kritik aşama ve değişimlerin
değerlendirildiği bölümdür.
Organizasyon Yapısı
Bu bölümde kuruluşun yapılanmasına
ilişkin bilgilere yer verilir.
Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi
Kuruluşun mevzuattan kaynaklanan yükümlülükleri
tespit edilir.
Faaliyet alanını düzenleyen mevzuat gözden geçirilir
ve yasal yükümlülükler listesi oluşturulur.
Yasal yükümlülükler ve mevzuat analizinin çıktıları
daha sonraki aşamada faaliyet alanlarının
belirlenmesine ve kuruluşun misyonunun
oluşturulmasına katkı sağlar.
Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi
Faaliyet Alanı – Ürün/Hizmet
Kuruluşun ürettiği
temel ürün ve
hizmetler belirlenir
ve belirli faaliyet
alanları altında
toplulaştırılır.
FAALİYET ALANI 1
Ürün/Hizmet 1
Ürün/Hizmet 2
Ürün/Hizmet 3
FAALİYET ALANI 2
…
Paydaş Analizi
1- Paydaşların tespiti,
2- Paydaşların değerlendirilmesi,
3- Paydaşların önceliklendirilmesi,
4- Görüş ve önerilerinin alınması ve değerlendirmesi,
Aşamalarından oluşur.
Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile
ilgisi olan, kuruluştan etkilenen veya
etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. İç
paydaş, Dış paydaş ve yararlanıcılar olarak
gruplanabilir.Yararlanıcılar dış paydaşların bir
alt kümesidir.
Paydaş Analizi ile
 Stratejik planın temel unsurlarından biri olan katılımcılık
sağlanabilir,
 Paydaşların dikkate alınması sağlanacak ve plan sahiplenilecektir,
 Verilen hizmetlerin yararlanıcıların ihtiyaçlarına göre
şekillendirilmesi sağlanacaktır.
Paydaşların Tespiti
Kuruluşun,
Faaliyetleri ile ilgili olanlar kimlerdir?
Faaliyetlerini yönlendirenler kimlerdir?
Hizmetlerinden yararlanan kimlerdir?
Faaliyetlerinden etkilenenler kimlerdir?
Faaliyetlerini etkileyenler kimlerdir?
Sorularının yardımı ile kuruluşun paydaşlarına ilişkin
listeler oluşturulur. Bir paydaşta farklı özellik ve önemde
alt gruplar varsa bu alt gruplarda belirtilmelidir. Örneğin iç
paydaş olarak kurum çalışanlarını tespit etmek yerine
yönetici, denetim elemanı, öğretmen, memur gibi alt
gruplara bölünmelidir.
Bu aşamada paydaşlar iç paydaş, dış paydaş ve
yararlanıcılar olarak gruplandırılırlar.
25
Paydaş İlişkileri
Okulun Paydaşları Kimlerdir?
Okulun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan,
okuldan doğrudan veya dolaylı, olumlu yada
olumsuz yönde etkilenen veya okulu etkileyen
kişi, grup veya kurumlardır.
Okulun Paydaşları
* İdareciler
* Öğretmenler
* Öğrenciler
* Memur ve Hizmetliler
* Veliler
* Kantin, servis, yemekhane vb işleticileri
* Semt karakolu
* Muhtarlık
* Sendikalar
* Üst okullar (liseler, üniversiteler)
* Bakanlık il/ilçe teşkilatları
Okul Paydaşlarıyla ilgili
amaç ve hedeflerin
belirlenmesi
ve bu hedefler
doğrultusunda yapılacak
faaliyetlerin, projelerin
hazırlanması
Paydaşların Önceliklendirilmesi
Tespiti yapılan paydaşların beklentilerinin
plana yansıtılması amacıyla bir
önceliklendirme yapılır.
Paydaşın adının, türünün ( iç, dış veya
yararlanıcı), Neden paydaşımız olduğunun
ve önceliğine ilişkin bölümler olan bir tablo
hazırlanır.
Tablo sayesinde önceliklendirme yapılarak
paydaş görüşleri alınabilir.
29
İç paydaşlar(Çalışanlar)
Kurumun
faaliyetlerinden
doğrudan
etkilenen,
bunun
sonucunda kurumun performans
ve faaliyetlerini etkileyen kuruluş
içindeki kişi, grup veya (varsa)
ilgili/bağlı kuruluşlardır.
30
Dış Paydaşlar
Kurumun
faaliyetini
etkileyen, kurumun faaliyet ve
performansından
etkilenen
kuruluş dışındaki kişi, grup veya
kurumlardır.
31
Paydaşların Değerlendirilmesi
Bu aşamada,
Paydaşın kuruluşun hangi faaliyet alanı ile ilgili olduğu ?
Kuruluştan Beklentilerinin ne olduğu ?
Faaliyet ve hizmetlerimizi ne şekilde etkilediği ?
Kuruluşu etkileme gücünün ne olduğu ?
Faaliyet ve hizmetlerimizden ne şekilde etkilendiği ?
soruları yardımıyla paydaşın değerlendirilmesi yapılır.
Genel olarak iki tablodan yararlanılır.
Paydaş-Ürün/hizmet matrisi ile paydaşlarımızın hangi
ürün veya hizmetimiz ile ilgili oldukları tespit edilir.
Paydaş Etki/Önem matrisi ile de paydaşın kuruluşun
faaliyet ve hizmetlerindeki etkisi ve önemi ile ortaya
koyulur.
32
Paydaşların
Değerlendirilmesi
Etki
Zayıf
Güçlü
Önem
İzle
Bilgilendir
Çıkarlarını
gözet,
çalışmalara
dahil et
Birlikte
çalış
Önemli
Çok
Önemli
ETKİ,
paydaşın kuruluşun
faaliyet ve
hizmetlerini
yönlendirme,
destekleme veya
olumsuz etkileme
gücünü,
ÖNEM,
kuruluşun paydaşın
beklenti ve
taleplerinin
karşılanması
konusuna verdiği
önceliği ifade eder.
33
Paydaş Önem/Etki Matrisi
Paydaş
XXX Sendikası
TBMM
Paydaşın bakanlığa etkisi
Taleplerine verilen Önem
Zayıf
Güçlü
Önemli
Çok Önemli
İzle
Bilgilendir
Gözet
Birlikte çalış
X
X
X
X
34
Paydaş Görüşlerinin Alınması ve
Değerlendirilmesi
Bu aşama öncelikli paydaşların kuruluş
hakkındaki görüş ve önerilerinin alınması ve
plana yansıtılmasını oluşturur.
35
Paydaş Görüşlerinin Alınması ve
Değerlendirilmesi
Paydaş görüşlerinin alınmasında ölçülmek istenen
başlıklar ise temel olarak şunlardır:
Hangi faaliyetlerimiz ve hizmetlerimiz paydaş için
önemlidir?
Olumlu veya olumsuz bulduğu yönlerimiz nelerdir?
Geliştirmemiz gereken yönlerimiz nelerdir?
Bizden beklentileri nelerdir?
36
Paydaşların Görüşlerinin Alınması:
•Mülakat (il/İlçe M.E.Müdürü)
•Anket uygulaması (Öğrenciler, Öğretmenler ve Veliler)
•Atölye çalışması (Öğretmenler)
•Toplantı (Veliler)
Öncelikli Paydaş:............ Sendikası
BEKLENTİLERİMİZ
Paydaş Beklenti Matrisi
BEKLENTİLERİ
1.Sendikalı çalışanların yasal görev ve
sorumluluk konusunda, sendika
tarafından bilgilendirilmesi
1.Bakanlığın sendikalı çalışanları objektif
değerlendirmesi
2.Sendikaların, sendikalı çalışanların
görev ve sorumluluklarına aykırı
davranışlarına destek olmaması
2.Bakanlığın sendikalı çalışanların özlük
haklarına riayet etmesi
3.Sendikaların, sendikalı çalışanlarından
başarılı çalışmalar yürütenlerini
ödüllendirmesi
3.Bakanlığın çalışanlarının daha verimli iş
ortamlarına sahip olması ve bakanlığın
bu ortamları oluşturması
4.Sendikaların sosyal faaliyetler ve
4. Çalışanların sosyal faaliyetler ve eğitim
eğitimler düzenleyerek üyelerine çağın
faaliyetlerine katılarak mesleki
gerektirdiği donanımları kazandırması
gelişimlerinin sağlanması
38
Duyduğumu unuturum, gördüğümü
hatırlarım, yaptığımı bilirim.
Çin Atasözü
Kuruluşun ve Çevrenin Analizi
Kuruluş içi analiz ve çevre analizinde kullanılacak
temel yöntemlerden birisi GZFT (SWOT) analizidir.
GZFT analizi, kuruluşun kendisinin ve kuruluşu
etkileyen koşulların sistemli olarak incelenmesidir.
GZ kuruluş içi analiz kısmını,
FT ise çevre analizi kısımlarını oluşturur.
Kuruluş içi Analiz
1)
2)
3)
4)
5)
Kuruluşun yapısı,
Beşeri Kaynakları,
Kurum Kültürü,
Teknoloji,
Mali Durum,
başlıklarının dikkate alındığı analiz türüdür.
Belirlenen güçlü yönler kuruluşun hedeflerine,
zayıf yönler ise kuruluşun alacağı tedbirlere ışık
tutacaktır.
GZFT (SWOT) ANALİZİ
Amaç; iç ve dış etkenleri dikkate alarak, var
olan güçlü yönler ve fırsatlardan en üst düzeyde
yararlanacak, tehditlerin ve zayıf yanların etkisini
en aza indirecek plan ve stratejiler geliştirmektir.
GZFT analizi incelenen kuruluşun, güçlü ve
zayıf yönlerini belirlemekte ve dış çevreden
fırsat
kaynaklanan
ve tehditleri belirlemede
kullanılan bir tekniktir.
GZFT analizi, güçlü olduğumuz ve
büyük
fırsatların
yattığı
alanlara
odaklanmamızı sağlar
GZFT
-
SWOT Analizi
Güçlü Yanlarınız Strength
Zayıf Yanlarınız Weakness
Fırsatlar
Opportunities
Tehditler
Threats
İç Analiz
Güçlü Yönler
Zayıf yönler
KARAR DESTEĞİ
Fırsatlar
Tehditler
Dış Analiz
Güçlü
Yönler
Zayıf
Yönler
112233.
.
.
.
.
(Genellikle kontrolümüz
.
İÇ ANALİZİ
GZFT (SWOT)
Analizi
altında olabilen)
Fırsatlar
123.
.
.
Tehditler
123.
.
.
ÇEVRE ANALİZİ
(Genellikle kontrolümüz
dışında olan)
İÇ ANALİZİ
Kuruluşun iç analizi yapılırken güçlü
ve zayıf yönleri ortaya konulur. Temel
amaç, mevcut performansı ve sorunları da
dikkate
alarak
potansiyelleri
belirlemektir. Belirlenecek güçlü yönler
hedeflere ışık tutacak, zayıf yönler ise
alınacak tedbirlere baz teşkil edecektir.
Kuruluş İçi Analizde Temel Noktalar
 Kuruluşun geçmişi, mevzuatı ve bu
mevzuat gereği görevleri
 Kuruluşun genel bürokrasi içindeki
yeri ve yönetim yapısı
 Kuruluş içi iletişim ve karar alma
süreci
 Kuruluş personelinin sayısı ve
nitelikleri
 Kuruluşun yararlandığı değişik
finansman kaynakları (Bütçe, fon, döner
sermaye, diğer)
 Kuruluşun personel ve ücret politikası
ile bu alanlardaki esneklikleri
 Kuruluş çalışanlarının motivasyon
düzeyi ve kuruluşun durumuna dair
değerlendirmeleri ve beklentileri
 Kuruluşun teknolojik alt yapısı ve
teknolojiyi kullanma düzeyi
 Kuruluşun araç ve bina envanteri ve
diğer varlıkları
 Kuruluşta kullanılan raporlama sistemi
 Kuruluş faaliyetlerini izleme ve
değerlendirme sistemi
 Kuruluşun gerçekleştirdiği ve
yürütmekte olduğu önemli faaliyetler ve
projeler
 Son dönemde kuruluş yapısında ve
görev alanında yapılan önemli değişiklikler
 Kuruluş yapısında ve görev alanında
yapılması gündemde olan önemli
değişiklikler
 Aynı ya da benzer görevi yapan
birimler ve yetki çakışmaları
Güçlü Yönler
123.
.
.
İÇ ANALİZ
Zayıf Yönler
123.
.
.
SWOT ANALİZİ
Güçlü Yönlerin Belirlenmesi
•
Üstünlükleriniz nelerdir ?
 Neleri iyi yaparsınız ?
 Başkaları, güçlü yanlarınız olarak neleri
görmekteler?
Zayıf Yönlerin Belirlenmesi
 Neleri kötü yapmaktasınız ?
 Neleri iyileştirmeye ihtiyacınız var ?
 Başkaları hangi konularda sizden
daha iyidirler ?
 Başkalarının gözüyle ne gibi
zayıflıklarınız ortaya çıkmakta ?
SWOT ANALİZİ ÖRNEK UYGULAMASI
Güçlü Yönler
•Tarihsel bir birikime sahip olması,
•İnsan ve malî kaynaklarının yeterli olması,
•Okulun fizikî kapasitesinin yeterli olması,
•Sınıf öğrenci mevcutlarının standarda uygun olması,
•Veli okul iş birliğinin gelişmiş olması,
•Okulda bulunan OGYE sürecinin etkili ve verimli
çalışması.
Zayıf Yönler
•Bazı yöneticilerin ve çalışanların değişime karşı
direnci,
•Ders araç gereçlerinin yetersizliği,
•Öğretmenlerin bilgi iletişim teknolojilerini etkili
kullanmamaları,
•Okulda etkili bir performans değerlendirmenin
yapılamayışı,
•Öğretmenler arasında yeterli iş birliğinin olmaması,
•Okulda olumlu bir örgüt kültürü ve iklimin olmaması.
ERDEM LİSESİ
Fırsatlar
•EARGED ile iş birliğinin güçlü olması,
•Okulun üniversitelerle iş birliğinin gelişmiş olması,
•EARGED ve Üniversite iş birliği nedeniyle okulun
personeline yönelik hizmet içi eğitim ihtiyacının
hemen karşılanabilir olması,
•Öğrencilerin üniversiteye giriş oranının yüksek
olması,
•Okula yönelik veli ve toplum desteğinin güçlü
olması.
Tehditler
•Okulun şehir merkezine uzaklığı,
•İl ve ilçe millî eğitim müdürlüğü ile koordinasyon
eksikliği,
•Okulun bulunduğu bölgede tek lise olması,
•Personel değişiminin sık olması,
•Okulun bulunduğu bölgenin sosyal ve ekonomik
düzeyi.
54
Çevre Analizi
Kuruluşun kontrolü dışında olan ancak kuruluş
için kritik olabilecek dışsal değişim ve eğilimlerin
fırsat ve tehditler olarak incelenmesidir.
Fırsatlar, kuruluş için avantaj sağlayacağı,
tehditlerin ise kuruluş için olumsuz etkiler
oluşturabileceği düşünülür. Her ikisi de kuruluşun
kontrolü dışında olan etken yada durumlardır.
Analiz kapsamında ekonomik, sosyal, siyasal,
demografik,kültürel, çevresel, teknolojik ve
rekabete yönelik etkenlerin incelenmesi gerekir.
Çevre Analizi
Temel başlıklar,
 Dünyadaki durum ve değişmeler,
 Ülkemizdeki durum ve değişmeler,
 İlimizdeki durum ve değişmeler ( il mem),
 İlçemizdeki durum ve değişmeler (ilçe mem)
 Tüm coğrafyadaki temel eğilimler ve sorunlardan bizi yakından
ilgilendirenler ve nasıl etkileyeceği,
 Kuruluşun düzenlemesi dışındaki mevzuat, üst belge ve
politikalardan etkilenme ve bunlar arası uyum sorunları,
 Yukarıdakiler haricinde kuruluşun karşılaşabileceği tüm riskler
ve belirsizlikler.
Hayatta yapabileceğimiz en büyük
hata, hata yapmaktan korkmaktır.
Hubbard
TEŞEKKÜRLER
58