Transcript Slide 1
Loeng 2
Töö analüüsi väljundid – struktuuri ja töökorralduse kujundamine Töökorralduse kujundamist mõjutavad tegurid Näiteid töö analüüsi kohta tootmis- ja teenindusasutuses
1
Koostas: Riina Rohelaan, 2014
2
Loengu teemad
Organisatsiooni struktuur ja selle liigid Struktuuri kujundamine ja töökorralduse erinevad vormid Töökorralduse kujundamist mõjutavad tegurid Näiteid töökorraldusmudelitest Ameti- ja isikukirjelduse koostamine
3
Organisatsiooni struktuur
Organisatsiooni struktuur
ametikohtadega.
on organisatsiooni ametikohtade vaheliste suhete mudel eesmärgiga luua tõhus tööjaotus. Selleks määratakse iga ametikoha ülesanded ja seos teiste Organisatsiooni struktuuri otstarbekus avaldub järgmises: - ettevõtte efektiivsuse tagamine - organisatsiooni eri osade talitluse koordineerimine tegevusalade järgi - organisatsiooni paindlikkuse ja keskkonnaga kohanemisvõime tagamine
4
Struktuuri loomise tegevused
• Ametikohtade kavandamine • Ametikohtade rühmitamine • Alluvus- ja aruandlussuhete määratlemine • Õiguste ja võimu jaotamine töökohtade vahel • Allüksuste tegevuste koordineerimine
5
Ametikohtade kavandamine
1) Mis ülesanded peavad olema organisatsioonis täidetud?
2) Kuidas neid ülesandeid saab jagada inimeste ja seadmete vahel?
3) Kuidas ülesandeid rühmitada, et tekiksid ametikohad?
4) Milline on optimaalne ülesannete hulk töötajale?
5) Milline peaks olema vahekord organisatsiooni efektiivsuse ja inimeste rahulolu vahel?
6
Organisatsiooni struktuuri kujundamisega seotud töökorralduse vormid
TÖÖ SPETSIALISEERIMINE – iseloomustab, millisel määral on suurem ülesanne osadeks jaotatud ja inimeste vahel ära jagatud TÖÖDE ROTATSIOON – töötajad liiguvad süstemaatiliselt ühelt töökohalt teisele TÖÖ LAIENDAMINE – suurendatakse töötajale antud ülesannete arvu TÖÖ RIKASTAMINE – suurendatakse lisaks ülesannete arvule ka töötaja otsustusõigust ja vastutust TÖÖ PSÜHHOLOOGILISTE TEGURITE KAUDU LÄHENEMINE – põhineb töötajate motivatsiooni ja töörahulolu suurendamisel vastavate tegurite kaudu
Töökorraldus ja psühholoogilised tegurid
7
Töö põhilised tegurid
• Oskuste mitmekesisus • Ülesande selgus • Ülesande tähtsus • Autonoomsus (iseseisvus ajakava planeerimisel ja ülesannete täitmisel) • Tagasiside (info saamine oma töö sooritusedukuse kohta)
Psühholoogiliselt olulised näitajad
Töö olemuse ja tähenduse tunnetamine Töö tulemuse eest vastutuse tunnetamine Töö tegelike tulemuste teadmine
Töötaja arenguvajaduse suurendamine
• Kõrge sisemine motiveeritus • Töö teostatuse kõrge kvaliteet • Kõrge tööga rahulolu • Tööjõu voolavuse ja puudumiste madal tase
8 • • • • • • •
Töökorraldust mõjutavad tegurid tootmises
Toote eripära, nt kiiresti riknev toode, disaintoode või masstoode Toote valmistamise tehnoloogia (inimene, masin, automaatika) Masinate ja seadmete eripära ning nende sobivus erinevate toote valmistamiseks (praak, kaod) Ruumide sobivus, töökoha asukoht ja vahemaad Töökohtade ergonoomika (tooli kõrgus, liini kõrgus jms) Füüsilise töökeskkonna eripära ja ohtlikkus (keemiliste ainete käitlemine, kuumus, madal temperatuur) Kasutatavad infosüsteemid (arvuti, kaustik, suuline info)
9 • • • • • •
Töökorraldust mõjutavad tegurid teeninduses
Klientide hulk ja selle muutus ajas Kontakti saamine/hoidmine kliendiga, kliendihaldussüsteemide kasutamine Klientide vajadused ja teenuste eripära, standardiseeritud teenus või disainitud teenus Teenuse osutamise koht (salong, kodu, Internet, …) Teenuse osutamise tehnoloogia (inimene, masin, automaatika) ja vajalikud vahendid Teenindaja suhtlusoskused, isikuomadused
Töökorraldust mõjutavad tegurid logistikas
• • • • • • • 10 • • Tarneaeg ja tarnekindlus Erinevate kaubaartiklite arv Infosüsteemide kasutamine Hoone või laoplatsi planeering ja pindala Kauba ladustamise põhimõtted Tõste- ja transpordimehhanismide kasutamine Kauba transportimisega kaasnevad lisatööd (paberite vormistamine, pakkimine jms) Kauba transportimise vahemaa ja viis (maa-, mere, õhutransport) Vigade tekkimisvõimalus ja nende parandamise kiirus
11
Töökorraldust mõjutavad tegurid projektides
• • • • • Projekti tähtaeg ja lõppeesmärk Projekti tulemuse unikaalsus Projekti elluviimiseks vajaminev ressurss, sh meeskond, tehnoloogia, ruumid, eelarve jms Projektis teostatavate ülesannete mitmekesisus • • • Projekti ajakava
Töökorraldust mõjutavad inimlikud tegurid
Töötaja teadmised, oskused ja isikuomadused Töötaja tulemuslikkus Töötaja isiklikud eelistused
12
Enamlevinud organisatsioonistruktuurid:
Juhtkond Tootmine Logistika Müük Administratsioon Juhtkond Tootmine Toode 1 Logistika Müük Tootmine Toode 2 Logistika Müük Põhja-Eesti Müügiosakond Lääne-Eesti Lõuna-Eesti Ida-Eesti Müük koolidele Müük lasteaedadele Müügiosakond Müük haiglatele Jaemüük
13 Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Administratsioon Juhtkond Tootmine Logistika Osakond 1 Juhtkond Osakond 2 Müük Osakond 3
Juhtimisulatus
Juhtimisulatus on ühe juhi alluvuses olevate inimeste arv. Optimaalne alluvate arv on 3-7 inimest.
Juhtimisulatust mõjutavad: 1) Organisatsioonisisesed protseduurid, täidetavate funktsioonide hulk 2) Alluvate kompetentsus – kompetentsemate alluvate hulk võib olla suurem 3) Töö iseloom – mida keerulisem töö, seda väiksem võib olla alluvate arv Struktuur võib olla: a) Lame ja laia juhtimisulatusega (vähe juhtimistasandeid, suur otsealluvate arv) 14 b) Pikk ja kitsa juhtimisulatusega (palju juhtimistasandeid ja väiksem otsealluvate arv)
Tsentraliseeritus ja detsentraliseeritus organisatsioonis
Detsentraliseerituse määra iseloomustab töötajate õigus võtta vastu otsuseid ja vastutada. Mida madalamal tasemel võib otsuseid vastu võtta, seda suurem on detsentraliseerituse määr. Detsentraliseerituse vastand on tsentraliseeritus.
Võimu jaotamise alused: 1) Majanduslikud kaalutlused: mida suuremat tulu või kulu otsus puudutab, seda kõrgemal tasandil otsus tehakse 2) Organisatsiooni suurus ja sellega kaasnev otsuste hulk: mida rohkem tuleb teha otsuseid, seda enam neid delegeeritakse alumistele juhtimistasanditele 3) Organisatsioonis sihiteadlikult kujundatud kontrolli määr 15 4) Kiire ja ülevaatliku tagasiside saamise võimalused allpool vastuvõetud otsuste kohta kas aruandluse, tarkvaralahenduste abil või mõnel muul viisil
Näited töökorraldusmudelitest
“INIMKESKKOND” “INIMVÄLINE KESKKOND” A peainspektor A juhtivinspektor Kujundab ja suunab kogu suuna tegevust asutuses Suuna valdkondade (vaimne, füüsiline) tegevuse koordineerimine asutuses A vaneminspektor Valdkonna alamvaldkondade koordineerimine asutuses PO peainspektor – piirkondlik ekspert suuna ulatuses, tunneb kõiki valdkondi ja oskab näha nendevahelisi seoseid. Partner A peainspektorile.
PO juhtivinspektor – piirkondlik ekspert suuna valdkonna ulatuses, tunneb kõiki valdkondi ja oskab näha nendevahelisi seoseid PO vaneminspektor – ühe valdkonna alamvaldkondade tundmine Kujundab ja suunab suuna tegevust PO-s.
Suuna valdkondade tegevuse koordineerimine PO-s Inspekteerimine, keerulisemad juhtumid (staaz vähemalt 18 kuud) Kujundab ja suunab kogu suuna tegevust asutuses Suuna valdkondade (keemiline, mehhaaniline) tegevuse koordineerimine asutuses Valdkonna alamvaldkondade koordineerimine asutuses Kujundab ja suunab suuna tegevust PO-s.
Suuna valdkondade tegevuse koordineerimine PO-s Inspekteerimine, keerulisemad juhtumid (staaz vähemalt 18 kuud) PO inspektor - baasteadmised inspekteerimisest, praktilise kogemuse omandamine Inspekteerimine, tegevus mentori juhendamisel (staaz alla 18 kuu) Inspekteerimine, tegevus mentori juhendamisel (staaz alla 18 kuu) 16 A- asutus ; PO – piirkondlik osakond
17 Kliendi liikumise protsess teenuse osutamisel “suurtes” teeninduskeskustes ja “väikestes” teeninduspunktides.
IK – infokonsultant; TV – töövahenduskonsultant; JK – juhtumikorraldaja; KN – kutsenõustaja; KO – koolitusspetsialist; KLIENT IK KLIENT IK TV TV JK KN KO
Teenuseid osutava organisatsiooni struktuuri alusel koostatud tööjõu plaan Väike SP MF SUUR MULTIFUNKTSIONAALNE ADMINISTRATIIVNE KESKUS MF Väike SP MF MF SP ehk spetsialiseeritud teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud ühele kliendigrupile 1-2 teenuse osutamiseks (10-25 töötajat) MF ehk multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud mitmele kliendigrupile 4-6 teenuse osutamiseks (50-150 töötajat) SMF ehk suur multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis ühendab piirkonna juhtimise administratiivset keskust ja multifunktsionaalset teeninduskeskust (100-300 töötajat) 1 8
1 9 1. KLASTER Põhja piirkond TEENIDUSKESKUS 1 (SMF) TK 2 (MF) TK 3 (SP) …. 2. KLASTER Lõuna piirkond TK 1 (SMF) TK 2 (MF) TK 3 (SP) …. 3. KLASTER Ida piirkond TK 1 (SMF) TK 2 (MF) TK 3 (SP) …. 4. KLASTER Lääne piirkond TK 1 (SMF) TK 2 (MF) TK 3 (SP) ….
NÕUKOGU JUHATUS
Arendusjuht Siseaudit KESKKONTORI DIVISJONID Teenused Haldus Finantsid Personal ja dokumendihaldus IT Õigus
2 0
PIIRKOND Klientide arv PIIRKONNA KESKUS
Piirkonna juht
Teenuste osakond
Teenuste osakonna juhataja Klienditöö arendusspetsialist Vanemõde
Teenuste osakond kokku Haldusosakond
Haldusosakonna juhataja Sekretär-asjaajaja Finantsspetsialist Personalispetsialist IT spetsialist haldusspetsialist remonditööline Autode ja mehhanismide juhid Pesukorrastajad Toitlustuspersonal Puhastusteenindajad
Haldusosakond kokku PIIRKONNA KESKUS KOKKU PIIRKONNA KESKUSED KOKKU TEENINDUSPUNKTID PÕHJA 527
Viidika Kupu Rannamäe Mõisametsa
TEENINDUSPUNKTIDES kokku PIIRKONNAS KOKKU TÖÖTAJAID KOKKU
1 1 1 1
3
1 1 1 1 1 1 5 4 9 18 9
51 55
70,5 Sillapuu 25 Ussisaba 50 Isanda 23 Astri
168,5 223,5 IDA 302
1 1 1 1
3
1 1 1 1 1 1 3 2 5 10 5
31 35
14 25 Võpsiku Välu 31 Kaasiku 28 Kodila Eesmäe
98 133 LÕUNA 668
114 Sõnni 4,5 Koru 42 Tõru 11,5 Kiisula 61,5
233,5 298,5
1 1 1 1 1 1 7 4 11 22 11
61 65
1 1 1 1
3 LÄÄNE 694
106 26 22,5 77,5
231,5 300,5 955,5
1 7 5 12 23 12
65 69 224
1 1 1 1 1 1 1 1 1
3
NÄIDE: TOIDUTÖÖSTUSE TOOTMISE, VALMISTOODETE PAKKIMISE JA LAO TÖÖKORRALDUS PÜHAPÄEV (kellaaeg) ESMASPÄEV TEISIPÄEV KOLMAPÄEV NELJAPÄEV ÜKSUS, AMETIKOHT (TÖÖTAJATE ARV VAHETUSES)
vahetusmeister (1) lõikaja (7) kaaluja, maitseainete kaaluja (2) pritsija (8) operaator (1) pooltoodete valmistaja/segud (1) pooltoodete valmistaja/pakkijad (3-4) pooltoodete valmistaja/komplekteerija (1) soolaja (2) tarrendtoodete valmistaja/ toode 1 (3) tarrendtoodete valmistaja/toode 2 (1) abitööline (1) 2 7 6 17 4 2 9 1 4 3 1 3 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 11-18 14.30-23 6-18 18-6 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30
14.30-23 14.30-23 23-6 6-14.30 14.30-23 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30
6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-18 18-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30
6-14.30
14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 23-6 6-14.30
14.30-23 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30
6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-18 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30
6-14.30
14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 18-6 23-6 6-14.30 14.30-23 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30
6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-18 6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30
14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 18-6 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30
6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-18 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30
6-14.30
14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 23-6 18-6 23-6
KOKKU TÖÖTAJAID/VAHETUSES
pakkeliini operaator (1) transporttööline (1) abitööline (1) pakkijad/vana ja uus liin (8) pakkijad/1,5 kg liin (vaheldumisi 1 ja 2) termotajad (2) viilutajad (2)
KOKKU TÖÖTAJAID/VAHETUSES
komplekteerijad (H 2in Õ 6-7 in ja Ö 6 in) transporttööline alused (1)
KOKKU TÖÖTAJAID/VAHETUSES KOKKU TÖÖTAJAID/VAHETUSES 59
3 3 2 17 3 4 3
35
12 1
15 109
14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6 6-14.30
14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30
14.30-23 6-14.30
6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30
14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30
6-14.30
14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30
6-14.30
14.30-23 14.30-23 6-14.30
6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30
14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6
REEDE
6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-18 6-14.30
6-14.30
14.30-6 18-6 6-18; 18-6 6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30
6-14.30;11-17 11-17
LAUPÄEV 1 0 0 1
21
TÖÖKORRALDUSMUDEL eesmärgid tegevusprotsessid juhtimispõhimõtted koostöö otsustamine ja vastutus võim ja aruandlus SOBIV STRUKTUUR funktsionaalne asukohajärgne kliendipõhine … segu mitmest variandist 22
Töökorraldusmudelist struktuuri ja ametijuhendini
AMETIKIRJELDUS kohustused õigused vastutus teadmised oskused iskuomadused
23
Ametikirjelduste koostamine töö analüüsi läbiviimise tulemusena
TÖÖ ANALÜÜS KOHUSTUSED AMETI- KIRJELDUS TEADMISED VASTUTUS AMETIKOHA PROFIIL
Job description
AMETIKOHA TÄITJA PROFIIL EHK NÕUETE PROFIIL
Job specification
OSKUSED ÕIGUSED VÕIMED, ISIKSUS
24
Ametikirjelduste koostamine
Ametikirjeldus on dokument, mis määratleb ära iga üksiku ametikoha eesmärgi, põhiülesanded, vastutuse, õigused ja toob välja selle ametikoha asendi ettevõtte struktuuris ning sisaldab vajadusel ametikoha täitja profiili e. nõuete profiili.
Ametikirjelduste koostamise protsess: 1. Vajaduse määratlemine. Vajadus ametikirjelduste järele sõltub ettevõtte suurusest ja funktsioonide mitmekülgsusest.
2. Tööjaotuse kaardistus 3. Vajaliku info kogumine ametikohtade kohta (töö analüüs) 4. Ametikirjeldusele sobiva vormi ja stiili valik 5. Ametikirjelduste algvariantide koostamine 6. Kooskõlastamine, läbiarutamine sidusstruktuuride ja – ametikohtaega. Parandamine ja vasturääkivuste kõrvaldamine 7. Ametikirjelduste kehtestamine 8. Perioodiline korrigeerimine juhul kui tööülesanded muutuvad
25
Ametikirjeldus (ametijuhend, töökirjeldus)
Kirjeldab tööd, mida töötaja peab tegema • Ametinimetus • Kellele töötaja allub, keda töötaja asendab jms • Töö eesmärgi lühikirjeldus • Võtmeülesanded • Võtmetulemused
26 Kuupäev: Ametikoht: Ametikoha täitja asendab: Ametikoha peamine eesmärk:
PÕHIÜLESANDED AMETIKIRJELDUS
Allüksus: Ametikoht allub:
Kuidas mõõdetakse töö edukust
27
Isikukirjeldus
Kirjeldab inimese tüüpi, kes sobib ametikohal töötama Haridus Oskused Töökogemus Isiksus / isikuomadused Tervislik seisund
28
ISIKUKIRJELDUS NÕUTAV Haridus Oskused Töökogemus Isiksuseomadused Tervislik seisund SOOVITATAV Haridus Oskused Töökogemus Isiksuseomadused Tervislik seisund
29