Loeng 2

Töö analüüsi väljundid – struktuuri ja töökorralduse kujundamine Töökorralduse kujundamist mõjutavad tegurid Näiteid töö analüüsi kohta tootmis- ja teenindusasutuses

1

Koostas: Riina Rohelaan, 2014

2

Loengu teemad

     Organisatsiooni struktuur ja selle liigid Struktuuri kujundamine ja töökorralduse erinevad vormid Töökorralduse kujundamist mõjutavad tegurid Näiteid töökorraldusmudelitest Ameti- ja isikukirjelduse koostamine

3

Organisatsiooni struktuur

Organisatsiooni struktuur

ametikohtadega.

on organisatsiooni ametikohtade vaheliste suhete mudel eesmärgiga luua tõhus tööjaotus. Selleks määratakse iga ametikoha ülesanded ja seos teiste Organisatsiooni struktuuri otstarbekus avaldub järgmises: - ettevõtte efektiivsuse tagamine - organisatsiooni eri osade talitluse koordineerimine tegevusalade järgi - organisatsiooni paindlikkuse ja keskkonnaga kohanemisvõime tagamine

4

Struktuuri loomise tegevused

• Ametikohtade kavandamine • Ametikohtade rühmitamine • Alluvus- ja aruandlussuhete määratlemine • Õiguste ja võimu jaotamine töökohtade vahel • Allüksuste tegevuste koordineerimine

5

Ametikohtade kavandamine

1) Mis ülesanded peavad olema organisatsioonis täidetud?

2) Kuidas neid ülesandeid saab jagada inimeste ja seadmete vahel?

3) Kuidas ülesandeid rühmitada, et tekiksid ametikohad?

4) Milline on optimaalne ülesannete hulk töötajale?

5) Milline peaks olema vahekord organisatsiooni efektiivsuse ja inimeste rahulolu vahel?

6

Organisatsiooni struktuuri kujundamisega seotud töökorralduse vormid

     TÖÖ SPETSIALISEERIMINE – iseloomustab, millisel määral on suurem ülesanne osadeks jaotatud ja inimeste vahel ära jagatud TÖÖDE ROTATSIOON – töötajad liiguvad süstemaatiliselt ühelt töökohalt teisele TÖÖ LAIENDAMINE – suurendatakse töötajale antud ülesannete arvu TÖÖ RIKASTAMINE – suurendatakse lisaks ülesannete arvule ka töötaja otsustusõigust ja vastutust TÖÖ PSÜHHOLOOGILISTE TEGURITE KAUDU LÄHENEMINE – põhineb töötajate motivatsiooni ja töörahulolu suurendamisel vastavate tegurite kaudu

Töökorraldus ja psühholoogilised tegurid

7

Töö põhilised tegurid

• Oskuste mitmekesisus • Ülesande selgus • Ülesande tähtsus • Autonoomsus (iseseisvus ajakava planeerimisel ja ülesannete täitmisel) • Tagasiside (info saamine oma töö sooritusedukuse kohta)

Psühholoogiliselt olulised näitajad

Töö olemuse ja tähenduse tunnetamine Töö tulemuse eest vastutuse tunnetamine Töö tegelike tulemuste teadmine

Töötaja arenguvajaduse suurendamine

• Kõrge sisemine motiveeritus • Töö teostatuse kõrge kvaliteet • Kõrge tööga rahulolu • Tööjõu voolavuse ja puudumiste madal tase

8 • • • • • • •

Töökorraldust mõjutavad tegurid tootmises

Toote eripära, nt kiiresti riknev toode, disaintoode või masstoode Toote valmistamise tehnoloogia (inimene, masin, automaatika) Masinate ja seadmete eripära ning nende sobivus erinevate toote valmistamiseks (praak, kaod) Ruumide sobivus, töökoha asukoht ja vahemaad Töökohtade ergonoomika (tooli kõrgus, liini kõrgus jms) Füüsilise töökeskkonna eripära ja ohtlikkus (keemiliste ainete käitlemine, kuumus, madal temperatuur) Kasutatavad infosüsteemid (arvuti, kaustik, suuline info)

9 • • • • • •

Töökorraldust mõjutavad tegurid teeninduses

Klientide hulk ja selle muutus ajas Kontakti saamine/hoidmine kliendiga, kliendihaldussüsteemide kasutamine Klientide vajadused ja teenuste eripära, standardiseeritud teenus või disainitud teenus Teenuse osutamise koht (salong, kodu, Internet, …) Teenuse osutamise tehnoloogia (inimene, masin, automaatika) ja vajalikud vahendid Teenindaja suhtlusoskused, isikuomadused

Töökorraldust mõjutavad tegurid logistikas

• • • • • • • 10 • • Tarneaeg ja tarnekindlus Erinevate kaubaartiklite arv Infosüsteemide kasutamine Hoone või laoplatsi planeering ja pindala Kauba ladustamise põhimõtted Tõste- ja transpordimehhanismide kasutamine Kauba transportimisega kaasnevad lisatööd (paberite vormistamine, pakkimine jms) Kauba transportimise vahemaa ja viis (maa-, mere, õhutransport) Vigade tekkimisvõimalus ja nende parandamise kiirus

11

Töökorraldust mõjutavad tegurid projektides

• • • • • Projekti tähtaeg ja lõppeesmärk Projekti tulemuse unikaalsus Projekti elluviimiseks vajaminev ressurss, sh meeskond, tehnoloogia, ruumid, eelarve jms Projektis teostatavate ülesannete mitmekesisus • • • Projekti ajakava

Töökorraldust mõjutavad inimlikud tegurid

Töötaja teadmised, oskused ja isikuomadused Töötaja tulemuslikkus Töötaja isiklikud eelistused

12

Enamlevinud organisatsioonistruktuurid:

Juhtkond Tootmine Logistika Müük Administratsioon Juhtkond Tootmine Toode 1 Logistika Müük Tootmine Toode 2 Logistika Müük Põhja-Eesti Müügiosakond Lääne-Eesti Lõuna-Eesti Ida-Eesti Müük koolidele Müük lasteaedadele Müügiosakond Müük haiglatele Jaemüük

13 Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Administratsioon Juhtkond Tootmine Logistika Osakond 1 Juhtkond Osakond 2 Müük Osakond 3

Juhtimisulatus

Juhtimisulatus on ühe juhi alluvuses olevate inimeste arv. Optimaalne alluvate arv on 3-7 inimest.

Juhtimisulatust mõjutavad: 1) Organisatsioonisisesed protseduurid, täidetavate funktsioonide hulk 2) Alluvate kompetentsus – kompetentsemate alluvate hulk võib olla suurem 3) Töö iseloom – mida keerulisem töö, seda väiksem võib olla alluvate arv Struktuur võib olla: a) Lame ja laia juhtimisulatusega (vähe juhtimistasandeid, suur otsealluvate arv) 14 b) Pikk ja kitsa juhtimisulatusega (palju juhtimistasandeid ja väiksem otsealluvate arv)

Tsentraliseeritus ja detsentraliseeritus organisatsioonis

Detsentraliseerituse määra iseloomustab töötajate õigus võtta vastu otsuseid ja vastutada. Mida madalamal tasemel võib otsuseid vastu võtta, seda suurem on detsentraliseerituse määr. Detsentraliseerituse vastand on tsentraliseeritus.

Võimu jaotamise alused: 1) Majanduslikud kaalutlused: mida suuremat tulu või kulu otsus puudutab, seda kõrgemal tasandil otsus tehakse 2) Organisatsiooni suurus ja sellega kaasnev otsuste hulk: mida rohkem tuleb teha otsuseid, seda enam neid delegeeritakse alumistele juhtimistasanditele 3) Organisatsioonis sihiteadlikult kujundatud kontrolli määr 15 4) Kiire ja ülevaatliku tagasiside saamise võimalused allpool vastuvõetud otsuste kohta kas aruandluse, tarkvaralahenduste abil või mõnel muul viisil

Näited töökorraldusmudelitest

“INIMKESKKOND” “INIMVÄLINE KESKKOND” A peainspektor A juhtivinspektor Kujundab ja suunab kogu suuna tegevust asutuses Suuna valdkondade (vaimne, füüsiline) tegevuse koordineerimine asutuses A vaneminspektor Valdkonna alamvaldkondade koordineerimine asutuses PO peainspektor – piirkondlik ekspert suuna ulatuses, tunneb kõiki valdkondi ja oskab näha nendevahelisi seoseid. Partner A peainspektorile.

PO juhtivinspektor – piirkondlik ekspert suuna valdkonna ulatuses, tunneb kõiki valdkondi ja oskab näha nendevahelisi seoseid PO vaneminspektor – ühe valdkonna alamvaldkondade tundmine Kujundab ja suunab suuna tegevust PO-s.

Suuna valdkondade tegevuse koordineerimine PO-s Inspekteerimine, keerulisemad juhtumid (staaz vähemalt 18 kuud) Kujundab ja suunab kogu suuna tegevust asutuses Suuna valdkondade (keemiline, mehhaaniline) tegevuse koordineerimine asutuses Valdkonna alamvaldkondade koordineerimine asutuses Kujundab ja suunab suuna tegevust PO-s.

Suuna valdkondade tegevuse koordineerimine PO-s Inspekteerimine, keerulisemad juhtumid (staaz vähemalt 18 kuud) PO inspektor - baasteadmised inspekteerimisest, praktilise kogemuse omandamine Inspekteerimine, tegevus mentori juhendamisel (staaz alla 18 kuu) Inspekteerimine, tegevus mentori juhendamisel (staaz alla 18 kuu) 16 A- asutus ; PO – piirkondlik osakond

17 Kliendi liikumise protsess teenuse osutamisel “suurtes” teeninduskeskustes ja “väikestes” teeninduspunktides.

IK – infokonsultant; TV – töövahenduskonsultant; JK – juhtumikorraldaja; KN – kutsenõustaja; KO – koolitusspetsialist; KLIENT IK KLIENT IK TV TV JK KN KO

Teenuseid osutava organisatsiooni struktuuri alusel koostatud tööjõu plaan Väike SP MF SUUR MULTIFUNKTSIONAALNE ADMINISTRATIIVNE KESKUS MF Väike SP MF MF SP ehk spetsialiseeritud teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud ühele kliendigrupile 1-2 teenuse osutamiseks (10-25 töötajat) MF ehk multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud mitmele kliendigrupile 4-6 teenuse osutamiseks (50-150 töötajat) SMF ehk suur multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis ühendab piirkonna juhtimise administratiivset keskust ja multifunktsionaalset teeninduskeskust (100-300 töötajat) 1 8

1 9 1. KLASTER Põhja piirkond TEENIDUSKESKUS 1 (SMF) TK 2 (MF) TK 3 (SP) …. 2. KLASTER Lõuna piirkond TK 1 (SMF) TK 2 (MF) TK 3 (SP) …. 3. KLASTER Ida piirkond TK 1 (SMF) TK 2 (MF) TK 3 (SP) …. 4. KLASTER Lääne piirkond TK 1 (SMF) TK 2 (MF) TK 3 (SP) ….

NÕUKOGU JUHATUS

Arendusjuht Siseaudit KESKKONTORI DIVISJONID Teenused Haldus Finantsid Personal ja dokumendihaldus IT Õigus

2 0

PIIRKOND Klientide arv PIIRKONNA KESKUS

Piirkonna juht

Teenuste osakond

Teenuste osakonna juhataja Klienditöö arendusspetsialist Vanemõde

Teenuste osakond kokku Haldusosakond

Haldusosakonna juhataja Sekretär-asjaajaja Finantsspetsialist Personalispetsialist IT spetsialist haldusspetsialist remonditööline Autode ja mehhanismide juhid Pesukorrastajad Toitlustuspersonal Puhastusteenindajad

Haldusosakond kokku PIIRKONNA KESKUS KOKKU PIIRKONNA KESKUSED KOKKU TEENINDUSPUNKTID PÕHJA 527

Viidika Kupu Rannamäe Mõisametsa

TEENINDUSPUNKTIDES kokku PIIRKONNAS KOKKU TÖÖTAJAID KOKKU

1 1 1 1

3

1 1 1 1 1 1 5 4 9 18 9

51 55

70,5 Sillapuu 25 Ussisaba 50 Isanda 23 Astri

168,5 223,5 IDA 302

1 1 1 1

3

1 1 1 1 1 1 3 2 5 10 5

31 35

14 25 Võpsiku Välu 31 Kaasiku 28 Kodila Eesmäe

98 133 LÕUNA 668

114 Sõnni 4,5 Koru 42 Tõru 11,5 Kiisula 61,5

233,5 298,5

1 1 1 1 1 1 7 4 11 22 11

61 65

1 1 1 1

3 LÄÄNE 694

106 26 22,5 77,5

231,5 300,5 955,5

1 7 5 12 23 12

65 69 224

1 1 1 1 1 1 1 1 1

3

NÄIDE: TOIDUTÖÖSTUSE TOOTMISE, VALMISTOODETE PAKKIMISE JA LAO TÖÖKORRALDUS PÜHAPÄEV (kellaaeg) ESMASPÄEV TEISIPÄEV KOLMAPÄEV NELJAPÄEV ÜKSUS, AMETIKOHT (TÖÖTAJATE ARV VAHETUSES)

vahetusmeister (1) lõikaja (7) kaaluja, maitseainete kaaluja (2) pritsija (8) operaator (1) pooltoodete valmistaja/segud (1) pooltoodete valmistaja/pakkijad (3-4) pooltoodete valmistaja/komplekteerija (1) soolaja (2) tarrendtoodete valmistaja/ toode 1 (3) tarrendtoodete valmistaja/toode 2 (1) abitööline (1) 2 7 6 17 4 2 9 1 4 3 1 3 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 11-18 14.30-23 6-18 18-6 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30

14.30-23 14.30-23 23-6 6-14.30 14.30-23 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30

6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-18 18-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30

6-14.30

14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 23-6 6-14.30

14.30-23 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30

6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-18 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30

6-14.30

14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 18-6 23-6 6-14.30 14.30-23 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30

6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-18 6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30

14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 18-6 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30

6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-18 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30

6-14.30

14.30-23 14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 23-6 18-6 23-6

KOKKU TÖÖTAJAID/VAHETUSES

pakkeliini operaator (1) transporttööline (1) abitööline (1) pakkijad/vana ja uus liin (8) pakkijad/1,5 kg liin (vaheldumisi 1 ja 2) termotajad (2) viilutajad (2)

KOKKU TÖÖTAJAID/VAHETUSES

komplekteerijad (H 2in Õ 6-7 in ja Ö 6 in) transporttööline alused (1)

KOKKU TÖÖTAJAID/VAHETUSES KOKKU TÖÖTAJAID/VAHETUSES 59

3 3 2 17 3 4 3

35

12 1

15 109

14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6 6-14.30

14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30

14.30-23 6-14.30

6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30

14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30

6-14.30

14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6 6-14.30 14.30-23 6-14.30

6-14.30

14.30-23 14.30-23 6-14.30

6-14.30 14.30-23 6-14.30 14.30-23 6-14.30

14.30-23 14.30-23 6-14.30 14.30-23 14.30-23 23-6 23-6 23-6

REEDE

6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-18 6-14.30

6-14.30

14.30-6 18-6 6-18; 18-6 6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30

6-14.30;11-17 11-17

LAUPÄEV 1 0 0 1

21

TÖÖKORRALDUSMUDEL  eesmärgid  tegevusprotsessid  juhtimispõhimõtted  koostöö  otsustamine ja vastutus  võim ja aruandlus SOBIV STRUKTUUR  funktsionaalne  asukohajärgne  kliendipõhine  …  segu mitmest variandist 22

Töökorraldusmudelist struktuuri ja ametijuhendini

AMETIKIRJELDUS  kohustused  õigused  vastutus  teadmised  oskused  iskuomadused

23

Ametikirjelduste koostamine töö analüüsi läbiviimise tulemusena

TÖÖ ANALÜÜS KOHUSTUSED AMETI- KIRJELDUS TEADMISED VASTUTUS AMETIKOHA PROFIIL

Job description

AMETIKOHA TÄITJA PROFIIL EHK NÕUETE PROFIIL

Job specification

OSKUSED ÕIGUSED VÕIMED, ISIKSUS

24

Ametikirjelduste koostamine

Ametikirjeldus on dokument, mis määratleb ära iga üksiku ametikoha eesmärgi, põhiülesanded, vastutuse, õigused ja toob välja selle ametikoha asendi ettevõtte struktuuris ning sisaldab vajadusel ametikoha täitja profiili e. nõuete profiili.

Ametikirjelduste koostamise protsess: 1. Vajaduse määratlemine. Vajadus ametikirjelduste järele sõltub ettevõtte suurusest ja funktsioonide mitmekülgsusest.

2. Tööjaotuse kaardistus 3. Vajaliku info kogumine ametikohtade kohta (töö analüüs) 4. Ametikirjeldusele sobiva vormi ja stiili valik 5. Ametikirjelduste algvariantide koostamine 6. Kooskõlastamine, läbiarutamine sidusstruktuuride ja – ametikohtaega. Parandamine ja vasturääkivuste kõrvaldamine 7. Ametikirjelduste kehtestamine 8. Perioodiline korrigeerimine juhul kui tööülesanded muutuvad

25

Ametikirjeldus (ametijuhend, töökirjeldus)

Kirjeldab tööd, mida töötaja peab tegema • Ametinimetus • Kellele töötaja allub, keda töötaja asendab jms • Töö eesmärgi lühikirjeldus • Võtmeülesanded • Võtmetulemused

26 Kuupäev: Ametikoht: Ametikoha täitja asendab: Ametikoha peamine eesmärk:

PÕHIÜLESANDED AMETIKIRJELDUS

Allüksus: Ametikoht allub:

Kuidas mõõdetakse töö edukust

27

Isikukirjeldus

 Kirjeldab inimese tüüpi, kes sobib ametikohal töötama  Haridus  Oskused  Töökogemus  Isiksus / isikuomadused  Tervislik seisund

28

ISIKUKIRJELDUS NÕUTAV Haridus Oskused Töökogemus Isiksuseomadused Tervislik seisund SOOVITATAV Haridus Oskused Töökogemus Isiksuseomadused Tervislik seisund

29

Küsimused?