Transcript Slide 1

Loeng 3
Töökorralduse kujundamine ja
dokumenteerimine
Koostas: Riina Rohelaan, 2013
1
Loengu teemad
 Organisatsiooni struktuur ja selle liigid
 Struktuuri kujundamine ja töökorralduse erinevad
vormid
 Ametikirjelduste koostamine
 Tööaja korraldus ja töökorralduse kujundamine
2
Organisatsiooni struktuur
Organisatsiooni struktuur on organisatsiooni ametikohtade
vaheliste suhete mudel eesmärgiga luua tõhus tööjaotus.
Selleks määratakse iga ametikoha funktsioonid ja seos
teiste ametikohtadega.
Organisatsiooni struktuuri otstarbekus avaldub järgmiste
funktsioonide täitmises:
-
organisatsiooni eri osade talitluse koordineerimine
tegevusalade järgi
-
organisatsiooni paindlikkuse ja keskkonnaga
kohanemisvõime tagamine
3
ettevõtte efektiivsuse tagamine
aruandekohustuse määramine: kes kellele aru annab?
Struktuuri loomise tegevused
• Ametikohtade kavandamine
• Ametikohtade rühmitamine
• Alluvus- ja aruandlussuhete määratlemine
• Õiguste ja võimu jaotamine töökohtade vahel
• Allüksuste tegevuste koordineerimine
4
Organisatsiooni struktuuri kujundamisega
seotud mõisted (töökorralduse vormid)
 TÖÖ SPETSIALISEERIMINE – iseloomustab, millisel




5
määral on suurem ülesanne osadeks jaotatud ja
inimeste vahel ära jagatud
TÖÖDE ROTATSIOON – töötajad liiguvad
süstemaatiliselt ühelt töökohalt teisele
TÖÖ LAIENDAMINE – suurendatakse töötajale antud
ülesannete arvu
TÖÖ RIKASTAMINE – suurendatakse lisaks ülesannete
arvule ka töötaja otsustusõigust ja vastutust
TÖÖ TEGURITE KAUDU LÄHENEMINE – põhineb
töötajate motivatsiooni ja töörahulolu suurendamisel
vastavate tegurite kaudu
Töö tegurid
Töö põhilised tegurid
• Oskuste mitmekesisus
• Ülesande selgus
Psühholoogiliselt olulised
näitajad
Tulemused personali ja töö
osas
Töö olemuse ja tähenduse
tunnetamine
• Ülesande tähtsus
• Autonoomsus (iseseisvus
ajakava planeerimisel ja
ülesannete täitmisel)
• Tagasiside (info saamine
oma töö sooritusedukuse
kohta)
Töö tulemuse eest vastutuse
tunnetamine
motiveeritus
• Töö teostatuse kõrge
kvaliteet
Töö tegelike tulemuste
teadmine
Töötaja arenguvajaduse
suurendamine
6
• Kõrge sisemine
• Kõrge tööga rahulolu
• Tööjõu voolavuse ja
puudumiste madal tase
Enamlevinud organisatsioonistruktuurid:
Juhtkond
Tootmine
Logistika
Müük
Administratsioon
Juhtkond
Toode 1
Tootmine
Logistika
Toode 2
Müük
Tootmine
Logistika
Müük
Müügiosakond
Põhja-Eesti
Lääne-Eesti
Lõuna-Eesti
Ida-Eesti
Müügiosakond
Müük koolidele
7
Müük
lasteaedadele
Müük haiglatele
Jaemüük
Juhtkond
Administratsioon
Tootmine
Logistika
Müük
Projekt 1
Projekt 1
Projekt 1
Projekt 1
Juhtkond
Osakond 1
8
Osakond 2
Osakond 3
Juhtimisulatus
Juhtimisulatus on ühe juhi alluvuses olevate inimeste arv, kes talle otseselt
peavad aru andma. Optimaalne alluvate arv on 3-7 inimest.
Juhtimisulatust mõjutavad:
1) Organisatsioonisisesed protseduurid, täidetavate funktsioonide hulk
2) Alluvate kompetentsus – kompetentsemate alluvate hulk võib olla suurem
3) Eesmärkide standardsus – kui eesmärgid on selged ja keskkond vähemuutuv,
siis võib olla juhil alluvaid rohkem
4) Töö iseloom – mida keerulisem töö, seda väiksem võib olla alluvate arv
Struktuur võib olla:
a) Lame ja laia juhtimisulatusega (vähe juhtimistasandeid, suur otsealluvate arv)
b) Pikk ja kitsa juhtimisulatusega (palju juhtimistasandeid ja väiksem
otsealluvate arv)
9
Tsentraliseeritus ja detsentraliseeritus
organisatsioonis
Detsentraliseerituse määra iseloomustab tulenevalt juhtimistasanditest kuni alla
välja juhtide õigus võtta vastu otsuseid ja vastutada. Mida madalamal tasemel
võib otsuseid vastu võtta, seda suurem on detsentraliseerituse määr.
Detsentraliseerituse vastand on tsentraliseeritus.
Võimu jaotamise alused:
1) Majanduslikud kaalutlused: mida suuremat tulu või kulu otsus puudutab, seda
kõrgemal tasandil otsus tehakse
2) Organisatsiooni suurus ja sellega kaasnev otsuste hulk: mida rohkem tuleb
teha otsuseid, seda enam neid delegeeritakse alumistele juhtimistasanditele
3) Organisatsioonis sihiteadlikult kujundatud kontrolli määr
4) Kiire ja ülevaatliku tagasiside saamise võimalused allpool vastuvõetud otsuste
kohta kas aruandluse, tarkvaralahenduste abil või mõnel muul viisil
10
Struktuurist ametikirjelduseni
TÖÖKORRALDUSMUDEL
 eesmärgid
 tegevusprotsessid
SOBIV STRUKTUUR
 juhtimispõhimõtted
 funktsionaalne
 koostöö
 asukohajärgne
 otsustamine ja vastutus
 võim ja aruandlus
 kliendipõhine
…
 segu mitmest variandist
AMETIKIRJELDUS
 kohustused
 õigused
 vastutus
 teadmised
 oskused
11
 iskuomadused
Ametikirjelduste koostamine töö analüüsi
läbiviimise tulemusena
KOHUSTUSED
VASTUTUS
ÕIGUSED
AMETIKOHA PROFIIL
Job description
TÖÖ
ANALÜÜS
AMETIKIRJELDUS
TEADMISED
12
AMETIKOHA TÄITJA
PROFIIL EHK NÕUETE
PROFIIL
Job specification
OSKUSED
VÕIMED,
ISIKSUS
Ametikirjelduste koostamine
Ametikirjeldus on dokument, mis määratleb ära iga üksiku
ametikoha eesmärgi, põhiülesanded, vastutuse, õigused ja toob
välja selle ametikoha asendi ettevõtte struktuuris ning sisaldab
vajadusel ametikoha täitja profiili e. nõuete profiili.
Ametikirjelduste koostamise protsess:
1. Vajaduse määratlemine. Vajadus ametikirjelduste järele sõltub
ettevõtte suurusest ja funktsioonide mitmekülgsusest.
2. Tööjaotuse kaardistus
3. Vajaliku info kogumine ametikohtade kohta (töö analüüs)
4. Ametikirjeldusele sobiva vormi ja stiili valik
5. Ametikirjelduste algvariantide koostamine
6. Kooskõlastamine, läbiarutamine sidusstruktuuride ja –
ametikohtaega. Parandamine ja vasturääkivuste kõrvaldamine
7. Ametikirjelduste kehtestamine
8. Perioodiline korrigeerimine juhul kui tööülesanded muutuvad
13
Ametikirjeldus (ametijuhend, töökirjeldus)
Kirjeldab tööd, mida töötaja peab tegema
• Ametinimetus
• Kellele töötaja allub, keda töötaja asendab jms
• Töö eesmärgi lühikirjeldus
• Võtmeülesanded
• Võtmetulemused
14
AMETIKIRJELDUS
Kuupäev:
Ametikoht:
Ametikoha täitja asendab:
Ametikoha peamine eesmärk:
Allüksus:
Ametikoht allub:
PÕHIÜLESANDED
Kuidas mõõdetakse töö edukust
15
Isikukirjeldus
 Kirjeldab inimese tüüpi, kes sobib ametikohal töötama
 Haridus
 Oskused
 Töökogemus
 Isiksus / isikuomadused
 Tervislik seisund
16
ISIKUKIRJELDUS
NÕUTAV
SOOVITATAV
Haridus
Haridus
Oskused
Oskused
Töökogemus
Töökogemus
Isiksuseomadused
Isiksuseomadused
Tervislik seisund
Tervislik seisund
17
Ametikirjelduste rakendamine
• Loob selguse alluvussuhte, ametikoha eesmärkide,
ülesannete, vastutuse ja õiguste osas nii töötaja, tema juhi
kui ka kolleegide jaoks. Informeerib, kuidas on reguleeritud
asendamine, info edastamine, koostöö jm töökorralduses
•
18
Personalitöös:
Töötajate värbamisel ja valikul
Ametikohtade hindamisel
Töötajate hindamisel
Koolitusvajaduse analüüsi läbiviimisel
Ametikirjeldusi käsitletakse töölepingu osana
Ametijuhendite dokumenteerimine
Paberkandjal
Raskendatud muudatuste tegemine, sest vajab mahukat arvutisse
sisestamist kuna keegi ei tea, kus asub elektrooniline
originaaldokument
Elektrooniliselt
1) Eraldiseisvas elektroonilises kataloogis kõigile (organisatsioonis)
kättesaadavalt tööülesannete kasutamiseks
2) Töötajate või funktsioone kirjeldavate andmebaaside/tarkvara
kasutamisel, nt juurdelingitud dokumendina
3) Kui ametijuhend ei ole avalik, siis valitud juurdepääsude
kehtestamine
4) Vastavalt uuendustele erinevate versioonide väljavahetamine ja
arhiveerimine eesmärgiga hoida aktiivne kõige viimasena
kehtestatud versioon
19
RÜHMATÖÖ: ametikirjelduse vormi ja teksti
analüüs
Võrdle kolme Internetist kättesaadavat ametikirjeldust(-juhendit),
mis on koostatud erinevates organisatsioonides olevatele
ametikohtadele.
 Eesti rahvusraamatukogu tehnoloogiaosakonna juhataja
 Saaremaa Ühisgümnaasiumi klassijuhataja
 Maa-ameti juhiabi
Tutvu dokumentide vormi ja sisuga ning analüüsi nende peamisi
erinevusi:
 Millised on ametikirjelduste(-juhendite) peamise erinevused
dokumendi ülesehituse osas (nt ka alateemad või osad erinevad,
vormistuse erinevus)?
 Millise on peamised erinevused teksti osas (nt kas tekst on pikk
või lühike; põhjalik või üldine)?
20
Näited töökorraldusmudelitest
“INIMKESKKOND”
“INIMVÄLINE KESKKOND”
A peainspektor
Kujundab ja suunab kogu suuna tegevust
asutuses
Kujundab ja suunab kogu suuna tegevust
asutuses
A juhtivinspektor
Suuna valdkondade (vaimne, füüsiline)
tegevuse koordineerimine asutuses
Suuna valdkondade (keemiline,
mehhaaniline) tegevuse koordineerimine
asutuses
A vaneminspektor
Valdkonna alamvaldkondade
koordineerimine asutuses
Valdkonna alamvaldkondade
koordineerimine asutuses
PO peainspektor – piirkondlik
ekspert suuna ulatuses, tunneb
kõiki valdkondi ja oskab näha
nendevahelisi seoseid. Partner A
peainspektorile.
Kujundab ja suunab suuna tegevust PO-s.
Kujundab ja suunab suuna tegevust PO-s.
PO juhtivinspektor – piirkondlik
ekspert suuna valdkonna ulatuses,
tunneb kõiki valdkondi ja oskab
näha nendevahelisi seoseid
Suuna valdkondade tegevuse
koordineerimine PO-s
Suuna valdkondade tegevuse
koordineerimine PO-s
PO vaneminspektor – ühe
valdkonna alamvaldkondade
tundmine
Inspekteerimine, keerulisemad juhtumid
(staaz vähemalt 18 kuud)
Inspekteerimine, keerulisemad juhtumid
(staaz vähemalt 18 kuud)
PO inspektor - baasteadmised
inspekteerimisest, praktilise
kogemuse omandamine
Inspekteerimine, tegevus mentori
juhendamisel (staaz alla 18 kuu)
Inspekteerimine, tegevus mentori
juhendamisel (staaz alla 18 kuu)
21
A- asutus ; PO – piirkondlik osakond
Kliendi liikumise protsess teenuse osutamisel suures teeninduskeskuses ja
väikeses teeninduspunktis
IK – infokonsultant; TV – töövahenduskonsultant; JK – juhtumikorraldaja;
KN – kutsenõustaja; KO – koolitusspetsialist;
KLIENT
KLIENT
IK
IK
TV
TV
JK
KN
KO
22
Vahetuse töökorralduse kujundamine ja personali arvu prognoos
23
MEDITSIINIÕED
kellaaeg
päevane 8h päevane 12h öine 12h
06.00
07.00
08.00
09.00
10.00
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
18.00
19.00
20.00
21.00
22.00
23.00
24.00
01.00
02.00
03.00
04.00
05.00
TÖÖTAJAID
2
1
1
KOKKU TÖÖTAJAID VAHETUSES
TUNDE
16
12
12
KOKKU TÖÖTUNDE VAHETUSES
HOOLDAJAD
päevane 8h päevane 12h päevane 12h öine 12h
2
1
1
1
16
12
12
12
öine 12h
1
10
12
104
REMONDITÖÖDE
JUHT
kellaaeg
06.00-7.00
7.00-7.30
7.30-8.00
08.00-9.00
E-R päeval (8h)
8.00-17.30
REMONDITÖÖDE
TIIMI JUHT JA
HOOLDUSTÖÖDE
MEHHAANIKUD
VAHETUSE VANEM
E-P päeval (8h)
6.00-14.30, õhtul
L-P päeval (8h) 06.00- (8h)
14.30-23.00,
E-R õhtul (8h) 14.30- 14.30, õhtul (8h)
öösel (7h, lõuna jääb E-P päeval (11,5h)
23.00
, 14.30-23.00
sisse) 23.00-6.00
8.00-20.00
REMONIDTÖÖDE HOOLDUSTÖÖDE
VAHETUSE VANEM VAHETUSE VANEM
TÖÖTAJAID
REMONDI- JA
HOOLDUSTÖÖDE HOOLDUSTÖÖD
VAHETUSE VANEM E MEHHAANIKUD
E-P öösel (11,5h)
20.00-8.00
LAOTÖÖLINE
E-P päeval (8h)
E-P päeval (11,5h) 6.00-14.30, õhtul
8.00-20.00
(8h)
14.30-23.00,
öösel (11,5h)
öösel (7h, lõuna jääb
20.00-8.00
sisse) 23.00-6.00
TÖÖTAJAID
TÖÖTAJAID
TÖÖTAJAID
1
22
2
2
09.00-10.00
TÖÖTAJAID
TÖÖTAJAID
0,5
6
10.00-11.00
11.00-12.00
12.00-13.00
13.00-14.00
14.00-14.30
14.30-15.00
15.00-16.00
TÖÖTAJAID
TÖÖTAJAID
TÖÖTAJAID
TÖÖTAJAID
1
1
22
2
16.00-17.00
17.00-17.30
17.30-18.00
18.00-19.00
19.00-20.00
20.00-21.00
TÖÖATAJAID
TÖÖTAJAID
21.00-22.00
22.00-22.30
22.30-23.00
23.00-24.00
1
6
TÖÖTAJAID
TÖÖTAJAID
24.00-01.00
7
1
01.00-02.00
02.00-03.00
03.00-04.00
04.00-05.00
05.00-06.00
TÖÖTUNDE KUUS
TÖÖTAJATE ARV
2
4
340
2
250
1,5
12030
71
540
3,2
4320
25
1200
7
Teenuseid osutava organisatsiooni struktuuri alusel koostatud tööjõu plaan
Väike SP
MF
SUUR
MULTIFUNKTSIONAALNE
ADMINISTRATIIVNE
KESKUS
MF
Väike SP
MF
MF
SP ehk spetsialiseeritud teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud ühele kliendigrupile 1-2 teenuse
osutamiseks (10-25 töötajat)
MF ehk multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud mitmele kliendigrupile 4-6
teenuse osutamiseks (50-150 töötajat)
SMF ehk suur multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis ühendab piirkonna juhtimise administratiivset
keskust ja multifunktsionaalset teeninduskeskust (100-300 töötajat)
2
5
NÕUKOGU
JUHATUS
Arendusjuht
Siseaudit
KESKKONTORI DIVISJONID
Teenused
1. KLASTER
Põhja piirkond
TEENIDUSKESKUS 1 (SMF)
TK 2 (MF)
TK 3 (SP)
….
2. KLASTER
Lõuna piirkond
TK 1 (SMF)
TK 2 (MF)
TK 3 (SP)
….
3. KLASTER
Ida piirkond
TK 1 (SMF)
TK 2 (MF)
TK 3 (SP)
….
2
6
4. KLASTER
Lääne piirkond
TK 1 (SMF)
TK 2 (MF)
TK 3 (SP)
….
Haldus
Finantsid
Personal ja
dokumendihaldus
IT
Õigus
PIIRKOND
Klientide arv
PIIRKONNA KESKUS
Piirkonna juht
Teenuste osakond
Teenuste osakonna juhataja
Klienditöö arendusspetsialist
Vanemõde
Teenuste osakond kokku
Haldusosakond
Haldusosakonna juhataja
Sekretär-asjaajaja
Finantsspetsialist
Personalispetsialist
IT spetsialist
haldusspetsialist
remonditööline
Autode ja mehhanismide juhid
Pesukorrastajad
Toitlustuspersonal
Puhastusteenindajad
Haldusosakond kokku
PIIRKONNA KESKUS KOKKU
PIIRKONNA KESKUSED KOKKU
TEENINDUSPUNKTID
PÕHJA
527
Viidika
Kupu
Rannamäe
Mõisametsa
TEENINDUSPUNKTIDES kokku
PIIRKONNAS KOKKU
TÖÖTAJAID KOKKU
2
7
LÕUNA
668
IDA
302
LÄÄNE
694
1
1
1
1
1
1
1
3
1
1
1
3
1
1
1
3
1
1
1
3
1
1
1
1
1
1
5
4
9
18
9
51
55
1
1
1
1
1
1
3
2
5
10
5
31
35
1
1
1
1
1
1
7
4
11
22
11
61
65
1
1
1
1
1
1
7
5
12
23
12
65
69
224
70,5
25
50
23
168,5
223,5
Sillapuu
Ussisaba
Isanda
Astri
14
25
31
28
98
133
Võpsiku
Välu
Kaasiku
Kodila
Eesmäe
114
4,5
42
11,5
61,5
233,5
298,5
Sõnni
Koru
Tõru
Kiisula
106
26
22,5
77,5
231,5
300,5
955,5
Tööaja korralduse erinõuded
• Tööaja norm 40 tundi nädalas ehk 8 tundi päevas
• Tööpäeva kestuse piirang (mitte üle 12 tunni, erisusena võib
teatud töödel olla tööpäeva pikkuseks 24 tundi)
• Tööpäevasisesed vaheajad (puhkepausid ja nende kestus
sõltuvalt töö iseloomust)
• Tööpäevadevahelised puhkeajad (kahe tööpäeva vaheline
minimaalne vaba aeg vähemalt 11-12 tundi)
• Iganädalane puhkeaeg (nädalas olevad järjestikused
puhkepäevad ehk 2 päeva või 36 tundi)
• Ületunnitöö piirang
• Öötöö piirang
28
Ülesanne: tööajanormi arvutamine
Töötaja JAAN töötab ettevõttes täiskoormusega. 2013. aasta jaanuarikuus
oli JAAN tööl kokku 152 tundi, kuusjuures töötaja viibis puhkusel 2.-6.
jaanuarini.
1)
Mitu tundi oli JAANI tööajanorm jaanuaris 2013?
2)
Kas töötajal olid jaanuaris üle või alatunnid? Kui olid, siis mitu tundi?
3)
Samas üksuses töötab lisaks Jaanile veel 5 täistööajaga töötajat, kes
olid tööl kogu kuu vältel. Milline on kõikide töötajate jaanuarikuu
tööajanorm kokku?
E
29
T
K
N
R
L
P
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
 Arvutame täistööajaga töötaja tööaja normi 2013. aasta
jaanuarikuus: tööpäevi on kokku 22, see korrutatakse ühe
tööpäeva tööaja normiga ehk 8-ga. Kokku on jaanuarikuu
tööaja norm 176 tundi (8x22)
 Jaan viibis puhkusel 2.-6. jaanuarini, so kokku 5
kalendripäeva, kuid selles on 3 tööpäeva. Oluline on arvesse
võtta, et puhkust arvestatakse kalendripäevades, kuid tööaja
normi tööpäevade alusel. Jaani tööaja normi saame
järgmiselt: 176-(8x3)=152 tundi. Seega jaan töötas täpselt
tööaja normi piires ning üle või alatunde ei tekkinud.
 Üksuse töötajate tööaja normi kokku saame järgmiselt: viie
töötaja tööaja norm + Jaani tööaja norm
(5x176)+152=1032 tundi
30
Tööaja planeerimise võimalused
• Päevaviisiline arvestus – töötaja töötab 5-päevase töönädalaga
talle kehtestatud ööpäevase tööaja piires, nt E-R 8 tundi päevas
kell 9.00-17.30 (lõunavaheaeg 30 minutit ei arvestata tööaja
sisse).
• Nädalaviisiline arvestus – töötaja tööaja arvestus toimub
nädalase tööaja (40 tundi) piires. Nt E-N 8 tundi ja 15 min
päevas (8.00-16.45, lõuna 12.00-12.30) ja reedel 7 tundi (8.0015.30, lõuna 12.00-12.30)
• Vahetusega töötamine ehk töötamine töögraafiku alusel.
Levinud on:
• 12-tunnised päevased vahetused (8.00-20.00)
• 12-tunnised öised vahetused (22.00-6.00)
• Katkestusega tööpäev (nt 5.00-9.00 ja 18.00-22.00)
31
Töövahetuste planeerimine
• Planeerimisel tuleks jälgida, et oleks tööl optimaalne hulk
töötajaid
• Tagatud on tööprotsessi katkematu toimimine
• Tagatud on äraolevate töötajate asendamine
• Arvesse tuleb võtta seadusega määratud piiranguid tööpäevade
vaheliste ja iganädalaste puhkeaegade, ületunnitöö ja öötöö
kohta
32
RÜHMATÖÖ: AS Hoolivus töötajate arvu ja tööaja
planeerimine
Tutvuge rühmatöö materjalidega ja lahendage alljärgnevad
ülesanded:
 Planeerige töö analüüsi tulemusi arvesse võttes ühe ööpäeva
optimaalne hooldajate ja meditsiiniõdede arv, sh tooge ära nende
vahetuse kestus (Mitu hooldajat ja meditsiiniõde on ööpäeva jooksul
tööl? Milline on iga töötaja vahetuse kestus?)
 Leidke arvutuste tulemusena, mitu hooldajat ja meditsiiniõde kokku
on haiglale vaja? Eeldame, et kuus on 30 kalendripäeva.
 Koostage haigla uue päevakava alusel meditsiiniõdede ja hooldajate
ühe ööpäeva töögraafik. Töögraafikus näidake ära kõik selle
ööpäeva jooksul tööl olevad töötajad ametikohtade kaupa
(hooldajad, meditsiiniõed) ja nende töötamise aeg.
33
34
35
KÜSIMUSED?
36