Transcript Slide 1 - Archivo Nacional de Costa Rica

Técnicas para la elaboración de
cuadros de clasificación:
Experiencia Procuraduría General de
la República de Costa Rica
Xiomara Ramírez Aguilar
Julio 2010
PROCURADURÍA GENERAL
DE LA REPÚBLICA
La PGR afrontó la organización de su
fondo documental, a raíz de un
proceso de modernización en la
Institución en 1999 (orgánico-funcional,
y procesos de trabajo).
PROCURADURÍA GENERAL
DE LA REPÚBLICA
Mediante Decreto-Ley N° 40 del 2 de
junio
de
1948,
se
creó
la
Procuraduría, concibiéndola como el
centro superior consultivo y directivo
de los asuntos de carácter jurídico de
la Administración Pública.
PROCURADURÍA GENERAL
DE LA REPÚBLICA
Producto de las funciones facilitativas
de la institución se genera:
Certificaciones, circulares, correspondencia
informes, resoluciones, solicitudes.
FUNCIONES PROCURADURÍA
GENERAL
Entre sus principales funciones están:
a) Representante legal del Estado en las
materias propias de su competencia.
b) Centro superior consultivo-técnico jurídico
de la Administración Pública.
c) Desarrolla una labor de asesor imparcial
de la Sala Constitucional.
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
Sistema de clasificación: orgánico
funcional, y por aparte las series
documentales.
Área Derecho
Función Pública
EJEMPLO CUADRO DE
CLASIFICACIÓN PGR
Procuraduría General
Procurador
General
Área Derecho
Público
Área Derecho
Agrario
Área Derecho
Penal
Área Ética
Pública
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
Series documentales:
Dictámenes
Opiniones Jurídicas
Opiniones Legales
Acciones de Inconstitucionalidad
Recursos de Amparo
Recursos de Hábeas Courpus
Expedientes Judiciales
PROCESO ARCHIVÍSTICO
CLASIFICACIÓN
Directrices
Plan de Gestión
(Elaborado
por la
Encargada del AC y coordinadoras, Avalado
por el AN)
Cultura archivística:
 reuniones
 correos electrónicos
PROCESO ARCHIVÍSTICO
CLASIFICACIÓN
Capacitación y asesorías:
Dirigida
a secretarias
Aplicación del Cuadro de clasificación
PROCESO ARCHIVÍSTICO
CLASIFICACIÓN
Inspecciones:
 En los Archivos de Gestión
Se realizan mensualmente
Papel de las Coordinadoras en este
proceso
PROGRAMA INFORMÁTICO
Sistema Integrado
Clasificacion.avi
Registro
de
Gestión
(SIG)
y control del ingreso de
documentos
Controla
procesos
archivísticos,
como la clasificación documental.
PROCESO ARCHIVÍSTICO
CLASIFICACIÓN
PROGRAMA ADAI
Organización de la documentación
Ejecución de dos proyectos
VENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓN
Gestión Documental: evita producción masiva,
duplicidad de documentos, organización de los
documentos.
Facilita otros procesos archivísticos: ordenación,
descripción, valoración y selección.
Garantiza eficiencia y eficacia: en los servicios
de consulta y préstamo de documentos.
Gracias
[email protected]
Certificaciones
Correspondencia
Circulares
Resoluciones
Solicitudes
Correspondencia
Informes
Invitaciones
Solicitudes