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PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2014
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios
Coordinación de Archivos
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Coordinación de Archivos
PRESENTACIÓN
En cumplimiento a lo establecido en la Ley Federal de Archivos, Artículo 12,
Fracción VI; tomando en cuenta la valoración, análisis y diagnóstico archivístico;
dio como resultado el concluir los trabajos que se han venido realizando y
proyectando para modernizar todos y cada uno de los procesos que no se pudieron
concretar en el ejercicio anterior; así como aprovechar los espacios que se tienen
en el nuevo inmueble, para lograr implementar un mejor control y resguardo de
la información.
Para llegar a cumplir cada una de las metas, se han fijado diversos mecanismos
que apoyados en la normatividad, nos ayudaran a conseguir nuestros objetivos;
tales como contar con personal debidamente capacitado en cada área del propio
archivo de concentración; así como, el impartir capacitaciones a los Responsables
de los Archivos de Tramite; lo anterior, en términos de lo que establece el Artículo
6, fracción IX, de la Ley Federal de Archivos, que a la letra dice: “Son objetivos de
esta Ley: IX. Contribuir a la promoción de una cultura de valoración de los
archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental”.
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OBJETIVO
El objetivo principal es establecer los mecanismos que nos permitan implementar
y difundir los procedimientos apoyados con la normatividad vigente, en específico,
conforme a lo señalado en el artículo 6, de la Ley Federal de Archivos.
Utilizando las herramientas idóneas para lograr la modernización, para un
adecuado manejo de la información. Es decir, aprovechar las bases de datos, para
la localización expedita de la misma, así como, explotar el programa con las
imágenes digitalizadas y la base de datos con la ubicación topográfica, logrando la
concentración de la referida información (fracciones I y V del artículo 6 de la Ley
Federal de Archivos).
Habilitar espacios para realizar la capacitación de los responsables de los archivos
de tramite; así como para el personal del archivo de concentración, tal y como lo
establece la fracción V, del artículo 12 del ordenamiento jurídico antes referido.
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MARCO JURÍDICO
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Ley Orgánica de la Administración Publica Federal
Ley Federal de Archivos.
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos.
Artículo 36. Por determinación de esta Ley son monumentos históricos:
II. Los documentos y expedientes que permanezcan o hayan pertenecido a las oficinas y
archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales.
III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los libros,
folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI al XIX que por
su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el país.
IV. Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante la
declaratoria correspondiente.
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MARCO JURÍDICO
•
Ley General de Bienes Nacionales.
Artículo 6. Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación:
XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles,
como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones,
libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o
raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas o paleontológicas, los
especímenes tipo de la flora y la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas,
numismáticas y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos,
magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga
imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos.
•
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental.
Artículo 4. Son objetivos de esta Ley:
V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.
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MARCO JURÍDICO
•
Ley Federal de Procedimiento Administrativo
•
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Artículo 47. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones, para salvaguardar la
legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser observadas en el
desempeño de su empleo cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al
procedimiento y a las sanciones que correspondan, sin perjuicio de sus derechos laborales,
así como de las normas especificas que al respecto rijan en el servicio de las fuerzas
armadas:
IV. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la
sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebida de aquellas.
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MARCO JURÍDICO
•
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica
Gubernamental.
Artículo 44. Todo documento en posesión de las dependencias y entidades formará parte de
un sistema de archivos de conformidad con los lineamientos y criterios a que se refiere este
capítulo; dicho sistema incluirá al menos, los procesos para el registro o captura, la
descripción desde el grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y
disposición final, entre otros que resulten relevantes.
•
•
•
•
Manual Administrativo de Aplicación General de las Materias de Transparencia y de
Archivos.
Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de
la Administración Publica Federal.
Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetara la guarda, custodia y
plazo de conservación del archivo contable gubernamental.
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal .
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MARCO JURÍDICO
•
Acuerdo por el que se emiten Disposiciones Generales para la transparencia y los
Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de
Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos.
•
Acuerdo por el que se Dispone que el Archivo General de la Nación será la Entidad
Central y de Consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los Archivos Administrativos
e Históricos de la Administración Publica Federal.
•
Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de Información de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública
•
Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Publica los
Índices de Expedientes Reservados.
•
Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración
Pública Federal.
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Organización y
Normatividad
Archivística
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
Áreas de Oportunidad
Capacitación
Archivística
Recursos Humanos
y Materiales
Implementación de
Tecnologías
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ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD
ARCHIVÍSTICA
ACTUALIZACIÓN
ARCHIVOS DE TRÁMITE
Difusión de la información y los medios
que permitan una óptima administración
de los documentos de uso cotidiano, que
coadyuvan en el desarrollo de las
actividades propias de cada Unidad
Administrativa.
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVISTICA/CATALOGO DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL/PLAN
ANUAL DE DESARROLLO
ARCHIVISTICO/GUIA SIMPLE DE
ARCHIVOS
Difusión de la información concerniente
a los valores documentales, plazos de
conservación, vigencia documental,
clasificación
de
reserva
o
confidencialidad y destino final; lo cual
conlleva a establecer procesos de
identificación
y
agrupación
de
expedientes y/o documentos.
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CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA
CAPACITACIÓN CONTINUA QUE
CONDUZCA AL DESARROLLO PROFESIONAL
Y MEJOR ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO.
PERSONAL OPERATIVO DEL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
• Gestión de bajas documentales
• Actualización de directorio de
Responsables de Archivos de
Trámite.
• Actualización de inventarios
de archivos de trámite.
• Revisión
de
series
documentales.
• Uso de sistema de archivos
(Digitalización y Base de datos
con la ubicación topográfica
de los expedientes).
RESPONSABLES DE ARCHÍVOS DE
TRÁMITE DE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS.
• Procedimientos, métodos y medidas que
permitan la preservación de los documentos de
archivo, así como, el trato y destino que debe
darse a los mismos, para la administración,
mejor funcionamiento y operación de los
archivos.
• Manual de procedimientos de archivo.
• Tratamiento de archivo contable y archivo
histórico,
incluyendo
la
preservación
restauración de documentos y acervo
fotográfico considerado histórico.
• Ratificación o nombramiento
del Responsables de Archivos
de Trámite.
• Catálogo de firmas para
préstamo de expedientes.
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RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
RECURSOS MATERIALES: INSUMOS Y
MATERIALES QUE PERMITAN LA OPERACIÓN
ÓPTIMA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
CONSERVACIÓN DEL ACERVO
DOCUMENTAL.
RECURSOS HUMANOS: CONTAR CON
PERSONAL SUFICIENTE DEBIDAMENTE
CAPACITADO PARA LA OPERACIÓN ÓPTIMA
DEL ARCHIVO, TODA VEZ QUE SE TRATA DE
UN ÁREA EN CRECIMIENTO Y EN ACTIVIDAD
CONSTANTE, CON AMPLIO CAMPO
LABORAL.
AULA AUDIOVISUAL
DE CAPACITACION
AREA DE ACERVO
DOCUMENTAL
AREA DE RECEPCIÓN DE
TRANSFERENCIAS
AREA DE OFICINAS
• MOBILIARIO
• CONSUMIBLES
• EQUIPO DE LIMPIEZA PARA CONSERVACIÓN DE ACERVO
• EQUIPO DE SEGURIDAD Y DE TRABAJO
• EQUIPO DE COMPUTO Y MANTENIMIENTO
• FUMIGACIONES PERIÓDICAS
• SERVICIOS DE RESTAURACIÓN HISTÓRICA
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IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS
ADAPTACIÓN DE UN SISTEMA QUE PERMITA
CONTROLAR PRINCIPALMENTE EL MANEJO
DOCUMENTAL
SISTEMA DE ARCHIVOS
DIGITALIZADOS Y LA BASE DE
DATOS CON LA UBICACIÓN
TOPOGRAFICA DEL ACERVO EN
LOS DIFERENTES REPOSITORIOS.
CONTROL DE
INVENTARIOS
LOCALIZACIÓN
INMEDIATA DE
EXPEDIENTES EN
ACERVO DOCUMENTAL
CONSULTA Y
VISUALIZACIÓN
DE EXPEDIENTES
Y/O
DOCUMENTOS
REPRODUCCIÓN
AUTORIZADA DE
DOCUMENTOS
CONTROL Y REGISTRO DE
PRESTAMOS,
AUTORIZACIÓN DE
CONSULTA A UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
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CRONOGRAMA / ACCIONES
TRIMESTRE
ÁREA DE OPORTUNIDAD
ORGANIZACIÓN Y
NORMATIVIDAD
ARCHIVÍSTICA
OBSERVACIONE
S
ENERO – MARZO
ÁRCHIVOS DE
TRAMITE
Realizar oficios para
capacitaciones
CUADRO
GENERAL DE
CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA
VALIDADO
CATALOGO DE
DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
Registrado en el AGN
(En proceso de
Validación)
PLAN ANUAL DE
DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO
Revisión de
proyecto,
aprobación y
difusión
En tramite
GUIA SIMPLE DE
ARCHIVOS
Solicitud por
oficio UA
En tramite
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CRONOGRAMA / ACCIONES
TRIMESTRE
ABRIL - JUNIO
ÁREA DE OPORTUNIDAD
PERSONAL DEL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
CAPACITACIÓN
ARCHIVÍSTICA
AULA
AUDIOVISUAL
RESPONSABLES DE
ARCHIVOS DE
TRAMITE
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
OFICINAS
1ª Etapa
(personal
Operativo/
Mandos
Medios)
Control
de
Solicitud de cursos y/o inventarios,
capacitaciones al Archivo etiquetado,
General de la Nación.
transferencias
primarias,
secundarias, etc.
Acondicionamiento del espacio destinado,
instalación de proyector, mesas, sillas.
Convocar
a
Responsables
de
Archivos
de
Tramite
OBSERVACIONES
Pizarra y /o cañón
Capacitació
n 1ª Etapa
Guías simples de
archivos,
trasferencias,
bajas,
series
documentales.
Proveer al área de oficinas de los materiales
mínimos para el desarrollo de actividades
Papelería, equipos
de computo, líneas
telefónicas
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CRONOGRAMA / ACCIONES
TRIMESTRE
JULIO - SEPTIEMBRE
ÁREA DE OPORTUNIDAD
RECEPCIÓN DE
TRANSFERENCIAS
RECURSOS
MATERIALES
ACERVO
DOCUMENTAL
Solicitud
por oficio
de
muebles,
materiales,
etc.
OBSERVACIONES
Adaptar espacio destinado únicamente para Se requiere de al
la recepción de transferencias de las UA
menos una mesa /
Anual / Permanente
escritorio y sillas
Fumigación
de
repositorios
(periódicamente)
restauración
de
documentos
históricos
(permanente)
Proveer al personal
que
constantemente
labora en el acervo de
los materiales mínimos
de seguridad
Anual / Permanente
Guantes,
cubre
bocas,
batas, cofias, gafas,
gel antibacterial,
etc.
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CRONOGRAMA / ACCIONES
TRIMESTRE
ÁREA DE OPORTUNIDAD
CONTROL DE
INVENTARIOS
IMPLEMENTACIÓN DE
TECNOLOGÍAS
LOCALIZACIÓN,
CONSULTA Y
VISUALIZACIÓN
DE EXPEDIENTES
CONTROL Y
REGISTRO DE
PRÉSTAMOS,
REPRODUCCION
DE
DOCUMENTOS
OCTUBRE - DICIEMBRE
OBSERVACIONES
Coordinar capacitaciones para el uso y
alimentación del sistema de digitalización y base
de datos de expedientes, implementado en el
departamento, el cual es de uso cotidiano..
Anual/Permanente
Anual/
Permanente
Implementar
mecanismos
conforme la ley lo
establece para el
adecuado control y
manejo
de
expedientes.