Transcript Kihívások - Invoicehotel.hu

Számlafeldolgozás
a felhőben
Máté Krisztián
értékesítési igazgató
DoqSys Business Solutions
1/30
Tartalom
• Az automatizált számlafeldolgozás
• Az invoicehotel.hu technológiai partnerei
• Mit kínál az invoicehotel.hu szolgáltatás?
• Kiknek ajánljuk?
• Mi szükséges a szolgáltatás elindításához?
• Miért éri meg?
• Biztonságos? – Igen!
• Szolgáltatási modellek
• Összefoglalás
2/30
Számlafeldolgozás automatizálásának főbb
mozgatórugói
Számlák és kapcsolódó dokumentumok átláthatóságának hiánya
A működési költségek csökkentésének szükségessége
Jobb készpénz menedzsment
A kockázatok csökkentése (kontroll növelése)
Nehezen kezelhető papír alapú dokumentum archívumok
A határidő előtti fizetési kedvezmények (skontó) kihasználása
Forrás: Aberdeen Group
3/30
Legjellemzőbb számlafeldolgozással kapcsolatos kérdések
Kontroll és
megfelelőség
Teljes
átláthatóság
4/30
Hatékonyság
és megtakarítás
Kontroll és megfelelőség: kihívások
Kihívások
Képességek
Előnyök
• Jóváhagyási szabályozás következetlen, vagy nincs
betartva
Kontroll és
megfelelőség
• Nincs naplózott számlatörténet, a kifizetéseknek
gyakran nincs megfelelően előkészített dokumentációja a
könyvvizsgálatokhoz, nagy a hibázás kockázata
• Teljes folyamat betartása SOX, IFRS és egyéb
elvárások szerint
5/30
Kontroll és megfelelőség: a mi megoldásunk
Kihívások
Képességek
Előnyök
• Szervezeti hierarchia
Kontroll és
megfelelőség
• Felhasználói jogosultságok, egyéni jóváhagyási
keretek
• A számlák teljes életciklusának áttekinthetősége (ki,
mikor, mennyi ideig, mit hagyott jóvá...)
• Rendszer szintű figyelmeztetések (pl. duplikált
számlák)
• Feldolgozást követő elemzési lehetőség, riportok (pl.
különböző megrendelési számon érkezett azonos
tartalmú számlák, soha le nem szállított áru, stb.)
6/30
Kontroll és megfelelőség: előnyök
Kihívások
Képességek
Előnyök
• Belső szabályozás betartása
• Teljes számlatörténet megrendeléstől kifizetésig
Kontroll és
megfelelőség
• Többszöri vagy késői kifizetés elkerülése
• Túlfizetések elkerülése
• Könnyen auditálható folyamat
• SOX, IFRS, stb. megfelelés
7/30
Teljes átláthatóság: kihívások
Kihívások
Képességek
Előnyök
• Nem átlátható a folyamat
Teljes
átláthatóság
• Nincs valós idejű cash flow kimutatás
• Nincs konszolidált adat a teljes költésről
8/30
Teljes átláthatóság: a mi megoldásunk
Kihívások
Képességek
Előnyök
• Könyvelői ellenőrző felület
• Riasztások és figyelmeztető kiemelések
Teljes
átláthatóság
• Státusz figyelés
• Cash menedzsment
• Beszállítónkénti költés kimutatások
• Személyes archívum
9/30
Teljes átláthatóság: előnyök
Kihívások
Képességek
• Rövidebb átfutási idő
Teljes
átláthatóság
• Folyamat fejlesztés
• Gyorsabb kivétel kezelés
• Pénzeszközök jobb kihasználása
• Dinamikus kedvezmény kezelés
• Összevont költési adatok
10/30
Előnyök
Hatékonyság és megtakarítás: kihívások
Kihívások
Képességek
• Magas költségek
Hatékonyság
és megtakarítás
• Papír alapú számlák
• Kihasználatlan engedmények
• Nem értéknövelt feladatok
11/30
Előnyök
Hatékonyság és megtakarítás: a mi megoldásunk
Kihívások
Képességek
• 100% elektronikus számlakezelés
• Egyeztetés a megrendelésekhez
Hatékonyság
és megtakarítás
• Egyeztetés a szerződésekhez
• Előre definiált sablonok
• Meghatározott munkafolyamatok
• iPhone / iPad / Android lehetőség
12/30
Előnyök
Hatékonyság és megtakarítás: előnyök
Kihívások
Képességek
Előnyök
• 100% elektronikus számlakezelés az első naptól
• Rövidebb számla kezelési ciklus
Hatékonyság
és megtakarítás
• Skontó kihasználás lehetősége
• Kevesebb hibalehetőség
• Alacsonyabb költségek
13/30
Hagyományos (papír vagy elektronikus) folyamat
e-számla
OCR
XML vagy
egyéb hitelesített
adatstruktúrák,
esetleg
adatkinyerés
OCR
technológia
segítségével.
Kézi
kontírozás
Kézi kontírozás,
amit általában
szakember
végez.
Kézi
ellenőrzés
Automatically
Számla alaki
match
és tartalmi
invoice
ellenőrzése,
and PO,
or invoice
amit
and
általában
contract
szakember
payment
schedule.
végez.
15/30
Kézi
jóváhagyás
Számla
jóváhagyása
(jóváhagyási
szintek
és szabályok
szerint).
Könyvelés és
kifizetés
Számla adatok
továbbítása
kifizetésre
az ERP-be, vagy
pénzügyi
rendszerbe
Inteligens folyamat
e-számla
ICR
XML vagy
egyéb hitelesített
adatstruktúrák és
adatkinyerés a
legmodernebb
ICR
technológia
segítségével.
Számla
egyeztetés
Számla
automatikus
alaki
és tartalmi
ellenőrzése,
egyeztetés.
Kézi
kontírozás
Kézi
ellenőrzés
Ha nincs
egyezés,
akkor
köröztetés,
sablonok,
„kedvencek”
szerinti
kontírozás.
16/30
Kézi
jóváhagyás
Automatikus
számla
jóváhagyás
(jóváhagyási
szintek
és szabályok
szerint).
Könyvelés és
kifizetés
Számla adatok
továbbítása
kifizetésre
az ERP-be, vagy
pénzügyi
rendszerbe
3 utas egyeztetés: megrendelés – TIG – számla
Igénylés
Igény
jóváhagyás
Megrendelés
Könyvelés és
kifizetés
TIG
Számla
beérkezés
ICR
Számla
egyeztetés
Automatikus feladás
Számla egyeztetés
a jóváhagyott
rendeléssel és TIG-gel
Jóváhagyási workflow
Számla nem egyezik
a megrendeléssel
és/vagy TIG-gel
(eltérés)
Számla
jóváhagyás
17/30
Visszatérő számlák feldolgozásának automatizálása
(energia, bérleti díjak, stb.)
Szerződés
vagy
keret
létrehozása
Szerződés
vagy
keret
jóváhagyása
Számla
beérkezés
Könyvelés és
kifizetés
ICR
Számla
egyeztetés
Automatikus feladás
Számla egyezik a
jóváhagyott
szerződéssel vagy
kerettel
Jóváhagyási workflow
Számla nem egyezik a
szerződéssel vagy
kerettel(kivételek)
Számla
jóváhagyás
18/30
Egyeztetés előnyei
Folyamat
Kontroll
Megtakarítás
-
-
-
-
-
-
Teljes
automatizálás
Részleges
automatizálás
Automatikus
kontírozás
Automatikus
workflow
Kevesebb
emberi
hibalehetőség
Több idő jut az
értéknövelt
feladatokra
-
Beszerzési
szabályok
érvényesítése
Auditálás
fenntartása
Sor szintű
egyeztetés
3-utas
egyeztetés
(PO-TIGSzámla)
-
Rutin feladatok
automatizálása
PO-TIG-Számla
kapcsolat
Kontírozás
Workflow
Korai fizetési
(skontó)
kedvezmény
lehetőségek
19/30
Technológia partnerünk(workflow):
BasWare Corporation
Történet
• 1985-ben alapították
• Független tanácsadó
cégek az 1.-2. helyre
rangsorolják a P2P
automatizálásban és
e-számla kezelésben
• 11 iroda a világon
20/30
Vállalati adatok
• Nettó bevétel >107 M
EUR
2011-ben
• 1000+ alkalmazott
• 30 országban rendelkezik
partnerrel
• >1 M felhasználó 60
országban
Nyílt hálózat
• 1.9 M beszállító
• >20 M e-számla/PO
2011-ben
• 175 Mrd EUR éves
forgalom a hálózaton
keresztül
• >50 e-számla
formátum
• 130+ partner
Technológia partnerünk (ICR):
Top Image Systems
Driving content in the right direction
21/30
Mit kínál az invoicehotel.hu?
• Nemzetközi és magyar legjobb
gyakorlatokon alapuló, magas rendelkezésre
állású, felhő alapú szolgáltatást
• biztonságos és bárhonnan elérhető
elektronikus számlafeldolgozást
• gyors és pontos mező szintű adatkiemelést a
legkorszerűbb OCR/ICR technológiával
• tetszőleges formátumú e-számlák fogadását
és feldolgozását
• könnyű elindulást: nem igényel beruházást,
sem hónapokig tartó bevezetést, és csak
tranzakciós díja van
• azonnali megtérülést, átlátható folyamatot,
egy kattintásra hozzáférhető informciókat
22/30
Kinek ajánljuk?
• mindenkinek, akinek van szállítói számlája,
függetlenül attól, hogy ez papír alapú, vagy eszámla
• akiknek az alacsony számlamennyiség miatt
nem indokolt dedikált rendszert bevezetni, de
szeretne költséget megtakarítani és
átláthatóságot növelni
• aki már tudja, hogy erre van szüksége, de nem
tud vagy nem akar beruházni licencekbe és
hardverbe
• akik igazodni szeretnének a nemzetközi
nagyvállalatoknál alkalmazott legjobb gyakorlat
szerinti pénzügyi folyamatokhoz
23/30
Mi szükséges hozzá?
• a változtatáshoz elengedhetetlen
elhatározás
• felsővezetői döntés és
elkötelezettség (kultúraváltás)
• internet hozzáférés
• 1 folyamatgazda és 1 informatikus
• 4 hét közös munka
24/30
Miért éri meg?
• tranzakció alapú árazásának köszönhetően
jól kalkulálható költséget jelent
• egy számla feldolgozási költsége töredéke
a manuális feldolgozás költségének, ezáltal
a megtakarítás a bevezetéstől azonnal
jelentkezik
• a szolgáltatás tranzakciós díján felül nincs
egyéb költség, nincsenek további licenc
díjak, nincsenek egyéb járulékos hardver és
üzemeltetési költségek
• hatékony és átlátható folyamatot teremt,
amely néhány hétről pár napra rövidül
25/30
Biztonságos? – Igen!
• a legmagasabb fokozatú
adatbiztonságot nyújtó sztenderd
technológia alkalmazása
• SSL (https) titkosítás
• magas rendelkezésre állású Amazon
Web Service, a világ egyik
legbiztosabb infrastruktúrája
• egymástól jól elszeparált válallati
(nem személyes!) adatok
• fizikailag biztonságos helyszín, védett
objektum (Prime Rate szolgáltató
centrum)
26/30
I. Modell (teljes outsourcing)
Szkennelés
(DoqSys)
Adatkiemelés és
ellenőrzés (DoqSys)
Számlaköröztetés és
jóváhagyás (Ügyfél)
Számla befogadás
(DoqSys)
27/30
II. Modell (részleges outsourcing)
Szkennelés
(Ügyfél)
Adatkiemelés és
ellenőrzés (DoqSys)
Számlaköröztetés és
jóváhagyás (Ügyfél)
Számla befogadás
(Ügyfél)
28/30
Összefoglalás
1. globális technológia, „holnap” is jelen lesz
2. nemzetközi és magyar legjobb gyakorlat, helyi
támogatás
3. jelentős átfutási idő rövidülés, hatékonyság növekedés
4. törvényi megfelelőség, mindenkori átláthatóság
5. valós idejű kötelezettség és ÁFA információk
6. nincs induló beruházás, azonnali költségcsökkenés
7. stabil, biztonságos szolgáltató és szolgáltatás
29/30
Köszönöm a figyelmet!
[email protected]
www.doqsys.com
www.invocehotel.hu
www.facebook.com/invoicehotel.hu
30/30