Transcript Chapter 10

Chapter 4
การบริ หารการบรู ณาการโครงการ
ANGKANA
บทนา
รู ปแสดงกระบวนการวางแผนสาหรั บการเลือกโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
ANGKANA
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
การกาหนดโครงการที่มีศักยภาพ
การเชื่ อ มโยงแผนยุ ท ธศาสตร์ เทคโนโลยี ส ารสนเทศกั บ แผน
ยุทธศาสตร์ ขององค์ การ การวางแผนยุทธศาสตร์ เป็ นการกาหนดวัตถุประสงค์
ระยะยาว โดยการวิเคราะห์ จุดอ่ อนจุดแข็งขององค์ การการศึกษาโอกาสและสิ่ ง
คุกคาม การทานายแนวโน้ มในอนาคต การคาดการณ์ ความต้ องการสาหรั บ
ผลิตภัณฑ์ ใหม่ หรื อบริ การใหม่
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
การเชื่ อมโยงเทคโนโลยีสารสนเทศให้ สอดคล้ องกับยุทธศาสตร์ ทางธุรกิ จ
การกาหนดและการเลือกโครงการเทคโนโลยีที่เหมาะสมจะง่ ายขึ ้ น
ถ้ าองค์ การทาให้ เทคโนโลยีสารสนเทศสอดคล้ องกับธุรกิจ วิธีการที่ ใช้ ในการ
ท าให้ โครงการเทคโนโลยี ส ารสนเทศเป็ นไปในทิ ศ ทางเดี ย วกั บ แผน
ยุทธศาสตร์ ทางธุ รกิ จขององค์ การคื อ แนวความคิ ดที่ เน้ นการใช้ เทคโนโลยี
สารสนเทศสนับสนุนแผนยุทธศาสตร์ และทาให้ ได้ เปรี ยบเชิ งการแข่ งขัน
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
การเลือกโครงการ
องค์ การจาเป็ นต้ องกาหนดรายชื่ อโครงการที่ มีศักยภาพให้ แคบลง
การเลือกโครงการมีเทคนิ คที่ นิยมใช้ กัน 5 เทคนิค คื อ การเน้ นที่ ความต้ องการ
ขององค์ การ การจัดกลุ่มโครงการเทคโนโลยี สารสนเทศ การวิ เคราะห์ ด้าน
การเงิ น การใช้ ตัวแบบให้ คะแนนถ่ วงนา้ หนัก และการใช้ บัตรคะแนนสมดุล
(balanced scorecard)
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
การเลือกโครงการ
การเน้ น ที่ ค วามต้ อ งการขององค์ ก าร เงื่ อ นไขที่ ส าคั ญ คื อ ความ
ต้ องการ เงิน และความตั้งใจ
การจัดกล่ ุมโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ ประเภทสนองตอบต่ อ
ปั ญหา โอกาส หรื อเป็ นโครงการที่สั่งให้ ดาเนินการ
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
การเลือกโครงการ
การวิเคราะห์ ด้านการเงิน มูลค่ าปั จจุบันสุ ทธิ
(Net present value (NPV)) อัตราผลตอบแทนจากการ
ลงทุน (Return on investment (ROI)) และการวิเคราะห์
ระยะเวลาการคืนทุน (Payback analysis)
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
มูลค่ าปั จจุบนั สุทธิ = -I0 + ∑ (กระแสเงินสดสุทธิ / (1 + r)t)
โดยที่ :
I =
ค่ าใช้ จ่ายทั้งหมด หรื อการลงทุนของโครงการ
(Total cost or investment of the project)
r =
อัตราส่ วนลด (Discount rate)
t =
ช่ วงระยะเวลา (Time period)
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
ตารางที่ 3.1 แสดงเงินสดที่คาดว่ าจะได้ รับในเวลา 5 ปี หน้ า 3-6
ปี ที่ 0
ปี ที่ 1
ปี ที่ 2
ปี ที่ 3
ปี ที่ 4
กระแสเงินสดไหลเข้ ารวม
0
150,000
200,000
250,000
300,000
กระแสเงินสดไหลออกรวม
200,000
85,000
125,000
150,000
200,000
กระแสเงินสดสุ ทธิ
(200,000)
65,000
75,000
100,000
100,000
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
ตารางที่ 3.2 การคานวณค่ ามูลค่ าปั จจุบนั สุทธิ
เวลา
การคานวณ
ปี ที่ 0
(200,000)
ปี ที่ 1
65,000/(1 + .08)1
60,185
(139,815)
ปี ที่ 2
75,000/(1 + .08)2
64,300
(75,515)
ปี ที่ 3
100,000/(1 + .08)3
79,383
3,868
ปี ที่ 4
100,000/(1 + .08)4
73,503
77,371
มูลค่าปัจจุบันสุ ทธิ (NPV)
กระแสเงินสดที่ลดแล้ว
กระแสเงินสดสะสม
(200,000)
77,371
ค่ ามูลค่ าปั จจุบันสุทธิ ที่คานวณได้ มีค่าเป็ นบวก แสดงว่ าโครงการนี ้
ให้ ผลตอบแทนที่ ค้ ุมการลงทุน โปรดจาไว้ ว่าถ้ าอัตราส่ วนลดมี ค่ าเพิ่ มขึ ้น
มูลค่ าปั จจุบันสุทธิ มีค่าลดลง
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
การวิเคราะห์ อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน
อัตราผลตอบแทน =
จากการลงทุน
(กาไรที่ คาดว่ าจะได้ รับทั้งหมดหลังจากคิ ดอัตรา
ส่ วนลดแล้ ว – ค่ าใช้ จ่ายทั้งหมดที่ได้ คิดอัตรา
ส่ วนลดแล้ ว) / ค่ าใช้ จ่ายทั้งหมดที่ได้ คิดอัตรา
ส่ วนลดแล้ ว
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
ตารางที่ 3.3 ตัวอย่ างการคานวณอัตราผลตอบแทนจากการลงทุน
ปี ที่ 0
ปี ที่ 1
ปี ที่ 2
ปี ที่ 3
ปี ที่ 4
รวม
กระแสเงินสดไหลเข้ ารวม
0
150,000
200,000
250,000
300,000
900,000
กระแสเงินสดไหลเข้ ารวมที่
หักลดแล้ ว
0
กระแสเงินสดไหลออกรวม
200,000
กระแสเงินสดไหลออกรวม
ที่หักลดแล้ ว
200,000
139,500
172,000
197,500
222,000
(150,000 * .93) (200,000 * .86) (250,000 * .79) (300,000 * .74)
85,000
125,000
150,000
200,000
79,050
107,050
118,500
148,000
(85,000 * .93) (125,000 * .86) (150,000 * .79) (200,000 * .74)
731,000
760,000
653,050
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
สมมติว่า อัตราผลตอบแทนจากการลงทุนใช้ อัตราส่ วนลดร้ อยละ 8
อัตราผลตอบแทนจาการลงทุน = (731,000 – 653,050) / 653,050 = 11.94%
การวางแผนเชิงยทุ ธศาสตร์ และการเลือกโครงการ
การวิเคราะห์ ระยะเวลาการคืนทุน
ระยะเวลาการคืนทุน = เงินลงทุนเริ่ มต้ น / กระแสเงินสดสุทธิ เฉลี่ยต่ อปี
เงินลงทุนเริ่ มต้ น = 200,000
กระแสเงินสดสุทธิ เฉลี่ยต่ อปี = ผลรวมของกระแสเงินสดสุทธิ /จานวนปี
= (65,000 + 75,000 + 100,000 + 100,000) / 5
= 68,000
ระยะเวลาการคืนทุน
= 200,000 / 68,000 = 2.94 = 3 ปี
พัฒนาเอกสารสิทธิ์โครงการ
เอกสารนี ้เ ปรี ยบเสมื อนข้ อ ตกลงหรื อสั ญ ญาระหว่ า งผู้สนั บ สนุ น
โครงการและทีมงาน
ในเอกสารสิ ทธิ์ โครงการประกอบด้ วย (แต่ ผ้ จู ัดการโครงการสามารถ
ปรั บให้ สอดคล้ องกับโครงการและองค์ การได้ )
- ชื่ อโครงการ
- ผู้มีส่วนได้ เสี ยโครงการ
- คาอธิ บายโครงการ
- ขอบเขตโครงการ
- ระยะเวลาโครงการ
พัฒนาเอกสารสิทธิ์โครงการ
- งบประมาณโครงการ
- ประเด็นด้ านคุณภาพที่ต้องการ
- ทรั พยากรที่ประกอบด้ วยคน เทคโนโลยี สิ่งอานวยความสะดวก
- สมมติฐาน และความเสี่ยง
- การบริ หารโครงการ
- การยอมรั บ และอนุมัติ
- เอกสารอ้ างอิง
- ความหมายคาศัพท์ เฉพาะ
- ภาคผนวก
กาหนดขอบเขตงานเบื้องต้ น
ขอบเขตงานเบื ้อ งต้ น คื อ เอกสารที่ ใ ช้ ยื น ยัน ความเข้ า ใจขอบเขต
โครงการร่ วมกัน เอกสารนี ้จะอธิ บายในรายละเอี ยดของงานที่ ต้องการทาให้
สาเร็ จ และเป็ นเครื่ องมือสาคัญที่จะป้ องกันการขยายขอบเขตโครงการ
โดยส่ วนใหญ่ เ อกสารนี ้จ ะประกอบด้ ว ย วั ต ถุป ระสงค์ โ ครงการ
คุณลักษณะและความต้ องการของผลิตภัณฑ์ หรื อบริ การ อาณาเขตโครงการ สิ่ ง
ที่ ต้องส่ งมอบ เงื่ อนไขการยอมรั บโครงการ ข้ อจากัดและสมมติ ฐานโครงการ
โครงสร้ างองค์ การของโครงการ รายการความเสี่ ยงเบื อ้ งต้ น สรุ ปตารางการ
ท างาน ประมาณการค่ า ใช้ จ่ ายเบื ้อ งต้ น การบริ หารคอนฟิ กรู เ รชั่ น และ
รายละเอียดของความต้ องการที่ได้ รับอนุมตั ิ
แผนการบริหารโครงการ
แผนการบริ หารโครงการ คื อ เอกสารที่ ใช้ ในการประสานแผนย่ อย
ทั้งหมดของโครงการ และเพื่ อชี ้นาการดาเนิ นงานและควบคุมโครงการ
แผนต่ า ง ๆ ที่ ไ ด้ ส ร้ างตามองค์ ค วามรู้ ด้ า นอื่ น ๆ จะน ามาพิ จ ารณาเป็ น
ส่ วนย่ อยของแผนการบริ หารโครงการ
แผนการบริหารโครงการ
- เนือ้ หาของแผนการบริ หารโครงการ
- การวิเคราะห์ ผ้ มู ีส่วนได้ เสี ย
- การใช้ แนวทางเพื่อสร้ างแผนการบริ หารโครงการ
หัวข้ อใหญ่
ภาพรวม
การจัดการโครงการ
แผนกระบวนการเชิ งบริ หาร
••
••
••
••
••
หัวข้ อย่ อย
จุดมุ่งหมายขอบเขตและวัตถุประสงค์
สมมติฐาน และข้ อจากัด
สิ่ งที่ผลิตหรื อทา
สรุ ปงบประมาณ และเวลาวิวฒ
ั นาการของแผน
จุดประสานกับภายนอก
โครงสร้ างภายในบทบาท และความรั บผิดชอบ
แผนการเริ่ มโครงการ (การประมาณการ คณะทางาน การได้ ทรั พยากร และการอบรมคณะทางาน)
แผนงาน (กิจกรรม เวลา ทรั พยากร และการจัดสรรงบประมาณ)
แผนการควบคุม
แผนการบริ หารความเสี่ ยงแผนการปิ ดโครงการ
แผนการบริหารโครงการ
การใช้ แนวทางเพื่อสร้ างแผนการบริ หารโครงการ
หัวข้ อใหญ่
แผนกระบวนการทางเทคนิค
แผนกระบวนการสนับสนุน
••
•
••
••
••
•
หัวข้ อย่ อย
ตัวแบบกระบวนการ
วิธีการ เทคนิค และเครื่ องมือ
แผนโครงสร้ างพืน้ ฐานแผนการยอมรั บผลิตภัณฑ์
แผนการบริ หารคอนฟิ กรู เรชัน
แผนการสอบทวนและตรวจสอบความถูกต้ อง
แผนจัดทาเอกสาร
การประกันคุณภาพ
การทบทวน และตรวจสอบ
แผนการแก้ ปัญหา
แผนการบริ หารผู้รับช่ วงแผนการปรั บปรุ งกระบวนการ
การปฏิบัติงานโครงการ
- การวางแผนการประสานงาน และการปฏิบัติงานตามแผน
- การให้ ความเป็ นผู้นาที่เข้ มแข็งและวัฒนธรรมเชิ งสนับสนุน
- การมีต้นทุนความรู้ และประสบการณ์ ด้านผลิตภัณฑ์ ธุรกิจ และระบบงาน
การควบคมุ การเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ
วัตถุประสงค์ ที่สาคัญของการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่บูรณาการ มี 3 ข้ อ
• สร้ างอิ ทธิ พลต่ อปั จจั ยที่ ก่อให้ เกิ ดความเปลี่ ยนแปลง เพื่ อให้ แน่ ใจว่ าการ
เปลี่ยนแปลงนั้นเป็ นประโยชน์ ต่อโครงการและองค์ การ
• การสื่ อสารการเปลี่ยนแปลง
• การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึน้ จริ ง
การควบคมุ การเปลี่ยนแปลงโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
การบริ หารคอนฟิ กรู เรชัน
- การระบุคอนฟิ กรู เรชัน
- การควบคุมเวอร์ ชัน
- การควบคุมการเปลี่ยนแปลง
- การตรวจสอบคอนฟิ กรู เรชัน
- การรายงานสถานภาพของคอนฟิ กรู เรชัน
การควบคมุ การเปลี่ยนแปลงโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
การควบคุมเวอร์ ชัน
รู ปแสดง
กระบวนการควบคุม
การเปลี่ยนแปลง
การควบคมุ การเปลี่ยนแปลงโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
การควบคุมการเปลี่ยนแปลง
รู ปแสดงตัวอย่ างการควบคุมการเข้ าถึงคอนฟิ กรู เรชั่น
การปิ ดโครงการ
ผลลัพธ์ หลักของการปิ ดโครงการ
-ขัน้ ตอนการปิ ดเชิ งบริ หาร
-ขัน้ ตอนการปิ ดสัญญา
-ผลิตภัณฑ์ หรื อบริ การสุดท้ าย
-ปรั บปรุ งทรั พย์ สินกระบวนขององค์ การ
The End